機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)規(guī)范會(huì)議服務(wù)

1機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)規(guī)范會(huì)議服務(wù)本文件明確了機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)中會(huì)議服務(wù)的總體目標(biāo)和整體框架，并規(guī)定了機(jī)關(guān)事務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)中會(huì)議服務(wù)的基礎(chǔ)保障、會(huì)議服務(wù)管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析、評(píng)價(jià)與改進(jìn)等要求。本文件適用于機(jī)關(guān)事務(wù)會(huì)議服務(wù)的智慧運(yùn)營(yíng)管理，其他通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)提供會(huì)議服務(wù)的運(yùn)營(yíng)管理可參照?qǐng)?zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T18883室內(nèi)空氣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)DB4403/T65政府辦公物業(yè)服務(wù)質(zhì)量要求3術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1機(jī)關(guān)事務(wù)governmentofficesaffairs保障機(jī)關(guān)正常運(yùn)行所需經(jīng)費(fèi)管理、資產(chǎn)管理、公共機(jī)構(gòu)節(jié)約能源資源管理等事項(xiàng)。[來(lái)源：GB/T41568—2022,3.1]3.2智慧運(yùn)營(yíng)smartoperations以“用戶(hù)、場(chǎng)景”為支點(diǎn)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，將管理延伸到末端流程，推動(dòng)業(yè)務(wù)與數(shù)據(jù)的融合創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)降本增效、用戶(hù)體驗(yàn)提升的運(yùn)營(yíng)管理模式。3.3智慧會(huì)議系統(tǒng)smartconferencesystem運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算、智能感知等數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)議室信息管理、智慧訂會(huì)、設(shè)施設(shè)備管理、人員管理和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與處理的系統(tǒng)。4總體目標(biāo)會(huì)議服務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)的總體目標(biāo)包括但不限于：a)通過(guò)集中調(diào)配會(huì)議室資源和制定會(huì)議室管理規(guī)則，提升會(huì)議室利用率；b)通過(guò)智能排班、明確服務(wù)要求等，規(guī)范對(duì)人員（會(huì)服人員、工程師）的管理；c)通過(guò)監(jiān)測(cè)預(yù)警、故障申報(bào)等措施，提升發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、處理問(wèn)題的速度；d)通過(guò)運(yùn)用智慧會(huì)議系統(tǒng)、明確服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，精簡(jiǎn)會(huì)議服務(wù)保障人員；2e)通過(guò)及時(shí)結(jié)束會(huì)議、限制空調(diào)溫度、開(kāi)展線(xiàn)上運(yùn)營(yíng)（通知、簽到、排班、監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)等）等舉措，提升節(jié)能降耗成效；f)通過(guò)滿(mǎn)足會(huì)議主辦方多樣化會(huì)議服務(wù)需求，提供舒適、便捷、高效的會(huì)議服務(wù)體驗(yàn)。5整體框架會(huì)議服務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)模式的整體框架見(jiàn)圖1。該模式主要以智慧會(huì)議系統(tǒng)為基礎(chǔ)，重塑了會(huì)議服務(wù)的全流程，形成了全新的服務(wù)保障、提供和評(píng)價(jià)改進(jìn)的邏輯閉環(huán)。