標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)教材

標(biāo)準(zhǔn)化培訓(xùn)教材體系部2008年1月30日培訓(xùn)內(nèi)容簡介文件分類簡介文件的控制規(guī)定文件編號規(guī)定文件格式規(guī)定常見疑難問題補(bǔ)充說明2根據(jù)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)，體系文件可分為四級，且這四級是一級一級制定，二級文件是根據(jù)一級文件要求制定，三級是根據(jù)二級的要求做出更具體的操作文件夾，四級文件是用于對三級文件的要求進(jìn)行執(zhí)行．詳細(xì)如下：序號級別說明備注1一級文件(質(zhì)量手冊<QM>)公司質(zhì)量管理體系的主要依據(jù)、政策及施行大綱。如公司《質(zhì)量手冊》2二級文件(程序文件<QP>)根據(jù)質(zhì)量手冊所制定的程序,表現(xiàn)公司作業(yè)流程、相關(guān)權(quán)責(zé)，強(qiáng)調(diào)部門間的溝通聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)作業(yè)流程程序。如公司《不合品控制程序》、《設(shè)計(jì)和開發(fā)確認(rèn)控制程序》、《采購控制程序》等等。3三級文件(管理規(guī)范、檢驗(yàn)、試驗(yàn)、作業(yè)指導(dǎo)書等<QS>)依據(jù)程序，詳細(xì)規(guī)定有關(guān)直接執(zhí)行作業(yè)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，強(qiáng)調(diào)于過程的具體規(guī)范操作。如公司的作業(yè)指導(dǎo)書、QC工程圖、檢驗(yàn)/試驗(yàn)類文件、設(shè)備儀器/夾具類管理規(guī)范文件等等。4四級文件(記錄<QR>)質(zhì)量體系中規(guī)定應(yīng)作記錄，而使用的各類表單記錄。三級文件執(zhí)行的各種記錄表格。文件分類簡介3文件層次分類(四級)一級文件二級文件三級文件四級記錄公司質(zhì)量管理體系的主要依據(jù)、政策及施行大綱。如公司《質(zhì)量手冊》。根據(jù)質(zhì)量手冊所制定的程序,表現(xiàn)公司作業(yè)流程、相關(guān)權(quán)責(zé)，強(qiáng)調(diào)部門間的溝通聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)作業(yè)流程程序。依據(jù)程序，詳細(xì)規(guī)定有關(guān)直接執(zhí)行作業(yè)的作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，強(qiáng)調(diào)于過程的具體規(guī)范操作。質(zhì)量體系中規(guī)定應(yīng)作記錄，而使用的各類表單記錄,三級文件執(zhí)行的各種記錄表格。逐步具體化，細(xì)化文件分類簡介4

受控文件

受更改和分發(fā)控制，應(yīng)隨時(shí)保持最新有效版本的體系文件，使用部門和人員必須依據(jù)文件的規(guī)定執(zhí)行，蓋有“受控文件”識別印。

非受控文件

不受更改控制，分發(fā)時(shí)是最新版本，但修訂后不另行分發(fā)僅供外部相關(guān)方（如政府部門、顧客）參考的體系文件，蓋有“非受控文件”識別印。

外來文件

指公司從外部獲得的相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)、國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、客戶要求等，外來文件轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部文件后，作為受控文件來管理，需蓋“受控文件”識別印。

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

本公司制定的并在質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局備案的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)。文件的控制規(guī)定

文件控制分類5

文件的擬制和審批文件類別擬制（更新）審核批準(zhǔn)備注一級文件（管理手冊）體系部管理者代表總經(jīng)理部分四級文件不需要“審核、批準(zhǔn)，只需擬制、審批或擬制即可，視需求而定。二級文件（程序文件）各部門部門長管理者代表三級文件（管理規(guī)范、檢驗(yàn)試驗(yàn)、作業(yè)指導(dǎo)書等）各部門室主任或相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員部門長或部門長授權(quán)人員必要時(shí)為管理者代表四級文件（記錄）各部門室主任或相關(guān)人員部門長或相關(guān)人員文件的控制規(guī)定6

