醫(yī)院物業(yè)規(guī)章制度和檔案管理

醫(yī)院物業(yè)規(guī)章制度和檔案管理

目錄

第一節(jié)規(guī)章制度...................................2

一、規(guī)章制度建立原則...........................2

二、管理規(guī)章制度...............................3

第二節(jié)檔案的建立和管理...........................3

一、檔案管理運作...............................4

二、檔案資料分類...............................5

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要點：

1.針對項目的特點，建立有XX特色的管理制度，達到統(tǒng)一

管理的目的

2.嚴密的行政管理體系和質(zhì)量保證體系是一切管理活動、

經(jīng)營活動的基礎

3.收集全面翔實的物業(yè)管理信息，建立標準化物業(yè)管理模

式

4.采用高技術手段輔助管理，融入“以人為本”的服務思

想，提高管理水平

第一節(jié)規(guī)章制度

一、規(guī)章制度建立原則

成熟的物業(yè)管理絕不是管理公司單項的推動，而應該得到

廣大用戶的真誠支持，變單向推動為雙向共管。只有啟發(fā)廣大

用戶共同參與物業(yè)管理，增強住戶自治、自律意識，使住戶自

治，自律與專業(yè)化物業(yè)管理相結(jié)合，才能使物業(yè)管理真正得到

升華。建立用戶自治自立組織網(wǎng)絡，增強用戶的物業(yè)管理意識。

我們在制訂管理制度也充分考慮其特點，并擬定以下基本原則：

１.管理制度以滿足用戶需要為根本出發(fā)點；

２.公共規(guī)章制度在獲得甲方同意；

３.所有規(guī)章制度兼顧已有管理規(guī)定；

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二、管理規(guī)章制度

公司在多年物業(yè)管理實踐過程中形成一整套行之有效的管

理方法，在不斷總結(jié)經(jīng)驗基礎上，建立一套物業(yè)管理的規(guī)章制

度。根據(jù)XX醫(yī)院物業(yè)管理項目的特點和政府有關文件的規(guī)定，

制定了“XX醫(yī)院物業(yè)管理制度匯編”。

1.崗位職責

2.各項管理制度

3.各崗位工作程序

4.設施、設備管理規(guī)定

第二節(jié)檔案的建立和管理

知識經(jīng)濟的悄然崛起，使信息的重要性目益凸現(xiàn)，信息資

源已成為居住區(qū)物業(yè)管理中不可缺少的組成部分。在XX醫(yī)院的

檔案建立與管理中，我們將采用先進的計算機網(wǎng)絡技術，對檔

案進行集中有序、標準規(guī)范的管理，配合先進的資料檢索軟件

以達到信息共享、合理利用的目的。同時，我們在信息資料收

集中將廣開渠道，對居住區(qū)內(nèi)所有物業(yè)項目從主體到配套，從

建筑到環(huán)境，從硬件到軟件都建立起相應的管理檔案，有效保

證物業(yè)管理服務的質(zhì)量，提升物業(yè)管理的整體水平。為此，我

們建立一整套從檔案收集、分類、歸檔、使用到銷毀的管理制

度及檔案管理人員的職責，以保證檔案管理滿足物業(yè)管理的需

要。

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一、檔案管理運作

（一）資料的收集

我們將設立專門的檔案室，并由專人負責管理。按照檔案

的不同類別，我們將通過四個途徑進行收集。首先在物業(yè)接管

移交與設計單位，施工單位積極合作，力爭全面、準確地收集

到工程建設產(chǎn)權及工程技術等原始資料。第二是在日常管理中

建立和收集房屋維修檔案、設備運行檔案、投訴與回訪記錄等

以及其他相關資料，并將檔案的收集形成制度化；第三是通過

政府主管部門、國際互聯(lián)網(wǎng)等獲取相關信息。

（二）資料的整理和分類

在收集到原始資料后，統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除

作廢的和無效的記錄，修補破損的文檔，然后按類別進行裝訂

并整理成冊，做到條理清晰、分類合理、易于檢索。

（三）資料的歸檔管理

1.對于分類整理好的信息資料進行分類保存即為歸檔。在

XX醫(yī)院的檔案管理中我們將實行原始資料和電腦檔案雙軌制，

確保儲存方式的多元化，盡可能將資料轉(zhuǎn)化為電腦磁盤儲存以

