人力資源檔案規(guī)范

人力資源檔案規(guī)范合同編號(hào)：__________合同各方信息：甲方：（全稱(chēng)名稱(chēng)）乙方：（全稱(chēng)名稱(chēng)）根據(jù)《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)法》、《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，甲乙雙方本著平等自愿、誠(chéng)實(shí)守信的原則，就甲方對(duì)乙方員工的人力資源檔案管理事項(xiàng)達(dá)成如下協(xié)議：一、檔案管理范圍二、檔案管理責(zé)任1.甲方作為乙方員工的用人單位，應(yīng)對(duì)乙方員工的檔案進(jìn)行規(guī)范管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性和保密性。2.甲方應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人力資源檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)職或兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢(xún)、借閱等工作。3.甲方應(yīng)對(duì)檔案管理員進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高檔案管理員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理的規(guī)范性和專(zhuān)業(yè)性。三、檔案管理流程1.檔案的收集：甲方應(yīng)確保在員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等環(huán)節(jié)，及時(shí)收集相關(guān)檔案材料，并按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類(lèi)。2.檔案的整理：甲方應(yīng)對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行整理，確保檔案材料的完整、清晰、有序，便于查閱。4.檔案的保管：甲方應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行安全保管，采取防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等措施，確保檔案的實(shí)體安全。5.檔案的查詢(xún)：甲方應(yīng)設(shè)立檔案查詢(xún)制度，便于內(nèi)部各部門(mén)和個(gè)人查詢(xún)、借閱檔案。6.檔案的借閱：甲方應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的借閱，確保檔案不被非法復(fù)制、傳播、泄露。四、檔案信息安全1.甲方應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行保密處理，除法律、法規(guī)規(guī)定外，不得向第三方披露檔案信息。2.甲方應(yīng)采取技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸、處理等環(huán)節(jié)的安全，防止檔案信息泄露、篡改、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。3.甲方應(yīng)對(duì)涉及個(gè)人信息的檔案進(jìn)行去標(biāo)識(shí)化處理，確保個(gè)人信息安全。五、檔案管理制度的完善1.甲方應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善檔案管理制度，提高檔案管理水平。2.甲方應(yīng)定期對(duì)檔案管理制度進(jìn)行審查、修訂，確保檔案管理制度的時(shí)效性和適用性。3.甲方應(yīng)對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。六、違約責(zé)任1.甲方未按本合同約定履行檔案管理職責(zé)的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，賠償乙方因此遭受的損失。2.乙方未按本合同約定提供檔案材料的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，賠償甲方因此遭受的損失。3.雙方違反檔案信息安全約定的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、爭(zhēng)議解決1.雙方在履行本合同過(guò)程中發(fā)生的爭(zhēng)議，應(yīng)通過(guò)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。八、其他約定1.本合同自雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為_(kāi)___年。2.本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。甲方：（蓋章）乙方：（蓋章）簽訂日期：____年____月____日一、附件列表：1.乙方員工基本信息表2.勞動(dòng)合同3.工資福利記錄4.培訓(xùn)發(fā)展記錄5.績(jī)效考核記錄6.獎(jiǎng)懲記錄7.檔案保管制度8.檔案查詢(xún)制度9.信息安全管理制度10.其他與乙方員工權(quán)益相關(guān)的書(shū)面材料二、違約行為及認(rèn)定：1.甲方未按合同約定履行檔案管理職責(zé)，如未及時(shí)收集、整理、歸檔、保管、查詢(xún)、借閱檔案等。2.甲方未對(duì)檔案管理員進(jìn)行定期培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范或泄露。3.甲方未對(duì)檔案信息進(jìn)行保密處理，向第三方披露檔案信息。4.甲方未采取措施確保檔案信息的安全，如存儲(chǔ)、傳輸、處理環(huán)節(jié)存在泄露、篡改、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。5.乙方未按合同約定提供檔案材料。三、法律名詞及解釋?zhuān)?.人力資源檔案：指乙方員工的基本信息、勞動(dòng)合同、工資福利、培訓(xùn)發(fā)展、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲等與乙方員工權(quán)益相關(guān)的一切書(shū)面材料。2.用人單位：指具有雇傭勞動(dòng)者，并支付勞動(dòng)報(bào)酬的主體。3.檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢(xún)、借閱等工作的專(zhuān)（兼）職人員。4.檔案保管制度：指對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查詢(xún)、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范和管理的制度。5.檔案查詢(xún)制度：指對(duì)檔案的查詢(xún)、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范和管理的制度。6.信息安全管理制度：指對(duì)檔案信息進(jìn)行保密處理，采取技術(shù)手段和管理措施，確保檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸、處理等環(huán)節(jié)的安全。四、執(zhí)行中遇到的問(wèn)題及解決辦法：1.檔案材料不齊全：及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，補(bǔ)充缺失的檔案材料。2.檔案管理不規(guī)范：加強(qiáng)檔案管理員的培訓(xùn)，提高檔案管理水平。3.檔案信息泄露：加強(qiáng)檔案信息安全措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等。4.檔案遺失：建立檔案索引，定期進(jìn)行檔案盤(pán)點(diǎn)，確保檔案完整性。5.檔案查詢(xún)不便：優(yōu)化檔案查詢(xún)系統(tǒng)，提高查詢(xún)效率。五、所有應(yīng)用場(chǎng)景：1.乙方員工入職時(shí)，收集并歸檔相關(guān)檔案材料。2.乙方員工離職時(shí)，整理并歸檔相關(guān)檔案材料。3.乙方員工晉升、調(diào)