文件的發(fā)放、回收和保存

文件類別發(fā)放回收保存發(fā)放范圍備注一級文件（管理手冊）體系部體系部各部門各部門二級文件（程序文件）體系部體系部各部門各部門三級文件1類：工藝類文件及工程更改通知單作業(yè)指導(dǎo)書、QC工程圖、生產(chǎn)注意事項(xiàng)等。生產(chǎn)部生產(chǎn)部生產(chǎn)部生產(chǎn)部工藝更改通知單生產(chǎn)部NACPC系統(tǒng)相關(guān)部門CPC電子流發(fā)放、更新。工程更改通知單工程部NAMRP系統(tǒng)相關(guān)部門系統(tǒng)發(fā)放、更新2類：檢驗(yàn)、試驗(yàn)類文件IQA部IQA部相關(guān)部門相關(guān)部門3類：設(shè)備儀器、夾具類文件工程部工程部相關(guān)部門相關(guān)部門4類：結(jié)構(gòu)、電子、軟件、平面設(shè)計(jì)圖紙、UECN類文件設(shè)計(jì)部門NACPC工程圖庫存檔相關(guān)部門CPC電子流發(fā)放、更新。5類：其他管理類體系文件各部門各部門各部門相關(guān)部門四級文件（記錄）各部門NA各部門相關(guān)部門參見《記錄控制程序》文件的控制規(guī)定7

備注：

體系文件發(fā)放管理

一二級文件一二級文件的發(fā)放由體系部負(fù)責(zé)，文件原件保存在體系部，體系覆蓋的部門均發(fā)一套紙質(zhì)的一二級文件，同時(shí)將受控文件掃描放置于CPC上，路徑如下：

CPC

協(xié)同管理

文檔管理

07ISO9000體系文件***體系文件(一級＋二級==體系手冊＋程序文件)***

三級文件三級文件的發(fā)放在體系部受控、發(fā)行，原件保存在體系部，發(fā)放時(shí)，只發(fā)一份紙質(zhì)文件到擬制部門，其它需發(fā)放的部門由擬制部門掃描并通過郵件發(fā)放給相關(guān)部門并告知CPC路徑，同時(shí)將已受控的文件上傳至按以下路徑上傳至CPC共享，而相關(guān)部門接收后根據(jù)需要可在本部門建立專門的文件夾，以接收相關(guān)部門發(fā)出的體系文件，并在本部門內(nèi)傳閱，并及時(shí)更新文件。受控文件掃描放置于CPC上，路徑如下：

CPC

協(xié)同管理

文檔管理

07ISO9000體系文件

各部門文件夾中的子文件夾“03支持文件(三級文件)”

三級文件中的工程、工藝更改通知單直接在CPC上擬制、發(fā)放、保存，不需蓋受控文件印章、填寫文件發(fā)放記錄。

建議:各部門CPC系統(tǒng)的文件管理。各部門應(yīng)在CPC系統(tǒng)中部門文件夾中建立體系文件夾，文件夾中至少分兩個(gè)子文件夾：本部門體系文件夾（可細(xì)分）和接收相關(guān)部門體系文件夾（可細(xì)分）。本部門的體系文件夾必須包含三級文件中的“其他管理類”體系文件文件。

文件的控制規(guī)定8

備注

文件的更新。當(dāng)實(shí)際流程、作業(yè)要求與文件要求發(fā)生沖突時(shí)，應(yīng)結(jié)合體系、客戶、相關(guān)法律法規(guī)要求對文件進(jìn)行更新，文件更新由直接責(zé)任部門進(jìn)行更新，文件更新后的版本號依次調(diào)整為：A0、A1、A2、B0、B1、B2、C0、C1、C2…

工藝類文件版號變更由《生產(chǎn)部工藝文件制作流程》規(guī)定，文件更新后，應(yīng)及時(shí)回收舊版文件，并標(biāo)識“作廢文件”。

印章，對于作廢文件，若無特殊要求，應(yīng)定期（1個(gè)月）進(jìn)行銷毀處理，外來文件的管理外來文件在各部門長確認(rèn)后（必要時(shí)由管理者代表確認(rèn)后）轉(zhuǎn)化為公司內(nèi)部體系文件，外來文件的管理此份文件P7頁中三級文件5類管理方式進(jìn)行，體系部負(fù)責(zé)匯總公司的外來文件，并形成《外來文件清單》。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)在質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局備案審批后，由體系部負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)化為受控文件管理，管理方式按照P7頁表中三級文件5類管理方式進(jìn)行。非受控文件的管理外部相關(guān)方如政府部門、客戶、供應(yīng)商等需體系文件參考時(shí)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)提出要求，一律在體系部受控，受控后由相關(guān)部門發(fā)出，非受控文件需蓋“非受控文件”印章，派發(fā)時(shí)需填寫《非受控文件派發(fā)清單》。各部門體系文件的日常管理各部門需建立《文件清單》以明確本部門的體系文件狀況，《文件清單》應(yīng)包括一、二級文件、本部門的三級文件、CPC上接收的其他部門的三級文件。各部門的文件需保持整潔，不得私自涂改亂劃，并注意文件安全，以防丟失，新發(fā)布的文件必須在本部門傳閱以讓相關(guān)人員知悉。體系文件的編號及格式參見《文件編號規(guī)定》和《文件格式規(guī)定》。文件的控制規(guī)定9結(jié)合公司實(shí)際，文件分類如下：