便于查找。同時運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖

片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

2.對醫(yī)患和管理中心利益影響較大的檔案應加密保存。這

些檔案在電腦中接授權級別檢索，對保存在檔案的原始資料應

嚴格控制借閱。

3.檔案管理員應編制統(tǒng)一的檔案程度的分類順序進行組

卷，逐一編號，登記造冊、編制目錄、分柜保存。

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4.為保證檔案的安全和完善，檔案室應隨時保持干燥、通

風、清潔、并加裝防盜門和防盜網(wǎng)。同時配備合適的文件柜、

文件盒以及消防器材等，確保儲存地點符合防火、防蟲、防鼠、

防潮等要求并定期巡查。

5.檔案室應避免無關人員任意進出，檔案室鑰匙交由檔案

管理員專門保管。

（四）檔案的使用

利用計算機網(wǎng)絡技術，并采用先進檢索軟件，充分發(fā)揮檔

案資料的作用。內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，對管理

中心的相關資料進行查詢。對借閱原始資料的使用者，按檔案

的不同密級由相關負責人批準方可借閱，并辦理借閱手續(xù)。

（五）檔案的銷毀

根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，定期對過期和作廢的文檔進

行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過存檔期的檔

案經(jīng)主管領導批準可銷毀，同時建立已銷毀文檔清單備查。

二、檔案資料分類

（一）產(chǎn)權與工程技術資料

1.規(guī)劃圖紙、項目批文、用地批文

2.建筑許可證、投資許可證、開工許可證

3.紅線圖、竣工總平面圖

4.地質(zhì)勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告

5.工程合同、工程預決算

6.工程設計變更通知

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7.竣工圖：建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、暖通、電氣工程竣工圖

及消防、燃氣、電話電視、智能化、供熱等工程及地下管網(wǎng)竣

工圖

8.房屋、消防、燃氣竣工驗收證明書

9.主要材料質(zhì)量保證書，新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書

10.水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料

11.砂漿、混凝土塊試壓報告

12.綠化工程竣工圖

13.住宅區(qū)各類房屋清單

14.出售房屋的產(chǎn)權范圍或成本核算清單

15.住宅區(qū)公用設施設備及公共場地清單

16.住宅區(qū)未完工的房屋公用設施設備及公共場地的竣工

日期

17.其他工程技術資料、電梯資料

（二）維修資料

１.維修申請記錄、回訪記錄

２.維修派工單

３.公共設施巡檢記錄

（三）治安交通管理資料

１.日常巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線

２.日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶

３.搬入／出記錄、突發(fā)事件處理記錄

４.車輛管理記錄、車輛詳細資料

（四）設備設施管理資料（包括消防）

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１.公用設備設施維修保養(yǎng)計劃

２.公用設備設施維修保養(yǎng)記錄

３.機電設備運行、巡查記錄

４.設備分承包方檔案

５.公用設備設施臺賬及更新記錄

６.供暖設備臺賬及維修記錄

（五）綠化清潔資料

１.清潔班檢記錄、清潔周檢記錄

２.綠化工作記錄、綠化周檢記錄

３.消殺記錄、綠化病蟲害檢查記錄

（六）員工管理資料

１.員工個人資料、聘用記錄

２.員工業(yè)績考核及獎罰記錄

３.員工培訓計劃、培訓檔案、考核記錄

４.員工晉升、薪金變動

（七）用戶反饋

１.服務質(zhì)量回訪記錄

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