樣式的使用課件

樣式的使用CONTENTS在平時的辦公中，常常需要處理一些比較長的文檔，如項目策劃書、產(chǎn)品說明書、述職報告等，這時使用Word2010會很方便。3.6.1樣式的使用簡單地說，樣式就是格式的集合。通常所說的“格式”往往指單一格式，如“字體”“字號”格式等。每次設(shè)置格式，都需要選擇某一種格式，如果文字的格式比較復雜，就需要多次進行不同的格式設(shè)置。而樣式作為格式的集合，它可以包含幾乎所有的格式，設(shè)置時只需選擇某個樣式，就能把其中包含的各種格式一次性設(shè)置到文字和段落上。設(shè)置樣式很簡單，將各種格式設(shè)計好后，起一個名字，就可以變成樣式。而通常情況下，只需使用Word2010提供的預設(shè)樣式就可以了，若預設(shè)樣式不能滿足要求，則在預設(shè)樣式的基礎(chǔ)上略加修改即可。

1.1樣式的使用CONTENTS例如，要查看或修改當前的有效正文樣式，在“開始”選項卡的“樣式”組中右擊，在彈圖3-96“錄制宏”對話框計算機應用基礎(chǔ)項目化教程164出的快捷菜單中執(zhí)行“修改”命令，如圖3-97所示。1.1樣式的使用CONTENTS

1.1樣式的使用

在彈出的“修改樣式”對話框中，可以看到目前正文的具體樣式設(shè)置，如圖3-98所示。CONTENTS

1.1樣式的使用“正文”樣式是文檔中的默認樣式，新建文檔中的文字通常都采用“正文”樣式。很多其他樣式都是在“正文”樣式的基礎(chǔ)上經(jīng)過格式改變而形成的，因此，“正文”樣式是Word中最基礎(chǔ)的樣式，不要輕易修改它，一旦修改，將會影響到所有基于“正文”樣式的其他樣式的格式。“標題1”～“標題5”為標題樣式，它們通常用于各級標題段落，與其他樣式最為不同的是標題樣式具有級別，分別對應級別1至級別5。這樣，就能夠根據(jù)級別得到文檔結(jié)構(gòu)圖、大綱和目錄。CONTENTS

1.1樣式的使用

1.設(shè)置標題樣式通常要為標題選擇清晰醒目的樣式，可以在“開始”選項卡的“樣式”組中直接選擇合適的標題樣式。例如，錄入文章某一部分的標題，注意保持光標的位置在當前標題所在的段落中，在工具欄任務窗格中單擊“標題1”樣式，即可快速設(shè)置好此標題的樣式。

2.設(shè)置正文樣式對于正文，同樣可以一邊錄入文字，一邊設(shè)置該部分文字所用的樣式。例如，新建一個名稱為“樣式2”的樣式，并設(shè)置其屬性和格式，注意要將“修改樣式”對話框中的“樣式基準”和“后續(xù)段落樣式”都設(shè)置成“正文首頁縮進2”。CONTENTS

1.1樣式的使用

3.設(shè)置樣式快捷鍵在“修改樣式”對話框中，單擊“格式”按鈕，再執(zhí)行“快捷鍵”命令，打開“自定義鍵盤”對話框，如圖3-99所示。CONTENTS

1.1樣式的使用此時在鍵盤上按下希望設(shè)置的快捷鍵，如Ctrl+1，在“請按新快捷鍵”文本框中就會顯示快捷鍵。需要注意的是，不要直接在其中輸入快捷鍵，而應該按下快捷鍵。單擊“關(guān)閉”按鈕后再單擊“確定”按鈕，快捷鍵即可生效。使用同樣的方法也可為其他樣式指定快捷鍵。在文檔中錄入文字，然后按下某個樣式的快捷鍵，即可快速設(shè)置其格式。CONTENTS

1.1樣式的使用

4.修改樣式

文檔中的內(nèi)容采用系統(tǒng)預設(shè)的樣式后，格式可能不完全符合實際的需要。例如，“標題1”計算機應用基礎(chǔ)項目化教程166樣式的字號太大，而且是左對齊方式，如果希望采用小一點的字號并居中對齊，就需要對預設(shè)的樣式進行修改。（1）右擊任務窗格中的“標題1”樣式，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“修改”命令，打開“修改樣式”對話框。

