第2章 數(shù)據(jù)庫的基本操作

Access2010數(shù)據(jù)庫應(yīng)用(第二版)江西農(nóng)業(yè)大學計算機與信息工程學院信息管理與信息系統(tǒng)教研室學習要點創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫使用模版創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫的打開、關(guān)閉和保存?zhèn)浞輸?shù)據(jù)庫設(shè)置數(shù)據(jù)庫的屬性對數(shù)據(jù)庫對象的組織與操作第二章數(shù)據(jù)庫的基本操作學習目標通過本章的學習，讀者應(yīng)該學會創(chuàng)建和管理數(shù)據(jù)庫，掌握建立數(shù)據(jù)庫的各種方法，并能熟練使用數(shù)據(jù)庫的基本操作。讀者還應(yīng)學會如何管理數(shù)據(jù)庫，以及對數(shù)據(jù)庫進行備份和壓縮等操作，以保證數(shù)據(jù)庫的運行速率及其安全性。第二章數(shù)據(jù)庫的基本操作2.1.1數(shù)據(jù)庫“數(shù)據(jù)庫”是指長期儲存在計算機內(nèi)、有組織的、可共享的大量數(shù)據(jù)的集合。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是計算機應(yīng)用系統(tǒng)中一種專門管理數(shù)據(jù)資源的系統(tǒng)，可以將海量的、多類型的、結(jié)構(gòu)復雜的數(shù)據(jù)按照一定秩序組織與管理，使之為不同的用戶的使用服務(wù)。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展體現(xiàn)了計算機技術(shù)的不斷進劍髦質(zhì)菘夤理系統(tǒng)層出不窮，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的出現(xiàn)，不僅降低了數(shù)據(jù)處理成本，提高了數(shù)據(jù)處理效率，而且增強了數(shù)據(jù)處理的可靠性。數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用日益廣泛，Access2010就是其中的一種。Access2010將所有的數(shù)據(jù)對象存儲在ACCDB文件中，使得我們可以方便快捷的創(chuàng)建和操作數(shù)據(jù)庫。Access2010數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)操作直觀、使用靈活、編程方便等特點，其處理能力適用于中小型數(shù)據(jù)庫管理。2.1認識數(shù)據(jù)庫在Access2010中，提供了兩種建立數(shù)據(jù)庫的方法，既可以直接建立一個空白數(shù)據(jù)庫，也可以使用數(shù)據(jù)庫建立向?qū)А＝⒘藬?shù)據(jù)庫以后，就可以在里面添加表、查詢、窗體等數(shù)據(jù)庫對象了。另外，Access2010還提供了兩類數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，即：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，本書主要介紹傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫。下面將分別介紹創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的這兩種方法。2.2建立新數(shù)據(jù)庫

如果沒有找到滿足需要的數(shù)據(jù)庫模版，或者在不知道有哪些數(shù)據(jù)庫模版，以及要從另一個程序中導入數(shù)據(jù)的話，那么最好先建立一個空白數(shù)據(jù)庫?？瞻讛?shù)據(jù)庫就是搭起一個數(shù)據(jù)庫的框架起來，但是其中沒有任何的對象和數(shù)據(jù)。創(chuàng)建好了空白數(shù)據(jù)庫后，再根據(jù)實際需求，向其中添加所需的表、查詢、窗體、宏等對象，這樣能夠靈活地創(chuàng)建更加符合實際需要的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。但是由于需要用戶自己動手創(chuàng)建各個對象，因此操作較為復雜。創(chuàng)建空白數(shù)據(jù)庫一般用于創(chuàng)建有較多復雜的對象但又沒有合適的數(shù)據(jù)庫模版的情況。建立一個空數(shù)據(jù)庫的操作步驟如下。2.2.1創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫1.