營(yíng)區(qū)物業(yè)服務(wù)物業(yè)服務(wù)檔案的建立與管理

營(yíng)區(qū)物業(yè)服務(wù)物業(yè)服務(wù)檔案的建立與

管理

目錄

第一節(jié)檔案管理機(jī)制.........................................................2

一、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求.................2

二、檔案管理人員職責(zé).........................................3

三、檔案管理內(nèi)容.................................................3

四、歸檔及保存年限.............................................6

第二節(jié)物業(yè)服務(wù)檔案的建立.............................................7

一、檔案資料管理工作內(nèi)容.................................8

二、檔案資料管理工作要求.................................8

第三節(jié)檔案資料管理的要點(diǎn).............................................9

一、檔案資料管理的要點(diǎn).....................................9

二、檔案資料管理流程措施.................................9

三、檔案資料的分類...........................................16

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第一節(jié)檔案管理機(jī)制

一、檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置及基本要求

（一）檔案劃分及管理

1.檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)

技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文

字、圖表、聲像等歷史記錄。

2.公司設(shè)立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設(shè)置檔案管

理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制

定明確的檔案管理人員崗位職責(zé)，檔案管理人員必須嚴(yán)格履

行職責(zé)。

3.公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門(mén)

級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)

和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門(mén)資料管理

1.公司所屬各部門(mén)必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確

的檔案管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門(mén)檔案管理，實(shí)行部門(mén)檔案

與公司檔案歸口管理。

2.各部門(mén)根據(jù)部門(mén)資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，

實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。

（3）檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)

定執(zhí)行。

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二、檔案管理人員職責(zé)

1.負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；

積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；

2.認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌

握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

3.定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲(chóng)蛀腐朽，如

有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分

過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書(shū)寫(xiě)材

料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)資料，應(yīng)當(dāng)附

上抄件。

4.歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，

再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有

資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5.做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防

塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。

6.每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》

做好文件索引，以便查閱。

三、檔案管理內(nèi)容

（一）檔案質(zhì)量

1.檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，

字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料

的內(nèi)容。

3

2.檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙。破損的檔

案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。

3.檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件

材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。

4.檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有題名

的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。

5.檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。

（二）立檔

1.檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，

附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿

件排列在定稿之后。

2.跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批

復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立

卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一

年立卷。

3.檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙

在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公

文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類

1.檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，

以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)

含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目

等）。

2.公司檔案大致分為以下幾類：

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（1）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢

資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）

和內(nèi)部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。

（5）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；

（6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等

3.檔案的歸口存放部門(mén)

（1）公司各類批文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合

管理部。

（2）公司的各種財(cái)務(wù)資料、稅務(wù)資料存放于財(cái)務(wù)部，

由財(cái)務(wù)部按國(guó)家及公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理、分類存檔。

（3）有關(guān)工程的各類圖紙、技術(shù)資料，由工程部和研

發(fā)部負(fù)責(zé)保管。

（4）有關(guān)房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場(chǎng)營(yíng)銷部負(fù)責(zé)保

管。

（5）除售房合同外，所有對(duì)外簽訂的合同，必須將原

件存放在綜合管理部。

（四）檔案編號(hào)

1.檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄

表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序

依次排列，以便查閱。

2.檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意

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修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案

分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。

3.公司檔案員負(fù)責(zé)檔案文件材料的收集、整理，按照《檔

案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門(mén)要積極配合公司

檔案管理工作。

4.為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行編

號(hào)。按照公司名稱、部門(mén)名稱、文件類別、檔案盒號(hào)碼分為

四個(gè)部分。

四、歸檔及保存年限

1.歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原

則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)

題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫(xiě)《卷內(nèi)目錄》。

2.歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，

保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為

1年，5年，15年。檔案的保管期限除政府有關(guān)法令或本公

司其他規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：

（1）永久保存：公司章程；股東名簿；股東會(huì)、董事

會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要；公司證照；各級(jí)批文；印鑒；公司年

度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和總結(jié)；年度財(cái)務(wù)報(bào)表；重要技術(shù)資料；不動(dòng)產(chǎn)

所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；人事資料；大型活動(dòng)的圖片、音

像資料；其他核定應(yīng)永久保留的文件。

（2）十五年保存：會(huì)計(jì)憑證（其他財(cái)務(wù)檔案的保存期

限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）；其他經(jīng)核定須十五年保存的文件。

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（3）五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的

項(xiàng)目方案；其他經(jīng)核定須五年保存的文件。

（4）一年保存：部門(mén)工作計(jì)劃和總結(jié)；完成后的部門(mén)

請(qǐng)求報(bào)告；無(wú)長(zhǎng)期保存必要的文件。

（5）公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以

保存。

（6）1年以下暫時(shí)保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。

3.公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)