體系類文件：指質(zhì)量管理/有害物質(zhì)過程管理/環(huán)境管理/職業(yè)健康與安全管理體系等，含四個(gè)層次的文件（見下文）。

管理類文件：指行政、財(cái)務(wù)、人力資源等管理制度文件及相應(yīng)表格類文件。

標(biāo)準(zhǔn)類文件：指收集到的國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范等外部標(biāo)準(zhǔn)，以及企業(yè)自定標(biāo)準(zhǔn)。

其它外部文件：指從與公司有業(yè)務(wù)往來的單位收集到的信息文件。表示編制年份為2007年表示體系管理手冊（Manual）表示質(zhì)量(Quality)、環(huán)境(Environment)、職業(yè)健康安全(Health&Safety)管理表示TCL家庭網(wǎng)絡(luò)事業(yè)部(含TCL通力電子(惠州)有限公司和惠州音視頻電子有限公司)AV-QEHS-M-2007文件編號規(guī)定

體系類文件編號規(guī)則

體系管理手冊（一級文件）編號規(guī)則如下：10文件編號規(guī)定

程序文件（二級文件）、支持文件（三級文件）、記錄（四級文件）的編號規(guī)則如下：表格式記錄版本號（其它級文件不需此位），1位字母，由A開始順序遞增；文件序號，3位數(shù)字，由001開始遞增；體系標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素號，2位數(shù)字，中間用“·”號分隔；文件屬性號（層級），1位字母：P(Procedure)—程序文件，S(Support)—支持文件，R(Record)—記錄；體系代號，1位字母：Q(Quality)—質(zhì)量管理體系(含有害物質(zhì)過程管理體系)，E(Environment)—環(huán)境管理體系，H(Health&Safety)—職業(yè)健康安全管理體系。□

□

N.N—NNN

□例如：QP4.2-001代表與ISO9001：2000質(zhì)量管理體系4.2條款要素（文件要求）相關(guān)的第1號程序文件，該編號分配給《文件控制程序》使用。QS4.2-001代表與ISO9001：2000質(zhì)量管理體系4.2條款要素（文件要求）相關(guān)的程序文件的第1號支持文件，該編號分配給《文件編號規(guī)定》使用，也就是本文編號。

文件除分配編號外，還需給出版（本）號以體現(xiàn)修改情況。版號編制規(guī)則如下：□

n表示修改次數(shù)，1位數(shù)字，由0開始遞增，至2復(fù)0；表示版本，1位字母，由A開始遞增。11文件編號規(guī)定備注：

文件初始版號為A0，若文件僅作小的修改，則版號只修改數(shù)字部分，如：A1表示第1次修改；若同版文件修改超過三次或作大范圍修改，則版本遞增一級，修改號復(fù)零，如A3→B0。記錄流水號，3位數(shù)字，每月從001開始月份，2位數(shù)字年號，4位數(shù)字區(qū)號：1位字母，H—惠州，S—深圳□

yyyy－mm－nnn

為區(qū)分和歸檔記錄需要，記錄除自身編號外，還需有序號，記錄序號編制規(guī)則如下：記錄序號由記錄填寫部門按此規(guī)則自行編制。

體系類文件的編號暫由體系部統(tǒng)一分配和管理。對涉及數(shù)量較多的設(shè)計(jì)文件、《作業(yè)指導(dǎo)書》等工藝文件、檢驗(yàn)文件的編號由體系部統(tǒng)一分配號碼區(qū)段給相關(guān)部門，由相關(guān)部門對區(qū)段內(nèi)的號碼進(jìn)行自行分配和管理，體系部不定期抽查監(jiān)控編號使用情況。12文件編號規(guī)定管理類文件的編號由文件編號和序號組成,文件編號由體系部按支持性文件和記錄的編號規(guī)則統(tǒng)一分配(_____會議紀(jì)要

QR5.5-001A

;____會議簽到表

QR5.5-002A;□申請□報(bào)告

QR5.5-003A;

