ISO 56001-2024《創(chuàng)新管理體系-要求》專業(yè)解讀與應(yīng)用實(shí)踐指導(dǎo)材料之21：“7支持-7.5成文信息”（雷澤佳編制-2025B0）

ISO56001-2024《創(chuàng)新管理體系—要求》專業(yè)解讀與應(yīng)用實(shí)踐指導(dǎo)材料之21：“7支持—7.5成文信息”ISO56001-2024《創(chuàng)新管理體系—要求》專業(yè)解讀與應(yīng)用實(shí)踐指導(dǎo)材料之21：“7支持—7.5成文信息”（雷澤佳編制，2025年1月）ISO56001-2024《創(chuàng)新管理體系—要求》ISO56001-2024《創(chuàng)新管理體系—要求》7.5成文信息7.5.1總則組織的創(chuàng)新管理體系應(yīng)包括：a）本標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息；b）組織所確定的、為確保創(chuàng)新管理體系有效性所需的成文信息。注：對(duì)于不同組織，創(chuàng)新管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：——組織的規(guī)模、成熟度，以及活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；——過(guò)程及其相互作用的復(fù)雜程度；——人員的能力。7.5.2成文信息的創(chuàng)建和更新在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模篴）標(biāo)識(shí)和說(shuō)明（如標(biāo)題、日期、版本、作者、索引編號(hào)）；b）形式（如語(yǔ)言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；c）評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。7.5.3成文信息的控制應(yīng)控制創(chuàng)新管理體系和本標(biāo)準(zhǔn)所要求的成文信息，以確保：a）在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；b）予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。為控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：a）分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用；b）存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持可讀性；c）更改控制（如版本控制）；d）保留和處置。對(duì)于組織所確定的策劃和運(yùn)行創(chuàng)新管理體系所必需的來(lái)自外部的成文信息，組織應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)識(shí)別，并予以控制。注：對(duì)于成文信息的“訪問(wèn)”可能意味著僅允許查閱或者意味著允許查閱和并授權(quán)修改。支持成文信息總則組織的創(chuàng)新管理體系應(yīng)包括：ISO56001標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息；ISO56001標(biāo)準(zhǔn)條款I(lǐng)SO56001標(biāo)準(zhǔn)要求的成文信息4.3創(chuàng)新意圖創(chuàng)新意圖應(yīng)以成文信息的形式提供4.4確定創(chuàng)新管理體系的范圍范圍應(yīng)說(shuō)明產(chǎn)品、過(guò)程和運(yùn)行、組織結(jié)構(gòu)和職能以及地理位置（如適用）所涵蓋的內(nèi)容，并以成文信息的形式提供5.2.2溝通創(chuàng)新方針創(chuàng)新方針應(yīng)作為成文信息提供，并在組織內(nèi)進(jìn)行溝通并得到理解，適宜時(shí)可為相關(guān)方所獲取5.3.2溝通創(chuàng)新戰(zhàn)略創(chuàng)新戰(zhàn)略應(yīng)作為成文信息提供，并在組織內(nèi)進(jìn)行溝通并得到理解和應(yīng)用，適宜時(shí)可為相關(guān)方所獲取6.2.1創(chuàng)新目標(biāo)創(chuàng)新目標(biāo)應(yīng)與創(chuàng)新方針和創(chuàng)新戰(zhàn)略保持一致，可測(cè)量（如果可行），并以成文信息的形式提供9.1.2監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)組織應(yīng)監(jiān)視、測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)創(chuàng)新管理體系的有效性應(yīng)提供適當(dāng)?shù)某晌男畔?，以作為結(jié)果的證據(jù)9.2.3內(nèi)部審核組織應(yīng)提供成文信息作為實(shí)施審核方案以及審核結(jié)果的證據(jù)9.3.2管理評(píng)審應(yīng)提供成文信息作為管理評(píng)審結(jié)果的證據(jù)10.2.3不符合與糾正措施成文信息應(yīng)作為以下內(nèi)容的證據(jù)：不符合的性質(zhì)及隨后采取的任何措施；任何糾正措施的結(jié)果組織所確定的、為確保創(chuàng)新管理體系有效性所需的成文信息。