該模式各部分的關(guān)系描述如下：——智慧會(huì)議系統(tǒng)：為“基礎(chǔ)保障”和“會(huì)議服務(wù)管理”提供功能和數(shù)據(jù)載體，為“評(píng)價(jià)與改進(jìn)”提供數(shù)據(jù)和分析工具；——基礎(chǔ)保障：為“會(huì)議服務(wù)管理”提供制度、智慧系統(tǒng)、設(shè)施設(shè)備、人員等方面的保障；——會(huì)議服務(wù)管理：管理會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后服務(wù)過(guò)程；——評(píng)價(jià)與改進(jìn)：基于智慧會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，對(duì)會(huì)議服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出基礎(chǔ)保障、會(huì)議服務(wù)管理、智慧會(huì)議系統(tǒng)的優(yōu)化提升建議。圖1會(huì)議服務(wù)智慧運(yùn)營(yíng)整體框架圖6基礎(chǔ)保障6.1制度要求會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)建立相關(guān)管理和服務(wù)制度，包括但不限于：a)智慧運(yùn)營(yíng)制度；b)訂會(huì)規(guī)則；c)培訓(xùn)制度；d)人事制度；e)保密制度；f)會(huì)場(chǎng)清潔制度。36.2會(huì)議及會(huì)議室分類(lèi)6.2.1根據(jù)開(kāi)放時(shí)段，將會(huì)議室分為普通會(huì)議室和全天候會(huì)議室，見(jiàn)表A.1。6.2.2根據(jù)是否需要人工服務(wù)，將會(huì)議分為自助會(huì)議、常規(guī)會(huì)議，見(jiàn)表A.2。6.3智慧會(huì)議系統(tǒng)功能智慧會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的功能包括但不限于：a)管理維護(hù)，包括對(duì)會(huì)議室信息和權(quán)限的管理維護(hù)；b)會(huì)議室的線(xiàn)上預(yù)訂、會(huì)議室候補(bǔ)；c)智慧通知（見(jiàn)6.5.3）；d)智慧簽到，包括參會(huì)人員的智慧簽到，會(huì)服人員的智慧簽到簽退；e)會(huì)議室設(shè)備的運(yùn)行監(jiān)控；f)會(huì)議室使用情況的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)；g)會(huì)服人員的智能排班；h)會(huì)議結(jié)束，會(huì)議室資源的釋放；i)會(huì)議服務(wù)的線(xiàn)上評(píng)價(jià)；j)會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析。注1：會(huì)議室候補(bǔ)，是指通過(guò)條件搜索不到合適注2：智慧簽到，指通過(guò)會(huì)議室門(mén)口顯示屏進(jìn)行簽到，記錄簽到人員、聯(lián)注5：會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)包括會(huì)議室數(shù)據(jù)、會(huì)服數(shù)據(jù)、會(huì)議數(shù)據(jù)、加扣分?jǐn)?shù)據(jù)6.4管理維護(hù)6.4.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)對(duì)會(huì)議室信息進(jìn)行管理維護(hù)，維護(hù)內(nèi)容包括但不限于：a)訂會(huì)時(shí)段；b)會(huì)議室名稱(chēng)；c)會(huì)議室區(qū)域；d)會(huì)議室設(shè)備；e)會(huì)議室最多容納人數(shù)；f)會(huì)議室照片。注：會(huì)議室照片，是指會(huì)議室的實(shí)景照片，包含會(huì)議室布局、會(huì)議室設(shè)備等。6.4.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)分配用戶(hù)權(quán)限，并授予管理用戶(hù)所需的最小權(quán)限，人員變動(dòng)時(shí)應(yīng)及時(shí)調(diào)整權(quán)限。6.5智慧訂會(huì)6.5.1智慧訂會(huì)宜支持下列功能和要求：a)支持24小時(shí)線(xiàn)上預(yù)訂；b)支持開(kāi)放7天內(nèi)的會(huì)議室資源；c)支持選擇茶水服務(wù)或設(shè)施設(shè)備調(diào)試等人工服務(wù)；d)支持會(huì)議室候補(bǔ)；e)支持智慧通知；f)支持智慧簽到；g)提供服務(wù)熱線(xiàn)。46.5.2通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)按下列條件篩選會(huì)議室預(yù)訂會(huì)議：b)會(huì)議時(shí)段；c)會(huì)議室區(qū)域；d)會(huì)議室名稱(chēng)；e)會(huì)議室設(shè)備；f)會(huì)議室類(lèi)型；g)參會(huì)人數(shù)。