采購(gòu)與供應(yīng)商付款管理制度

采購(gòu)與供應(yīng)商付款管理制度1.前言為提高企業(yè)采購(gòu)與供應(yīng)商付款的管理效率，規(guī)范企業(yè)內(nèi)部流程和操作，訂立本制度。本制度適用于公司內(nèi)部全部涉及采購(gòu)和供應(yīng)商付款的工作人員，必需嚴(yán)格執(zhí)行。2.采購(gòu)管理2.1采購(gòu)需求申請(qǐng)全部采購(gòu)需求必需經(jīng)過采購(gòu)部門的批準(zhǔn)和管理。如有采購(gòu)需求，部門經(jīng)理應(yīng)填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，并供應(yīng)必需的說明和理由。該申請(qǐng)需提交給采購(gòu)部門經(jīng)理審批，并附上相應(yīng)的支持文件。2.2供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門負(fù)責(zé)訂立供應(yīng)商選擇和評(píng)估的標(biāo)準(zhǔn)，并建立供應(yīng)商評(píng)估體系。在選擇供應(yīng)商時(shí)，必需進(jìn)行充分的調(diào)查和考察，以確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)和質(zhì)量保證本領(lǐng)。采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商檔案，并定期評(píng)估和更新。2.3采購(gòu)合同簽訂全部的采購(gòu)行為必需以書面合同形式進(jìn)行，并由具有簽約權(quán)限的責(zé)任人簽訂。合同應(yīng)明確列出采購(gòu)的物品或服務(wù)、數(shù)量、價(jià)格、付款方式、交付時(shí)間等緊要條款，以確保供應(yīng)商和企業(yè)之間的權(quán)利和義務(wù)得到明確的規(guī)定。2.4采購(gòu)審批針對(duì)不同金額的采購(gòu)項(xiàng)目，公司訂立了不同的審批流程。采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目金額，及時(shí)將采購(gòu)申請(qǐng)上報(bào)到相應(yīng)的審批層級(jí)，確保采購(gòu)活動(dòng)符合公司的授權(quán)和管控要求。2.5驗(yàn)收管理收到采購(gòu)物品或服務(wù)后，相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)證和驗(yàn)收，確保采購(gòu)的物品或服務(wù)符合企業(yè)的質(zhì)量和要求。如發(fā)現(xiàn)問題或不符合要求的情況，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通并提出整改要求。2.6采購(gòu)記錄與檔案管理采購(gòu)部門負(fù)責(zé)保存采購(gòu)相關(guān)的文件、合同和賬務(wù)記錄，并建立相應(yīng)的檔案管理體系。采購(gòu)記錄應(yīng)包含采購(gòu)需求申請(qǐng)、采購(gòu)合同、驗(yàn)收記錄、付款憑證等相關(guān)文件，以備查閱和審計(jì)使用。3.供應(yīng)商付款管理3.1付款申請(qǐng)供應(yīng)商付款應(yīng)由相關(guān)部門依照采購(gòu)合同的商定進(jìn)行申請(qǐng)。負(fù)責(zé)申請(qǐng)付款的部門應(yīng)填寫《付款申請(qǐng)表》，并供應(yīng)相應(yīng)的發(fā)票、合同、驗(yàn)收票據(jù)等支持文件。3.2付款審批付款申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)過相應(yīng)的審批流程，由具有審批權(quán)限的責(zé)任人進(jìn)行審批。審批人員需要認(rèn)真審核付款申請(qǐng)的合法性、準(zhǔn)確性和完整性，確保付款金額和付款對(duì)象與采購(gòu)合同相符，并符合公司內(nèi)部的管控要求。3.3付款方式和周期公司內(nèi)部可以采用在線支出、銀行轉(zhuǎn)賬、支票等多種方式進(jìn)行供應(yīng)商付款。付款方式應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況和采購(gòu)合同商定確定，并確保付款信息的安全和準(zhǔn)確性。付款周期應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商合作關(guān)系和商業(yè)慣例進(jìn)行規(guī)定和管理。3.4供應(yīng)商付款記錄與追蹤財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄和追蹤供應(yīng)商付款情況，并進(jìn)行賬務(wù)處理和管理。相關(guān)部門應(yīng)妥當(dāng)保管付款憑證、發(fā)票和付款記錄，以備查閱和審計(jì)使用。4.監(jiān)督與反饋4.1監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門，負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)與供應(yīng)商付款管理進(jìn)行監(jiān)督和審核。采購(gòu)部門應(yīng)搭配內(nèi)部審計(jì)部門的工作，供應(yīng)相關(guān)的資料和信息，并樂觀響應(yīng)審計(jì)部門的要求和建議。4.2反饋機(jī)制任何員工對(duì)采購(gòu)與供應(yīng)商付款管理制度的執(zhí)行存在問題或有改進(jìn)建議，可以向采購(gòu)部門或內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行反饋。相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)對(duì)反饋進(jìn)行處理，并采取相應(yīng)的措施加以改進(jìn)。5.其他事項(xiàng)5.1審批權(quán)限管理公司應(yīng)設(shè)立合理的審批權(quán)限層級(jí)，并明確責(zé)任人的權(quán)限范圍和限制。對(duì)于涉及金額較大或緊要性較高的采購(gòu)和付款申請(qǐng)，應(yīng)進(jìn)行多級(jí)審批和復(fù)核，確保其合規(guī)和風(fēng)險(xiǎn)可控。5.2法律合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)防控采購(gòu)與供應(yīng)商付款管理必需遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部的合規(guī)要求。相關(guān)部門應(yīng)定期開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和管控，加強(qiáng)對(duì)合規(guī)規(guī)范的培訓(xùn)和宣傳，在管理過程中要注意防范各類風(fēng)險(xiǎn)。5.3制度的執(zhí)行與違規(guī)處理公司對(duì)于制度的執(zhí)行要求高，不得有違規(guī)行為。對(duì)于違反制度的行為，將依照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)厲處理，包含但不限于紀(jì)律處分、經(jīng)濟(jì)懲罰、責(zé)任追究等。6.附則本制度由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，并定期進(jìn)行審查和更新。各部門要緊密搭配，