啟動Access2010程序，并進入Backstage視圖，然后在左側(cè)導航窗格中單擊【新建】命令，接著在中間窗格中單擊【空數(shù)據(jù)庫】選項，如下圖所示。創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫操作步驟2.在右側(cè)窗格中下方的【文件名】文本框中默認文件名為“Database1.accdb”，如右上圖所示在該文本框輸入新建文件的名稱，再單擊【創(chuàng)建】圖標按鈕；或者單擊文本框右側(cè)的瀏覽按鈕，打開【文件新建數(shù)據(jù)庫】對話框，設(shè)置存儲路徑，并輸入新數(shù)據(jù)庫的名稱，再單擊【確定】按鈕，如右下圖所示，再回到Access2010窗口，單擊【創(chuàng)建】圖標按鈕。創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫操作步驟3.此時，新建了一個空白數(shù)據(jù)庫，在Access2010窗口的標題欄中可以看到該數(shù)據(jù)庫的名稱，同時在該數(shù)據(jù)庫中自動創(chuàng)建一個數(shù)據(jù)表，并以數(shù)據(jù)工作表視圖的方式打開該表，如下圖所示。創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫操作步驟4.創(chuàng)建了數(shù)據(jù)庫以后，就可以為數(shù)據(jù)庫添加表、查詢等數(shù)據(jù)庫對象了。一般而言，表作為數(shù)據(jù)庫中各種數(shù)據(jù)的唯一載體，往往是應(yīng)該最先創(chuàng)建的。至于如何在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建數(shù)據(jù)表，以及如何設(shè)計數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)等內(nèi)容，將在后面章節(jié)中進行介紹。運用這種方法，Access2010大大提高了建立數(shù)據(jù)庫的簡易程度。運用這種方法建立的數(shù)據(jù)庫，可以更加有針對性地設(shè)計自己所需要的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，相對于被動地用模板而言，增強了使用者的主動性。創(chuàng)建一個空白數(shù)據(jù)庫操作步驟使用模版是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的最快方式，Access2010提供了12個數(shù)據(jù)庫模板，如果其中有與需求最接近的模版，則使用模版創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫最快捷。使用數(shù)據(jù)庫模板，用戶只需要進行一些簡單操作，就可以創(chuàng)建一個包含了表、查詢等數(shù)據(jù)庫對象的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。下面利用Access2010中的可用模板，創(chuàng)建一個“教職員”數(shù)據(jù)庫，具體操作步驟如下。2.2.2利用模板創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫1.啟動Access2010，如圖2-1所示，單擊屏幕左上角的【文件】標簽，在打開的Backstage視圖中選擇【新建】命令，然后單擊【樣本模版】圖標按鈕。此時，進入“可用模版”界面，從列出的12個模板中選擇需要的模板，這里選擇【教職員數(shù)據(jù)庫】選項，如圖所示。創(chuàng)建“教職員”數(shù)據(jù)庫操作步驟2.在屏幕右下方彈出的【數(shù)據(jù)庫名稱】中輸入想要采用的數(shù)據(jù)庫文件名，然后單擊【創(chuàng)建】按鈕，完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫如圖示。創(chuàng)建“教職員”數(shù)據(jù)庫操作步驟3.這樣就利用模板創(chuàng)建了“教職員”數(shù)據(jù)庫。單擊【新建教職員】命令按鈕，彈出如【教職員詳細信息】對話框，如圖即可輸入新的教職員詳細信息了；或者單擊“ID”字段下方的“(新建)”字樣，也可以彈出【教職員詳細信息】對話框，添加新的數(shù)據(jù)。創(chuàng)建“教職員”數(shù)據(jù)庫操作步驟或者，單擊“姓氏”等字段名稱下方單元格，直接輸入新的教職員的各項信息，如圖2-8所示。創(chuàng)建“教職員”數(shù)據(jù)庫操作步驟可見，通過數(shù)據(jù)庫模板可以創(chuàng)建專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但是這些系統(tǒng)有時不太符合要求，因此最簡便的方法就是先利用模板生成一個數(shù)據(jù)庫，然后再進行修改，使其符合要求。