學(xué)校物品采購管理流程指南

學(xué)校物品采購管理流程指南一、制定目的及范圍為提升學(xué)校物品采購的效率與規(guī)范性，確保采購過程透明、公正，特制定本指南。該指南適用于學(xué)校日常所需的各類物品采購，包括教學(xué)設(shè)備、辦公用品、實(shí)驗(yàn)材料等，旨在為各部門提供清晰的操作流程，確保采購工作的順利進(jìn)行。二、采購原則1.采購應(yīng)遵循“公開、公平、公正”的原則，綜合考慮物品的質(zhì)量、價(jià)格及供應(yīng)商的信譽(yù)。2.所有采購物品必須從合法合規(guī)的供應(yīng)商處采購，并要求開具正式發(fā)票。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人應(yīng)為不同人員，以避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請申購人需根據(jù)實(shí)際需求填寫“采購申請表”，并向相關(guān)部門確認(rèn)庫存情況。申請表應(yīng)詳細(xì)列明所需物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)算金額。2.申請審批采購申請表需提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)預(yù)算及實(shí)際需求進(jìn)行評估，必要時(shí)可要求申購人提供補(bǔ)充材料。審核通過后，申請表需轉(zhuǎn)交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。3.詢價(jià)與比價(jià)各部門需根據(jù)審核通過的采購申請，進(jìn)行市場調(diào)研，至少聯(lián)系三家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。詢價(jià)時(shí)應(yīng)記錄供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、交貨期及售后服務(wù)等信息，并填寫“詢價(jià)記錄表”。4.核價(jià)與選擇供應(yīng)商在收到報(bào)價(jià)后，相關(guān)人員需對比各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及服務(wù)，參考?xì)v史采購價(jià)格進(jìn)行核價(jià)。根據(jù)核價(jià)結(jié)果，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商，并填寫“供應(yīng)商選擇表”。5.審批流程選擇供應(yīng)商后，需將“供應(yīng)商選擇表”及相關(guān)詢價(jià)記錄提交至學(xué)校采購委員會(huì)進(jìn)行審批。采購委員會(huì)應(yīng)對選擇的合理性進(jìn)行審核，確保符合學(xué)校的采購政策。6.采購實(shí)施審批通過后，采購人應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確交貨時(shí)間、付款方式及售后服務(wù)等條款。合同簽署后，采購人需跟蹤物品的生產(chǎn)與運(yùn)輸情況，確保按時(shí)到貨。7.驗(yàn)收入庫物品到貨后，相關(guān)人員需對照采購合同及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫“驗(yàn)收報(bào)告”，并將物品入庫。若發(fā)現(xiàn)物品質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通處理。8.付款與報(bào)銷驗(yàn)收合格后，采購人需將相關(guān)的發(fā)票及驗(yàn)收報(bào)告提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款。所有采購物品的報(bào)銷需在物品到貨后一個(gè)月內(nèi)完成，逾期將不予受理。四、特殊采購流程1.集中采購對于常規(guī)的辦公用品，各部門需在每月25日前提交集中采購申請，由后勤部門統(tǒng)一采購，以降低成本和提高效率。2.緊急采購在特殊情況下，如突發(fā)事件需要緊急采購，相關(guān)部門可直接向采購委員會(huì)申請，無需經(jīng)過常規(guī)的詢價(jià)流程。采購人需在事后盡快補(bǔ)充相關(guān)材料。3.年度采購計(jì)劃各部門需提前編制年度采購計(jì)劃，明確年度內(nèi)的物品需求，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)備，以便于預(yù)算的合理安排。五、備案與存檔所有采購活動(dòng)結(jié)束后，采購人需將采購申請表、詢價(jià)記錄、供應(yīng)商選擇表、驗(yàn)收報(bào)告及發(fā)票復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)部門審核，另一份存檔以備后續(xù)查閱。六、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商檔案，定期進(jìn)行市場調(diào)研，確保采購物品的質(zhì)量與價(jià)格合理。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理。所有采購活動(dòng)應(yīng)保持透明，接受監(jiān)督。七、反饋與改進(jìn)機(jī)