DB3310T 48-2017 專利代理服務(wù)規(guī)范　　

DB3310/T48—2017專利申請代理服務(wù)規(guī)范臺州市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布IDB3310/T48—2017本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范由臺州市科學(xué)技術(shù)局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：臺州市知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)協(xié)會。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要起草人：鄭才微、顧王建、項玲玲、陸莎莎、何良雄、黃默。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為首次發(fā)布1DB3310/T48—20171范圍本規(guī)范規(guī)定了專利代理機(jī)構(gòu)在專利申請代理過程中的服務(wù)要求，包括基本要求、人員管理、文件管理、合同處理、業(yè)務(wù)辦理、持續(xù)改進(jìn)等。本規(guī)范適用于臺州市內(nèi)專利代理機(jī)構(gòu)提供的專利申請代理服務(wù)。下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。專利代理機(jī)構(gòu)依法設(shè)立，辦理專利代理業(yè)務(wù)或者提供其他專利服務(wù)的服務(wù)機(jī)構(gòu)。專利申請代理專利代理機(jī)構(gòu)以客戶名義，代客戶處理與專利申請、專利復(fù)審相關(guān)的事務(wù)。客戶委托專利代理機(jī)構(gòu)辦理專利申請業(yè)務(wù)、專利復(fù)審相關(guān)業(yè)務(wù)的組織或個人。案件客戶委托專利代理機(jī)構(gòu)處理的專利申請、專利復(fù)審等事項。3.1.1根據(jù)專利代理服務(wù)約定，在權(quán)限范圍內(nèi)維護(hù)客戶利益。同一專利代理機(jī)構(gòu)不得接受與案件有利益沖突關(guān)系的相對委托人的委托，但雙方委托人書面同意的除外。3.1.2除有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)披露或經(jīng)客戶同意披露的內(nèi)容外，對客戶的商業(yè)秘密予以保密。3.1.3專利代理機(jī)構(gòu)不得超越客戶委托權(quán)限，不得利用委托關(guān)系從事與客戶所委托事務(wù)無關(guān)的活動。3.1.4專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)與委托人訂立書面委托合同，統(tǒng)一收取費(fèi)用并如實(shí)入賬。3.1.5專利代理機(jī)構(gòu)及其服務(wù)人員不得進(jìn)行不正當(dāng)競爭，包括但不限于：2DB3310/T48—20173.1.6專利代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)人員等不得同時與兩個或兩個以上專利代理機(jī)構(gòu)建立勞動合同關(guān)系?？蛻?；對中間和最終處理結(jié)果及時告知客戶。4.1人員構(gòu)成與任職條件4.1.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立專利申請業(yè)務(wù)接待、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督管理以及專利技術(shù)支撐部門等組織4.1.2應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和能力的服務(wù)人員；機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人除具有專業(yè)水平外，還應(yīng)當(dāng)具有全面溝通與協(xié)調(diào)的能力；業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)具有良好的專業(yè)素養(yǎng)與管理能力。4.1.3專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與服務(wù)人員依法簽訂勞動合同，并繳納社會保險金。4.2人員培訓(xùn)與考核4.2.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立人才培養(yǎng)機(jī)制，對新入職人員進(jìn)行上崗培訓(xùn)，對其服務(wù)人員進(jìn)行上崗4.2.2培訓(xùn)方式包括參加政府、高校、行業(yè)協(xié)會或者專業(yè)機(jī)構(gòu)等外部機(jī)構(gòu)組織的外部培訓(xùn)和專利代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部自行組織的培訓(xùn)。4.2.3服務(wù)人員每年參加外部培訓(xùn)的時間不得小于8小時。4.2.4定期組織業(yè)務(wù)研討活動，并對培訓(xùn)與研討活動進(jìn)行記錄。