采購流程與合規(guī)管理制度

采購流程與合規(guī)管理制度1.目的與適用范圍本制度的目的是規(guī)范企業(yè)的采購流程，確保采購活動合規(guī)，有效掌控采購本錢，保證企業(yè)采購過程的透亮度和公正性，適用于我公司全部的采購活動。2.術(shù)語定義采購：指企業(yè)為取得所需商品或服務(wù)而進(jìn)行的購買活動。采購部門：指負(fù)責(zé)組織和管理企業(yè)采購活動的部門。供應(yīng)商：指向企業(yè)供應(yīng)商品或服務(wù)的外部機(jī)構(gòu)或個人。合規(guī)：指采購活動遵守國家法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部規(guī)定以及行業(yè)準(zhǔn)則等相關(guān)要求。3.采購流程3.1采購需求確認(rèn)采購需求發(fā)起方（部門、人員）填寫《采購需求單》，明確所需商品或服務(wù)的具體要求，包含但不限于數(shù)量、規(guī)格、品質(zhì)等，并注明緊急程度和預(yù)算限制。3.2供應(yīng)商選擇與評估采購部門依據(jù)采購需求單，進(jìn)行供應(yīng)商的篩選和評估工作，包含但不限于供應(yīng)商信譽(yù)調(diào)查、業(yè)績評價、價格比較等。供應(yīng)商需供應(yīng)合法有效的營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明。3.3采購申請與審批采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)出正式的采購詢價函或采購訂單，并附上相關(guān)技術(shù)規(guī)格、合同條款等。采購部門內(nèi)部進(jìn)行采購申請的審批流程，確保采購活動符合預(yù)算和管理權(quán)限。3.4合同簽訂采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，并依據(jù)談判結(jié)果簽訂正式采購合同。采購合同應(yīng)明確商品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、付款條件、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.5采購執(zhí)行與履約采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商進(jìn)行采購執(zhí)行的跟蹤和管理，確保按合同商定的時間、質(zhì)量等要求履約。采購部門與供應(yīng)商之間對于采購執(zhí)行過程中的問題和更改進(jìn)行及時溝通和協(xié)商，并及時記錄與備案。3.6采購支出與結(jié)算采購部門收到供應(yīng)商供應(yīng)的發(fā)票或結(jié)算單后，進(jìn)行核驗(yàn)與審批，并依照合同商定及時支出采購款項(xiàng)。采購部門記錄和歸檔全部與采購支出和結(jié)算相關(guān)的文件，并確保財務(wù)透亮和賬務(wù)準(zhǔn)確。4.采購合規(guī)管理4.1合規(guī)政策與培訓(xùn)企業(yè)訂立并公布相關(guān)的采購合規(guī)政策，明確采購人員的職責(zé)與義務(wù)，以保證采購活動符合法律法規(guī)和企業(yè)要求。企業(yè)開展相關(guān)的采購合規(guī)培訓(xùn)，確保采購人員熟識合規(guī)政策、法規(guī)要求及識別風(fēng)險。4.2合規(guī)審核與監(jiān)督企業(yè)設(shè)立獨(dú)立的合規(guī)審核部門，對采購活動進(jìn)行定期或不定期的合規(guī)審核，確保采購行為合法合規(guī)。采購部門及時整改合規(guī)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，并建立問題整改與跟蹤的機(jī)制。4.3反腐敗與利益沖突防控企業(yè)明確禁止任何形式的受賄行為，并對采購人員進(jìn)行廉潔從業(yè)教育和管理。采購人員需如實(shí)申報與采購活動有關(guān)的利益沖突，并避開與供應(yīng)商存在利益之間的關(guān)聯(lián)或往來。4.4數(shù)據(jù)安全與保密企業(yè)建立采購數(shù)據(jù)的安全管理制度，保護(hù)采購活動中涉及的數(shù)據(jù)不受未經(jīng)授權(quán)的取得、使用、竄改、泄露等風(fēng)險。采購部門簽署保密協(xié)議，并對涉密信息進(jìn)行特地管理和保護(hù)。5.違規(guī)懲罰與監(jiān)督5.1違規(guī)懲罰對于違反采購流程和合規(guī)管理制度的行為，將視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的懲罰，包含但不限于口頭警告、書面警告、責(zé)令整改、罰款、停職或解聘等。5.2監(jiān)督與舉報企業(yè)鼓舞內(nèi)部員工及外部人員對采購活動中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報，保護(hù)舉報人的合法權(quán)益，并對舉報信息進(jìn)行樂觀的核實(shí)和處理。6.審核與修訂本制度將由公司領(lǐng)導(dǎo)審批并定期進(jìn)行評估與修訂，以適應(yīng)相關(guān)法律法規(guī)的更改和企業(yè)內(nèi)部管