會(huì)議管理制度及內(nèi)容

會(huì)議管理制度及內(nèi)容第一條為規(guī)范公司會(huì)議的組織和開(kāi)展，提高工作效率，確保會(huì)議的有序、有效進(jìn)行，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司的實(shí)際情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議的組織、實(shí)施和管理，包括董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層會(huì)議、部門(mén)會(huì)議以及其他形式的會(huì)議。第三條公司會(huì)議管理遵循依法合規(guī)、注重實(shí)效、節(jié)約成本、保障安全的原則。第四條公司會(huì)議管理的主要內(nèi)容包括：會(huì)議的類(lèi)別、會(huì)議的組織、會(huì)議的議程、會(huì)議的召開(kāi)、會(huì)議的記錄和會(huì)議的后續(xù)工作等。二、會(huì)議類(lèi)別第五條公司會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議兩種。定期會(huì)議包括：年度會(huì)議、半年會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等。臨時(shí)會(huì)議包括：針對(duì)特定事項(xiàng)或突發(fā)事件的專(zhuān)題會(huì)議、協(xié)調(diào)會(huì)議、溝通會(huì)議等。第六條定期會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、議程和參會(huì)人員等，由公司董事會(huì)或經(jīng)理層根據(jù)工作需要提前確定，并通知與會(huì)人員。臨時(shí)會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、地點(diǎn)、議程和參會(huì)人員等，由提議部門(mén)或個(gè)人根據(jù)實(shí)際情況提出，經(jīng)董事會(huì)或經(jīng)理層批準(zhǔn)后通知與會(huì)人員。三、會(huì)議組織第七條會(huì)議組織工作由董事會(huì)或經(jīng)理層負(fù)責(zé)，具體包括：（一）確定會(huì)議主題、目的、議程和參會(huì)人員；（二）確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)；（三）準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括會(huì)議議程、報(bào)告、資料等；（四）通知與會(huì)人員，確保與會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議；（五）安排會(huì)議場(chǎng)地、設(shè)施和后勤保障；（六）負(fù)責(zé)會(huì)議的主持和記錄工作。第八條會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議按照議程進(jìn)行，控制會(huì)議時(shí)間和節(jié)奏，引導(dǎo)與會(huì)人員圍繞會(huì)議主題展開(kāi)討論，確保會(huì)議取得實(shí)效。第九條會(huì)議記錄人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言、討論、決定等，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給與會(huì)人員。四、會(huì)議議程第十條會(huì)議議程應(yīng)根據(jù)會(huì)議目的和內(nèi)容制定，包括以下環(huán)節(jié)：（一）會(huì)議開(kāi)幕，主持人介紹會(huì)議主題和議程；（二）報(bào)告人匯報(bào)工作進(jìn)展、存在的問(wèn)題及建議；（三）與會(huì)人員就報(bào)告內(nèi)容進(jìn)行討論，提出意見(jiàn)和建議；（四）會(huì)議總結(jié)，主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和任務(wù)分工；（五）會(huì)議結(jié)束，與會(huì)人員簽字確認(rèn)會(huì)議紀(jì)要。第十一條會(huì)議議程應(yīng)按照實(shí)際情況調(diào)整，以確保會(huì)議的順利進(jìn)行。五、會(huì)議召開(kāi)第十二條會(huì)議召開(kāi)應(yīng)遵循以下規(guī)定：（一）會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)應(yīng)提前通知與會(huì)人員，確保與會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議；（二）會(huì)議開(kāi)始前，主持人應(yīng)檢查會(huì)議設(shè)施是否齊全，確保會(huì)議順利進(jìn)行；（三）會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意離場(chǎng)；（四）會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)檢查會(huì)議場(chǎng)地，確保場(chǎng)地整潔。第十三條會(huì)議召開(kāi)期間，主持人應(yīng)確保會(huì)議秩序，引導(dǎo)與會(huì)人員圍繞會(huì)議主題展開(kāi)討論，避免無(wú)關(guān)話題的干擾。六、會(huì)議記錄和后續(xù)工作第十四條會(huì)議記錄人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言、討論、決定等，并在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，分發(fā)給與會(huì)人員。第十五條會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：（一）會(huì)議主題和議程；（二）與會(huì)人員名單；（三）報(bào)告人報(bào)告內(nèi)容；（四）與會(huì)人員討論意見(jiàn)；（五）會(huì)議結(jié)論和下一步工作計(jì)劃。第十六條會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后五個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)給與會(huì)人員，并對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤落實(shí)。第十七條會(huì)議結(jié)束后，主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理。第十八條本制度自發(fā)布之日起施行，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。第十九條本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。第二十條本制度如有變更，由董事會(huì)決定，并通知全體與會(huì)人員。八、會(huì)議紀(jì)律與監(jiān)督第二十一條會(huì)議紀(jì)律（一）與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，如有特殊情況需提前向主持人請(qǐng)假；（二）會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，不得隨意離場(chǎng)；（三）會(huì)議討論時(shí)，與會(huì)人員應(yīng)充分發(fā)表意見(jiàn)，尊重他人，保持會(huì)場(chǎng)秩序；（四）會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)簽到確認(rèn)會(huì)議紀(jì)要。第二十二條會(huì)議監(jiān)督（一）公司設(shè)立會(huì)議監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議的組織、實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督；（二）會(huì)議監(jiān)督小組對(duì)會(huì)議紀(jì)律、會(huì)議效果、會(huì)議記錄等方面進(jìn)行評(píng)估，并提出改進(jìn)意見(jiàn)；（三）會(huì)議監(jiān)督小組定期向董事會(huì)報(bào)告會(huì)議管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。