創(chuàng)建“教職員”數(shù)據(jù)庫操作步驟除了可以使用Access2010提供的本地方法創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之外，還可以利用Internet上的網(wǎng)絡(luò)資源。如圖，在O的網(wǎng)站搜索所需的模版后，把模版下載到本地計算機中，就可以使用該模版創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的打開、關(guān)閉與保存是數(shù)據(jù)庫最基本的操作，對于學習數(shù)據(jù)庫是必不可少的。本節(jié)，我們將學習數(shù)據(jù)庫的打開、關(guān)閉與保存的操作方法。2.3打開、關(guān)閉與保存數(shù)據(jù)庫在創(chuàng)建了數(shù)據(jù)庫后，以后用到數(shù)據(jù)庫時就需要打開已創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫，這是數(shù)據(jù)庫操作中最基本、最簡單的操作，下面就以實例介紹如何打開數(shù)據(jù)庫。2.3.1打開數(shù)據(jù)庫1.啟動Access2010，單擊屏幕左上角的【文件】標簽，在打開的Backstage視圖中選擇【打開】命令，如圖所示。打開數(shù)據(jù)庫操作步驟2.在彈出的【打開】對話框中選擇要打開的文件，單擊【打開】按鈕，即可打開選中的數(shù)據(jù)庫，如圖所示。

打開數(shù)據(jù)庫操作步驟Access2010中自動記憶了最近打開過的數(shù)據(jù)庫。對于最近使用過的文件，只需要單擊【文件】標簽，并在打開的Backstage視圖中選擇【最近所用文件】命令，接著在右側(cè)窗格中直接單擊要打開的數(shù)據(jù)庫名稱即可，如圖所示。打開數(shù)據(jù)庫或者，只需要單擊【文件】標簽，也會出現(xiàn)最近打開過的數(shù)據(jù)庫文件，如圖所示。打開數(shù)據(jù)庫還可以通過使用快捷鍵來新建和打開數(shù)據(jù)庫，方法如下：按下Ctrl+N組合鍵，新建一個空數(shù)據(jù)庫。按下Ctrl+O組合鍵，打開一個數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫，并為數(shù)據(jù)庫添加了表、視圖等數(shù)據(jù)庫對象后，接下來要將數(shù)據(jù)庫保存，以保存添加的項目。另外，用戶在處理數(shù)據(jù)庫時，要做到隨時保存，以免出現(xiàn)錯誤導致大量數(shù)據(jù)丟失。

2.3.2保存數(shù)據(jù)庫1.單擊屏幕左上角的【文件】標簽，在打開的Backstage視圖中選擇【保存】命令，即可保存輸入的信息，如圖所示。保存數(shù)據(jù)庫操作步驟2.選擇【數(shù)據(jù)庫另存為】命令，可更改數(shù)據(jù)庫的保存位置和文件名，如圖所示。保存數(shù)據(jù)庫操作步驟3.彈出MicrosoftAccess對話框，提示保存數(shù)據(jù)庫前必須關(guān)閉所有打開的對象，單擊【是】按鈕即可，如圖所示。保存數(shù)據(jù)庫操作步驟4.彈出【另存為】對話框，選擇文件的存放位置，然后在【文件名】文本框中輸入文件名稱，單擊【保存】按鈕即可，如圖所示。保存數(shù)據(jù)庫操作步驟還可以通過單擊快速訪問工具欄中的【保存】按鈕或是按下Ctrl+S組合鍵來保存編輯后的文件。經(jīng)常性的備份數(shù)據(jù)庫，可以有效地保護數(shù)據(jù)庫的安全性，避免在電腦軟硬件出現(xiàn)重大錯誤時將數(shù)據(jù)全部丟失。保存數(shù)據(jù)庫操作步驟在完成了數(shù)據(jù)庫的保存后，當不再需要使用數(shù)據(jù)庫時，就可以關(guān)閉數(shù)據(jù)庫了。2.3.3關(guān)閉數(shù)據(jù)庫1.單擊屏幕右上角的【關(guān)閉】按鈕，即可關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，如圖所示。關(guān)閉數(shù)據(jù)庫操作步驟2.或者單擊左上角的【文件】標簽，在打開的Backstage視圖中選擇【關(guān)閉數(shù)據(jù)庫】命令，即可關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，如圖所示。關(guān)閉數(shù)據(jù)庫操作步驟在數(shù)據(jù)庫的使用過程中，隨著使用次數(shù)越來越多，難免會產(chǎn)生大量的垃圾數(shù)據(jù)，使數(shù)據(jù)庫變得異常龐大，如何去除這些無效數(shù)據(jù)呢？為了數(shù)據(jù)的安全，備份數(shù)據(jù)庫是最簡單的方法，在Access中數(shù)據(jù)庫又是如何備份的呢？