注：會(huì)議室設(shè)備通常包括有線(xiàn)話(huà)筒、無(wú)線(xiàn)話(huà)筒、音響、投影機(jī)、視頻終端、顯示屏。6.5.3通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)發(fā)出的智慧通知包括：a)會(huì)議通知，包括會(huì)議預(yù)訂、會(huì)議變更、會(huì)議取消、會(huì)議提前結(jié)束等會(huì)議通知；b)提示通知，包括會(huì)議室使用情況（見(jiàn)6.6.2.1）設(shè)施設(shè)備使用年限（見(jiàn)6.6.2.4b））和故障維修等提示通知；c)預(yù)警通知，包括會(huì)議室智能設(shè)備監(jiān)測(cè)預(yù)警（見(jiàn)6.6.2.5）的通知。注：會(huì)議通知內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主題、會(huì)議室、訂會(huì)人員、訪(fǎng)客指引（通知參會(huì)人員）等。6.5.4一場(chǎng)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)不應(yīng)超過(guò)3小時(shí)。6.5.5常規(guī)會(huì)議應(yīng)提前30分鐘預(yù)訂，自助會(huì)議最快可即訂即開(kāi)。6.5.6會(huì)議服務(wù)提供方宜制定智慧會(huì)議系統(tǒng)訂會(huì)規(guī)則，明確會(huì)議預(yù)訂、會(huì)議室候補(bǔ)、會(huì)議取消與更改、加扣分規(guī)則等會(huì)議預(yù)訂要求。6.5.7會(huì)議服務(wù)提供方制定的加扣分規(guī)則包括但不限于：a)會(huì)議修改不觸發(fā)扣分的情形；b)會(huì)議變更取消觸發(fā)扣分的情形；c)無(wú)人到場(chǎng)扣分的情形；d)賬號(hào)凍結(jié)及恢復(fù)正常的情形。6.6設(shè)施設(shè)備管理6.6.1設(shè)施設(shè)備要求會(huì)議室智慧運(yùn)營(yíng)所需的智能設(shè)備宜包括：a)門(mén)口顯示屏，實(shí)現(xiàn)顯示會(huì)議信息、顯示使用狀態(tài)（空閑、會(huì)議中）、簽到簽退、開(kāi)門(mén)等功能；b)控制觸摸屏，實(shí)現(xiàn)控制會(huì)議場(chǎng)景、燈光、音量、空調(diào)、設(shè)備電源、窗簾及顯示內(nèi)部空氣質(zhì)量等功能；c)紅外超聲波感應(yīng)器，監(jiān)測(cè)會(huì)議室有無(wú)人員；d)環(huán)境監(jiān)測(cè)器，監(jiān)測(cè)會(huì)議室內(nèi)部空氣質(zhì)量，對(duì)室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)評(píng)估；e)電子名位牌，實(shí)現(xiàn)顯示參會(huì)人員單位、姓名等信息的功能。6.6.2監(jiān)測(cè)預(yù)警6.6.2.1會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)紅外超聲波感應(yīng)器監(jiān)測(cè)會(huì)議室使用情況，具體包括以下兩種情況：a)會(huì)議開(kāi)始15分鐘無(wú)人到場(chǎng)，會(huì)服人員收到無(wú)人到場(chǎng)的通知；b)會(huì)議進(jìn)行中持續(xù)15分鐘識(shí)別會(huì)議室無(wú)人在場(chǎng)，會(huì)服人員收到無(wú)人在會(huì)議室的通知。6.6.2.2會(huì)議服務(wù)提供方宜設(shè)置環(huán)境監(jiān)測(cè)器，監(jiān)測(cè)會(huì)議室內(nèi)部空氣質(zhì)量，對(duì)室內(nèi)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)評(píng)估，監(jiān)測(cè)的環(huán)境要素包括但不限于：a)溫度；b)濕度；5c)二氧化碳；d)有機(jī)污染；e)PM2.5。6.6.2.3會(huì)議室二氧化碳、有機(jī)污染（甲醛、TVOC）、PM2.5限值應(yīng)符合GB/T18883要求。6.6.2.4會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)管理會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，包括但不限于：a)監(jiān)測(cè)智能設(shè)備運(yùn)行情況；b)監(jiān)測(cè)設(shè)施設(shè)備使用年限。6.6.2.5會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)監(jiān)測(cè)會(huì)議室智能設(shè)備，對(duì)會(huì)議室智能設(shè)備的運(yùn)行情況進(jìn)行預(yù)警，預(yù)警類(lèi)別包括但不限于：a)設(shè)備掉線(xiàn)告警，設(shè)備掉線(xiàn)時(shí)觸發(fā)告警；b)高溫告警，環(huán)境溫度超過(guò)30℃觸發(fā)告警。