組織自定義成文信息的范圍；組織所確定的成文信息應(yīng)涵蓋創(chuàng)新管理體系的各個(gè)方面，包括但不限于創(chuàng)新戰(zhàn)略、創(chuàng)新過(guò)程、資源管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、知識(shí)管理、監(jiān)視與測(cè)量、改進(jìn)機(jī)會(huì)識(shí)別等。這些成文信息應(yīng)根據(jù)組織的特定需求、業(yè)務(wù)環(huán)境、創(chuàng)新目標(biāo)和戰(zhàn)略方向進(jìn)行定制。為確保創(chuàng)新管理體系的有效性，組織應(yīng)特別關(guān)注以下幾類成文信息的制定和管理：過(guò)程自主確定的成文信息名稱自主確定的成文信息內(nèi)容概述組織環(huán)境分析外部和內(nèi)部因素分析報(bào)告涵蓋氣候變化、政治、經(jīng)濟(jì)、市場(chǎng)、社會(huì)、技術(shù)、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、環(huán)境和道德因素等，詳細(xì)分析這些因素對(duì)組織創(chuàng)新活動(dòng)的影響。報(bào)告應(yīng)定期更新，以反映外部環(huán)境的變化和內(nèi)部條件的調(diào)整。相關(guān)方管理相關(guān)方需求與期望管理文檔列出與機(jī)遇領(lǐng)域和創(chuàng)新管理體系相關(guān)的當(dāng)前和潛在的內(nèi)部和外部相關(guān)方。詳細(xì)記錄這些相關(guān)方的需求、期望和要求，以及組織如何滿足這些需求、期望和要求的策略。支持性文化和合作支持性文化和合作方法指南描述組織如何培育支持創(chuàng)新的文化，包括鼓勵(lì)創(chuàng)造力、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)、合作和共同創(chuàng)造等價(jià)值觀。提供合作方法的指導(dǎo)，包括如何建立和管理內(nèi)部和外部合作關(guān)系。領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾聲明最高管理者應(yīng)發(fā)布一份聲明，明確展現(xiàn)其對(duì)創(chuàng)新管理體系的領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾。聲明內(nèi)容應(yīng)包括確保創(chuàng)新意圖、方針、戰(zhàn)略和目標(biāo)與組織戰(zhàn)略方向相一致，以及確保創(chuàng)新管理體系要求融入組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)過(guò)程的承諾。創(chuàng)新文化創(chuàng)新文化宣言最高管理者應(yīng)發(fā)布一份創(chuàng)新文化宣言，確定并支持鼓勵(lì)創(chuàng)造力和有效執(zhí)行并存的組織文化。宣言應(yīng)強(qiáng)調(diào)對(duì)變化的開(kāi)放性、勇于承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的重要性，以及倡導(dǎo)合作和共同創(chuàng)造的文化氛圍。崗位職責(zé)和權(quán)限分配崗位職責(zé)和權(quán)限分配表組織應(yīng)制定一份崗位職責(zé)和權(quán)限分配表，明確組織內(nèi)部相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限。確保職責(zé)和權(quán)限得到分配、溝通和理解，促進(jìn)組織內(nèi)部的協(xié)作和配合。風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇應(yīng)對(duì)措施報(bào)告在策劃創(chuàng)新管理體系時(shí)，組織應(yīng)編制一份風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇應(yīng)對(duì)措施報(bào)告。報(bào)告應(yīng)考慮外部和內(nèi)部因素、相關(guān)方的需求、期望和要求以及創(chuàng)新戰(zhàn)略，確定需要應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。變更策劃變更策劃方案當(dāng)組織確定需要對(duì)創(chuàng)新管理體系進(jìn)行變更時(shí)，應(yīng)編制一份變更策劃方案。方案應(yīng)明確變更的目的、內(nèi)容、實(shí)施步驟和時(shí)間表，確保變更按所策劃的方式實(shí)施。創(chuàng)新組合管理創(chuàng)新組合管理手冊(cè)組織應(yīng)建立、實(shí)施并保持一份創(chuàng)新組合管理手冊(cè)。手冊(cè)應(yīng)包含評(píng)價(jià)、改進(jìn)和優(yōu)先考慮創(chuàng)新組合及其行動(dòng)的明確準(zhǔn)則，確保創(chuàng)新組合與創(chuàng)新戰(zhàn)略和目標(biāo)相一致。