合同管理制度及合同簽訂流程

合同管理制度及合同簽訂流程一、制定目的及范圍為規(guī)范合同管理，確保合同簽訂的合法性、有效性和安全性，特制定本制度。本制度適用于公司所有合同的管理，包括但不限于采購合同、銷售合同、服務(wù)合同及其他相關(guān)法律文件。二、合同管理原則合同管理應(yīng)遵循以下原則：1.合同的合法性原則，確保所有合同符合國家法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章制度。2.合同的公平性原則，確保合同條款公正合理，保護雙方合法權(quán)益。3.合同的透明性原則，合同簽訂過程應(yīng)公開透明，確保信息對稱。4.合同的可追溯性原則，所有合同及相關(guān)文件應(yīng)妥善保存，便于日后查閱。三、合同簽訂流程1.合同需求確認在合同簽訂前，相關(guān)部門需明確合同需求，確定合同的基本內(nèi)容，包括合同類型、合同金額、履行期限及主要條款。相關(guān)部門應(yīng)提交《合同需求申請表》，并附上相關(guān)支持文件。2.合同草擬合同草擬由法務(wù)部門或指定合同管理人員負責(zé)。草擬過程中應(yīng)參考公司標準合同模板，確保合同條款的合法性和合理性。草擬完成后，需將合同草稿發(fā)送給相關(guān)部門進行初步審核。3.合同審核相關(guān)部門對合同草稿進行審核，重點關(guān)注合同條款的合理性、合規(guī)性及風(fēng)險控制。審核意見應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋給合同草擬人。合同草擬人根據(jù)反饋意見進行修改，直至合同文本達成一致。4.合同簽署合同審核通過后，需安排合同簽署。合同簽署應(yīng)由公司授權(quán)代表進行，簽署前需確認合同文本無誤。簽署時，雙方應(yīng)在合同上簽字并加蓋公章，確保合同的法律效力。5.合同備案合同簽署完成后，需進行備案。合同管理人員應(yīng)將簽署的合同及相關(guān)文件整理歸檔，確保合同信息的完整性和可追溯性。備案文件包括合同原件、簽署記錄及相關(guān)支持文件。6.合同履行與管理合同生效后，相關(guān)部門應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)。合同管理人員需定期跟蹤合同履行情況，確保合同條款得到有效執(zhí)行。若發(fā)現(xiàn)合同履行中存在問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通，采取必要措施進行調(diào)整。7.合同變更與解除在合同履行過程中，如需對合同進行變更或解除，相關(guān)部門應(yīng)提交《合同變更申請表》，并說明變更原因。合同變更需經(jīng)過審核和簽署程序，確保變更的合法性和有效性。8.合同到期與結(jié)案合同履行完畢后，相關(guān)部門需對合同進行結(jié)案。結(jié)案時，應(yīng)對合同履行情況進行總結(jié)，形成《合同履行總結(jié)報告》。報告應(yīng)包括合同履行的結(jié)果、存在的問題及改進建議。所有結(jié)案文件應(yīng)歸檔保存，以備后續(xù)查閱。四、合同管理的職責(zé)與要求1.合同管理人員職責(zé)合同管理人員負責(zé)合同的整體管理，包括合同的草擬、審核、簽署、備案及履行跟蹤。應(yīng)定期組織合同管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的合同管理意識和能力。2.各部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負責(zé)合同相關(guān)事務(wù)，確保合同需求的及時反饋和合同履行的有效管理。部門負責(zé)人應(yīng)對本部門合同的合法性和合規(guī)性負責(zé)。3.合同管理要求所有合同應(yīng)遵循公司制定的標準格式，確保合同條款的完整性和一致性。合同管理人員應(yīng)定期對合同進行審查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保合同管理的規(guī)范性。五、合同管理的反饋與改進機制為確保合同管理制度的有效性，需建立反饋與改進機制。各部門應(yīng)定期向合同管理人員反饋合同管理中遇到的問題及建議。合同管理人員應(yīng)根據(jù)反饋意見，及時對合同管理制度進行調(diào)整和優(yōu)化，確保