非營利組織捐贈資料管理制度

非營利組織捐贈資料管理制度第一章總則為規(guī)范非營利組織的捐贈資料管理，確保捐贈信息的準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及組織內(nèi)部規(guī)章制度，特制定本管理制度。捐贈資料是記錄捐贈者信息、捐贈金額、用途及相關(guān)活動的重要文件，關(guān)系到組織的透明度和公信力。第二章適用范圍本制度適用于本組織所有涉及捐贈資料的收集、整理、存檔、使用及銷毀等環(huán)節(jié)。所有員工及相關(guān)人員均需遵守本制度，確保捐贈資料的管理符合組織的要求和法律法規(guī)。第三章管理規(guī)范捐贈資料的管理應(yīng)遵循以下原則：1.準(zhǔn)確性：確保捐贈資料的真實(shí)性和完整性，所有信息應(yīng)經(jīng)過核實(shí)。2.安全性：采取必要措施保護(hù)捐贈者的個人信息，防止信息泄露。3.透明性：定期向公眾披露捐贈情況，增強(qiáng)組織的透明度和公信力。4.合規(guī)性：遵循相關(guān)法律法規(guī)，確保捐贈活動的合法性。第四章捐贈資料的收集捐贈資料的收集由專門的捐贈管理部門負(fù)責(zé)，主要包括以下內(nèi)容：1.捐贈者的基本信息，包括姓名、聯(lián)系方式、地址等。2.捐贈金額及捐贈方式（現(xiàn)金、實(shí)物、服務(wù)等）。3.捐贈用途及相關(guān)項目的說明。4.捐贈協(xié)議或捐贈確認(rèn)函的復(fù)印件。所有收集的資料應(yīng)及時錄入組織的捐贈管理系統(tǒng)，并進(jìn)行分類存檔。第五章捐贈資料的整理與存檔捐贈資料的整理與存檔應(yīng)遵循以下流程：1.收集的捐贈資料應(yīng)進(jìn)行分類，按照捐贈時間、捐贈項目等進(jìn)行整理。2.整理后的資料應(yīng)錄入電子檔案系統(tǒng)，并備份存儲。3.紙質(zhì)資料應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行歸檔，存放于專門的檔案室，確保防火、防潮、防盜。4.定期對檔案進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和安全性。第六章捐贈資料的使用捐贈資料的使用應(yīng)遵循以下規(guī)定：1.資料的使用需經(jīng)過捐贈管理部門的審批，確保用途合法合規(guī)。2.使用資料時應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)禁泄露捐贈者的個人信息。3.資料的使用記錄應(yīng)詳細(xì)記錄，包括使用時間、使用人、使用目的等，以便后續(xù)追溯。第七章捐贈資料的監(jiān)督與評估為確保捐贈資料管理的有效性，需建立監(jiān)督與評估機(jī)制：1.定期對捐贈資料的管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立反饋渠道，鼓勵員工和捐贈者對資料管理提出意見和建議。3.每年對捐贈資料管理工作進(jìn)行總結(jié)評估，提出改進(jìn)措施，確保制度的持續(xù)優(yōu)化。第八章捐贈資料的銷毀捐贈資料的銷毀應(yīng)遵循以下流程：1.超過保存期限的捐贈資料應(yīng)進(jìn)行銷毀，確保不再使用。2.銷毀前需經(jīng)過捐贈管理部門的審核，確保資料的確無用。3.銷毀過程應(yīng)記錄在案，確保銷毀的透明性和可追溯性。附則