6.6.3巡檢及故障申報(bào)6.6.3.1智慧會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)定期提醒會(huì)議服務(wù)提供方進(jìn)行設(shè)施設(shè)備巡檢，并在系統(tǒng)中記錄巡檢結(jié)果，巡檢內(nèi)容包括但不限于：a)檢查設(shè)備供電情況。按正常程序開(kāi)機(jī)，檢查擴(kuò)聲、顯示和視頻會(huì)議等主要設(shè)備、周邊各設(shè)備電源指示燈是否正常顯示，是否有異響和異味，確保設(shè)備供電安全；b)檢查系統(tǒng)功能。啟動(dòng)會(huì)議擴(kuò)聲、屏幕顯示、視頻會(huì)議、信號(hào)切換等應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)時(shí)檢查會(huì)議室擴(kuò)聲質(zhì)量、顯示效果、視頻連線(xiàn)流暢程度、信號(hào)切換有無(wú)卡頓等情況；c)檢查服務(wù)器硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)、控制和應(yīng)用軟件的系統(tǒng)安全性，防止在會(huì)議期間大屏幕上出現(xiàn)警告提示和出錯(cuò)等信息；d)檢查設(shè)備的連接線(xiàn)、接插件、緊固件、接口箱（盒）、電源插座等接觸、緊固和養(yǎng)護(hù)情況；e)檢查投影機(jī)燈泡、LED模組等重要易耗品備用情況，防止“用而無(wú)備”情況出現(xiàn)；f)檢查臨時(shí)設(shè)備和臨時(shí)線(xiàn)路的使用情況，及時(shí)清理不必要的臨時(shí)接線(xiàn)；g)檢查備用系統(tǒng)。6.6.3.2智慧會(huì)議系統(tǒng)宜支持故障申報(bào)，會(huì)服人員在提供服務(wù)或工程師在巡檢過(guò)程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)申報(bào)故障。6.7人員管理6.7.1會(huì)服人員6.7.1.1會(huì)服人員上崗前應(yīng)通過(guò)崗前培訓(xùn)，崗前培訓(xùn)包括但不限于：a)儀容儀表培訓(xùn)；b)規(guī)則制度培訓(xùn)；c)保密培訓(xùn)；d)安全培訓(xùn)。6.7.1.2會(huì)議服務(wù)提供方每周至少對(duì)會(huì)服人員開(kāi)展一次會(huì)議服務(wù)培訓(xùn)，包括但不限于：a)會(huì)前檢查培訓(xùn)；b)茶水服務(wù)培訓(xùn)；c)指引禮儀培訓(xùn)。6.7.1.3會(huì)議服務(wù)提供方通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)管理會(huì)服人員及排班。6.7.1.4會(huì)議服務(wù)提供方提前在智慧會(huì)議系統(tǒng)中錄入會(huì)服人員后，智慧會(huì)議系統(tǒng)根據(jù)參會(huì)人數(shù)智能匹配會(huì)服人員，參會(huì)人數(shù)及會(huì)服人員數(shù)量見(jiàn)附錄B。6.7.1.5會(huì)服人員發(fā)現(xiàn)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)申報(bào)。66.7.1.6會(huì)服人員應(yīng)注重儀容儀表，穿著統(tǒng)一工裝，工裝干凈平整，無(wú)明顯褶皺、污跡、破損；工牌佩戴在左胸，距離肩縫15cm，中線(xiàn)5cm，不得斜戴。6.7.2工程師6.7.2.1會(huì)議服務(wù)提供方通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)為工程師分配保障區(qū)域。注：工程師包括設(shè)施設(shè)備維護(hù)人員和智慧會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)維人員。6.7.2.2及時(shí)處理申報(bào)的故障和告警信息。6.7.2.3工程師應(yīng)注重儀容儀表，著裝整潔得體。6.8環(huán)境衛(wèi)生大堂及樓層公共區(qū)域、衛(wèi)生間、功能用房（會(huì)議室、接待室）、消防通道衛(wèi)生應(yīng)符合DB4403/T65環(huán)境衛(wèi)生要求。6.9消防安全消防安全管理應(yīng)符合DB4403/T65的要求。6.10安保與應(yīng)急6.10.1會(huì)議主辦方應(yīng)建立會(huì)議安保與應(yīng)急管理制度。6.10.2會(huì)議服務(wù)提供方針對(duì)會(huì)議期間可能突發(fā)事故應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，包括但不限于：a)火警火災(zāi)事故應(yīng)急預(yù)案；b)電梯困人應(yīng)急預(yù)案；c)突發(fā)停電應(yīng)急預(yù)案；d)突發(fā)疾病應(yīng)急預(yù)案；e)設(shè)備故障應(yīng)急預(yù)案。6.10.3會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)定期組織進(jìn)行上述應(yīng)急預(yù)案的應(yīng)急演練。