定。

4.歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全

完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，

轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。

5.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄表。全部

檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫(xiě)檔號(hào)。

第二節(jié)物業(yè)服務(wù)檔案的建立

根據(jù)XX營(yíng)區(qū)的物業(yè)服務(wù)要求，我司將管理與物業(yè)相關(guān)

服務(wù)工作中的各種制度、規(guī)程、流程、記錄、圖表、函件等

進(jìn)行歸檔管理保存。物業(yè)檔案資料的建立與管理是物業(yè)服務(wù)

的重要組成部分?？茖W(xué)、規(guī)范的檔案管理可以為專業(yè)的物業(yè)

服務(wù)提供有力的支持。

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針對(duì)XX營(yíng)區(qū)的實(shí)際情況，我們擬采取系統(tǒng)化、電腦化

的管理手段，對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行全面的收集和管理。在信息的

收取時(shí)廣開(kāi)信息渠道，存儲(chǔ)時(shí)做到內(nèi)容全面、豐富，收集時(shí)

盡可能地完整。并樹(shù)立檔案管理的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀，

使檔案管理真正為管理服務(wù)。

一、檔案資料管理工作內(nèi)容

1.建立資料的收集、分類整理、歸檔管理和保密制度。

2.建立一套完整的檔案管理制度。如在日常管理中要建

立交接班、項(xiàng)目故障與維修、保養(yǎng)、設(shè)備巡視等登記制度。

3.保管好其它與檔案資料管理有關(guān)的事項(xiàng)資料。

二、檔案資料管理工作要求

1.必須保證營(yíng)區(qū)交給物業(yè)服務(wù)的檔案資料（包括設(shè)備維

修、改造的案資料）的完整性、完好性。

2.合同期滿我司應(yīng)及時(shí)將整理好的新物業(yè)檔案資料原件

統(tǒng)一移交給采購(gòu)人的綜合檔案室進(jìn)行分類、立卷、編號(hào)、歸

檔，輸入計(jì)算機(jī)便于更科學(xué)的管理。

3.充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，提供檔案管理工作效率。

4.利用已有檔案資料進(jìn)行總結(jié)，規(guī)劃。

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第三節(jié)檔案資料管理的要點(diǎn)

一、檔案資料管理的要點(diǎn)

1.重要的檔案資料的交接必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理或其指定責(zé)

任人驗(yàn)收，完善交接手續(xù)后方能分卷立檔。

2.檔案資料實(shí)行專人專職管理。

3.檔案資料實(shí)行嚴(yán)格的借閱登記制度，歸還入檔時(shí)，必

須經(jīng)過(guò)審核檢查，如有輕微破損應(yīng)立即修補(bǔ)，損壞嚴(yán)重的須

追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員須定時(shí)檢查檔案借閱情

況，以便及時(shí)收回在外文件，防止因管理疏忽導(dǎo)致文件流失。

4.檔案資料管理實(shí)行嚴(yán)格的鑒定制度。檔案資料的鑒定

必須由服務(wù)中心經(jīng)理或其指定的責(zé)任人負(fù)責(zé)，對(duì)檔案是否有

效、作廢以及保存數(shù)量等做出決定。當(dāng)文件狀況有所變動(dòng)時(shí)，

應(yīng)及時(shí)調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時(shí)找到有效文

件。

5.檔案資料的管理必須做到“七防”即防火、防潮、防

盜、防鼠、防蟲(chóng)、防變質(zhì)、防高溫。必須配置有效的滅火器

材，潮濕天氣需放置生石灰等防潮物，檔案管理人員須定期

檢查和清理，保證檔案資料環(huán)境條件符合要求。

二、檔案資料管理流程措施

（一）檔案資料的總體管理措施

收集----管理分類----編號(hào)登記----電腦錄入----歸檔----應(yīng)

用。

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1.資料的收集

（1）采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，建立

相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

（2）資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料

和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資

料的來(lái)源渠道，從時(shí)間上講是從規(guī)劃設(shè)計(jì)到工程竣工的全部

工程技術(shù)維修資料；從空間上講是指物業(yè)構(gòu)成的方方面面，

大到房屋本體，公共設(shè)施，小到一草一木都有詳細(xì)的資料收

集。

2.資料分類整理

收集后的所有信息，統(tǒng)一由管理服務(wù)中心檔案室集中整

理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來(lái)源、信息的內(nèi)容、

信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。

3.資料歸檔管理

（1）歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科

學(xué)的分類與保存。根據(jù)實(shí)際需要，XX營(yíng)區(qū)的資料管理擬采用

原始檔案和電腦雙軌制。采用多種形式的文檔儲(chǔ)存方式，便

于原始檔案的保存，如錄像帶、膠卷、照片、圖景等。檔案

組卷按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)編號(hào)、造刪、編輯，并分柜保存，運(yùn)用

