人事行政管理制度范本

人事行政管理制度范本

1.2004年度質(zhì)量目標展開表

2.行政辦公室職責

3.行政辦公室人員任職條件與崗位職責

4.行政辦公室工作流程圖

5.工作要求

6.行政管理制度

6.1會議管理規(guī)定

6.2文件管理規(guī)定

6.3證件、圖書、檔案管理規(guī)定

5.4印章管理規(guī)定

6.5機動車輛管理規(guī)定

6.6乘坐出租車管理規(guī)定

6.7員工就餐管理規(guī)定

6.8工服管理規(guī)定

6.9日常報銷管理規(guī)定

6.10資源節(jié)約管理規(guī)定

6.11制訂各類計劃/總結(jié)的管理規(guī)定

6.12物資采購及管理操縱程序

6.13行政表格清單及樣表

7.人事管理制度

7.1總則

7.2招聘與辭退管理規(guī)定

7.3考勤制度

7.4分配制度

7.5福利管理規(guī)定

7.6獎懲條例

7.7員工培訓(xùn)制度

7.8員工考核制度

7.9附則

7.10人事表格清單及樣表

8.環(huán)境因素清單

年度質(zhì)量目標展開表

CJ-BG-018編號:

序

肪量目標目標值落實措施計劃完成時間責任部門檢查部門備注

號

c）物品發(fā)放

12.負責公司設(shè)備設(shè)施的綜合管理；

13.負責參與新物業(yè)項目的籌普工作；

14.負責顧客滿意的監(jiān)督測量；

15.負責識別并實施公司各項薦續(xù)改進活動，包含對不符合、糾正預(yù)防措施的歸

口管理；

16.負責組織公司有關(guān)數(shù)據(jù)的收集、分析與利用；

17.負責公司行政后勤管理工作。

3.行政辦公室員工任職條件與崗位職責

崗位崗位職責任職條件

a）負責制定人力資源的進展規(guī)劃與年度計劃；1.具有大專以上或

b）協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)對中層管理人員的晉升或者調(diào)整；者同等學歷；

c）負責制定員工的進展培訓(xùn)計劃；2.具有三年以上人

d）負責提出薪酬體系建議；事行政工作經(jīng)驗；

e）負責制定績效考核具體指標與考核辦法；3.具有高度的責任

f）負責制定制定福利政策；感與嚴謹?shù)墓ぷ?/p>

行

g）負責人力資源整體管理工作；態(tài)度；

政

h）負責督促檢查公司決定的執(zhí)行與落實；4.具有較強的溝通

辦

i）負責擬定公司人事夕亍政各項規(guī)章制度；協(xié)調(diào)能力與獨立

公

g）協(xié)助各部門編制公司年度工作計劃及公司經(jīng)營解決問題能力；

室

指標；5.對物業(yè)經(jīng)營略微

主

k）負責組織起草各類公文函件并審核待簽發(fā)的文熟悉。

任

稿；

1）負責籌備股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會會議的

召開；

n）負責協(xié)調(diào)、平衡各部門之間及公司內(nèi)外的關(guān)系。

n）負責本部門團隊建設(shè).

a）協(xié)助組織員工招聘，負責員工入職、轉(zhuǎn)正及離職1.具有有關(guān)專業(yè)大專

人手續(xù)；以上學歷；

力b）協(xié)助辦公室主任制定培訓(xùn)計劃；2.熟悉國家勞動法律

資C）負責組織員工培訓(xùn)；法規(guī)