組織結(jié)構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)圖及說(shuō)明組織應(yīng)編制一份組織結(jié)構(gòu)圖及說(shuō)明，展示具有適應(yīng)性并適合實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理體系預(yù)期結(jié)果的組織結(jié)構(gòu)。說(shuō)明應(yīng)包括各部門(mén)的職責(zé)、權(quán)限和相互關(guān)系，確保組織結(jié)構(gòu)的清晰和有效。合作管理合作管理方法組織應(yīng)建立一種管理內(nèi)部和外部合作的方法，并編制相應(yīng)的管理文件。文件應(yīng)明確合作的目的、目標(biāo)以及如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，包括合作方式、合作流程、合作責(zé)任等，確保合作的順利進(jìn)行和有效成果。運(yùn)行策劃及控制運(yùn)行策劃及控制文件明確應(yīng)對(duì)創(chuàng)新機(jī)遇、滿足要求及實(shí)施策劃措施所需的創(chuàng)新行動(dòng)、過(guò)程及組合，包括目標(biāo)、范圍、時(shí)間表、責(zé)任人、資源需求等關(guān)鍵信息。創(chuàng)新行動(dòng)管理創(chuàng)新行動(dòng)管理方案針對(duì)每一項(xiàng)創(chuàng)新行動(dòng)，明確行動(dòng)范圍、目標(biāo)和預(yù)期結(jié)果，確保與創(chuàng)新戰(zhàn)略、目標(biāo)和組合一致，考慮風(fēng)險(xiǎn)、資源、時(shí)間等約束條件，制定實(shí)施計(jì)劃。創(chuàng)新過(guò)程建立、實(shí)施與保持創(chuàng)新過(guò)程描述及指南詳細(xì)闡述創(chuàng)新過(guò)程的各個(gè)階段、步驟、活動(dòng)及相應(yīng)的輸入、輸出和控制措施，為創(chuàng)新行動(dòng)提供明確的指導(dǎo)和支持。創(chuàng)新績(jī)效指標(biāo)體系的建立創(chuàng)新績(jī)效指標(biāo)體系建立與創(chuàng)新行動(dòng)相關(guān)的績(jī)效指標(biāo)體系，反映創(chuàng)新管理體系的績(jī)效水平，涵蓋創(chuàng)新過(guò)程各個(gè)階段，與愿景、戰(zhàn)略、方針和目標(biāo)相一致。持續(xù)改進(jìn)持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃與實(shí)施記錄制定持續(xù)改進(jìn)計(jì)劃，明確改進(jìn)目標(biāo)、措施、責(zé)任人和時(shí)間表，記錄實(shí)施過(guò)程、結(jié)果和效果，以便評(píng)估驗(yàn)證。預(yù)防措施與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估預(yù)防措施與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告基于績(jī)效評(píng)價(jià)和不符合分析，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定預(yù)防措施；編制風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，評(píng)估潛在風(fēng)險(xiǎn)，明確風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)、可能性和影響程度。改進(jìn)效果評(píng)估與反饋改進(jìn)效果評(píng)估與反饋機(jī)制文件建立改進(jìn)效果評(píng)估機(jī)制，對(duì)持續(xù)改進(jìn)和糾正措施的效果進(jìn)行評(píng)估驗(yàn)證，建立反饋機(jī)制，收集員工、客戶和其他相關(guān)方意見(jiàn)和建議。對(duì)于不同組織，創(chuàng)新管理體系成文信息的多少與詳略程度可以不同，取決于：組織的規(guī)模、成熟度，以及活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型；組織的規(guī)模：不同規(guī)模的組織在創(chuàng)新管理體系成文信息的編制上存在差異。大型組織由于其復(fù)雜的組織結(jié)構(gòu)和廣泛的業(yè)務(wù)范圍，可能需要更詳細(xì)、更全面的成文信息來(lái)支持其創(chuàng)新管理體系的運(yùn)行。相比之下，小型組織可能由于其業(yè)務(wù)相對(duì)簡(jiǎn)單、組織結(jié)構(gòu)較為緊湊，而成文信息的編制可以相對(duì)簡(jiǎn)潔；組織的成熟度：組織的成熟度也是影響成文信息多少與詳略程度的重要因素。成熟度較高的組織通常已經(jīng)建立了較為完善的創(chuàng)新管理體系，其成文信息可能更加注重于流程的細(xì)化和優(yōu)化，以及經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和分享。而成熟度較低的組織則可能更側(cè)重于建立基礎(chǔ)性的成文信息，以指導(dǎo)其創(chuàng)新管理體系的建立和初步運(yùn)行；活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型：組織所從事的活動(dòng)、過(guò)程、產(chǎn)品和服務(wù)的類型也會(huì)對(duì)其成文信息的編制產(chǎn)生影響。