《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》 編制說(shuō)明

《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》

編制說(shuō)明

團(tuán)標(biāo)制定工作組

二零二三年十月

一、工作簡(jiǎn)況

（一）任務(wù)來(lái)源

根據(jù)2023年全國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化工作要點(diǎn)，大力推動(dòng)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略，

持續(xù)深化標(biāo)準(zhǔn)化工作改革，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，提升引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)

展的能力。為響應(yīng)市場(chǎng)需求，需要制定完善的企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采

集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范，對(duì)服務(wù)進(jìn)行管理，滿(mǎn)足市場(chǎng)質(zhì)量提升需要。依據(jù)

《中華人民共和國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化法》，以及《團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)管理規(guī)定》相關(guān)規(guī)

定，中國(guó)中小商業(yè)企業(yè)協(xié)會(huì)決定立項(xiàng)并聯(lián)合武漢耳東信息科技有限

公司等相關(guān)單位共同制定《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》

團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)。于2023年9月22日，中國(guó)中小商業(yè)企業(yè)協(xié)會(huì)發(fā)布了

《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)立項(xiàng)通知，正式立

項(xiàng)。

（二）編制背景及目的

企業(yè)管理是對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)

和控制等一系列活動(dòng)的總稱(chēng)，而在企業(yè)管理過(guò)程中針對(duì)企業(yè)文件數(shù)

據(jù)管理尤為繁瑣且重要，例如企業(yè)業(yè)務(wù)員與客戶(hù)溝通數(shù)據(jù)以及溝通

過(guò)程中來(lái)往的文件（文件材料、合同或修改文件等），還例如企業(yè)的

財(cái)務(wù)或流程人員與官方的來(lái)往文件（官方通知書(shū)、回執(zhí)或官方證明

材料等），這些企業(yè)文件一般需要制定的公司職員進(jìn)行整理上報(bào)和存

儲(chǔ)。

現(xiàn)有的基于實(shí)時(shí)變動(dòng)數(shù)據(jù)的企業(yè)數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)及方法，通過(guò)

綜合各個(gè)部門(mén)的歷史數(shù)據(jù)和實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，從而引導(dǎo)管

理層做出管理決策；另有企業(yè)賬目數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)導(dǎo)入管理系統(tǒng)，通過(guò)設(shè)

置若干個(gè)分部門(mén)出納管理平臺(tái)，用于部門(mén)提交賬目數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯

總、處理、分析、報(bào)表生成、以及對(duì)賬審核。然而上述系統(tǒng)均存在

一定的缺陷：

1)采用人為整理導(dǎo)入的數(shù)據(jù)，需要工作人員先在系統(tǒng)上建立

數(shù)據(jù)訂單，即創(chuàng)建立項(xiàng)數(shù)據(jù)包，然后導(dǎo)入處理系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的分

類(lèi)和處理，但是這樣的數(shù)據(jù)采集分析方式使用較為繁瑣，并且不方

便公司系統(tǒng)對(duì)員工的工作狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，同時(shí)無(wú)法避免客戶(hù)溝通處

理的及時(shí)性，從而大大降低了整個(gè)公司運(yùn)營(yíng)效率，不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)采

集和分析企業(yè)員工在第三方應(yīng)用上與客戶(hù)或者與官方來(lái)往郵箱的文

件數(shù)據(jù)以及聊天內(nèi)容，無(wú)法達(dá)到在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行文件數(shù)據(jù)立項(xiàng)分析

運(yùn)營(yíng)的目的，從而給企業(yè)的文件數(shù)據(jù)管理帶來(lái)極大的不便；

2)現(xiàn)有企業(yè)文件數(shù)據(jù)在進(jìn)行立項(xiàng)過(guò)程中，不能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)判斷

立項(xiàng)內(nèi)容是否為前立項(xiàng)的關(guān)聯(lián)項(xiàng)目進(jìn)行智能歸檔存儲(chǔ)，不能實(shí)現(xiàn)通

過(guò)對(duì)子文件數(shù)據(jù)模型與母文件數(shù)據(jù)模型的索引符進(jìn)行智能對(duì)比，來(lái)

確定新文件數(shù)據(jù)模型的存儲(chǔ)位置，無(wú)法達(dá)到既快速又方便的進(jìn)行企

業(yè)文件數(shù)據(jù)的智能整理的目的，從而對(duì)企業(yè)文官數(shù)據(jù)管理工作十分

不利。

針對(duì)現(xiàn)有技術(shù)的不足，武漢耳東信息科技有限公司提供了用于

企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集分析系統(tǒng)及其采集終端，解決了現(xiàn)有系

統(tǒng)存在的問(wèn)題。

（三）編制過(guò)程

1、項(xiàng)目立項(xiàng)階段

目前，國(guó)內(nèi)沒(méi)有企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為了規(guī)

范企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)，武漢耳東信息科技有限公司向中國(guó)

中小商業(yè)企業(yè)協(xié)會(huì)提交了《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》

團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)的制訂申請(qǐng)。

《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)的編制實(shí)施將幫助

企業(yè)快速又方便的進(jìn)行企業(yè)文件數(shù)據(jù)的智能整理，提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)

效率。

2、理論研究階段

標(biāo)準(zhǔn)起草組成立伊始就用于企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集分析系

統(tǒng)及其采集終端進(jìn)行了深入的調(diào)查研究，同時(shí)廣泛搜集相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和

國(guó)外技術(shù)資料，進(jìn)行了大量的研究分析、資料查證工作，確定了標(biāo)