計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料

轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。

（2）檔案的借出、歸還都有嚴(yán)格的規(guī)定：借出必須經(jīng)

物業(yè)經(jīng)理同意經(jīng)登記后方可借出；歸還時(shí)，須由專人進(jìn)行檢

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查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管

理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失；檔案管理員

定期檢查資料保管情況，并及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)技術(shù)資料歸檔保

存。

（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“四防”，即：防火、

防潮、防發(fā)霉變質(zhì)、防蛀。

4.檔案的借閱管理

（1）物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心所有工作人員都有保護(hù)檔案、

保守秘密的權(quán)利和義務(wù)。

（2）查閱檔案，須按規(guī)定辦理登記手續(xù)，定期歸還。

（3）要愛(ài)護(hù)檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，不

得對(duì)檔案隨意更改，涂寫(xiě)。

（4）借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案員

和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

（5）檔案如有丟失、損壞或泄密，追究當(dāng)事者責(zé)任。

（6）借閱者在歸還檔案時(shí)須填寫(xiě)檔案利用效果記錄。

（7）調(diào)離物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心的工作人員，必須清理移

交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。

（二）檔案資料的具體管理措施

1.借閱

（1）借閱手續(xù)

1）總經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級(jí)檔

案可直接通過(guò)檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。

2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，

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由部門(mén)負(fù)責(zé)人辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》并送達(dá)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。

3）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部

門(mén)負(fù)責(zé)人出示經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)班領(lǐng)導(dǎo)審批同意借閱的書(shū)面

《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司

借閱登記表上簽字。

4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核

查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸

還日期，以備及時(shí)催還。

5）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔

夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。

（2）檔案借閱審批權(quán)限

1）證照類：含營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢

資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交

由公司常務(wù)副總審批。

2）文件類：分外來(lái)文件（政府職能部門(mén)的往來(lái)文件）

和內(nèi)部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財(cái)務(wù)

文件、法律文書(shū)等重要文件借閱須由常務(wù)副總及總經(jīng)理批

準(zhǔn)。

3）制度類：管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜

合管理部審批。

4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。該

類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總

審批。

5）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；該類檔案資料

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的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務(wù)副總審批。

6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等。該類檔案資料的借

閱由綜合管理部審批。

7）涉密檔案類：公司機(jī)要檔案中絕密檔案原則上禁止

借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長(zhǎng)審批、

機(jī)密檔案的借閱由常務(wù)副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱

由綜合管理部及常務(wù)副總審批。

（3）借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，

不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄

檔案。

（4）借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，

需借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人書(shū)面請(qǐng)示，經(jīng)綜合管理部及常務(wù)副總批

準(zhǔn)。

（5）借閱人對(duì)檔案的借閱需在檔案室內(nèi)完成，嚴(yán)禁私

自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，

在填寫(xiě)《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時(shí)需按填寫(xiě)要求

注明相關(guān)事宜。

（6）借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同

一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

（7）借閱人必須在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案資料，情

況特殊者可填寫(xiě)《檔案資料續(xù)借申請(qǐng)單》，領(lǐng)班領(lǐng)導(dǎo)簽字后

續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當(dāng)日

必須歸還，其他檔案資料借用時(shí)間不得超過(guò)七天。若到期不

能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催

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還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內(nèi)，應(yīng)及時(shí)歸還

檔案。逾期仍未歸還者，將來(lái)強(qiáng)制其歸還檔案，并給予相應(yīng)

處分。

（8）丟失政府下達(dá)的重要文件者，應(yīng)主動(dòng)去政府部門(mén)

補(bǔ)辦文件，同時(shí)應(yīng)承擔(dān)補(bǔ)辦手續(xù)費(fèi)和影響、拖延他人辦事的

損失費(fèi)。若丟失文件者補(bǔ)辦不齊，處以500元至3000元的

罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失者，根據(jù)實(shí)際

情況和公司規(guī)定進(jìn)行處罰。

（9）丟失技術(shù)變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟(jì)損失

者，處以損失費(fèi)用2倍的罰款。

2.銷毀

（1）公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許和批準(zhǔn)不得銷毀公

司檔案資料。

（2）每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電

子的《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定

其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀?！稒n案銷毀審批表》需注明：銷

毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、

銷毀時(shí)間。

（3）銷毀前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋

章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀審批表》

需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請(qǐng)部門(mén)各留存一份。

（4）在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或常務(wù)項(xiàng)

目經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。

（5）保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：

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未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單