源d）負責考勤管理及工資的發(fā)放；3.具有一年以上人事

管e）負責辦理員工檔案、社會保險事項；工作經(jīng)驗；

理f）負責人事檔案的管理；4.為人正直、原則性

崗g）協(xié)助制定福利制度，制作員工各項福利報表；h）強、溝通協(xié)調(diào)能力

協(xié)助編寫人力資源管理制度。較強。

崗位崗位職責任職條件

a）負責各類公文的起草，指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各項決1.具有大專以上或者

議的落實；同等學歷；

b）負責會議的安排及記錄；2.具有一年以上工作

行c）負責行政檔案的管理；經(jīng)驗；

政d）負責公司內(nèi)外部信息收集及信息溝通；3.有一定組織能力

管e）負責印章及公司證件的管理；與協(xié)調(diào)能力；

理f）負責員工餐飲管理；4.熟悉物業(yè)經(jīng)營狀

崗g）負責行政文件的簽收、呈送、分發(fā)；況；

h）協(xié)助編制行政管理制度并整理公司各部門制度；5.熟練掌握辦公室

D負責重要環(huán)境因素的管理；軟件的操作。

j）.負責對機動車輛使用管理。

a）負責采購計劃及月資金計劃的匯總；1.高中以上學歷；

b）負責采購物資的市場調(diào)研；2.北京市戶口；

采c）負責物資的采購；3.有駕照；

購d）負責物品說明書、保修卡的收集4.能熟練操作

員e）負責收集、整理各管理中心工程檔案、設(shè)備設(shè)EXCEL工作表

施資料及有關(guān)圖紙。

a）負責對資產(chǎn)的定期盤點；1.中專以上學歷；

b）負責庫房的管理；2.有一定的統(tǒng)計能

庫

c）負責對采購物資的收貨及發(fā)貨；力；

管

d）負責勞務(wù)食堂的管理；3.能熟練操作

貝

e）負責公司各中心物資的協(xié)調(diào)。EXCEL工作表。

4.行政辦公室工作流程圖

5.工作要求

5.1行政管理工作要求

5.1.1建立溝通網(wǎng)絡(luò)平臺，保證公司上下、內(nèi)外信息交流通暢。

5.1.2指導(dǎo)、督促各部門對公司決議與各項計劃的實施狀況,對各項工作進行有效

的操縱。

5.1.3制訂、完善行政管理制度及各項工作程序，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，做到嚴格操

縱工作程序。

5.1.4加強集中采購，降低物費采購成本。保證物品質(zhì)量的情況下操縱較低的價

格。

5.1.5加強各類資料的管理。對檔案進行分類及妥善保管，不得遺失、損壞并能簡

潔快速的進行翻閱；對資料的外借做好登記；做好檔案保密工作。

5.1.6對固定資產(chǎn)進行定期盤點，加強對庫房的管理，嚴格操縱物品質(zhì)量驗收及領(lǐng)

用,操縱物耗成本，避免資源浪費。

5.1.7司機安全行使機動車，做到不犯交規(guī)，按時對車輛進行檢修及年檢。

5.1.8熱情接待公司客戶及有關(guān)單位人員。

5.1.9加強企業(yè)文化建設(shè)，建立學習型組織,形成輕松舒適而又有條不紊的工作環(huán)境,

樹立良好的公司形象。

5.2人力資源管理工作要求

5.2.1依照國家法律法規(guī)與有關(guān)部門及公司的規(guī)章制度辦理一切事務(wù)，做到辦事

有根據(jù)，不憑個人感情辦事。

5.2.2未經(jīng)公開或者討論的事宜,不得擅自傳播，做執(zhí)行紀律的模范，提倡團結(jié)、嚴

謹、求實、與諧的人際關(guān)系與工作作風。

5.2.3對公司人事規(guī)劃、員工工資、員工檔案及考核評估結(jié)果要做到嚴格保密。

5.2.4針對公司進展規(guī)劃做好人員需求計劃，并做好崗位分析，編寫崗位說明書。

5.2.5為公司招聘高質(zhì)量、高素養(yǎng)人才,做到因崗設(shè)人，人盡其才。

5.2.6為新員工做好入職培訓(xùn)，使全體員工全面熟悉公司的進展歷史、規(guī)模、愿景

及各項管理制度。

5.2.7為加強員工專業(yè)技能培訓(xùn)，擬定年度培訓(xùn)計劃，做好人力資源的開發(fā)與培訓(xùn),

加強員工自身提高。

5.2.8嚴格遵循公司薪酬體系，認真發(fā)放員工工資，不得出現(xiàn)遺失或者遺漏工資。

5.2.9為新員工及時作好社保續(xù)接手續(xù)與檔案調(diào)入工作，為離職員工妥善處理其

社保檔案與個人檔案。

5.2.9按時對員工做績效考核，作好評估并及時反饋?？己藨?yīng)本著公平、保密的原

則。

5.2.10關(guān)心員工，熟悉員工，提高員工工作積極性。

5.2.11公正、平與解決員工勞動糾紛。

6.行政管理制度

6.1會議管理規(guī)定

6.1.1總則

為改進作風，減少會議、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制訂本制度。

6.1.2會議分類及組織

總經(jīng)理辦公會。主持人:常務(wù)副總，參會人:公司副總、總經(jīng)理助理、行政部辦

公室主任。

中心主任會。主持人:常務(wù)副總,參會人:公司副總、公司部門經(jīng)理、中心主任。

中心例會。主持人:中心主任,參會人:中心各部門主管。

其它會議。

6.1.3會議安排

為避免會議過多或者重復(fù)，公司正常性會議一律納入例會制，原則上要按例行

規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、蛆織召開。

參會人員及有關(guān)部門接到會議通知后,應(yīng)做好有關(guān)準備工作。包含擬好會議議

程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、

布置會場等

6.1.4會議后續(xù)工作

文員做好會議紀要,上報公司領(lǐng)導(dǎo)并分發(fā)給各參會人員.行政辦公室監(jiān)督會議

決議的落實情況。

6.2文件管理規(guī)定

6.2.1總貝IJ:

6.2.1.1目的：

為使文件管理制度化，增進文件處理之品質(zhì)及效率，暢通信息溝通渠道，特

制訂本規(guī)定。

6.2.1.2范圍：

本規(guī)則所稱文書管理，指公司各部門、中心之間及公司內(nèi)部與外界來往的文

書（包含信函、傳真、電報、簽呈等），自收（發(fā)）文至歸檔全部過程之辦理與操縱。

6.2.2工作職責：

a）總經(jīng)理負責對外發(fā)文及對全公司發(fā)文的審批。

b）行政辦公室為公司層文書管理的歸口部門，負責對往來文件進行核稿及收

發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。

c）中心主任負責本中心對公司層、本中心內(nèi)部發(fā)文及對客戶/業(yè)主發(fā)文的審

批。

d）中心文員為管理中心層文書管理的歸口部門,負責對往來文件進行核稿及

收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。

e）發(fā)文部門負責起草文件。

f）收文部門負責文件政策的落實。

6.2.3工作程序：

6.2.3.1行文格式

6.2.3.1.1公司行文要緊分為下列幾種格式：

a）公告/通知:主管業(yè)務(wù)向公眾或者特定對象宣布時使用。

b）內(nèi)部請示:下級對上級有所請示時使用。

c）合同會簽表:上級對簽訂合同審批時使用。

d）公文處理單:公司外部來文處理時使用。

e）公文傳閱單:公司文件傳閱時使用。

f）公事通知單：公司內(nèi)部同級部門之間發(fā)文時使用。

g）表格式公文:政府機關(guān)規(guī)定的表格式公文及公司人事令、工程驗收等，可依

實際需要印為固定格式使用。

6.2.3.1.2行文字體

a）對外發(fā)文及內(nèi)部《通知》：字體：仿宋體，標題為加黑三號字，文號為五

號字，正文為四號字，行距：單倍行距，間距：標準C

b）公司《制度/規(guī)定》：字體：標題為黑體小二號字，二級標題為四號加黑宋

體字，正文為小四號宋體字，行距：1.5倍行距，間距：標準。一律按照

質(zhì)量管理體系文件格式編寫。

c）字跡清晰，易于辨認。

6.2.3.2文件的審批及收發(fā)

a）中心部門向本中心部門或者中心主任發(fā)文:

發(fā)文部門起草文件一＞中心文員登記中心主任審批j中心文員簽發(fā)，存檔

—?接收部門簽收、執(zhí)行。

b）管理中心向客戶/業(yè)主發(fā)文：

發(fā)文部門起草文件一中心主任審批—A中心文員登記、存檔并反饋發(fā)文部門

-?發(fā)文部門分發(fā)

C）管理中心向公司或者其它管理中心及公司外部（不含客戶/業(yè)主）發(fā)文：

發(fā)文部門起草文件一中心文員登記f中心主任審核一交中心文員送行政

辦公室登記一A公司有關(guān)部門審核一總經(jīng)理審批一A行政辦公室簽發(fā)、存檔、

記錄

d）公司向外發(fā)文：

公司發(fā)文部門起草文件-總經(jīng)理審核一行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄。

e）公司向管理中心發(fā)文：

公司發(fā)文部門起草文件一總經(jīng)理審核一行政辦公室簽發(fā)、存檔、記錄中

心文員簽收、記錄、存檔并分發(fā)有關(guān)部門/人員

6.2.4附則：

6.2.4.1如傳真發(fā)文須立即電話確認對方是否收到文件及詢向文件是否齊全或者

清晰。

6.2.4.2管理中心對客戶/業(yè)主發(fā)文的落款一律為“光大物業(yè)管理有限公司XX管

理中心”

5.3證件、圖書、檔案管理規(guī)定

6.3.1總則

63.1.1為加強本公司文書存檔立卷工作,特指定本規(guī)定

6.3.1.2歸檔的文件材料務(wù)必按年度立卷，本公司內(nèi)部機構(gòu)在工作中形成的各類有

儲存價值的文件材料及圖書、證件，都務(wù)必按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

63.1.3公文承辦部門或者承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時交

專（兼）文書人員歸檔。工作變動或者因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員

交接清晰,不得擅自帶走或者銷毀。

6.3.2歸檔范圍

大致分為：行政檔案，人事檔案，業(yè)主檔案、工程檔案，圖書，證件。

6.3.3存檔要求

對存檔文件進行編號，在記錄表上全面記錄其名稱、存檔日期、份數(shù)、頁數(shù)、

要緊內(nèi)容、存檔人。

對存檔文件按照時間或者者性質(zhì)等進行歸類，以便隨時便利的翻閱。

存檔文件需放置在防潮、防腐、防曬處，電子文件更應(yīng)注意防磁。

6.3.4證件年審

公司各類證件需按時到有關(guān)部門辦理年審手續(xù)或者更新手續(xù)，以確保其時

效。

6.3.5證件、圖書、檔案借閱規(guī)定

因工作需要借出檔案、證件、圖書，需經(jīng)上級批準后到檔案管理人員填寫《資

料借閱單》，寫明借閱人、借閱時間,歸還時間方可借出。

務(wù)必按時歸還，如因故離職需歸還借出資料。管理員做好歸還記錄。

6.4印章管理規(guī)定

6.4.1總則

為規(guī)范公司用章，特指制訂本規(guī)定。

6.4.2印章的使用

6.4.2.1各中心、部門篆刻印章需在公司領(lǐng)導(dǎo)的批準后方可刻制。

6.422刻制印章后及時到行政辦公室備案。

6.423使用部門需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字后到行政辦公室蓋章，印章管理人員需

對蓋章做好記錄，并對蓋章文件進行備案。

6.4.2.3因工作需要將印章借出，需經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)許可，到行政辦公室辦理借用手續(xù),

使用完畢及時歸還。

6.5機動車輛管理規(guī)定

6.5.1總則

為嚴格公司車輛的使用管理，特制定本規(guī)定。

6.5.2車輛管理權(quán)限

6.5.2.1機動車輛屬于公司的固定資產(chǎn)，統(tǒng)一由總經(jīng)理辦公空管理.

