供應商管理制度及流程

供應商管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升公司供應鏈管理水平，確保供應商的選擇、評估、管理及關系維護的規(guī)范化，特制定本制度。本制度適用于所有與供應商相關的活動，包括供應商的選擇、合同簽署、績效評估及關系維護等。二、供應商管理原則1.選擇供應商時應遵循“公平、公正、公開”的原則，綜合考慮質量、價格、交貨期及服務等因素。2.所有供應商必須具備合法的經營資質，確保其提供的產品和服務符合國家及行業(yè)標準。3.各部門應指定專人負責供應商管理，確保信息的準確傳遞與溝通。三、供應商選擇流程1.需求確認各部門根據項目需求，明確所需物資或服務的規(guī)格、數(shù)量及交貨時間，形成需求清單。2.供應商篩選根據需求清單，相關部門進行市場調研，初步篩選出符合條件的供應商，至少應有三家候選供應商。3.詢價與評估向候選供應商發(fā)出詢價函，收集報價及相關資質文件。對報價進行評估，重點關注價格、質量、交貨期及售后服務等方面。4.實地考察對報價符合要求的供應商進行實地考察，評估其生產能力、管理水平及信譽度。5.最終選擇根據評估結果，選擇合適的供應商，并形成《供應商選擇報告》，報部門負責人審批。四、合同管理流程1.合同起草由采購部門根據選擇的供應商及需求，起草《采購合同》，明確合同條款，包括價格、交貨期、質量標準及違約責任等。2.合同審核合同草案需經法律顧問審核，確保合同條款的合法性及合理性。3.合同簽署合同審核通過后，由雙方簽署合同，并各自保留一份正式合同文本。4.合同履行采購部門負責合同的執(zhí)行與跟蹤，確保供應商按合同約定履行義務。五、供應商績效評估流程1.評估標準設定供應商績效評估標準，包括交貨及時性、產品質量、服務響應速度及售后服務等。2.定期評估每季度對供應商進行一次績效評估，評估結果應形成書面報告，反饋給供應商。3.評估結果應用根據評估結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告或終止合作。4.持續(xù)改進針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，與供應商進行溝通，制定改進計劃，確保供應商持續(xù)提升服務質量。六、供應商關系維護1.定期溝通采購部門應定期與供應商進行溝通，了解其經營狀況及市場變化，保持良好的合作關系。2.培訓與支持針對重要供應商，提供必要的培訓與支持，幫助其提升管理水平及服務能力。3.反饋機制建立供應商反饋機制，鼓勵供應商提出意見與建議，促進雙方的共同發(fā)展。七、備案與檔案管理所有與供應商相關的文件，包括選擇報告、合同、評估報告及溝通記錄等，均需進行備案，確保信息的完整性與可追溯性。檔案應定期整理與更新，以備后續(xù)查閱。八、供應商管理紀律1.采購人員職責采購人員應遵循職業(yè)道德，確保在選擇供應商時不受個人利益影響，維護公司的合法權益。2.供應商行為規(guī)范供應商應遵循誠信原則，確保所提供的產品和服務符合合同約定，若出現(xiàn)