例如，從事高新技術(shù)研發(fā)的組織可能需要更詳細(xì)的成文信息來(lái)記錄其研發(fā)過(guò)程和成果，而提供傳統(tǒng)服務(wù)的組織則可能更注重于服務(wù)流程和客戶反饋的成文記錄。過(guò)程及其相互作用的復(fù)雜程度；過(guò)程的復(fù)雜性：創(chuàng)新管理體系中的過(guò)程可能涉及多個(gè)部門(mén)、多個(gè)環(huán)節(jié)和多個(gè)利益相關(guān)者，其復(fù)雜性程度直接影響成文信息的編制。對(duì)于復(fù)雜的過(guò)程，組織可能需要更詳細(xì)的成文信息來(lái)描述其流程、責(zé)任分配、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面，以確保過(guò)程的順利運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)；相互作用的復(fù)雜性：創(chuàng)新管理體系中的各個(gè)過(guò)程之間存在復(fù)雜的相互作用關(guān)系，這些關(guān)系需要在成文信息中得到清晰的體現(xiàn)。通過(guò)詳細(xì)的成文信息，組織可以更好地理解各個(gè)過(guò)程之間的關(guān)聯(lián)和依賴關(guān)系，從而更有效地進(jìn)行管理和優(yōu)化。人員的能力。人員能力對(duì)成文信息編制的影響：人員能力是組織創(chuàng)新管理體系運(yùn)行的關(guān)鍵因素之一。不同能力水平的員工對(duì)成文信息的需求和理解程度也不同。因此，組織在編制成文信息時(shí)需要考慮員工的能力水平，確保成文信息易于理解、易于操作和易于執(zhí)行；成文信息對(duì)員工能力的支持：成文信息不僅是對(duì)創(chuàng)新管理體系的記錄和描述，更是對(duì)員工能力的一種支持和補(bǔ)充。通過(guò)詳細(xì)的成文信息，組織可以幫助員工更好地理解和執(zhí)行創(chuàng)新管理體系的要求，提高其工作效率和質(zhì)量水平。同時(shí)，成文信息還可以作為員工培訓(xùn)和教育的重要參考資料，幫助員工不斷提升自身能力和素質(zhì)。成文信息的創(chuàng)建和更新在創(chuàng)建和更新成文信息時(shí)，組織應(yīng)確保適當(dāng)?shù)模簶?biāo)識(shí)和說(shuō)明（如標(biāo)題、日期、版本、作者、索引編號(hào)）；標(biāo)識(shí)的定義：成文信息的標(biāo)識(shí)指為每份文檔、記錄或信息分配一個(gè)獨(dú)特且易于識(shí)別的符號(hào)、代碼或標(biāo)簽，以確保其唯一性和可追溯性，從而使人們可以迅速、準(zhǔn)確地定位到所需的信息。標(biāo)題；成文信息應(yīng)有明確的標(biāo)題，能夠簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確地反映其主題和內(nèi)容；標(biāo)題應(yīng)易于理解和識(shí)別，方便用戶快速找到所需信息。日期；成文信息應(yīng)標(biāo)注創(chuàng)建或更新的日期，以便用戶了解信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性；對(duì)于定期更新的成文信息，應(yīng)明確標(biāo)注更新周期和最近一次更新的日期。版本；成文信息應(yīng)標(biāo)注版本號(hào)，以便用戶區(qū)分不同版本的信息，并了解信息的演變過(guò)程；當(dāng)成文信息發(fā)生重要變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新版本號(hào)，并明確標(biāo)注變更內(nèi)容和原因。作者；成文信息應(yīng)標(biāo)注作者或負(fù)責(zé)人的姓名或部門(mén)，以便用戶了解信息的來(lái)源和責(zé)任歸屬；對(duì)于多人協(xié)作完成的成文信息，應(yīng)明確標(biāo)注各參與者的貢獻(xiàn)和職責(zé)。索引編號(hào)。成文信息應(yīng)標(biāo)注索引編號(hào)或文件編碼，以便用戶方便地存儲(chǔ)、檢索和管理信息；索引編號(hào)應(yīng)具有唯一性和可追溯性，確保信息的準(zhǔn)確性和一致性。形式（如語(yǔ)言、軟件版本、圖表）和載體（如紙質(zhì)的、電子的）；成文信息的形式規(guī)范：確保適當(dāng)?shù)男问?；語(yǔ)言；成文信息應(yīng)使用清晰、準(zhǔn)確、易懂的語(yǔ)言編寫(xiě)，確保所有相關(guān)人員都能理解其內(nèi)容；對(duì)于國(guó)際組織或涉及多語(yǔ)言環(huán)境的組織，應(yīng)考慮提供多種語(yǔ)言版本的成文信息。軟件版本；當(dāng)成文信息以電子形式存在時(shí)，應(yīng)明確標(biāo)注所使用的軟件版本，以確保信息的兼容性和可訪問(wèn)性；組織應(yīng)定期更新軟件版本，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展和信息安全的要求。圖表。成文信息中應(yīng)適當(dāng)使用圖表、流程圖、表格等視覺(jué)元素，以直觀、簡(jiǎn)潔地展示復(fù)雜信息；圖表應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與文本內(nèi)容保持一致，便于用戶理解和使用。