6.5.2.2總經(jīng)理辦公室負責統(tǒng)一調(diào)配車輛，對車輛維修保養(yǎng)狀況、行駛里程及燃

油核算進行管理。

6.5.3機動車輛使用范圍

6.53.1公司領(lǐng)導(dǎo)用車；

6.53.2各部門公務(wù)用車；

6.5.3.3外出辦理限時完成的公務(wù)用車；

6.5.3.4與本公司有工作聯(lián)系外部人員需要接送用車；

6.5.3.5員工因重病、急病需要送醫(yī)院或者回家用車；

6.53.6其他特殊情況用車。

6.5.4使用車輛的手續(xù)

6.5.4.1公司領(lǐng)導(dǎo)用車可直接通知辦公室安排；

6.5.4.2各部門用車須事先填寫《派車單》，由辦公室根據(jù)公務(wù)緩急統(tǒng)一安排。

6.5.5車輛管理

6.5.5.1安排車輛首先保證領(lǐng)導(dǎo)與各部門公務(wù)用車，遇有車輛周轉(zhuǎn)不開情況時，

辦公室根據(jù)輕重緩急、路程遠近與實際情況妥善安排；

6.5.5.2車輛由當職司機駕駛并保管、保護，除司機因事、因病不能出車外，任

何人不得將車開回家中；

6.5.53逢周末或者法定節(jié)假日，司機務(wù)必在放假前將車輛放回公司，鑰匙交值

班人員儲存。節(jié)假日期間確有公務(wù)需要使用車輛的，需向辦公室說明情況；

6.5.5.4外單位人員借用公司車輛，須公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準；

6.5.5.5除日常公務(wù)用車外，車輛使用超過2小時時，需由用車人簽字確認；

6.5.5.6機動車油票視同現(xiàn)金管理，須經(jīng)辦公室主任簽字后方可支用。

6.5.6機動車駕駛員崗位要求

6.5.6.1駕駛員要嚴格遵守交通規(guī)則與操作規(guī)程，嚴禁酒后開車，嚴禁疲勞駕駛;

6.5.6.2駕駛員不得直接同意個用車要求，不得私自出車。私自出車產(chǎn)生后果由

本人負責；

6.563駕駛同要認真保養(yǎng)車輛，定期檢查車輛狀況，做好日常保養(yǎng)保護，定期

更換機油及易損件，并做好車輛維修、保養(yǎng)記錄，保證車輛干凈整潔運行正常；

6.5.6.4駕駛員根據(jù)辦公空安排完成出車任務(wù)。

6.5.7事故處理

凡公司車輛外出，因駕駛員違章造成交通事故并致使車輛損壞，經(jīng)交管部門

認定是我方駕駛員責任的，駕駛員（責任人）須承擔事故處理費用的20吼

6.6乘坐出租車管理規(guī)定

6.6.1員工外出辦事在公司沒有車輛安排情況下，應(yīng)乘坐公交車，遇特殊情況，

經(jīng)中心主任確認，能夠乘坐出租車；

6.6.2公司部門經(jīng)理級以上人員乘坐出租車須事先報公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意；