6.11保密要求6.11.1會(huì)議主辦方承擔(dān)會(huì)議保密工作的主體責(zé)任，應(yīng)制定保密方案，限定參會(huì)人員范圍，對(duì)會(huì)議服務(wù)提供方、參會(huì)人員提出具體保密要求，進(jìn)行會(huì)后會(huì)議材料的收集整理。6.11.2會(huì)服人員及工程師應(yīng)遵守保密要求，包括但不限于：a)應(yīng)通過(guò)政治審查，簽訂保密協(xié)議或承諾書(shū)，并參加保密培訓(xùn)；b)應(yīng)履行本崗位保密職責(zé)，定期進(jìn)行自查并整改存在的問(wèn)題；c)不應(yīng)攜帶錄音器材、拍攝器材、手機(jī)等可能導(dǎo)致泄密的載體進(jìn)入會(huì)議室、貴賓廳等會(huì)議服務(wù)保障區(qū)域；d)不應(yīng)記錄、傳播會(huì)議的內(nèi)容，不應(yīng)對(duì)外泄露會(huì)議的信息。6.11.3涉密會(huì)議，會(huì)議服務(wù)提供方根據(jù)會(huì)議主辦方需求提供手機(jī)屏蔽柜，并按會(huì)議主辦方要求進(jìn)行保密要求宣傳。注：涉密會(huì)議是指議題、內(nèi)容或文件涉及國(guó)家秘密的會(huì)議。7會(huì)議服務(wù)管理7.1會(huì)前管理7.1.1基本要求77.1.1.1會(huì)服人員應(yīng)在會(huì)前30分鐘內(nèi)完成會(huì)前準(zhǔn)備工作。7.1.1.2會(huì)服人員應(yīng)協(xié)助會(huì)議主辦方完成電子名位牌、會(huì)議資料等的擺放。7.1.1.3會(huì)服人員應(yīng)做好引導(dǎo)工作，指引參會(huì)人員入座。7.1.1.4會(huì)服人員應(yīng)提前15分鐘以握手禮站立于會(huì)議室門(mén)口，面帶微笑，示意并問(wèn)候參會(huì)人員。7.1.2智慧簽到7.1.2.1會(huì)服人員應(yīng)在會(huì)前30分鐘內(nèi)通過(guò)會(huì)議室門(mén)口顯示屏進(jìn)行簽到。7.1.2.2預(yù)訂會(huì)議時(shí)選擇智慧簽到的，參會(huì)人員在會(huì)前30分鐘內(nèi)，通過(guò)會(huì)議室門(mén)口顯示屏進(jìn)行簽到。7.1.3會(huì)前檢查會(huì)服人員應(yīng)檢查燈光、空調(diào)、消毒柜等設(shè)施設(shè)備工作情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)申報(bào)故7.1.4環(huán)境調(diào)節(jié)會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)結(jié)合智慧會(huì)議系統(tǒng)、控制觸摸屏顯示的環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，對(duì)溫度、濕度、風(fēng)速和風(fēng)向等進(jìn)行調(diào)節(jié)，確保夏季空調(diào)溫度設(shè)置不低于26攝氏度，冬季空調(diào)溫度設(shè)置不高于20攝氏度，相對(duì)濕度符合GB/T18883要求。7.1.5設(shè)施設(shè)備調(diào)試會(huì)議主辦方選擇視頻會(huì)議終端的，工程師應(yīng)協(xié)助會(huì)議主辦方通過(guò)視頻會(huì)議終端快速接入視頻會(huì)議。7.1.6茶水準(zhǔn)備會(huì)服人員應(yīng)在會(huì)前15分鐘上完茶水，茶水服務(wù)工作要求見(jiàn)附錄C。7.2會(huì)中管理7.2.1會(huì)服人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)具體情況，按照參會(huì)人員中最高職位及副主位開(kāi)始依次續(xù)茶。會(huì)議開(kāi)始后每隔30分鐘續(xù)茶1次。7.2.2會(huì)服人員續(xù)茶過(guò)程應(yīng)做到走路輕、講話(huà)輕、動(dòng)作輕，無(wú)茶水滴漏，無(wú)茶杯碰撞聲音。7.2.3涉密會(huì)議根據(jù)會(huì)議主辦方要求提供茶水服務(wù)。7.3會(huì)后管理7.3.1結(jié)束會(huì)議會(huì)服人員應(yīng)通過(guò)門(mén)口顯示屏及時(shí)結(jié)束會(huì)議，釋放會(huì)議室資源。及時(shí)釋放會(huì)議室資源的情形包括：a)會(huì)議開(kāi)始15分鐘無(wú)人到場(chǎng)；b)會(huì)議提前結(jié)束，參會(huì)人員離開(kāi)會(huì)議室。7.3.2清潔整理7.3.2.1會(huì)議散場(chǎng)時(shí)，會(huì)服人員在門(mén)口以握手禮站立，點(diǎn)頭微笑，提醒參會(huì)人員帶好隨身物品，提醒會(huì)議主辦方帶走會(huì)議資料。7.3.2.2會(huì)服人員應(yīng)收拾、清潔茶杯，將座椅歸位，并檢查有無(wú)物品遺漏、檢查會(huì)議室是否有異常，如發(fā)現(xiàn)參會(huì)人員的文件、物品遺漏，及時(shí)聯(lián)系會(huì)議主辦方處理。