人事檔案管理制度和操作流程

人事檔案管理制度和操作流程人事檔案管理制度及操作流程一、制定目的及范圍為規(guī)范人事檔案管理，確保人事信息的準確性和完整性，提高人事管理效率，特制定本制度。本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理，包括新員工入職檔案、在職員工檔案及離職員工檔案的管理。二、人事檔案管理原則1.人事檔案管理應(yīng)遵循“真實、完整、安全、保密”的原則，確保檔案信息的真實性和完整性。2.人事檔案的管理應(yīng)遵循法律法規(guī)，保護員工的個人隱私，防止信息泄露。3.各部門應(yīng)指定專人負責檔案管理，確保檔案的及時更新和維護。三、人事檔案管理流程1.新員工入職檔案管理1.1入職資料收集：新員工在入職時需提交身份證、學歷證明、職業(yè)資格證書等相關(guān)材料。1.2檔案建立：人事部門根據(jù)收集的資料建立新員工檔案，錄入員工基本信息，包括姓名、性別、出生日期、聯(lián)系方式、入職時間等。1.3檔案審核：人事專員對新員工提交的資料進行審核，確保信息的真實性和完整性。1.4檔案存檔：審核通過后，將紙質(zhì)檔案和電子檔案分別存檔，確保檔案的安全性和可追溯性。2.在職員工檔案管理2.1信息更新：在職員工如有信息變更（如地址、聯(lián)系方式、職位等），需填寫《員工信息變更申請表》，并提交人事部門。2.2變更審核：人事部門對變更申請進行審核，確認信息的真實性后進行更新。2.3檔案維護：定期對在職員工檔案進行檢查，確保信息的準確性和及時性。3.離職員工檔案管理3.1離職手續(xù)辦理：員工離職時需填寫《離職申請表》，并辦理相關(guān)離職手續(xù)。3.2檔案整理：人事部門在員工離職后，整理其檔案，確保所有資料完整，包括離職原因、離職時間等信息。3.3檔案存檔：離職員工檔案需單獨存檔，保存期限按照法律法規(guī)要求進行管理。四、檔案保管與安全1.檔案保管：人事檔案應(yīng)存放在專用檔案室，確保檔案的安全性和完整性。2.檔案安全：檔案室應(yīng)設(shè)有門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入，確保檔案不被隨意查看或篡改。3.電子檔案安全：電子檔案應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)不丟失，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。五、檔案查閱與使用1.查閱申請：需查閱人事檔案的人員需填寫《檔案查閱申請表》，并說明查閱目的。2.審核與批準：人事部門對查閱申請進行審核，確認查閱目的合理后，方可批準查閱。3.查閱記錄：查閱檔案時需填寫查閱記錄，記錄查閱人、查閱時間及查閱目的，以便日后追溯。六、檔案的銷毀與保留1.檔案保留期限：根據(jù)法律法規(guī)及公司政策，員工檔案的保留期限為離職后五年。2.檔案銷毀：超過保留期限的檔案需進行銷毀，銷毀前需填寫《檔案銷毀申請表》，并經(jīng)人事部門審核批準。3.銷毀記錄：銷毀檔案時需記錄銷毀人員、銷毀時間及銷毀方式，確保檔案銷毀的合規(guī)性。七、檔案管理的監(jiān)督與改進1.定期檢查：人事部