準(zhǔn)的制定原則，結(jié)合現(xiàn)有實(shí)際應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，為標(biāo)準(zhǔn)的起草奠定了基

礎(chǔ)。

標(biāo)準(zhǔn)起草組進(jìn)一步研究了系統(tǒng)的基本要求，明確了總則，為標(biāo)

準(zhǔn)的具體起草指明方向。

3、標(biāo)準(zhǔn)起草階段

在理論研究基礎(chǔ)上，起草組在標(biāo)準(zhǔn)編制過(guò)程中充分借鑒已有的

理論研究和實(shí)踐成果，基于我們基本國(guó)情，經(jīng)過(guò)數(shù)次修改，形成了

《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)草案稿。

4、標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)階段

形成標(biāo)準(zhǔn)草案稿之后，起草組召開(kāi)了多次專(zhuān)家研討會(huì)，從標(biāo)準(zhǔn)

框架、標(biāo)準(zhǔn)起草等角度廣泛征求多方意見(jiàn)，從理論完善和實(shí)踐應(yīng)用

方面提升標(biāo)準(zhǔn)的適用性和實(shí)用性。經(jīng)過(guò)理論研究和方法驗(yàn)證，明確

和規(guī)范系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，起草組形成了《企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)技術(shù)

規(guī)范》（征求意見(jiàn)稿）。

5、專(zhuān)家審核階段

擬定于2023年11月召集專(zhuān)家審核標(biāo)準(zhǔn)，匯總專(zhuān)家審核意見(jiàn)之

后，修改標(biāo)準(zhǔn)并發(fā)布。

（四）主要起草單位及起草人所做的工作

1、主要起草單位：中國(guó)中小商業(yè)企業(yè)協(xié)會(huì)、武漢耳東信息科技

有限公司等多家單位的專(zhuān)家成立了規(guī)范起草小組，開(kāi)展標(biāo)準(zhǔn)的編制

工作。

經(jīng)工作組的不懈努力，在2023年10月，完成了標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)

稿的編寫(xiě)工作。

2、廣泛收集相關(guān)資料。

在廣泛調(diào)研、查閱和研究國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基

礎(chǔ)之上，形成本標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)稿。本標(biāo)準(zhǔn)的制定引用的標(biāo)準(zhǔn)如下：

GB/T2887計(jì)算機(jī)場(chǎng)地通用規(guī)范

GB/T8567計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范

GB/T16680系統(tǒng)與軟件工程用戶(hù)文檔的管理者要求

GB50174數(shù)據(jù)中心設(shè)計(jì)規(guī)范

YD/T1658寬帶網(wǎng)絡(luò)接入服務(wù)器安全技術(shù)要求

二、標(biāo)準(zhǔn)編制原則和主要內(nèi)容

（一）標(biāo)準(zhǔn)制定原則

本標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)編制遵循“前瞻性、實(shí)用性、

統(tǒng)一性、規(guī)范性”的原則，注重標(biāo)準(zhǔn)的可操作性，嚴(yán)格按照GB/T

1.1最新版本的要求進(jìn)行編寫(xiě)。

（二）標(biāo)準(zhǔn)主要技術(shù)內(nèi)容

本標(biāo)準(zhǔn)征求意見(jiàn)稿包括8個(gè)部分，主要內(nèi)容如下：

1、范圍

介紹本文件的主要內(nèi)容以及本文件所適用的領(lǐng)域。

2、規(guī)范性引用文件

列出了本文件引用的標(biāo)準(zhǔn)文件。

3、術(shù)語(yǔ)和定義

本文件沒(méi)有需要界定的術(shù)語(yǔ)和定義。

4、總則

本章節(jié)規(guī)定了系統(tǒng)的總則。

5、基本要求

本章節(jié)規(guī)定了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)、工作方法、采集終端、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)

境、系統(tǒng)文檔、系統(tǒng)性能的基本要求。

6、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

本章節(jié)規(guī)定了系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)、用戶(hù)交互單元、聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)

庫(kù)、無(wú)線通訊模塊、系統(tǒng)總監(jiān)控終端。

7、系統(tǒng)維護(hù)

本章節(jié)規(guī)定了系統(tǒng)的維護(hù)。

8、系統(tǒng)安全

本章節(jié)規(guī)定了系統(tǒng)的安全要求。

（三）主要試驗(yàn)（或驗(yàn)證）情況分析

結(jié)合國(guó)內(nèi)外的行業(yè)測(cè)試和企業(yè)內(nèi)部管控項(xiàng)目進(jìn)行試驗(yàn)驗(yàn)證。

（四）標(biāo)準(zhǔn)中涉及專(zhuān)利的情況

涉及到與用于企業(yè)管理文件數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集分析系統(tǒng)及其采集終

端（ZL202310169142.X）相關(guān)專(zhuān)利的使用，該專(zhuān)利在公平、合

理、無(wú)歧視基礎(chǔ)上免費(fèi)許可使用。

（五）預(yù)期達(dá)到的效益（經(jīng)濟(jì)、效益、生態(tài)等），對(duì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的作用

的情況

促進(jìn)企業(yè)文件數(shù)據(jù)管理技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步。

（六）在標(biāo)準(zhǔn)體系中的位置，與現(xiàn)行相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及相關(guān)

標(biāo)準(zhǔn)，特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的協(xié)調(diào)性

符合現(xiàn)行相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，與強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)協(xié)

調(diào)一致。

（七）重大分歧意見(jiàn)的處理經(jīng)過(guò)和依據(jù)

無(wú)。

（八）標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)的建議說(shuō)明

本標(biāo)準(zhǔn)為團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)