87.3.2.3會(huì)服人員完成清潔工作后，應(yīng)及時(shí)通過(guò)門(mén)口顯示屏進(jìn)行簽退。常規(guī)會(huì)議，會(huì)服人員應(yīng)在結(jié)束會(huì)議30分鐘內(nèi)完成會(huì)議室清潔，清潔時(shí)間可與會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間重疊。自助會(huì)議，清潔工作應(yīng)在結(jié)束會(huì)議15分鐘內(nèi)完成。7.3.2.4會(huì)議服務(wù)提供方檢查無(wú)誤后，關(guān)閉空調(diào)、燈光、門(mén)窗。8數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析8.1智慧會(huì)議系統(tǒng)應(yīng)統(tǒng)計(jì)的會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)包括：a)會(huì)議數(shù)據(jù)，如各類(lèi)會(huì)議場(chǎng)次和訂會(huì)評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)等；b)會(huì)議室數(shù)據(jù)，如會(huì)議室使用數(shù)據(jù)和會(huì)議室評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)等；c)設(shè)施設(shè)備狀態(tài)數(shù)據(jù)，如設(shè)備在線(xiàn)數(shù)據(jù)、告警數(shù)據(jù)等；d)會(huì)服數(shù)據(jù)，如會(huì)服人員出勤數(shù)據(jù)、會(huì)服時(shí)長(zhǎng)數(shù)據(jù)及會(huì)服評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)等；e)其他數(shù)據(jù)，如扣分?jǐn)?shù)據(jù)。8.2會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)對(duì)統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為智慧訂會(huì)、設(shè)施設(shè)備管理、人員管理持續(xù)改進(jìn)提供參考。9評(píng)價(jià)與改進(jìn)9.1評(píng)價(jià)9.1.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)定期開(kāi)展會(huì)議服務(wù)的滿(mǎn)意度測(cè)評(píng)。9.1.2會(huì)議服務(wù)提供方宜通過(guò)智慧會(huì)議系統(tǒng)開(kāi)展服務(wù)評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容可包括但不限于：a)訂會(huì)評(píng)價(jià)；b)會(huì)服評(píng)價(jià)；c)會(huì)議室評(píng)價(jià)。9.1.3會(huì)議服務(wù)提供方宜采取指標(biāo)評(píng)價(jià)、專(zhuān)家評(píng)價(jià)等評(píng)價(jià)方法對(duì)會(huì)議活動(dòng)的節(jié)能降耗成效進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)。9.2改進(jìn)9.2.1會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)及時(shí)總結(jié)會(huì)議服務(wù)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)行梳理完善，持續(xù)改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。9.2.2根據(jù)實(shí)際需求，會(huì)議服務(wù)提供方宜將會(huì)服評(píng)價(jià)結(jié)果與會(huì)服人員、工程師的績(jī)效考核掛鉤。9.2.3會(huì)議服務(wù)提供方宜根據(jù)節(jié)能降耗評(píng)價(jià)結(jié)果，持續(xù)優(yōu)化完善節(jié)能降耗的舉措。9.2.4會(huì)議服務(wù)提供方應(yīng)對(duì)服務(wù)評(píng)價(jià)的結(jié)果和統(tǒng)計(jì)的會(huì)議相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，持續(xù)提升智慧運(yùn)營(yíng)水平。9會(huì)議及會(huì)議室分類(lèi)A.1會(huì)議室分類(lèi)表A.1給出了會(huì)議室分類(lèi)依據(jù)、會(huì)議室類(lèi)型和定義。表A.1會(huì)議室分類(lèi)表開(kāi)放時(shí)段為工作日09:00－12:00、14:00－1開(kāi)放時(shí)段為一周七天9:00－次日9:00的會(huì)議室，其中21:0