成文信息的載體規(guī)范：確保適當(dāng)?shù)妮d體。紙質(zhì)載體：對(duì)于需要長(zhǎng)期保存或作為法律證據(jù)的成文信息，紙質(zhì)載體是一個(gè)可靠的選擇；紙質(zhì)載體應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或篡改。電子載體：電子載體具有存儲(chǔ)量大、檢索方便、易于分享等優(yōu)點(diǎn)，是成文信息的主要載體形式；組織應(yīng)建立安全的電子信息管理系統(tǒng)，確保電子載體的信息安全和可訪問(wèn)性；對(duì)于重要的電子成文信息，應(yīng)考慮進(jìn)行備份和加密處理。評(píng)審和批準(zhǔn)，以保持適宜性和充分性。成文信息的評(píng)審規(guī)范：確保成文信息的適宜性和準(zhǔn)確性；評(píng)審目的：評(píng)審的目的是確保成文信息的內(nèi)容與組織的創(chuàng)新管理體系要求相一致，具有適宜性和準(zhǔn)確性；評(píng)審內(nèi)容：評(píng)審應(yīng)涵蓋成文信息的所有方面，包括其完整性、準(zhǔn)確性、一致性、可理解性以及是否符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；評(píng)審人員：評(píng)審應(yīng)由具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)行，他們應(yīng)熟悉組織的創(chuàng)新管理體系和成文信息的要求；評(píng)審過(guò)程：評(píng)審過(guò)程應(yīng)記錄并保留相關(guān)證據(jù)，以便追溯和驗(yàn)證。評(píng)審結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給成文信息的編制人員，以便他們進(jìn)行必要的修改和完善。成文信息的批準(zhǔn)規(guī)范：確保成文信息的充分性和權(quán)威性。批準(zhǔn)目的：批準(zhǔn)的目的是確保成文信息經(jīng)過(guò)充分評(píng)審，符合組織的要求，并具有權(quán)威性；批準(zhǔn)人員：批準(zhǔn)應(yīng)由具備相應(yīng)權(quán)限和職責(zé)的人員進(jìn)行，他們應(yīng)對(duì)成文信息的最終質(zhì)量和效果負(fù)責(zé)；批準(zhǔn)程序：批準(zhǔn)程序應(yīng)明確、規(guī)范，確保成文信息在獲得批準(zhǔn)前已經(jīng)過(guò)充分的評(píng)審和修改；批準(zhǔn)記錄：批準(zhǔn)記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，包括批準(zhǔn)日期、批準(zhǔn)人員、批準(zhǔn)意見(jiàn)等信息，以便追溯和驗(yàn)證。成文信息的控制應(yīng)控制創(chuàng)新管理體系和本標(biāo)準(zhǔn)所要求的成文信息，以確保：在需要的場(chǎng)合和時(shí)機(jī)，均可獲得并適用；可獲得性和適用性的涵義：可獲得性：在需要的場(chǎng)合，成文信息應(yīng)能夠被迅速、準(zhǔn)確地找到。這要求組織建立合理的存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)，無(wú)論是紙質(zhì)文檔還是電子文檔，都應(yīng)確保其易于訪問(wèn)；適用性：成文信息不僅要在需要時(shí)能夠獲得，還要確保其內(nèi)容適用、準(zhǔn)確，與組織的創(chuàng)新管理體系和ISO56001標(biāo)準(zhǔn)的要求相一致。這要求組織定期審查并更新成文信息，以確保其反映組織當(dāng)前的創(chuàng)新管理實(shí)踐和標(biāo)準(zhǔn)要求。組織應(yīng)采取以下措施來(lái)控制成文信息的可獲得性和適用性：建立成文信息清單：組織應(yīng)編制一份成文信息清單，列出所有與創(chuàng)新管理體系和ISO56001標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的文件，包括其名稱、編號(hào)、版本、存儲(chǔ)位置等信息，以便快速查找和管理；設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限：根據(jù)成文信息的敏感性和重要性，組織應(yīng)設(shè)定相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和使用這些信息；實(shí)施版本控制：對(duì)于經(jīng)常更新的成文信息，組織應(yīng)實(shí)施版本控制，確保使用人員能夠獲取到最新版本的信息，同時(shí)保留舊版本以供必要時(shí)查閱；定期審查與更新：組織應(yīng)定期審查成文信息，確保其仍然適用和有效。對(duì)于過(guò)時(shí)或不再適用的信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新或刪除；確保信息安全：組織應(yīng)采取適當(dāng)?shù)男畔踩胧?，保護(hù)成文信息免受未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)、使用、披露、中斷、修改或銷毀。