公司一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)運行管理暫行辦法

-3-集團(tuán)公司一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)運行管理暫行辦法第一章總則為規(guī)范公司一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用和管理，保障系統(tǒng)平穩(wěn)、安全運行，根據(jù)《數(shù)字化工作管理辦法》、《數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)與運行管理辦法》（科發(fā)〔2021〕579號）和公司數(shù)字化管理工作的有關(guān)要求，制定本辦法。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)是公司及所屬全資控股、參股子公司、分公司(以下簡稱各單位)公文管理體系運行的載體、公文處理工作的業(yè)務(wù)操作平臺，也是相關(guān)信息、數(shù)據(jù)查詢及分析的平臺。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)是公司統(tǒng)建系統(tǒng)，由公司總部統(tǒng)一組織建設(shè)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一賬號、統(tǒng)一平臺，各單位分級推廣、分級培訓(xùn)、分級運維、授權(quán)應(yīng)用。第二章管理體系與職責(zé)公司辦公室（黨委辦公室）、科學(xué)技術(shù)與數(shù)字化部共同組成一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用推進(jìn)管理機構(gòu)。相應(yīng)職責(zé)如下：（一）辦公室（黨委辦公室）是一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用歸口管理和數(shù)據(jù)質(zhì)量管理部門。負(fù)責(zé)建立一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)配套管理制度體系；負(fù)責(zé)系統(tǒng)中的電子公文元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及電子公文評價體系制定；負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)優(yōu)化和升級需求的收集、評估、申請和審議；負(fù)責(zé)系統(tǒng)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、組織培訓(xùn)、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查考核。（二）科學(xué)技術(shù)與數(shù)字化部是一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)管理部門。負(fù)責(zé)角色權(quán)限配置、總部系統(tǒng)管理員權(quán)限分配工作；負(fù)責(zé)審批系統(tǒng)對接的申請；負(fù)責(zé)提供系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境和資源；負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)開發(fā)、運維、升級和安全保障工作；負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫的運維管理；負(fù)責(zé)在系統(tǒng)運行、推廣使用、應(yīng)用培訓(xùn)等工作中提供技術(shù)支撐。各單位應(yīng)建立相應(yīng)的一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用推進(jìn)管理機構(gòu)，確保順利推廣和使用。各單位相關(guān)部門職責(zé)如下：（一）業(yè)務(wù)管理部門：負(fù)責(zé)系統(tǒng)的應(yīng)用及推廣；負(fù)責(zé)本單位用戶培訓(xùn)；負(fù)責(zé)系統(tǒng)應(yīng)用問題的收集、評估和反饋，做好用戶與系統(tǒng)運維項目組的銜接工作。（二）數(shù)字化管理部門：負(fù)責(zé)提供系統(tǒng)運行網(wǎng)絡(luò)及終端環(huán)境；負(fù)責(zé)本單位操作用戶的權(quán)限分配等管理工作；負(fù)責(zé)本單位系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員的備案和變更審核，以及下屬單位系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)管理員權(quán)限分配等管理工作；負(fù)責(zé)配合本單位業(yè)務(wù)管理部門開展培訓(xùn)和技術(shù)支持工作；負(fù)責(zé)做好與上級主管機構(gòu)的工作協(xié)同。第三章系統(tǒng)權(quán)限管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)采用獨立授權(quán)、分級管理機制，權(quán)限分配必須受控、可追溯。公司設(shè)系統(tǒng)管理員，各單位分別設(shè)分權(quán)管理員和業(yè)務(wù)管理員。相應(yīng)職責(zé)如下：（一）系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的后臺維護(hù)、系統(tǒng)角色的配置，負(fù)責(zé)各單位分權(quán)管理員和業(yè)務(wù)管理員用戶的創(chuàng)建、撤銷、角色分配。（二）各單位分權(quán)管理員負(fù)責(zé)自建角色的創(chuàng)建、撤銷、分配；負(fù)責(zé)設(shè)置下級單位分權(quán)管理員和業(yè)務(wù)管理員。（三）各單位業(yè)務(wù)管理員負(fù)責(zé)本單位基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)自動同步公司統(tǒng)建人力資源系統(tǒng)與4A系統(tǒng)中的組織及用戶信息，系統(tǒng)中不再提供新增用戶功能。自動同步用戶默認(rèn)給予普通用戶角色，各單位分權(quán)管理員需根據(jù)業(yè)務(wù)需要對新同步用戶進(jìn)行角色授權(quán)。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)用戶采用實名登錄制，通過騰訊通中各單位自建協(xié)同辦公應(yīng)用或統(tǒng)建一體化辦公協(xié)同應(yīng)用實現(xiàn)單點登錄；也可通過各單位PC門戶中一體化辦公協(xié)同應(yīng)用實現(xiàn)單點登錄。各單位的分權(quán)管理員和業(yè)務(wù)管理員如發(fā)生變化，需以系統(tǒng)中《技術(shù)支持服務(wù)單》方式將變更人員報送至公司系統(tǒng)管理員。人員離職后，系統(tǒng)自動注銷該人員的用戶；崗位變動后，系統(tǒng)管理員應(yīng)及時按照新的崗位調(diào)整該人員的用戶權(quán)限，將相應(yīng)的審批流程也同步進(jìn)行移交。第四章標(biāo)準(zhǔn)管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)遵循《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關(guān)電子公文處理工作辦法》(廳字〔2019〕7號)、《黨政機關(guān)電子公文系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范》（GB/T33482-2016）、《黨政機關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》（GB/T33480-2016）。