通知QR5.5-004A

)，序號的編制規(guī)則如下：

流水號,一般從001開始,也可分段編號從201或301開始□□¤－yyyy－mm

nnn

部門代號，2或3位大寫字母，見b)。年份，4位數(shù)字；月份，兩位數(shù)字；從01—12.管理類文件目錄文件類別參考譯文通知Inform報(bào)告Report申請、請示Request制度、規(guī)定、管理辦法等System會議紀(jì)要Summary備忘錄Memo設(shè)備儀器操作指南/手冊、說明書等Manual培訓(xùn)資料Teachingmaterial重要郵件/信函/傳真等歸檔資料Document。。。

管理類文件編號規(guī)則

13文件編號規(guī)定部門名稱代號部門名稱代號部門名稱代號部門名稱代號AV產(chǎn)品管理部APMAV產(chǎn)品開發(fā)所ARDAV成本管理部ACDSTB產(chǎn)品管理部SPMSTB產(chǎn)品開發(fā)所SRD便攜式產(chǎn)品管理部PPM便攜式產(chǎn)品開發(fā)所PRD研發(fā)所RD采購部SRC工程部ED生產(chǎn)部PD供應(yīng)鏈管理部SCM廠辦FC客戶服務(wù)部CSIQA部IQADQA部DQA體系部SASQA部SQA戰(zhàn)略客戶部KA海外銷售部OSDSTB產(chǎn)品行銷部SPBSTB客戶服務(wù)部SCSSTB市場部SMDSTB區(qū)域業(yè)務(wù)RBSTB計(jì)劃部SPD行政部AD信息技術(shù)部IT人力資源部HR管理工程部MT財(cái)務(wù)部FN…………

備注a).此類文件的序號由文件擬制部門自行按此規(guī)則分配(給部門本體或下屬部門/小組)和管理.b).文件若有更改，應(yīng)在新文件結(jié)尾注明所替代的原文件名稱和序號，同時(shí)原文件應(yīng)作失效處理。c).編號范例：SA－2007－04001表示體系部2007年4月份擬制的第1份《會議紀(jì)要》。b)部門代號表14a)

標(biāo)準(zhǔn)分類碼含義如下：

0——產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)1——工藝技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

2——設(shè)計(jì)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)3、4——部品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

5——設(shè)備技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝裝備技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)

6、7——檢驗(yàn)和實(shí)驗(yàn)方法技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)8——技術(shù)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)類文件

對收集到的國際、國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范等外部標(biāo)準(zhǔn)，保留原編號及名稱，直接引用即可。

企標(biāo)編號規(guī)則如下：版號，1位數(shù)字；年號，4位數(shù)字，表示標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布年份；標(biāo)準(zhǔn)序號，2位數(shù)字，從01開始遞增；產(chǎn)品分類碼，1位數(shù)字，見5.3.2b）說明；標(biāo)準(zhǔn)分類碼，1位數(shù)字，見5.3.2a）說明；企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識號：Q—企標(biāo)，TCLTL—TCL集團(tuán)通力公司簡稱之縮寫

Q/TCLTL

N

N

nn—yyyy·N文件編號規(guī)定15b）產(chǎn)品分類碼含義如下：

1——DVD播放機(jī)2——DVD刻錄機(jī)

3——便攜式DVD4——DVB5——PTV……c)標(biāo)準(zhǔn)首次發(fā)布時(shí)應(yīng)省略版號，若在同一年出現(xiàn)一次或兩次以上的修改，則在年號后加“·”并加序號“.1，.2，.3…”來表示版本更新。如果標(biāo)準(zhǔn)跨年度修改，則只需更改年份。d)各類標(biāo)準(zhǔn)的具體編號由標(biāo)準(zhǔn)歸口起草部門按此規(guī)則執(zhí)行，并統(tǒng)一報(bào)體系部備案登記。標(biāo)準(zhǔn)類文件其它外部文件文件編號規(guī)定

客戶及其它外部文件編號規(guī)則

客戶外來文件其編號規(guī)則是“OUT－客戶名－客戶文件號”，OUT表示外來文件。例如：OUT-SONY-SS-00259b)此類文件由具體業(yè)務(wù)接口部門負(fù)責(zé)接收并按上述規(guī)定進(jìn)行編號，增加TCL文件封頁，受控發(fā)放。各部門需建立《XX部文件編號一覽表》對按以上規(guī)則分配的文件編號進(jìn)行登記管理和備查。注：該表格作為文件索引，不再分配編號，各部門使用統(tǒng)一的格式即可。其它記錄仍需編號，以方便歸檔管理。16文件格式規(guī)定體系文件分類結(jié)構(gòu)組成體系管理手冊封面+修改頁+目錄頁+章節(jié)正文頁程序文件及其支持文件封面+首頁（+后續(xù)頁）記錄單頁（+后續(xù)頁）文件格式結(jié)構(gòu)17文件格式規(guī)定