還有打開一個數(shù)據(jù)庫以后，如何查看這個數(shù)據(jù)庫的各種信息呢？所有的問題都可以在數(shù)據(jù)庫的管理菜單下解決，下面就介紹基本的數(shù)據(jù)庫管理方法。2.4管理數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)庫進行備份，是最常用的安全措施。下面以備份“教職員.accdb”數(shù)據(jù)庫文件為例，介紹如何在Access2010中備份數(shù)據(jù)庫。2.4.1備份數(shù)據(jù)庫1.在Access2010程序中打開“教職員.accdb”數(shù)據(jù)庫，如圖所示然后單擊【文件】標簽，并在打開的Backstage視圖中選擇【保存并發(fā)布】命令，選擇右側(cè)下方的【備份數(shù)據(jù)庫】選項，并單擊【另存為】圖標按鈕。備份數(shù)據(jù)庫操作步驟

2.系統(tǒng)將彈出【另存為】對話框，默認的備份文件名為“數(shù)據(jù)庫名+備份日期”，如圖所示。備份數(shù)據(jù)庫操作步驟3.單擊【保存】按鈕，即可完成數(shù)據(jù)庫的備份。數(shù)據(jù)庫的備份功能類似于文件的【另存為】功能，其實利用Windows的【復制】功能或者Access的【另存為】功能都可以完成數(shù)據(jù)庫的備份工作。備份數(shù)據(jù)庫操作步驟對于一個新打開的數(shù)據(jù)庫，可以通過查看數(shù)據(jù)庫屬性，來了解數(shù)據(jù)庫的相關(guān)信息。下面以查看和編輯“教職員”數(shù)據(jù)庫的屬性為例進行介紹，具體操作步驟如下。2.4.2查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性1.啟動Access2010，打開任意一個數(shù)據(jù)庫文件。

2.單擊屏幕左上角的【文件】標簽，在打開的Backstage視圖中選擇【信息】命令，再選擇右側(cè)上方的【查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性】按鈕，如圖所示。查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性操作步驟3.在彈出的數(shù)據(jù)庫屬性對話框的【常規(guī)】選項卡中顯示了文件類型、存儲位置與大小等信息，如圖所示。查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性操作步驟4.在“教職員.accdb屬性”對話框中，單擊【摘要】選項卡，可以看到該數(shù)據(jù)庫的“標題”、“主題”、“作者”、“經(jīng)理”、“單位”、“類別”、“關(guān)鍵詞”、“備注”、“超鏈接基礎(chǔ)”等信息，如圖所示。為了便于以后的管理，建議盡可能地填寫【摘要】選項卡的信息。這樣即使是下一個人進行數(shù)據(jù)庫維護，也能清楚數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性操作步驟5.在“教職員.accdb屬性”對話框中，單擊【統(tǒng)計】選項卡，如圖所示，可以看到該數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、修改、訪問和打印的時間、以及該數(shù)據(jù)庫上次保持者、修訂次數(shù)和編輯時間總計的信息。查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性操作步驟6.在“教職員.accdb屬性”對話框中，單擊【內(nèi)容】選項卡，如圖所示，可以看到該數(shù)據(jù)庫的文檔內(nèi)容，從中可以知道該數(shù)據(jù)庫中包括哪些表、查詢、窗體、報表、數(shù)據(jù)訪問頁等數(shù)據(jù)庫對象的信息。查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性操作步驟7.在“教職員.accdb屬性”對話框中，單擊【自定義】選項卡，如圖所示，可以自定義該數(shù)據(jù)庫的屬性。查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性操作步驟8.在【自定義】選項卡，單擊屬性列表，然后可以從名稱下拉列表中選擇要添加的屬性，如圖所示，選中了要添加的屬性之后，單擊【添加】按鈕，則該屬性出現(xiàn)在屬性列表中。查看和編輯數(shù)據(jù)庫屬性操作步驟Access數(shù)據(jù)庫的對象主要有6類對象：表、查詢、窗體、報表、宏和模塊，在Access2010中，提供了多種方式組織數(shù)據(jù)庫對象，以方便用戶管理。在Access2010工作窗口左下方的導航窗格，如圖所示，單擊向下箭頭，可以看到包括“自定義”、“對象類型”、“表和相關(guān)視圖”、“創(chuàng)建日期”、“修改日期”和“按組篩選”等多種組織方式。