（2）選中“自動更新”復選框，單擊“確定”按鈕完成設(shè)置。這樣，當應用了“標題1”樣式的文字和段落的格式發(fā)生改變時，就會自動更改“標題1”樣式的格式。

（3）選中采用了“標題1”樣式的某段文字，然后利用“格式”工具欄設(shè)置字號和居中對齊。注意文檔中所有采用“標題1”樣式的文字和段落的格式都會一起改變，而無須用格式刷逐個改變。CONTENTS

1.2模板（Word中的模板是一種特殊的文檔，通過模板可以快速地制作出相應的文檔，基于同一模板生成的文檔具有相同的樣式設(shè)置、頁面設(shè)置、分節(jié)設(shè)置等排版格式。Word2010的“模板”功能可以幫助用戶輕松、快速地建立規(guī)范化的文檔。

1.創(chuàng)建模板（1）打開Word2010文檔窗口，在當前文檔中設(shè)置模板的頁面、樣式、圖片格式等。

（2）單擊“文件”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“另存為”命令，打開“另存為”對話框，在左側(cè)列表框中選擇“受信任模板”選項，在“文件名”文本框中輸入模板名稱，在“保存類型”下拉列表框中選擇“Word模板（*.dotx）”選項，單擊“保存”按鈕即可。CONTENTS1.2模板

2.使用模板創(chuàng)建文檔除了用戶自定義的模板外，Word2010還內(nèi)置了多種用途的模板（如書信模板、公文模板等），用戶可以根據(jù)實際需要選擇特定的模板新建Word文檔。具體方法如下：

（1）打開Word2010文檔窗口，單擊“文件”按鈕，在彈出的下拉菜單中執(zhí)行“新建”命令，打開“新建文檔”對話框。

（2）在“新建文檔”對話框左側(cè)的“模板”列表框中選擇“我的模板”或“已安裝的模板”，在打開的模板列表中選擇合適的模板，同時在右窗格中選中“文檔”單選按鈕，單擊“確定”按鈕即可。CONTENTS

1.3修訂與批注

在使用Word2010對文檔進行編輯時，用戶可方便地對文檔內(nèi)容進行批注和修訂，以方便用戶實現(xiàn)審閱交流文檔內(nèi)容。

1.添加批注批注是作者或?qū)忛喺呓o文檔添加的注釋或注解信息。使用批注，首先需將批注功能打開，操作方法是：先切換到“審閱”選項卡，然后在“修訂”組中單擊“顯示標記”下拉按鈕，彈167項目Word2010文檔制作與編輯3出圖3-100所示的下拉菜單，選中“批注”復選框，即實現(xiàn)了批注內(nèi)容能在文檔中顯示。CONTENTS

1.3修訂與批注

添加批注的方法如下：

（1）選擇要進行批注的文本，或是將插入點移至被批注文本的末尾處。

（2）在“審閱”選項卡的“批注”組中單擊“新建批注”按鈕，然后在批注文本框中或“審閱窗格”中輸入批注的文本內(nèi)容即可，如圖3-101所示。CONTENTS

1.3修訂與批注

2.修訂與設(shè)置批注內(nèi)容Word2010內(nèi)置了一些修訂設(shè)置工具。在“審閱”選項卡的“修訂”組中單擊“修訂”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“修訂選項”選項，彈出“修訂選項”對話框，在該對話框中可按個人的習慣設(shè)置個性化的批注信息，如圖3-102所示。CONTENTS

1.3修訂與批注

3.刪除批注

如果希望將已插入批注中自動顯示的批注內(nèi)容（如作者姓名、文檔屬性等）刪除，但批注仍然保留，這時可以按照下面的操作方法進行操作。

（1）打開文檔，單擊“文件”按鈕，在彈出的下拉列表中單擊“信息”選項中的“檢查問題”下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“檢查文檔”選項，彈出提示框，提示用戶保存文檔，單擊“是”按鈕完成文檔的保存后，彈出圖3-103所示的“文檔檢查器”對話框。圖3-103“文檔檢查器”對話框CONTENTS