頁面設(shè)置文件幅面一般采用A4大小，縱向排版，使用Word軟件編制。上下左右頁邊距為2厘米，裝訂線距左0.4厘米;頁眉頁腳距邊界1.4厘米，首頁版式不同，示例截圖如下：18

質(zhì)量手冊編號：AV-QEHS-2006版次：B0生效日期：

擬制：審核：批準(zhǔn)：TCL通力電子（惠州)有限公司惠州TCL音視頻電子有限公司公司Logo和名稱，宋體、三號文件名稱，宋體、初號、加粗以下均為宋體、四號文件格式規(guī)定

體系管理手冊格式a)封面格式19b)修改頁和目錄頁字體為宋體五號。c)章節(jié)正文頁格式第章：標(biāo)題1標(biāo)題正文……頁眉，宋體、五號章名，宋體、三號加粗標(biāo)題，宋體、五號加粗正文，宋體、五號文件編號:版號:章頁碼文件格式規(guī)定20文件格式規(guī)定

程序文件及其支持文件格式a)封面格式（參見本文封面）

TCL通力電子(惠州)有限公司惠州TCL音視頻電子有限公司XXXXXXXXX文件編號QSXX.X版次A0頁數(shù)共頁文件修訂履歷版次修訂內(nèi)容簡述生效日期擬制人A0文件發(fā)放范圍及數(shù)量部門STB產(chǎn)品開發(fā)所STB產(chǎn)品管理部體系部有√√√√份數(shù)111擬制:審核：批準(zhǔn):Logo(按VI要求)和公司名稱文件名稱、宋體，三號加粗其余字體均為宋體，五號部門可按實(shí)際要求增減簽字欄，宋體五號，加粗宋體，五號，加粗宋體，五號，加粗21TCL通力電子（惠州）有限公司惠州TCL音視頻電子公司

XX文件名稱

文件名稱，

宋體，三號加粗公司名稱，宋體，五號編號等信息，據(jù)實(shí)填寫，宋體，五號文件編號：版號：生效日期：

后續(xù)頁頁眉

文件編號：版次：宋體，五號加段落底線文件格式規(guī)定b)首頁頁眉（作為文件頭）

c)后續(xù)頁頁眉

22TCL通力電子（惠州）有限公司惠州TCL音視頻電子公司XX文件名稱

1.目的XXX2.適用范圍XXX3.定義4.職責(zé).工作流程（或具體規(guī)定等）6.相關(guān)文件.相關(guān)記錄.流程圖文件編號：版號：生效日期：

文件正文一般包括7個(gè)項(xiàng)目內(nèi)容，用項(xiàng)目編號列示（如圖所示），每個(gè)項(xiàng)目可以再逐級細(xì)分多個(gè)子項(xiàng)。

正文字體為宋體，五號大小，其中，項(xiàng)目標(biāo)題文字要加粗。文件結(jié)尾標(biāo)識線。文件格式規(guī)定d)正文內(nèi)容格式23記錄名稱

編號：日期：序號：

公司Logo（按VI要求）記錄名稱，宋體，小二號，加粗記錄編號，編制日期，宋體，五號記錄序號，宋體，五號根據(jù)實(shí)際需要設(shè)計(jì)欄目和選擇字號（宋體）簽名欄（位于表尾或頁腳）宋體，五號制表：審核：批準(zhǔn)：頁眉或表頭文件格式規(guī)定e)相關(guān)記錄格式

若文件有相關(guān)記錄，一般應(yīng)附記錄式樣。而記錄的頁眉(或表頭)和頁腳(或表尾)必須符合以下要求：24流程圖責(zé)任部門輸入輸出流程級次部門1部門2部門3…12345文件格式規(guī)定f)流程圖格式

備注：上述兩種流程圖可選一種，以實(shí)際需要為準(zhǔn)。25常見疑難問題說明

給文件分頁頁眉頁腳時(shí)，頁眉頁腳編碼會出現(xiàn)混淆現(xiàn)象。1.要保證頁碼的連續(xù)，首先保每一頁為獨(dú)立的章節(jié)。通過此操作確認(rèn)每一頁是否為獨(dú)立的章節(jié)。若不是，通過在頁面間插入分隔符分開連續(xù)的章節(jié)。26常見疑難問題說明2.插入分隔符光標(biāo)所在的位置

給文件分頁頁眉頁腳時(shí)，頁眉頁腳編碼會出現(xiàn)混淆現(xiàn)象。27常見疑難問題說明2.插入分隔符

給文件分頁頁眉頁腳時(shí)，頁眉頁腳編碼會出現(xiàn)