建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范

建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范1總則1.0.1“加強(qiáng)建設(shè)電子文件的歸檔與管理，建立真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效的城建電子檔案，保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開(kāi)發(fā)利用”，既是制定本規(guī)范的目的，也是制定本規(guī)范的指導(dǎo)思想。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效是尊重和保持建設(shè)電子檔案歷史原貌的科學(xué)要求。保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開(kāi)發(fā)利用是檔案歸檔與管理的目的。1.0.2本規(guī)范對(duì)從事城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動(dòng)的部門(mén)與機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理具有普遍的適用性。1.0.3建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外，尚應(yīng)執(zhí)行現(xiàn)行《CAD電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》（GB/T17678.1）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）、《城建檔案分類(lèi)大綱》、《城建檔案密級(jí)與保管期限表》等規(guī)范或文件的規(guī)定。2術(shù)語(yǔ)2.0.1建設(shè)電子文件主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類(lèi)。其中建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件主要產(chǎn)生于建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè)、專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)(包括城鄉(xiāng)規(guī)劃、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、住宅房地產(chǎn)業(yè)、勘察設(shè)計(jì)咨詢(xún)業(yè)、市政公用事業(yè)等行政管理部門(mén)，以及供水、排水、燃?xì)?、熱力、園林、綠化、市政、公用、市容、環(huán)衛(wèi)、公共客運(yùn)、規(guī)劃、勘察、設(shè)計(jì)、抗震、人防等專(zhuān)業(yè)管理單位)；建設(shè)工程電子文件產(chǎn)生于工程建設(shè)活動(dòng)中，主要包括工程準(zhǔn)備階段電子文件、監(jiān)理電子文件、施工電子文件、竣工圖電子文件和竣工驗(yàn)收電子文件。2.0.7有效性，也可以稱(chēng)作可用性，可用的文件指文件可以查找、檢索、呈現(xiàn)或理解，能夠表明文件與形成它的業(yè)務(wù)活動(dòng)和事件過(guò)程的直接關(guān)系。2.0.8元數(shù)據(jù)被稱(chēng)作數(shù)據(jù)之?dāng)?shù)據(jù)，它主要描述電子文件的數(shù)據(jù)屬性。它是一種信息資源組織和管理工具，可以對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)、全面、規(guī)范的描述，保證電子文件能夠被準(zhǔn)確理解與有效檢索，支持電子文件的管理、利用和長(zhǎng)期存取，也是檢驗(yàn)電子文件真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)之一。2.0.9運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行遠(yuǎn)程的傳遞和移交這種在線式歸檔，是隨著電子文件的產(chǎn)生而產(chǎn)生的新的檔案工作方式，它有別于傳統(tǒng)的文件、檔案的傳遞和移交。2.0.10離線式歸檔是通過(guò)中間載體的轉(zhuǎn)存，來(lái)達(dá)到將應(yīng)歸檔的電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)從原電子文件管理、應(yīng)用或存儲(chǔ)設(shè)備傳遞到檔案部門(mén)的電子文件管理、應(yīng)用或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.0.11固化是指針對(duì)內(nèi)容信息是由多個(gè)電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的城建電子文件，為避免其因動(dòng)態(tài)因素造成信息缺損的現(xiàn)象，而將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用文件格式的過(guò)程。另外，針對(duì)同一保管單元內(nèi)的各種不同格式的建設(shè)電子檔案，由于格式復(fù)雜多樣性給今后電子檔案的保管和遷移帶來(lái)很大的難度和工作量，因此，也可考慮采用信息固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對(duì)穩(wěn)定的通用格式。2.0.13建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)是對(duì)建設(shè)電子文件進(jìn)行整理歸檔及管理的信息系統(tǒng)。對(duì)建設(shè)電子文件的管理，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，從其形成到利用，都必須依靠一定的技術(shù)設(shè)備，包括硬件設(shè)備和管理軟件。功能齊全合理的建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng)能使管理人員對(duì)建設(shè)電子文件主動(dòng)管理，保證電子文件歸檔、檢測(cè)、安全保管和有效利用。3基本規(guī)定3.0.3建設(shè)（城建）檔案管理機(jī)構(gòu)是城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門(mén)設(shè)置的負(fù)責(zé)全市城建檔案管理工作的機(jī)構(gòu)；或者是受城鄉(xiāng)建設(shè)（或規(guī)劃）行政主管部門(mén)委托負(fù)責(zé)全市城建檔案管理工作的城建檔案館（室）。3.0.5建設(shè)電子文件形成單位是指產(chǎn)生建設(shè)電子文件的單位，如城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、房地產(chǎn)、市政公用、園林綠化、市容環(huán)衛(wèi)、水務(wù)、交通等建設(shè)系統(tǒng)行政管理部門(mén)，供水、排水、燃?xì)狻崃?、園林綠化、風(fēng)景名勝等專(zhuān)業(yè)管理單位，以及建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等參與工程建設(shè)的單位。3.0.7建設(shè)電子文件的安全技術(shù)措施主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識(shí)別方法等。具體應(yīng)該包括以下方面：1）建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別與權(quán)限控制。2）設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。3）對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記。4）對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。4電子文件的代碼標(biāo)識(shí)、格式與載體4.0.4適用于脫機(jī)存儲(chǔ)電子檔案的載體，按照保存壽命的長(zhǎng)短和可靠程度的強(qiáng)弱，依次為：一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。5建設(shè)電子文件的收集與積累5.2.4各類(lèi)建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理（或建設(shè)工程）電子文件管理登記表（見(jiàn)附錄A、附錄B）是建設(shè)電子文件歸檔與管理過(guò)程中的業(yè)務(wù)用表。在建設(shè)系統(tǒng)各專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)該表是建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件管理登記表；在參與工程建設(shè)的各建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、測(cè)量等單位該表是建設(shè)工程電子文件管理登記表。5.2.9“電子簽章”的含義是，泛指所有以電子形式存在，依附在電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用以辯識(shí)電子文件簽署者身份，保證文件的完整性，并表示簽署者同意電子文件所陳述事實(shí)的內(nèi)容。目前，最成熟的電子簽章技術(shù)就是“數(shù)字簽章”，它是以公鑰及密鑰的“非對(duì)稱(chēng)型”密碼技術(shù)制作的電子簽章。6建設(shè)電子文件的整理、鑒定與歸檔6.1.5《城建檔案分類(lèi)大綱》是由建設(shè)部辦公廳1993年8月7日以“建辦檔[1993]103號(hào)”印發(fā)的文件。7建設(shè)電子檔案的驗(yàn)收與移交7.2.2建設(shè)單位向城建檔案館（室）移交建設(shè)工程電子檔案光盤(pán)時(shí)可只移交一套，城建檔案館在接受該建設(shè)工程電子檔案后，應(yīng)將其導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，補(bǔ)充有關(guān)著錄數(shù)據(jù)，并及時(shí)刻錄光盤(pán)三套。8建設(shè)電子檔案的管理8.2.2對(duì)電子檔案載體的定期檢測(cè)及抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)應(yīng)