九、會(huì)議費(fèi)用管理第二十三條會(huì)議費(fèi)用包括會(huì)議場(chǎng)地租賃費(fèi)、會(huì)議材料費(fèi)、會(huì)議餐飲費(fèi)、交通費(fèi)等。第二十四條會(huì)議費(fèi)用的報(bào)銷(xiāo)和支付按照公司的財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。第二十五條會(huì)議費(fèi)用應(yīng)合理控制，避免浪費(fèi)，提高會(huì)議效果。十、會(huì)議安全管理第二十六條會(huì)議安全管理工作由公司安全管理部門(mén)負(fù)責(zé)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。第二十七條會(huì)議安全管理工作包括：（一）會(huì)議場(chǎng)地安全檢查，確保場(chǎng)地設(shè)施安全；（二）會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作，確保與會(huì)人員的人身安全；（三）會(huì)議應(yīng)急預(yù)案的制定和演練，應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。第二十八條與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議安全規(guī)定，確保自身安全。十一、培訓(xùn)與考核第二十九條公司定期組織會(huì)議管理培訓(xùn)，提高與會(huì)人員的基本素質(zhì)和能力。第三十條公司對(duì)會(huì)議管理人員進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括會(huì)議組織、會(huì)議紀(jì)律、會(huì)議效果等方面。第三十一條會(huì)議管理人員考核結(jié)果作為公司績(jī)效考核的依據(jù)之一。十二、與其他制度的銜接第三十二條本制度與公司其他相關(guān)制度相互銜接，如有沖突，以本制度為準(zhǔn)。第三十三條本制度未盡事宜，參照公司其他相關(guān)制度執(zhí)行。十三、制度的修訂第三十四條本制度的修訂由董事會(huì)提議，經(jīng)董事會(huì)審議通過(guò)后生效。第三十五條本制度的修訂應(yīng)遵循法律法規(guī)的變化和公司實(shí)際情況的需要。十四、生效日期及解釋權(quán)第三十六條本制度自發(fā)布之日起生效。第三十七條本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。第三十八條本制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。十五、會(huì)議保密制度第三十九條會(huì)議保密制度（一）會(huì)議涉及的公司機(jī)密信息，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員；（二）會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄等資料應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得隨意復(fù)制、傳播；（三）會(huì)議保密工作由董事會(huì)或經(jīng)理層負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保會(huì)議信息安全；（四）與會(huì)人員違反會(huì)議保密制度的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。十六、會(huì)議信息化管理第四十條會(huì)議信息化管理（一）公司應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高會(huì)議管理的效率和效果；（二）會(huì)議材料、會(huì)議紀(jì)要等可以通過(guò)信息化手段進(jìn)行傳輸和存儲(chǔ)，便于與會(huì)人員隨時(shí)查閱；（三）公司應(yīng)建立會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的在線報(bào)名、會(huì)議議程發(fā)布、會(huì)議紀(jì)要共享等功能；（四）會(huì)議信息化管理工作由公司信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)，確保信息化系統(tǒng)的正常運(yùn)行。十七、會(huì)議外部協(xié)調(diào)第四十一條會(huì)議外部協(xié)調(diào)（一）公司舉辦的對(duì)外會(huì)議，應(yīng)事先與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保會(huì)議的順利進(jìn)行；（二）會(huì)議期間，公司與外部單位、參會(huì)人員的溝通協(xié)調(diào)，由會(huì)議組織者負(fù)責(zé)；（三）會(huì)議外部協(xié)調(diào)工作應(yīng)注重禮節(jié)，保持良好的合作關(guān)系；（四）會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)對(duì)外部協(xié)調(diào)工作進(jìn)行總結(jié)，不斷提高會(huì)議效果。第四十二條本制度的制定、修訂和廢止，應(yīng)按照公司的決策程序進(jìn)行。第四十三條本制度的制定、修訂和廢止，應(yīng)遵循法律法規(guī)的變化和公司實(shí)際情況的需要。第四十四條本制度的制定、修訂和廢止，應(yīng)確保公司的合法權(quán)益和會(huì)議管理工作的正常進(jìn)行。第四十五條本制度的未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。第四十六條本制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)所有。第四十七條本制度的生效日期及解釋權(quán)，按照公司決策程序確定。十九、制度執(zhí)行與監(jiān)督第四十八條本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，公司各級(jí)部門(mén)和全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定。第四十九條公司設(shè)立會(huì)議管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。第五十條會(huì)議管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)定期向董事會(huì)報(bào)告會(huì)議制度的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。第五十一條對(duì)于違反本制度的行為，會(huì)議管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)依據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行處理，并報(bào)請(qǐng)董事會(huì)批準(zhǔn)。二十、制度的終止與替代第五十二條本制度在終止前應(yīng)完成相關(guān)替代方案的制定和審批程序。第五十三條本制度的終止應(yīng)由董事會(huì)決定，并予以公告。第五十四條替代方案應(yīng)確保公司會(huì)議管理工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性，符合公司發(fā)展需求。二十一、附件第五十五條本制度附件包括：會(huì)議管理制度實(shí)施細(xì)則、會(huì)議保密規(guī)定、會(huì)議信息化管理指南、會(huì)議外部協(xié)調(diào)流程等。第五十六條附件應(yīng)與本制度同步制定、修訂和廢止。二十二、其他第五十七條本制度未盡事宜，按照公司其他相關(guān)制度執(zhí)行。第五十八條本制度的制定、修訂和廢止，不影響公司其他相關(guān)制度的效力。第五十九條本制度的制定、修訂和廢止，不涉及公司合同、協(xié)議、法律文件