6.6.3特殊情況經(jīng)批準乘出租車的，通常只報單程費用；

6.6.4出租車費的報銷費：報銷應(yīng)注明承辦具體事宜，單據(jù)經(jīng)所在單位（中心、

公司部門）負責人確認后報辦公室主任審核，并報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。

6.7員工就餐管理規(guī)定

6.7.1員工每天按照公司規(guī)定時間就餐，就餐時間為11:50至13:00。

6.7.2行政辦公室負責餐廳的具體管理，正常工作日由行政部、管理中心文員統(tǒng)一

訂餐。

6.7.3員工集中在餐廳用餐，不得在辦公室用餐。

6.7.4應(yīng)珍惜糧食，不得多取飯菜。

6.7.5就餐員工應(yīng)注意餐廳的衛(wèi)生，講究秩序，不要隨便亂扔亂倒飯菜，用餐完畢將

餐盒放入指定的垃圾桶內(nèi)，保持餐廳的衛(wèi)生。

6.7.6就餐時要愛護餐廳的桌椅，不要隨便移動,不得損壞公物,

6.7.7就餐時不要大聲喧嘩、打鬧。

6.8工服管理規(guī)定

6.8.1工服的領(lǐng)用及退換

6.8.1.1員工在辦理錄用手續(xù)后，到行政部辦理工服領(lǐng)取手續(xù)，同時繳納相應(yīng)的

押金，押金條由個人保管。

6.8.1.2工服配置、價格、使用年限、收取押金辦法

人員類別工服配置使用年限價格收取押金

西服兩套，長短袖襯

管理人員24個月300元

衣各兩件

工程制服兩套，長短

工程人員24個月100元

袖襯衣各兩件

保安制服兩套，長短

保安人員24個月100元

袖襯衣各兩件

保潔制服兩套，短袖

保潔人員24個月100元

襯衣各兩件

在本公司工作己滿一年的員工免交押金

6.8.13員工工作滿一年后憑押金條到行政部、財務(wù)部辦理退還押金手續(xù)。

管理人員工服歸個人所有;

保安人員、保潔人員、工程人員離職時一律退還工服C

6.8.1.4管理人員自領(lǐng)工服之日起至離職時不足使用年限的，需按下列公式退還

公司的工服制作費用。

工服價格X套數(shù)

應(yīng)扣工服費二（應(yīng)使用年限一己使用月數(shù)）

應(yīng)使用年限（按月計算）

6.8.1.5因工作原因造成工服破舊的，應(yīng)及時自行修補，破舊嚴重的告知行政部,

并根據(jù)工服情況進行退換。

因個人原因造成工服破舊或者丟失的，應(yīng)照價賠償。

6.8.1.6工服使用年限由行政部進行核定，員工工服使用期滿后報行政部，由行

政部根據(jù)工服使用情況統(tǒng)一進行調(diào)配。

6.8.2工服的使用：

6.8.2.1公司所有員上班時間務(wù)必穿工服。

6.8.2.2工服要定時清洗，保證上班時工服干凈整齊。

6.8.3工服的檢查權(quán)：行政人事部與各部門主管、經(jīng)理及以上領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)對工服進

行檢查及對著裝不整的糾正。

6.9日常報銷管理規(guī)定

6.9.1總貝IJ

6.9.1.1為規(guī)范日常報銷程序，特制訂本規(guī)定。

6.9.1.2日常報銷要緊包含通訊費報銷、交通費報銷、物資采購結(jié)帳、工程結(jié)帳、

辦公費報銷。

6.9.2通訊費報銷

6.9.2.1通訊費要緊指手機費報銷。

6.922手機費報銷金額規(guī)定

除領(lǐng)導(dǎo)特批（如采購員、外聯(lián)文員）之外，主管級以上員工享受手機費報銷

待遇。

主管級員工每月50元；

中心主任級員工每月150元；

高管級員工每月按照實際費用報銷，最低每月300元。

6.9.2.3每月2（）日將本月手機費發(fā)票交到中心文員，附上手機費報銷明細表，經(jīng)中

心主任審核并填寫《支出憑單》直報公司財務(wù)部進行報銷手續(xù)。由中心文員領(lǐng)取

現(xiàn)金按實際金額發(fā)放。

6.9.3交通費報銷

6.9.3.1交通費管理規(guī)定見6.6（乘坐出租車管理規(guī)定）

6.9.3.2每月20日將本月出租車費發(fā)票交到中心文員，附上出租車報銷明細表，經(jīng)

中心主任審核并填寫《支出憑單》直報公司財務(wù)部進行報銷手續(xù)。由中心文員領(lǐng)