1.3修訂與批注

（2）在“文檔檢查器”對話框中，確定“文檔屬性和個人信息”復選框處于被選中狀態(tài)，然后單擊右下角的“檢查”按鈕，進入圖3-104所示的“審閱檢查結(jié)果”界面，根據(jù)文檔中內(nèi)容的不同，該對話框的結(jié)果信息也會有所不同，如果是文檔中含有批注，那么在“文檔屬性和個人信息”欄的右側(cè)會顯示“全部刪除”按鈕，單擊該按鈕，并單擊下方的“重新檢查”按鈕，然后保存文檔并將其關(guān)閉，當再次打開該文檔后，批注中的批注信息仍然存在，但文檔屬性中的個人信息會被刪除，不再顯示CONTENTS

1.4自動生成目錄

當編輯完書籍或長篇文檔后，需要為其制作目錄，以方便讀者閱讀和大概了解文檔的層次結(jié)構(gòu)及主要內(nèi)容。目錄無須手工輸入，Word2010提供了自動生成目錄的功能。創(chuàng)建目錄的方法是：先為標題設(shè)置樣式，對應到文章的標題，然后單擊“引用”選項卡“目錄”組中的“目錄”按鈕，就可以自動生成目錄了。具體步驟如下：

（1）創(chuàng)建基于不同級別的標題樣式，如章標題、節(jié)標題、小節(jié)標題等。若使用內(nèi)置樣式，則可以忽略本步驟。

（2）在文檔的各標題處，按照標題級別應用不同級別的標題樣式，如圖3-105所示。

CONTENTS

1.4自動生成目錄

（3）定位到要插入目錄的位置，切換到“引用”選項卡，在“目錄”組中單擊“目錄”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“插入目錄”選項，彈出“目錄”對話框，如圖3-106所示。CONTENTS

1.4自動生成目錄

（4）在“目錄”選項卡中選中“顯示頁碼”和“頁碼右對齊”復選框，單擊“確定”按鈕，即可將目錄插入指定位置，效果如圖3-107所示。CONTENTS

1.4自動生成目錄

如果正文的內(nèi)容有修改，則需要更新目錄。更新目錄可以通過單擊“引用”選項卡“目錄”組中的“更新目錄”按鈕實現(xiàn)，或者右擊目錄，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“更新域”命令，打開“更新目錄”對話框（見圖3-108），選中“只更新頁碼”或“更新整個目錄”單選按鈕，再單擊“確定”按鈕即可。CONTENTS

1.5分頁和分節(jié)

1.插入分頁符一般情況下，Word會根據(jù)一頁能容納的行數(shù)來對文檔進行自動分頁。但有時當一頁沒寫滿時，就希望從下一頁重新開始，這時就需要通過人工插入分頁符的方法來強制分頁。其具體操作方法是：將光標定位在需要分頁的位置，切換到“插入”選項卡，在“頁”組中單擊“分頁”按鈕，在當前位置插入一個分頁符，后面的文檔內(nèi)容另起一頁。如果單擊“空白頁”按鈕，將在光標處插入一個新的空白頁。

在草稿中，自動分頁符顯示為一條橫穿頁面的單虛線，而人工分頁符顯示為標有“分頁符”字樣的單虛線。

如果要刪除人工分頁符，可以按Delete鍵或Backspace鍵。注意：分頁操作也可以通過在“頁面布局”選項卡的“頁面設(shè)置”組中單擊“分隔符”下拉按鈕，然后在彈出的下拉列表中選擇相應的分頁符來實現(xiàn)。需要注意的是，分頁符不能實現(xiàn)對不同頁面、頁眉、頁腳、頁碼的設(shè)置。CONTENTS

1.5分頁和分節(jié)

2.插入分節(jié)符

“節(jié)”是Word用來劃分文檔的一種方式，能在同一文檔中設(shè)置不同的頁面格式。插入分節(jié)符的操作方法為：將光標定位在需要分節(jié)的位置，切換