4.2.5建立適當(dāng)?shù)目己藱C(jī)制，制定考核制度，明確考核方法，制定獎懲措施，確保嚴(yán)格執(zhí)行，記5.1信息安全5.1.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立必備的信息化管理系統(tǒng)，并確保案件的信息安全。3DB3310/T48—2017件流程管理系統(tǒng)，內(nèi)部自動化網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，客戶管理系統(tǒng)及客戶和案卷信息管理系統(tǒng)。括以下功能：申請管理、客戶管理、時限管理、費(fèi)用管理、檔案管理、任務(wù)管理。5.1.4專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)采取措施保證客戶信息和案件數(shù)據(jù)的安全性，包括：態(tài)數(shù)據(jù)，及時進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。5.2檔案管理5.2.1專利代理機(jī)構(gòu)建立完善的檔案管理e)專利有效期滿后，專利代理機(jī)構(gòu)可以銷毀紙質(zhì)文件或檔案，但對于放棄的專利和撤回的專利申請，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)審慎處理。5.2.2案件及相關(guān)內(nèi)容，除法律規(guī)定必須披露或者委托人同意披露的外，專利代理機(jī)構(gòu)負(fù)有法定的保密措施。5.2.3就客戶委托事項所建立案卷的管理，保證其信息資料的完整，包括客戶資料的完整，官方文件及收據(jù)的完整，工作成果的完整以及與客戶之間的信息交互記錄(時間、內(nèi)容、通信方式)等。5.2.4專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)確定收案程序，確定案卷號。案卷號是確定客戶委托事項唯一號碼，案卷號的設(shè)計必須區(qū)別不同的委托并便于內(nèi)部管理。案卷號及其指向的案卷伴隨案件的全部處理過程。4DB3310/T48—20176.2合同簽訂6.2.1專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)與客戶簽訂書面的委托代理合同；在正式簽訂前，專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將合同交客戶審閱并解釋合同的主要條款。6.2.2合同條款應(yīng)當(dāng)全面明確體現(xiàn)專利代理機(jī)構(gòu)與客戶協(xié)商的基本約定。6.2.3合同條款包括但不限于服務(wù)事項、服務(wù)人員、代理權(quán)限、完成時限、服務(wù)質(zhì)量、驗收方式、服務(wù)金額、支付方式、保密約定、違約責(zé)任、變更與終止的情形以及爭議解決等。6.2.4委托代理合同應(yīng)當(dāng)由客戶或取得客戶授權(quán)的代理人與專利代理機(jī)構(gòu)簽字、蓋章予以確認(rèn)。6.3合同履行在履行委托合同時，專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將重要的文件、通知和處理結(jié)果及時送交或通知客戶。6.4合同變更與終止在出現(xiàn)約定、法定或其它需要變更或終止委托代理合同的情形時，專利代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)：a)提前告知客戶并說明原因；b)與客戶協(xié)商變更或解除委托代理合同；c)告知客戶后續(xù)程序及需要注意的事項；d)辦理法律法規(guī)規(guī)定需要辦理的事項；e)進(jìn)行書面記錄。7業(yè)務(wù)辦理7.1文件撰寫與提交7.1.1代理專利申請至少應(yīng)就以下環(huán)節(jié)規(guī)定作業(yè)流程：a)與客戶就技術(shù)問題進(jìn)行充分的溝通與討論；b)撰寫、校對或者準(zhǔn)備專利申請文件交由客戶書面確認(rèn)；c)向?qū)＠痔峤粚＠暾埢蛘咂渌募?；d)向客戶報告委托案件的進(jìn)展情況；e)向?qū)＠掷U納專利申請等官方費(fèi)用；f)接收、記錄專利局發(fā)出的文件并向客戶轉(zhuǎn)達(dá)；g)對答復(fù)或者處理時限的工作進(jìn)行時限設(shè)置、時限提醒和完成后時限撤銷。7.1.2撰寫專利申請文件前與客戶進(jìn)行充分的溝通與討論：a)代理人充分理解技術(shù)交底書的內(nèi)容，把握技術(shù)本質(zhì)；b)在與客戶進(jìn)行溝通和交流時，代理人根據(jù)自身的專業(yè)能力對客戶進(jìn)行積極引導(dǎo)，以促使客戶提供更多的實(shí)施例，確定合適的專利保護(hù)范圍。7.1.3在專利說明書的形成過程中，避免簡單拷貝技術(shù)交底書的內(nèi)容。交底書的技術(shù)內(nèi)容進(jìn)行實(shí)質(zhì)性刪除和修改。7.1.5撰寫專利申請文件，應(yīng)滿足如下要求：a)嚴(yán)密性：避免用詞不當(dāng)對專利的保護(hù)范圍造成無謂的限制或者損害；b)準(zhǔn)確性：內(nèi)容的描述應(yīng)清楚、準(zhǔn)確，無歧義；c)