職業(yè)學校學生檔案管理辦法

職業(yè)學校學生檔案管理辦法為了做好學生檔案管理工作，使我校學生檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學化，根據《檔案法》、《XX省檔案管理規(guī)定》，結合我校具體情況，制定本辦法。第一章總則第一條學生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務、為人事工作服務的原則，堅持維護真實性和完整性的工作方針，實行統(tǒng)一管理，嚴密保管的辦法。第二條學生科負責管理計劃招收的中職學生（三年制）檔案，各班班主任及有關部門協(xié)助學生科做好檔案材料的收集工作。第二章檔案收集范圍第三條學生檔案材料的收集工作直接關系到人事檔案的完整性和學生的切身利益。為了使學生檔案適應人事工作的需要，在校期間學生檔案應包括以下內容：（一）學生入校后填寫的《XX職業(yè)學校學籍表》；（二）XX市中等職業(yè)學校學生學籍卡（XX市教育局職成處印制）；（三）中等職業(yè)學校畢業(yè)生登記表（由省人事廳統(tǒng)一印制）；（四）學生團籍材料；（五）醫(yī)務室提供的學生體檢表及相關材料；（六）學生科（團委）、教務科提供的學生在校期間各類獎勵、表彰以及懲處決定（處理意見）的復印件；（七）學生在校期間獲省市（區(qū)）級學術研究（科技發(fā)明）文體活動證書的復印件；（八）意外死亡學生的生平介紹及死亡調查報告；（九）其他可供組織參考的有保存價值的材料。第三章檔案建立、收集、查閱方法第四條學校各個部門（班主任）都應協(xié)助學生檔案管理部門認真做好檔案材料歸檔的工作。原則上每學期歸檔一次。第五條學校在新生入學審查中要審核其檔案，審核合格后入庫；對于檔案材料不齊全的應要求其生源地招生辦補齊材料。第六條學生科應掌握形成學生人事檔案材料的信息，建立聯系制度，及時向學校有關部門收集新形成的學生人事檔案材料。第七條形成學生檔案材料的部門（班主任），按學生科規(guī)定的時間將有關材料整理完畢后，移送學生科審核。第八條學生科發(fā)現有關部門（班主任）送交歸檔的材料不符合歸檔要求時，應及時通知形成材料的部門（班主任）補送或補辦手續(xù)。形成學生檔案材料的部門（班主任）有責任按規(guī)定認真辦理，為學生畢業(yè)時具備完整的畢業(yè)生檔案打好基礎。第九條對于學生畢業(yè)后檔案材料出現意外情況的，應根據學生在校期間的記錄，有關部門（班主任）給予認真協(xié)助補辦。第十條因考察任用學生干部、新生復查、學籍變動、組織發(fā)展、推薦就業(yè)、起草獎懲文件、寫亡故人員生平介紹等工作需要，可以查閱學生檔案。其他需要或校外單位因公需要查閱學生檔案的，經學生科批準，可根據需要提供部分或全部檔案材料。第十一條學生檔案一般應由學生所在班的班主任查閱。學生不得查閱學生人事檔案。第十二條學校以外單位需要查閱學生檔案時，須持有單位所在地組織、人事部門查閱檔案介紹信，經學校主管領導同意后方可查閱。第四章歸檔要求第十三條歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、及時，文字清楚、對象明確，由承辦部門或班主任署名蓋章，注明形成材料的時間。第十四條歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見面的材料（如審查結論、復查結論、處分決定或意見、組織鑒定等），一般應有本人的簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，可由組織注明。第十五條學生檔案材料的文字須用藍或黑墨水筆、碳素墨水筆或簽字筆填寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。第五章檔案轉遞第十六條根據省市教育部門的有關政策規(guī)定，學校在學生畢業(yè)離校時派發(fā)檔案，可以根據畢業(yè)生實際情況將檔案存放在學生科或將檔案發(fā)往其就業(yè)單位人事部門。第十七條檔案材料的轉遞必須經學生科審核完畢，由班主任按照檔案交接要求派發(fā)給畢業(yè)生，原則上不準由他人代領和提前領取。第十八條轉出畢業(yè)生檔案時，學校再次審核，保證完整齊全，不得扣留材料或分批轉出。第十九條轉遞畢業(yè)生檔案必須按學生檔案轉遞要求的詳細登記，嚴密包封。第六章監(jiān)督管理第二十條學校加強對學生檔案材料收集、歸檔工作的監(jiān)督和檢查，建立定期檔案檢查制度，及時研究解決收集歸檔中的問題。第二十一條學生檔案由學生科派專人負責。檔案工作人員要忠于職守、熟悉業(yè)務、掌握政策、認真鑒別、嚴格把關、保守秘密、積極主動、認真負責地做好學生檔案材料的收集歸檔工作，保證畢業(yè)生檔案安全，在畢業(yè)生檔案工作中要體現現代化服務意識，運用現代化管理手段積極為學