離職手續(xù)與歸檔制度

離職手續(xù)與歸檔制度第一章總則為規(guī)范企業(yè)離職手續(xù)與歸檔流程，保障員工離職過程的合法、公正和高效，確保企業(yè)信息的安全與保密，特訂立本制度。第二章適用范圍本制度適用于全部企業(yè)員工的離職手續(xù)與歸檔，包含合同停止、辭職、離崗調離、退休等不同離職情況。第三章離職申請第一節(jié)提交離職申請員工如需離職，應提前30天以書面形式向直接上級提出離職申請，并抄送人力資源部。離職申請書應包含離職理由、估計離職日期等基本信息，并由員工本人親筆簽字。第二節(jié)直接上級審批直接上級應在5個工作日內對離職申請進行審批，并將審批結果及時通知員工和人力資源部。假如直接上級未能定時完成審批，員工可以向人力資源部進行申訴。第三節(jié)人力資源部審核人力資源部在接到離職申請后，應在5個工作日內審核離職申請。人力資源部應確認離職申請的合法性及真實性，并對員工的離職事項進行了解和登記。第四節(jié)離職彌補員工依法享受離職彌補，依照國家相關法律法規(guī)和企業(yè)制度執(zhí)行。離職彌補包含工資結算、年假結算、社會保險和住房公積金等福利待遇的結算。第四章離職手續(xù)辦理第一節(jié)辦理離職手續(xù)的部門離職手續(xù)的重要責任部門為人力資源部，幫助辦理的部門包含財務部、IT部門、行政部、安全保衛(wèi)部等。各部門依照要求及時供應離職所需資料和幫助辦理。第二節(jié)交接班離職員工應與接替者進行充分的交接班工作，確保工作連續(xù)性和信息流暢。交接班內容包含工作任務、工作進展、項目文件、工作流程等，需有書面記錄。第三節(jié)資產歸還離職員工應在離職前進行資產清查并歸還，包含辦公設備、工作工具、鑰匙等。資產歸還應有相關部門確實認，并簽訂資產歸還清單。第四節(jié)員工信息處理人力資源部在接到離職員工申請后，應盡快停止離職員工的系統(tǒng)賬號權限。離職員工的個人信息應在離職后的一年內進行歸檔，嚴格保護信息安全和保密。第五章歸檔管理第一節(jié)歸檔時間員工離職后，企業(yè)應將其相關檔案歸檔管理，時間如下：員工檔案：永久歸檔；勞動合同：5年歸檔；離職手續(xù)資料：5年歸檔。第二節(jié)歸檔內容員工檔案應包含但不限于個人信息、職業(yè)發(fā)展檔案、培訓記錄、績效評估等。勞動合同應包含原始合同、續(xù)簽合同、解除合同及解除協(xié)議等相關文件。離職手續(xù)資料應包含離職申請、離職審批、離職彌補及相關補助的相關文件。第三節(jié)歸檔管理責任部門人力資源部負責員工檔案的歸檔和管理，并定期進行檔案整理與備份。各部門負責將離職員工的相關資料及時歸檔交人力資源部。第六章處理離職風險第一節(jié)保密知識交接離職員工涉及商業(yè)秘密、專有技術等保密知識的，應提前與接替者進行知識交接工作。知識交接應簽訂保密協(xié)議，并對接替人員進行保密教育。第二節(jié)離職員工禁止行為離職員工離職后應嚴格遵守保密協(xié)議，不得泄露和利用企業(yè)機密信息。離職員工離職1年內不得加入與企業(yè)業(yè)務有直接競爭關系的企業(yè)或機構。第三節(jié)離職后的追償假如離職員工在離職后利用企業(yè)機密信息從事不正當競爭行為，企業(yè)有權追償。企業(yè)有權采取法律手段追究離職員工的法律責任。第七章附則第一節(jié)監(jiān)督與檢查企業(yè)內部設立監(jiān)察部門，負責對離職手續(xù)與歸檔制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。員工可以向監(jiān)察部門舉報離職手續(xù)與歸檔制度的違法行為。第二節(jié)制度宣傳與培訓企業(yè)應定期組織離職手續(xù)與歸檔制度的宣傳和培訓，確保員工對制度內容和要求的了解和遵守。新入職員工應在入職培訓中接受離職手續(xù)與歸檔制度的培訓。第三節(jié)制度修訂對于離職手續(xù)與歸檔制度的修訂，應征求相關部門和員工的看法，并經企業(yè)領導層審批。修訂后的制度應及時進行