予以妥善保護(hù)（如：防止泄密、不當(dāng)使用或缺失）。防止泄密：建立嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)敏感或機(jī)密的成文信息；對(duì)存儲(chǔ)和傳輸成文信息的系統(tǒng)進(jìn)行加密，以防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被截獲或篡改；定期對(duì)成文信息進(jìn)行安全審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全漏洞。防止不當(dāng)使用：制定明確的成文信息使用政策，規(guī)定信息的使用范圍、方式和限制；對(duì)員工進(jìn)行信息安全意識(shí)培訓(xùn)，提高他們對(duì)成文信息保護(hù)重要性的認(rèn)識(shí)；監(jiān)控成文信息的使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并制止不當(dāng)使用行為。防止缺失：建立成文信息的備份和恢復(fù)機(jī)制，確保在信息丟失或損壞時(shí)能夠迅速恢復(fù)；定期對(duì)成文信息進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和清查，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性；對(duì)存儲(chǔ)成文信息的物理媒介（如紙張、磁盤(pán)等）進(jìn)行妥善保管，防止其被盜或損壞。為控制成文信息，適用時(shí)，組織應(yīng)進(jìn)行下列活動(dòng)：分發(fā)、訪問(wèn)、檢索和使用；成文信息的分發(fā)管理：組織應(yīng)建立明確的成文信息分發(fā)機(jī)制，確保相關(guān)信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞給需要的人員或部門(mén)。分發(fā)過(guò)程中，應(yīng)考慮信息的保密性、完整性和可用性，確保信息在傳遞過(guò)程中不被泄露、篡改或丟失。分發(fā)方式：根據(jù)信息的性質(zhì)和受眾，選擇合適的分發(fā)方式，如電子郵件、內(nèi)部網(wǎng)站、紙質(zhì)文件等；分發(fā)范圍：明確信息的分發(fā)范圍，確保信息只傳遞給有權(quán)限的人員或部門(mén)；分發(fā)記錄：建立分發(fā)記錄，追蹤信息的傳遞情況，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢和追溯。成文信息的訪問(wèn)管理：組織應(yīng)制定成文信息的訪問(wèn)政策，明確不同人員或部門(mén)對(duì)信息的訪問(wèn)權(quán)限。訪問(wèn)權(quán)限應(yīng)根據(jù)信息的敏感性和重要性進(jìn)行設(shè)定，確保信息的安全性和合規(guī)性。訪問(wèn)方式：提供便捷的訪問(wèn)方式，如在線查閱、本地下載等，同時(shí)確保訪問(wèn)過(guò)程的安全性；訪問(wèn)權(quán)限：根據(jù)人員的職責(zé)和需要，設(shè)定不同的訪問(wèn)權(quán)限，如僅允許查閱或允許查閱并授權(quán)修改。對(duì)于成文信息的“訪問(wèn)”，其含義可能因組織而異。在某些情況下，僅允許查閱信息；而在其他情況下，可能允許查閱并授權(quán)修改信息。組織應(yīng)根據(jù)自身需求和風(fēng)險(xiǎn)承受能力，制定合適的訪問(wèn)政策；訪問(wèn)監(jiān)控：對(duì)信息的訪問(wèn)情況進(jìn)行監(jiān)控和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常訪問(wèn)行為；成文信息的檢索管理：組織應(yīng)建立高效的成文信息檢索系統(tǒng)，確保人員能夠快速、準(zhǔn)確地找到所需的信息。檢索系統(tǒng)應(yīng)具備強(qiáng)大的搜索功能和友好的用戶界面，提高信息檢索的效率和準(zhǔn)確性。檢索方式：提供多種檢索方式，如關(guān)鍵詞搜索、分類瀏覽等，滿足不同人員的檢索需求；檢索結(jié)果：對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行排序和篩選，確保人員能夠迅速找到最相關(guān)的信息；檢索記錄：記錄人員的檢索行為，為信息使用和分析提供依據(jù)。成文信息的使用管理：組織應(yīng)明確成文信息的使用規(guī)范，確保人員在使用信息時(shí)遵守相關(guān)法律法規(guī)和組織規(guī)定。同時(shí)，應(yīng)鼓勵(lì)人員充分利用成文信息，推動(dòng)創(chuàng)新活動(dòng)的持續(xù)進(jìn)行。使用方式：規(guī)定信息的使用方式，如內(nèi)部使用、外部共享等，確保信息的合規(guī)性；使用限制：明確信息的使用限制，如不得用于商業(yè)目的、不得泄露給第三方等；使用培訓(xùn)：對(duì)人員進(jìn)行信息使用培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的信息素養(yǎng)和合規(guī)意識(shí)。存儲(chǔ)和防護(hù)，包括保持可讀性；成文信息的存儲(chǔ)管理：組織應(yīng)建立完善的成文信息存儲(chǔ)機(jī)制，確保信息能夠安全、有序地存儲(chǔ)，并在需要時(shí)能夠迅速檢索。