行政與辦公事務(wù)管理制度

行政與辦公事務(wù)管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)行政與辦公事務(wù)管理制度的訂立旨在規(guī)范和提高企業(yè)的行政管理水平，規(guī)范辦公事務(wù)流程，確保各項(xiàng)行政工作有序進(jìn)行。本制度的依據(jù)是國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門和員工，包含公司總部和分支機(jī)構(gòu)。第三條定義行政管理：指對(duì)企業(yè)日常行政事務(wù)進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督等管理活動(dòng)。辦公事務(wù)：指與企業(yè)日常辦公相關(guān)的各種事務(wù)，包含但不限于辦公設(shè)備管理、文件管理、行政報(bào)銷等。第二章辦公設(shè)備管理第四條設(shè)備采購(gòu)企業(yè)內(nèi)部各部門需要購(gòu)買辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)提前編制采購(gòu)計(jì)劃，表明具體需求和預(yù)算，并報(bào)經(jīng)直屬上級(jí)審批。采購(gòu)時(shí)應(yīng)充分考慮設(shè)備質(zhì)量、功能、性能、價(jià)格等因素，選擇具有合理性和適用性的設(shè)備。采購(gòu)?fù)瓿珊?，設(shè)備應(yīng)做好登記記錄，包含設(shè)備名稱、型號(hào)、序列號(hào)、規(guī)格等信息，并負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收。第五條設(shè)備使用和維護(hù)使用設(shè)備時(shí)應(yīng)依照設(shè)備的使用說(shuō)明和操作規(guī)程進(jìn)行操作，嚴(yán)禁使用未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備。使用設(shè)備后應(yīng)及時(shí)清理、維護(hù)設(shè)備，并定期進(jìn)行設(shè)備的保養(yǎng)保養(yǎng)，并做好設(shè)備臺(tái)賬記錄，包含設(shè)備名稱、規(guī)格、維護(hù)日期等信息。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)維護(hù)和修理部門，并依照維護(hù)和修理部門的引導(dǎo)進(jìn)行處理。第六條設(shè)備報(bào)廢和處理設(shè)備實(shí)現(xiàn)報(bào)廢年限或不再使用的，應(yīng)報(bào)經(jīng)直屬上級(jí)審批后，由設(shè)備管理部門進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)清理，并依照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行環(huán)保處理。報(bào)廢設(shè)備中涉及機(jī)密信息的，應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)進(jìn)行數(shù)據(jù)清除和銷毀。第三章文件管理第七條文件分類和編號(hào)全部文件應(yīng)依照文件類別進(jìn)行分類，并編寫文件編號(hào)，以方便管理和檢索。文件編號(hào)應(yīng)包含所屬部門、文件類別、年份和次序號(hào)，形式為“部門編號(hào)/類別編號(hào)/年份次序號(hào)”。第八條文件存儲(chǔ)和保管全部文件應(yīng)存儲(chǔ)在指定的文件柜或文件柜中，并標(biāo)明文件編號(hào)。緊要文件應(yīng)加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份文件應(yīng)存放在安全可靠的地方。文件保管責(zé)任人應(yīng)做好文件的保密工作，不得私自泄露文件內(nèi)容。第九條文件傳遞和流轉(zhuǎn)文件傳遞和流轉(zhuǎn)應(yīng)依照指定的流程和程序進(jìn)行，必需時(shí)應(yīng)使用簽名或蓋章確認(rèn)。文件傳遞過(guò)程中應(yīng)注意保證文件的安全性，防止文件丟失或泄露。第十條文件歸檔和銷毀文件實(shí)現(xiàn)歸檔期限時(shí)，應(yīng)依照文件歸檔規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)標(biāo)明歸檔日期、歸檔責(zé)任人等信息，并存放在指定的檔案室中。依據(jù)文件保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，無(wú)效文件應(yīng)進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。第四章行政報(bào)銷管理第十一條報(bào)銷范圍和條件員工在進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)或執(zhí)行工作任務(wù)中產(chǎn)生的費(fèi)用，符合企業(yè)相關(guān)規(guī)定的，可以申請(qǐng)行政報(bào)銷。行政報(bào)銷的費(fèi)用范圍包含但不限于交通費(fèi)、差旅費(fèi)、留宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等，申請(qǐng)人應(yīng)憑有效票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷。第十二條報(bào)銷流程申請(qǐng)人應(yīng)填寫行政報(bào)銷申請(qǐng)表并供應(yīng)相關(guān)票據(jù)，經(jīng)直屬上級(jí)審批后，提交行政管理部門。行政管理部門對(duì)報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合要求的將布置財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷處理。第十三條報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和限額行政報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)和限額應(yīng)依據(jù)國(guó)家和企業(yè)規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行，超出限額的費(fèi)用需要經(jīng)過(guò)特殊審批方可報(bào)銷。對(duì)于一些特殊情況或特殊崗位的員工，可以依據(jù)實(shí)際情況訂立適當(dāng)?shù)膱?bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。第五章附則第十四條違紀(jì)與懲罰對(duì)于違反本制度的行為，視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的懲罰，包含但不限于警告、記過(guò)、記大過(guò)、降職、開除等處理。第十五條有效性和修改本制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)小組審定后實(shí)施，具有法律效力。本制度的修改和解釋權(quán)歸企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小組全部，修改后的制度經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。第十六條生效日期本制度