2.4.3數(shù)據(jù)庫對象的組織自定義組織方式很靈活，在這種方式下可以按需組織數(shù)據(jù)庫對象。具體操作步驟如下。1.啟動Access2010，打開任意一個數(shù)據(jù)庫文件。在導航窗格中，單擊“自定義”按鈕。2.此時，創(chuàng)建了一個自定義組，名為“自定義組1”。如圖所示。自定義組織方式操作步驟3.此時，從導航窗格下方的“未分配的對象”中把需要的對象拖入自定義組1中。4.此時，若要“按組篩選”對象的話，則分組如圖所示。自定義組織方式操作步驟2.對象類型在此組織方式下，對數(shù)據(jù)庫的所有對象按照表、查詢、窗體、報表等對象的類型進行組織。3.表和相關(guān)視圖在Access中提供了一種新的數(shù)據(jù)庫對象的組織方式，就是表和相關(guān)視圖方式。這種方式的出發(fā)點是數(shù)據(jù)庫對象的邏輯關(guān)系。在Access數(shù)據(jù)庫中，表是最基本的對象。查詢、窗體、報表、視圖都是依賴于表而存在的。因此，這些對象和某個基本表存在邏輯關(guān)系。這種組織方式，無疑正好提供了了解數(shù)據(jù)庫內(nèi)部對象之間邏輯關(guān)系的一個很好的機會。數(shù)據(jù)庫對象的組織在Access數(shù)據(jù)庫中可以對表、查詢、窗體等各種對象進行打開、關(guān)閉、插入、復制和刪除等多種操作。2.4.4數(shù)據(jù)庫對象的操作打開數(shù)據(jù)庫對象如果需要打開某個數(shù)據(jù)庫對象，在導航窗格中，選中所需要打開的對象，雙擊就可以直接打開所選中的對象，非常方便。關(guān)閉對象Access2010中已經(jīng)打開的所有對象，采用選項卡的方式展示在窗口中。當打開了多個對象以后，如果需要關(guān)閉其中的某個對象，只需要單擊該對象對應(yīng)的選項卡右上角的關(guān)閉圖標按鈕，若將鼠標指向該按鈕，則會彈出“關(guān)閉XXX”的提示信息。數(shù)據(jù)庫對象的操作復制數(shù)據(jù)庫對象在Access2010中，使用復制方法可以快速獲得對象的副本。以“教職員”數(shù)據(jù)庫為例，具體操作步驟如下。1.啟動Access2010，打開“教職員”數(shù)據(jù)庫文件。在左側(cè)的導航窗格中可以看到所有的數(shù)據(jù)庫對象。2.選中需要復制的對象，此處以“教職員通訊簿”為例。右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“復制”命令。如圖所示。復制數(shù)據(jù)庫對象操作步驟3.在導航窗格中，任意位置右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令，如圖所示，出現(xiàn)“粘貼為”對話框，此時可以重命名對象，也可以直接使用副本名稱。命名后，單擊“確定”按鈕。完成復制對象操作。復制數(shù)據(jù)庫對象操作步驟4.刪除數(shù)據(jù)庫對象如果要刪除某個數(shù)據(jù)庫對象，需要先關(guān)閉該對象，而且不能使被刪除的對象出現(xiàn)在選項卡文檔窗格中。如果是多用戶工作環(huán)境，應(yīng)該保證所有用戶都沒有打開該數(shù)據(jù)庫對象。以“教職員”數(shù)據(jù)庫為例，具體操作步驟如下。刪除數(shù)據(jù)庫對象1.啟動Access2010，打開“教職員”數(shù)據(jù)庫文件。在左側(cè)的導航窗格中可以看到所有的數(shù)據(jù)庫對象。2.選中需要復制的對象，此處以“教職員電話列表”報表為例。右擊鼠標，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令。3.如圖所示，彈出警告信息：“是否永久刪除“報表‘教職員電話列表’”？如果單擊“是”，您將不能恢復這個刪除操作?！?.確定要刪除該對象是，單擊“是”按鈕，完成刪除操作。刪除數(shù)據(jù)庫對象操作步驟實訓要求：新建“客戶”數(shù)據(jù)庫，要求從羅斯文數(shù)據(jù)庫中復制“客戶”表和“客戶通訊簿”報表對象到新建的數(shù)據(jù)庫中。2.5小型案例實訓1.啟動Access2010，如圖2-1所示，單擊屏幕左上角的【文件】標簽，在打開的Backstage視圖中選擇【新建】命令，然后單擊【樣本模版】圖標按鈕。此時，進入“可用模版”界面，從列出的12個模板中選擇需要的模板，這里選擇【羅斯文數(shù)據(jù)庫】選項，如圖所示。實訓步驟2.在屏幕右下方彈出的【數(shù)據(jù)庫名稱】中輸入想要采用的數(shù)據(jù)庫文件名，然后單擊【創(chuàng)建】按鈕，完成數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建。創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫如圖所示。實訓步驟3.在窗口中部的黃色警告