英文電子郵件的格式文檔2篇

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篇章1:英文電子郵件的格式文檔 電子郵件email的郵件格式 英文書信是一種最常用的應(yīng)用文體，對于普通的私人信件通常由五部分組成： 1.信頭：指發(fā)信人的地址和日期。寫在信紙的右上角，可以從靠近信紙的中央寫起。信頭上面要留空白。先寫發(fā)信人地址。地址的寫法與漢語不同，要先寫小地方，后寫大地方。在地址的下面寫上日期。日期的順序是：月、日、年，或者：日、月、年。例如：may17XX。在年份之前有一個逗號。 2.稱呼：指對收信人的稱呼。寫在信頭之下，從信紙的左邊開始。寫信給熟悉的人，一般用dear…或mydear…作稱呼。如：dearlilei，dearmissthomas或mydeardad. 3.信的正文：指信的主體部分。從稱呼的下一行第一段頂邊寫。從第二段起每段第一個詞都縮進(jìn)3或5個字母寫。 4.結(jié)束語：指正文下面的結(jié)尾客套話。一般從信紙的中央靠右寫起，第一個字母大寫，末尾用一逗號。在非正式的社交信中，常用yours或sincerely。假如對方是親密的朋友，可用sincerelyyoursyours等。 5.簽名：指發(fā)信人簽名。寫在結(jié)束語的下面，稍偏右。 另外，英文信封寫法與漢語的不同。一般把收信人的地址寫在信封的中央或偏右下角。第一行寫姓名，下面寫地址。發(fā)信人的姓名和地址寫在信封的左上角，也可以寫在信的背面。 1、信頭（heading） 指發(fā)信人的姓名（單位名稱）、地址和日期，一般寫在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱、地址、電話號碼等，因此就只需在信頭下面的右邊寫上寫信日期就可以了。英文地址的寫法與中文完全不同，地址的名稱按從小到大的順序：第一行寫門牌號碼和街名;第二行寫縣、市、省、州、郵編、國名;然后再寫日期。標(biāo)點符號一般在每一行的末尾都不用，但在每一行的之間，該用的還要用，例如在寫日期的時候。 如：1997年7月30日，英文為：july30，1997（最為普遍）;july30th，1997; 30thjuly，1997等。1997不可寫成97。 3、信內(nèi)地址（insideaddress）： 在一般的社交信中，信內(nèi)收信人的地址通常省略，但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫在信頭日期下方的左角上，要求與對信頭的要求一樣，不必再寫日期。 4、稱呼（salutation）： 是寫信人對收信人的稱呼用語。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方，從該行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號（英國式），也可以用冒號（美國式）。 （1）寫給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時，用dear或mydear再加上表示親屬關(guān)系的稱呼或直稱其名（這里指名字，不是姓氏）。例如：mydearfather，deartom等。 （2）寫給公務(wù)上的信函用dearmadam，dearsir或gentleman（gentlemen）。注意：dear純屬公務(wù)上往來的客氣形式。gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn)，前不加dear，是dearsir的復(fù)數(shù)形式。 （3）寫給收信人的信，也可用頭銜、職位、職稱、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如：dearprof.timscales,deardr.johnsmith。 5、正文（bodyoftheletter）： 位置在下面稱呼語隔一行，是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡單易懂。和中文信不 同的是，正文中一般不用hello!（你好!）正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書信第一行的第一個字母稍微向右縮進(jìn)些，通常以五個字母為宜，每段第二行從左面頂格寫起，這就是縮進(jìn)式。但美國人寫信各段落往往不用縮進(jìn)式，用齊頭式，即每一行都從左面頂格寫起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫法。 15huaihaistreet shanghai,china feb6th,XX peterbrown 22、blachpoolroad（可以省略） sydney2140 dearpeter, iamverygladtohearfromyou.______________________ ____________________________________________________ ____________________________________________________ imuststopwritingnow,asihavealotofworktodo. bestwishestoyou! sincerelyyours,wangxiaolan篇章2:電子郵件的格式文檔【按住Ctrl鍵點此返回目錄】 一、商務(wù)英語電子郵件的格式 常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分： ①寫信人email地址、收信人email地址、抄送收信人email地址、密送收信人email地址。

②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。

④禮貌結(jié)束語。

⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。 其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語；稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用dear+title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用dear+全名，如郵件為一封通函，則用dearall作為郵件稱呼；正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。 二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五c原則 商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五c原則，即correctness、conciseness、complete、clarity和courtesy原則。 由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。 簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。 在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。 另外，為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如u表示you，pls表示please，info表示information，qty表示quantity，p“c表示piece，l“c表示letterofcredit，fob表示freeonboard。 例1itisverydifficulttosellmanholecoversinfrance.thisproductmusthavethequalitycertificateissuedinfrance. 例2price：fobshanghaiusd96“pc. 例3hopeyoucanacceptit. 例1中的兩個單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。 商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5w1h來檢驗，即who，when，where，what，why和how。 商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在： 例1wewilldeliveryourgoodssoon. 例2中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。 商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點，提出要求。 例1ifitisnotforthelargerorderswereceivefromanumberofourregularcustomers，wecouldnothavequotedforsuppliesevenatthatprice. 例2iwouldappreciateitifyoucouldgivemeyourbestquotationsfor65，000pieces. 例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。 隨著國際商