取現(xiàn)金按實際金額發(fā)放。

6.9.4物資采購報銷

詳見GDWY-QEB-13（物資采購及管理操縱程序）

6.9.5工程報銷

6.9.5.1工程報銷要緊包含小型工程維修費用報銷、中型工程費用報銷、大型工

程費用報銷。

695.2小型工程維修費用報銷填寫《支出憑單》或者者《支票申領(lǐng)單》，附上工

程維修《內(nèi)部請示》，經(jīng)部門經(jīng)理，中心主任審核直報公司財務(wù)部進行領(lǐng)款手續(xù)。

6.953中、大型工程費用報銷填寫《支票申領(lǐng)單》，附上工程維修《內(nèi)部請示》

及《工程驗收單》，經(jīng)部門經(jīng)理、中心主任、公司工程部經(jīng)理審核按照工程合同

付款方式直報公司財務(wù)部進行領(lǐng)款手續(xù)。

6.9.5.4其它報銷均應(yīng)遵循財務(wù)制度進行報銷。

6.10資源節(jié)約管理規(guī)定

6.10.1總則

為防止資源浪費,加強成本操縱，特制訂本規(guī)定。

6.10.2適用范圍

本規(guī)定適用于公司各部門及租戶。

6.10.3節(jié)約用電、用水

a）最后離開辦公室或者者離開房間人員應(yīng)檢查所有電源開關(guān)、水閘并隨手

關(guān)閉房內(nèi)所有閑置電源及未關(guān)或者未關(guān)緊的水閘；

b）電腦在未使用情況下應(yīng)關(guān)閉顯示屏或者者關(guān)閉主機；

c）如廁或者洗手、洗澡后隨手關(guān)閉水閘，節(jié)約水資源；

d）房間照明燈能正常照明即可；下班后關(guān)閉地下辦公室通道照明燈。

6.10.4節(jié)約使用辦公用品

a）節(jié)約使用紙張。非對外正式文本均可使用廢紙，將另一面作廢內(nèi)容劃斜線

以示作廢,盡量使用雙面打??；

b）節(jié)約使用筆、文件夾等一切低值易耗辦公用品；

6.10.5節(jié)約使用電話

使用電話應(yīng)長話短說，簡潔明了，不可使用電話聊天。

6.10.6作廢報紙、雜志書刊、墨盒、硒鼓等廢舊物品應(yīng)收集以廢品賣出。

6.11制訂各類計劃/總結(jié)的管理規(guī)定

6.11.1總則

6.11.1.1為使各項工作有計劃的順利開展并加強管理操縱力度，特制定本規(guī)定。

6.11.1.2要緊包含工作計劃、工作總結(jié)、支出計劃。

6.11.2工作計劃應(yīng)包含計劃完成經(jīng)營指標，工作重點及工作的開始時間與計劃完

成時間。

6.113工作總結(jié)應(yīng)包含已完成經(jīng)營指標情況、已完成的要緊任務(wù)及取得的結(jié)果、

總結(jié)工作取得的心得、經(jīng)驗教訓(xùn)，以后工作中需要改善的方面。

6.11.4采購計劃及月資金計劃

6.11.4.1支出計劃分為資金計劃與物資采購計劃。

a）資金計劃按月申報，包含：本月的資金支出、月物資領(lǐng)用計劃。

b）物資采購計劃根據(jù)物資類別分別按月度、季度、半年、全年申報。

6.11.4.2部門根據(jù)全年資金預(yù)算、物資需求量與物資保質(zhì)期分別制定月采購計

劃、季度采購計劃、半年采購計劃、全年采購計劃。各類采購計劃的物資不得重

復(fù)申報（詳見附錄）。如申報的物料已提早出現(xiàn)缺少，則在半年、季度或者月度

采購計劃中補充，并作出說明；如申報的物料比原計劃有所節(jié)余則在下期采購計

劃中相應(yīng)減少，各中心/部門對庫存做好統(tǒng)計工作。

6.11.4.3全年/半年采購計劃、季度采購計劃、月度采購計劃、月度資金計劃在申

報前一個月的15日制訂，20日報中心文員分別匯總，25日報公司審批。公司在

當月5日前審批結(jié)束。（逢節(jié)假日提早進行）

6.11.4,4月度資金計劃應(yīng)包含本月有關(guān)物耗、領(lǐng)用、人員及辦公等可能發(fā)生的所

有費用，有關(guān)工程改造項目在千元以上的應(yīng)附帶改造方案。

6.11.4.5中心文員負責匯總本中心各部門采購計劃及資金計劃，制作“XX中心

X月（季度/半年/全年）采購計劃匯總表”及“XX中心X月資金計劃匯總表”，

行政部文員負責匯總?cè)静少徲媱澕百Y金計劃，制作“公司X月（季度/半年/

全年）采購計劃匯總表”及“公司X月資金計劃表”。

6.11.4.6各中心/部門月資金計劃中的人員支出預(yù)算由各中心主管會計提供。

6.11.4.7新建項目籌建期的物資采購計劃及月資金計劃均按項目籌建期開辦費

預(yù)算執(zhí)行。

6.11.4.8各中心各部門在制訂物資采購計劃與資金計劃的表格均應(yīng)使用統(tǒng)一的格

式。

關(guān)于統(tǒng)一采購物資的說明

物資類別采購計劃類型申報時間

辦公用品半年采購計劃1月、7月

清潔用品半年采購計劃1月、7月

清潔藥劑季度/月度采購計劃1月、4月、7月、10月

工程工具全年采購計劃1月

工程材料

季度采購計劃1月、4月、7月、10月

（常備材料）

工程材料

月度采購計劃

（非常備材料）

商品季度采購計劃1月、4月、7月、10月

食品、飲料月度采購計劃

低值易耗半年采購計劃1月、7月

服裝兩年一次采購

消防器材半年采購計劃1月

固定資產(chǎn)全年采購計劃1月

飲用水季度采購計劃1月、4月、7月、10月

注：以上用品未列詳盡，請各部門視實際情況作好采購計劃，緊急采購物資按

緊急采購預(yù)案進行采購。

6.12物資采購及管理操縱程序

按GDWY-QEB-13（物資采購及管理操縱程序）執(zhí)行。

6.13行政表格清單及樣表

行政常用表格記錄一覽表

CJ-BG-005編號:

序

頁銷毀記錄

號標識記錄名稱歸檔部門儲存期限

數(shù)（批準人/日期）

1(CJ-BG-001)更換記錄表1行政辦公室

2(CJ-BG-002)文件報批表1行政辦公室

3(CJ-BG-003)文件清單1行政辦公室

4(CJ-BG-004)文件發(fā)放記錄1行政辦公室

5(CJ-BG-005)記錄一覽表1行政辦公室

6(CJ-BG-006)內(nèi)部審核實施計劃1行政辦公室

7(CJ-BG-007)首（末）次會議備忘錄1行政辦公室

8(CJ-BG-008)會議簽到表1行政辦公室

9(CJ-BG-009)現(xiàn)場審核檢查表1行政辦公室

10(CJ-BG-010)不合格報告單1行政辦公室

不合格分布情況

11(CJ-BG-011)1行政辦公室

統(tǒng)計表

審核組內(nèi)部溝通會議備

12(CJ-BG-012)1行政辦公室

忘錄

13(CJ-BG-013)審核報告1行政辦公室

不合格（不符合）處理記

14(CJ-BG-014)1行政辦公室

錄單

15(CJ-BG-015)法律法規(guī)登記評價表1行政辦公室

16(CJ-BG-016)信息聯(lián)絡(luò)處理單1行政辦公室

17(CJ-BG-017)信息登記表1行政辦公室

18(CJ-BG-018)質(zhì)量目標展開表1行政辦公室

19(CJ-BG-019)管理評審計劃1行政辦公室

20(CJ-BG-027)公文處理單（收文）1行政辦公室

21(CJ-BG-028)公文處理單（發(fā)文）1行政辦公室

22(CJ-BG-029)公文傳閱單1行政辦公室

序頁銷毀記錄

號標識記錄名稱歸檔部門儲存期限

數(shù)（批準人/日期）

23(CJ-BG-030)內(nèi)部請示1行政辦公室

24(CJ-BG-031)擬簽合同會簽表1行政辦公室

25(CJ-BG-032)供方選擇評價表1行政辦公室

26(CJ-BG-033)供方重新評價表1行政辦公室

27(CJ-BG-034)合格供方名錄1行政辦公室

28(CJ-BG-035)總經(jīng)理辦公會備忘錄1行政辦公室

29(CJ-BG-036)項目經(jīng)理會備忘錄1行政辦公室

30(CJ-BG-037)通知1行政辦公室

31(CJ-BG-042)環(huán)境因素登記評價表1行政辦公室

32(CJ-BG-043)重要環(huán)境因素清單1行政辦公室

33(CJ-BG-044)環(huán)境檢查記錄表1行政辦公室

34(CJ-BG-045)整改通知書1行政辦公室

顧客（有關(guān)方）滿意調(diào)

35(CJ-BG-050)1行政辦公室

查表

36(CJ-BG-52)派車單1行政辦公室

37(CJ-BG-53)資料借閱單1行政辦公室

38(CJ-BG-54)公事通知單1行政辦公室

樣表:更改記錄表

CJ-BG-OOI編號：002

更換章節(jié)更換前內(nèi)容更換后內(nèi)容更換執(zhí)行人更換批準人更換日期

文件報批表

CJ-BG-002編號:

文件名稱標識及版本

文件類別。管理類。服務(wù)類公布方式。電子版。書面印刷版

編寫人年月日操縱部門

評審記錄

背景：。持續(xù)改進O體系變更。法律、法規(guī)變更。劃改O換頁

意見：

第

次

結(jié)論：。適宜、保持。更換。修訂主持人：年月日

背景：。持續(xù)改進。體系變更O法律、法規(guī)變更。劃改。換頁

第意見：

次

結(jié)論：O適宜、保持O更換。修訂主持人：年月日

背景：。持續(xù)改進。體系變更O法律、法規(guī)變更0劃改O換頁

第意見：

次

結(jié)論：O適宜、保持。更換。修訂主持人：年月日

文件更換狀態(tài)第0次第1次第2次第3次換版作廢

審查人

批準人

實施時間

文件操縱執(zhí)行人

執(zhí)行方式。上網(wǎng)。發(fā)放。劃改。換頁。劃改。換頁。回收。留用

執(zhí)行時間

文件清單

CJ-BG-003編號:

批準有效修訂歸檔修改

文件名稱麻識編號數(shù)量備注

權(quán)限版本次數(shù)部門狀態(tài)

文件發(fā)放記錄

CJ-BG-004編號:

序號文件名稱/標識文件編號發(fā)放部門領(lǐng)用部門/人領(lǐng)用日期備注

記錄一覽表

CJ-BG-005編號:

序頁儲存精毀記錄

標識記錄名稱打檔部門

號數(shù)期限（批準人/日期）

內(nèi)部審核實施計劃

GDWY-CJ-006編號:

編制年月日現(xiàn)行狀態(tài)□1口2口3口4

審查年月日批準年月日

性質(zhì)O首次。例行。追加審核時間

O評價管理體系是否符合策劃、標準與體系文件的要求；

目的O評價管理體系是否得到實施與保持；

。評價管理體系是否具備：。認證條件O監(jiān)督審核要求

OGB/T19001-2000標準GB/T24001-1996標準

準貝O公司管理體系文件

O適用的法律、法規(guī)文件

范圍

審核組組長：組員：

日程安邦

時間受審核對象涉及的過程審核員

月

日

對受審核對象的要求：

a）確認審核日程的安排、同意審核；b）準時出席首、末次會議。

備注：

內(nèi)部審核首（末）次會議記錄

CJ-BG-007

編號:

時間年月日地點

主持人記錄人

會議記錄：

內(nèi)部審核首（末）次會議簽到表

CJ-BG-008編號：

會議時間：

序號姓名所在部門職務(wù)

現(xiàn)場審核檢查表

CJ-BG-009第頁，共頁

受審核部門：審核員：審核時間：

條款號審核過程審核記錄符合性

不合格（不符合）報告單

CJ-BG-010編號:

受審核部門審核員

□GB/T19001-2000條款__________DGB/T24001-1996要素__________

審核準則口管理手冊條款號___________□程序文件編號、條款號__________

□其他文件編號、條款號__________

不合格（不符合）事實描述：

不合格類型口嚴重不合格口通常不合格

審核員（簽字）：受審部門負責人（簽字）：

年月日年月日

不合格（不符合）原因：

責任部門負責人（簽字）：年月日

糾正（預(yù)防）措施：

預(yù)定完成口期：年月日

受審部門負責人（簽字）：年月日

糾正（預(yù)防）措施有效性驗證結(jié)論：

糾正（預(yù)防）措施實際完成日期：年月口

審核員（簽字）：年月日

不合格（不符合）分布情況統(tǒng)計表

CJ-BG-U編號:

門

要求、

小

計

備

忘

注：米表示嚴重不合格；#表示通常不合格

統(tǒng)計人：統(tǒng)計時間:

審核組內(nèi)部溝通會議備忘錄

CJ-BG-012編號:

時間年月日地點

主持人i己錄人

參加人

會議備忘：

CJ-BG-013編號:

年度第次管理體系內(nèi)部審核

審核報告

總經(jīng)理、管理者代表：

為評價公司管理體系是否符合GB/T19001—2000、GB/T24001—1996標準要求，是否

得到有效實施與保持，審核組于年月日至月日對公司各部門實施了第次

內(nèi)部審核，現(xiàn)將情況報告如下：

一、審核綜述：

①本次審核由同志任組長，同志參加了全部審核過程。

②月日舉行了首次會議,其后至月日時完成了對公司管理體

系覆蓋的所有個部門、服務(wù)仝過程的現(xiàn)場審核工作。

審核過程中得到了各部門的積極支持，也得到有關(guān)部門的配合。

二、審核評價：

a）管理體系運行時間：_______________________________________________

管理體系的符合性：。符合O基本符合。有較大差距

現(xiàn)場審核中不合格項情況：O嚴重不合格項項

O通常不合格項項

b）管理體系的有效性：

管理體系運行較好的過程：____________________________________

管理體系運行較好的部門：____________________________________

上次內(nèi)審不合格項糾正措施實施情況：。有效。效果不理想。無效

服務(wù)工作質(zhì)量目標實現(xiàn)情況：_______________________________________________

持續(xù)改進活動開展情況：__________________________________________

c）管理評審準備情況：。有效?；居行Аo效

d）

e）

f）

三、審核結(jié)論：

a）管理體系是否符合標準要求：。符合O基本符合O不符合

b）體系有效實施與持續(xù)改進能力：O具備。基本具備。不具備

四、糾正（預(yù)防）措施要求及改進建議：

審核組長:

審核員：

年月日

不合格（不符合）處理記錄單

CJ-BG-014編號:

部門時間

不合格責任者負責人

不合格（不符合）事實及原因分析：

負責人簽名：

年月日

糾正（預(yù)防）措施：

責任人簽名：

批準人簽字：

年月日

糾正（預(yù)防）措施驗證：

驗證人簽字：

年月日

備注欄：

法律法規(guī)登記評價表

CJ-BG-015編3：

序號法律法規(guī)名稱編號實施日期具體條款號或者內(nèi)容修訂狀況使用部門各注

信息聯(lián)絡(luò)處理單

CJ-BG-016編號：

時間部門記錄人

信息摘要（如另附有書面材料、磁帶、聲像、膠片等，請注明載體的名稱與數(shù)量）:

處理意見：

轉(zhuǎn)發(fā)單位：內(nèi)部:外部：

日期:日期：

處理結(jié)果及反饋意見：

責任部門：___________________

S期:___________________

備注：

信息登記表

CJ-BG-017編號:

序號信息內(nèi)容臂息來源載體收集部門（人）收集時間

年度質(zhì)量目標展開表

CJBG-018編號;

序

質(zhì)景目標目標值落實措施計劃完成時間也任部門檢查部門備注

號

光大物業(yè)公司管理評審計劃

CJ-BG-019編號:

編制年月日批準年月日

O評審管理體系，確保其持續(xù)的適宜性、充分性與有效性：

O評價管理體系改進的機會；

O評價管理體系變更的需要；

目的

O評價方針變更的需要：

O本年度的目標指標實現(xiàn)情況及討論下年度目標指標。

O

時間年月日地點