位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事

項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

3.移交

（1）需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移

交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方

可進(jìn)行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、

公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、

移交時(shí)間、移交原因。

（2）移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，

《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永

久保管。

4.保密

（1）檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部

文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提

供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

（2）檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹(shù)立

全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地

為利用者提供檔案資料。

（3）愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不

得使用及隨意翻動(dòng)。

（4）機(jī)要檔案分為：絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。機(jī)要檔

案的界定標(biāo)準(zhǔn)：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)

方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議

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及金額在1000萬(wàn)元以上的重大合同。機(jī)密檔案包括財(cái)務(wù)資

料、公司重要會(huì)議紀(jì)要、公司經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、薪資檔

案、勞動(dòng)合同、技術(shù)資料、金額在100－1000萬(wàn)元的合同。

秘密檔案包括重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同或協(xié)議。

三、檔案資料的分類

（一）基礎(chǔ)管理資料

1.計(jì)算機(jī)管理資料

類別內(nèi)容備注

計(jì)算機(jī)管理軟件及使用說(shuō)明、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理及記

物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心組織大事記及工作計(jì)劃、總結(jié)錄

物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄

計(jì)算機(jī)管理

質(zhì)量體系文件、內(nèi)部制度

資料

印章管理記錄、涉及用物業(yè)公司公章的各類文書(shū)

物業(yè)管理的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知等各類公文

物業(yè)項(xiàng)目服務(wù)中心值班及檢查記錄

政府部門(mén)及領(lǐng)班領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)文件

本物業(yè)公司、營(yíng)區(qū)業(yè)主相關(guān)文件

行政文件資規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件

料接待來(lái)訪參觀記錄表

固定資產(chǎn)登記表、固定資產(chǎn)購(gòu)置報(bào)告、報(bào)廢審批表

突發(fā)事件處理記錄

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營(yíng)區(qū)內(nèi)設(shè)施、辦公用房及辦公用品管理記錄

營(yíng)區(qū)業(yè)主管理資料、裝修申請(qǐng)等

營(yíng)區(qū)業(yè)主檔案

營(yíng)區(qū)業(yè)主維修檔案

營(yíng)區(qū)業(yè)主資名單、通訊資料、車(chē)牌號(hào)碼

料部門(mén)架構(gòu)、職責(zé)

服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表

營(yíng)區(qū)業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄

營(yíng)區(qū)業(yè)主反

營(yíng)區(qū)業(yè)主投訴及回訪處理記錄

饋資料

維修申報(bào)表

維修服務(wù)派工單

維修資料

維修回訪記錄表

2.房屋管理及維修養(yǎng)護(hù)資料

類別內(nèi)容備注

營(yíng)區(qū)建筑示意圖

標(biāo)識(shí)、導(dǎo)示資料疏散示意圖

建筑物平面圖

裝修驗(yàn)收記錄

房屋安全管理類

房屋安全檢查記錄

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3.公用設(shè)施設(shè)備檔案資料（部分）

類別內(nèi)容備注

設(shè)備安全運(yùn)行規(guī)程

設(shè)備機(jī)房管理規(guī)定

各設(shè)備運(yùn)行崗位責(zé)任制度

相關(guān)崗位技術(shù)人員資質(zhì)證書(shū)

定期巡回檢查記錄

維護(hù)保養(yǎng)記錄

運(yùn)行記錄

公用設(shè)施設(shè)備檔案設(shè)備維修檔案

資料送電、停電通知及記錄

臨時(shí)用電管理措施

停電應(yīng)急處理措施

智能化設(shè)施運(yùn)行記錄

智能化設(shè)施定期保養(yǎng)記錄

電梯準(zhǔn)用證

年檢合格證

電梯操作及保養(yǎng)人員資質(zhì)證書(shū)

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4.秩序維護(hù)及車(chē)輛管理資料

類別內(nèi)容備注

日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄

秩序維護(hù)訓(xùn)練計(jì)劃和考核記錄

秩序維護(hù)

安全防范措施

管理資料

查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

緊急事件處理記錄

停車(chē)場(chǎng)出入登記記錄

車(chē)輛及停車(chē)場(chǎng)管交通疏導(dǎo)圖

理資料停車(chē)場(chǎng)安全防范措施及設(shè)施記錄

車(chē)輛管理記錄、車(chē)輛詳細(xì)資料

5.環(huán)境衛(wèi)生管理資料

類別內(nèi)容備注

環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具統(tǒng)計(jì)表

環(huán)衛(wèi)設(shè)施資料

環(huán)衛(wèi)設(shè)備、工具更換記錄

清潔衛(wèi)生管理資國(guó)家環(huán)保標(biāo)準(zhǔn)：排煙、排污、噪音

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6.綠化管理資料

類別內(nèi)