存儲(chǔ)方式選擇；根據(jù)信息的性質(zhì)、敏感性和使用頻率，選擇合適的存儲(chǔ)方式，如電子存儲(chǔ)（云存儲(chǔ)、本地服務(wù)器等）或紙質(zhì)存儲(chǔ)；對(duì)于電子存儲(chǔ)，應(yīng)確保存儲(chǔ)系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞；對(duì)于紙質(zhì)存儲(chǔ)，應(yīng)選擇合適的存儲(chǔ)環(huán)境，如防火、防潮、防蟲(chóng)的庫(kù)房，確保紙質(zhì)文件的長(zhǎng)期保存。存儲(chǔ)位置確定；確定成文信息的存儲(chǔ)位置，確保信息存儲(chǔ)在安全、可控的區(qū)域內(nèi)；對(duì)于敏感或機(jī)密信息，應(yīng)設(shè)置專門(mén)的存儲(chǔ)區(qū)域，限制訪問(wèn)權(quán)限，確保信息的安全。存儲(chǔ)標(biāo)識(shí)與分類。對(duì)存儲(chǔ)的成文信息進(jìn)行標(biāo)識(shí)和分類，如文件名稱、編號(hào)、版本、存儲(chǔ)日期等，便于信息的檢索和管理；建立成文信息目錄或索引，提高信息的檢索效率。成文信息的防護(hù)措施：組織應(yīng)采取有效的防護(hù)措施，確保成文信息在存儲(chǔ)過(guò)程中不受損壞、泄露或篡改。物理防護(hù)；對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)確保存儲(chǔ)環(huán)境的防火、防潮、防蟲(chóng)等，定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全隱患；對(duì)于電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)確保其物理安全，如設(shè)置機(jī)房門(mén)禁、監(jiān)控?cái)z像頭等，防止設(shè)備被盜或損壞。技術(shù)防護(hù)；采用加密技術(shù)，對(duì)存儲(chǔ)的敏感或機(jī)密信息進(jìn)行加密處理，防止信息在傳輸或存儲(chǔ)過(guò)程中被泄露或篡改；定期更新存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全軟件，如防火墻、殺毒軟件等，確保系統(tǒng)的安全性。訪問(wèn)控制。建立嚴(yán)格的訪問(wèn)控制機(jī)制，確保只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)存儲(chǔ)的成文信息；對(duì)訪問(wèn)行為進(jìn)行監(jiān)控和記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常訪問(wèn)行為。保持成文信息的可讀性：組織應(yīng)確保存儲(chǔ)的成文信息在長(zhǎng)期保存后仍然保持可讀性，以便在需要時(shí)能夠準(zhǔn)確、完整地獲取信息。格式選擇；選擇通用的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、Word等，確保信息在不同系統(tǒng)或軟件中都能夠打開(kāi)和閱讀；避免使用過(guò)時(shí)或?qū)Ｓ械奈募袷?，以免信息在未?lái)無(wú)法讀取。定期檢查與維護(hù)；定期對(duì)存儲(chǔ)的成文信息進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保信息的完整性和可讀性；對(duì)于電子存儲(chǔ)的信息，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移或格式轉(zhuǎn)換，以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的變化；對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)定期進(jìn)行翻閱和整理，防止文件因長(zhǎng)時(shí)間放置而損壞或字跡模糊。備份與恢復(fù)。建立成文信息的備份機(jī)制，定期對(duì)信息進(jìn)行備份，以防信息丟失或損壞；制定信息恢復(fù)計(jì)劃，確保在信息丟失或損壞時(shí)能夠迅速恢復(fù)。更改控制（如版本控制）；更改控制的基本原則。更改控制旨在確保成文信息的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性，同時(shí)保持其歷史記錄的可追溯性。實(shí)施更改控制應(yīng)遵循以下基本原則：授權(quán)原則：只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才有權(quán)對(duì)成文信息進(jìn)行更改；審批原則：所有更改應(yīng)經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)膶徟鞒?，確保更改的合理性和必要性；記錄原則：所有更改都應(yīng)被準(zhǔn)確記錄，包括更改內(nèi)容、更改原因、更改時(shí)間和更改人員等信息；通知原則：更改完成后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，確保他們了解并使用最新的成文信息。版本控制的具體實(shí)踐。版本控制是更改控制的重要手段，它通過(guò)對(duì)成文信息進(jìn)行版本管理，確保每次更改都能被清晰追蹤和區(qū)分。