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文檔簡介

月度例會流程一、制定目的及范圍月度例會旨在通過定期的溝通與協調，提升團隊協作效率，確保各項工作順利推進。該流程適用于公司各部門的月度例會，涵蓋會議的準備、召開、記錄及后續(xù)跟進等環(huán)節(jié)。二、會議原則1.會議應遵循“高效、務實、開放”的原則，確保每位參與者都能積極發(fā)言，分享信息。2.會議內容應圍繞工作進展、問題解決及未來計劃展開，避免無關話題的討論。3.各部門需提前準備相關材料，確保會議討論有據可依。三、會議流程1.會議準備1.1確定會議時間與地點：由會議組織者提前確定會議的具體時間和地點，并通知所有參會人員。1.2制定會議議程：根據各部門的工作進展，制定詳細的會議議程，明確討論主題和時間分配。1.3收集材料：各部門需在會議前一周提交相關工作報告及需要討論的問題，會議組織者負責匯總。1.4發(fā)送會議通知：會議組織者將會議時間、地點、議程及相關材料通過郵件或內部系統發(fā)送給所有參會人員。2.會議召開2.1簽到：參會人員在會議開始前進行簽到，確保出席情況記錄。2.2會議開場：會議組織者簡要介紹會議目的及議程，明確會議紀律。2.3逐項討論：按照議程逐項進行討論，各部門負責人依次匯報工作進展，提出問題及建議。2.4記錄要點：指定專人負責會議記錄，確保每項討論的要點、決策及責任人都被詳細記錄。3.會議結束3.1總結發(fā)言：會議組織者對會議內容進行總結，重申重要決策及后續(xù)行動計劃。3.2確認責任：明確各項任務的責任人及完成時間，確保每位參與者清楚自己的工作目標。3.3會議閉幕：感謝所有參會人員的參與，宣布會議結束。4.會議記錄與跟進4.1整理會議記錄：會議結束后，記錄員需在24小時內整理會議記錄，并形成正式文檔。4.2發(fā)送會議紀要：將會議紀要通過郵件發(fā)送給所有參會人員，確保信息傳達無誤。4.3跟進任務落實：會議組織者需定期跟進各項任務的落實情況，確保責任人按時完成工作。四、反饋與改進機制為確保會議流程的持續(xù)優(yōu)化，需建立反饋機制。參會人員可在會議結束后通過匿名問卷或郵件形式，反饋會議的有效性及改進建議。會議組織者應定期匯總反饋意見，分析存在的問題，并提出改進措施，以提升后續(xù)會議的效率和效果。五、注意事項1.會議時間應控制在1.5小時以內，避免冗長討論。2.參會人員應提前準備，確保會議討論高效。3.會議中應保持開放的溝通氛圍，鼓勵各方積極發(fā)言。4.會議記錄應真實、準確，確保后續(xù)跟進的有效性

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