以下是版本控制的具體實(shí)踐步驟：初始版本設(shè)定；在成文信息首次創(chuàng)建時(shí)，應(yīng)設(shè)定其初始版本，如“V1.0”；初始版本應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審查，確保其準(zhǔn)確性和完整性。版本標(biāo)識(shí)規(guī)則；制定明確的版本標(biāo)識(shí)規(guī)則，如使用數(shù)字或字母組合來(lái)表示版本號(hào)；版本號(hào)應(yīng)能清晰反映成文信息的更改歷史和順序。更改流程；當(dāng)需要對(duì)成文信息進(jìn)行更改時(shí)，應(yīng)提交更改申請(qǐng)，并說(shuō)明更改原因和內(nèi)容；更改申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)或人員的審批，確保更改的合理性和必要性。版本更新；審批通過(guò)后，對(duì)成文信息進(jìn)行更改，并更新其版本號(hào)，如從“V1.0”更新為“V1.1”；更改后的成文信息應(yīng)經(jīng)過(guò)再次審查，確保其準(zhǔn)確性和完整性。版本記錄與存檔；建立版本記錄表，記錄每次更改的版本號(hào)、更改內(nèi)容、更改時(shí)間和更改人員等信息；將舊版本成文信息存檔備查，確保歷史記錄的可追溯性。版本發(fā)布與通知。將新版本成文信息發(fā)布給相關(guān)人員，并確保他們了解并使用最新版本；可以通過(guò)內(nèi)部通知、郵件、公告板等方式進(jìn)行發(fā)布和通知。更改控制的額外考慮。在實(shí)施更改控制時(shí)，組織還應(yīng)考慮以下方面：培訓(xùn)與教育；對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行更改控制培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的版本意識(shí)和操作技能；確保所有人員都了解更改控制的重要性和具體流程。工具與技術(shù)支持；利用版本控制系統(tǒng)或文檔管理軟件來(lái)輔助實(shí)施更改控制；這些工具可以提供版本比較、歷史記錄、審批流程等功能，提高更改控制的效率和準(zhǔn)確性。定期審查與改進(jìn)。定期對(duì)更改控制機(jī)制進(jìn)行審查，評(píng)估其有效性和適用性；根據(jù)審查結(jié)果，對(duì)更改控制機(jī)制進(jìn)行必要的改進(jìn)和優(yōu)化。保留和處置。成文信息的保留策略；確定保留期限；組織應(yīng)根據(jù)成文信息的性質(zhì)、重要性和法律法規(guī)要求，確定合理的保留期限；對(duì)于關(guān)鍵的創(chuàng)新項(xiàng)目文檔、專利文件等，應(yīng)長(zhǎng)期保留；對(duì)于日常的創(chuàng)新活動(dòng)記錄，可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定較短的保留期限。選擇保留方式；組織應(yīng)采用適合的保留方式，確保成文信息的安全和可訪問(wèn)性；電子文件可以通過(guò)云存儲(chǔ)、本地服務(wù)器或外部存儲(chǔ)設(shè)備等方式進(jìn)行保留；紙質(zhì)文件則應(yīng)存放在防火、防潮、防蟲(chóng)的庫(kù)房中。建立保留記錄。組織應(yīng)建立成文信息的保留記錄，包括保留期限、保留方式、存放位置等信息；保留記錄應(yīng)定期更新，以反映成文信息的最新?tīng)顟B(tài)。成文信息的處置流程：當(dāng)成文信息達(dá)到保留期限或不再需要時(shí)，組織應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行處置，以確保信息的合規(guī)性和安全性。審查與評(píng)估；組織應(yīng)定期對(duì)保留的成文信息進(jìn)行審查與評(píng)估，確定哪些信息需要繼續(xù)保留，哪些信息可以處置；審查與評(píng)估應(yīng)基于信息的價(jià)值、法律法規(guī)要求和組織的實(shí)際需求。制定處置計(jì)劃；對(duì)于確定可以處置的成文信息，組織應(yīng)制定詳細(xì)的處置計(jì)劃；處置計(jì)劃應(yīng)包括處置方式（如銷毀、歸檔、轉(zhuǎn)讓等）、處置時(shí)間、處置人員等信息。執(zhí)行處置計(jì)劃；組織應(yīng)按照處置計(jì)劃執(zhí)行處置操作，確保信息的合規(guī)處理；對(duì)于需要銷毀的信息，應(yīng)采用安全、環(huán)保的銷毀方式；對(duì)于需要?dú)w檔或轉(zhuǎn)讓的信息，應(yīng)確保信息的完整性和可追溯性。記錄處置過(guò)程。組織應(yīng)記錄成文信息的處置過(guò)程，包括處置方式、處置時(shí)間、處置人員等信息；處置記錄應(yīng)作為組織創(chuàng)新管理體系的一部分進(jìn)行保存和管理。保留和處置的額外考慮法律法規(guī)遵守；組織在保留和處置成文信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保信息的合法合規(guī)處理；對(duì)于涉及商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息，應(yīng)采取特別的保護(hù)措施，防止信息泄