各單位在應(yīng)用一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)時，公文元數(shù)據(jù)應(yīng)遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范》（附件1），不可減少或變更元數(shù)據(jù)字段，可在規(guī)范外擴(kuò)展元數(shù)據(jù)字段。各單位在應(yīng)用一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)時，電子公文格式應(yīng)遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文格式規(guī)范》（附件2）。各單位在應(yīng)用一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)時，電子公文審批單應(yīng)遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文審批單規(guī)范》（附件3）。各單位自建系統(tǒng)與一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)的集成對接，應(yīng)遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文服務(wù)接口規(guī)范》（附件4）。第五章系統(tǒng)集成與接口管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)的公文處理場景是各單位行政辦公的核心業(yè)務(wù)，除公文處理場景外，各單位可借助一體化辦公協(xié)同平臺進(jìn)行業(yè)務(wù)場景擴(kuò)展。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)發(fā)布統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口、流程接口，提供通用接口技術(shù)方案、數(shù)據(jù)對接方案，以及流程引擎方案。公司總部或各單位自建信息系統(tǒng)可按照通用接口技術(shù)方案自行開展系統(tǒng)對接，獲取適用數(shù)據(jù)。公文處理業(yè)務(wù)原則上使用公司統(tǒng)建一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)處理，不提供數(shù)據(jù)對接服務(wù)，其他自建業(yè)務(wù)系統(tǒng)可遵照通用接口技術(shù)方案規(guī)范進(jìn)行對接。公司外部系統(tǒng)有對接需求時，需嚴(yán)格進(jìn)行安全和技術(shù)評審，確認(rèn)風(fēng)險可控、技術(shù)可行時，單獨制定技術(shù)方案，實施對接。第六章問題反饋和升級管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)建立人機結(jié)合的問題反饋機制。（一）普通用戶操作型問題可通過系統(tǒng)幫助、操作手冊、視頻課件查詢解決方案；系統(tǒng)報錯問題、一般業(yè)務(wù)問題和功能問題通過在線《技術(shù)支持服務(wù)單》上報，由公司系統(tǒng)運維團(tuán)隊在線解答。（二）各單位負(fù)責(zé)收集本單位范圍內(nèi)系統(tǒng)需求問題，經(jīng)評估后，通過線上《技術(shù)支持服務(wù)單》上報，由公司系統(tǒng)運維團(tuán)隊收集匯總后，公司管理部門審核。（三）針對各單位、各部門提出的系統(tǒng)需求問題，辦公室（黨委辦公室）聯(lián)合科學(xué)技術(shù)與數(shù)字化部組織評估后，納入系統(tǒng)優(yōu)化或系統(tǒng)升級范圍。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)升級或重大變更前，應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，升級或變更完成后進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，并確認(rèn)數(shù)據(jù)恢復(fù)無誤；一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行功能變更或版本升級，需組織相關(guān)部門和人員測試后，正式發(fā)布使用。第七章應(yīng)用與推進(jìn)管理各單位應(yīng)強化一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用、宣傳與培訓(xùn)等推進(jìn)工作，建立相關(guān)制度與責(zé)任體系，制定推進(jìn)計劃和工作目標(biāo)。辦公室（黨委辦公室）和科學(xué)技術(shù)與數(shù)字化部將定期或不定期對各單位系統(tǒng)應(yīng)用情況進(jìn)行檢查，同時將檢查情況納入數(shù)字化工作考核。各單位應(yīng)制定本單位的系統(tǒng)推廣方案，明確推進(jìn)計劃和目標(biāo)，成立系統(tǒng)推廣工作小組；制定系統(tǒng)應(yīng)用情況檢查措施，并將檢查結(jié)果納入本單位年度數(shù)字化工作考核。各單位應(yīng)加強宣貫，提高各級業(yè)務(wù)人員對一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用重要性的認(rèn)識。各單位應(yīng)定期開展一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應(yīng)用培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)和操作能力，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量。第八章系統(tǒng)運維和安全管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)總部運維團(tuán)隊提供統(tǒng)一的7×24小時技術(shù)運維和安全保障，涉及到的操作系統(tǒng)、中間件、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用程序、服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)進(jìn)行日常巡檢（每天一次）和安全檢測（每月一次），確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。定期做好系統(tǒng)備份，保證公文、信息的正常流轉(zhuǎn)，落實系統(tǒng)應(yīng)急處理預(yù)案。各單位、各部門因技術(shù)因素導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常工作的，應(yīng)及時向辦公室（黨委辦公室）或科學(xué)技術(shù)與數(shù)字化部反饋。各單位應(yīng)根據(jù)一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)終端使用要求，提供必要的終端上網(wǎng)條件，配置安全、便利的終端使用環(huán)境，為各類用戶操作和使用提供保障。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息每日進(jìn)行一次增量備份，每周進(jìn)行一次完全備份，備份數(shù)據(jù)保存1個月；一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)文件、配置信息和日志文件，每周進(jìn)行一次完全備份，保存期限為3個月。各單位應(yīng)制定安全教育培訓(xùn)計劃，對員工進(jìn)行信息安全教育，提升員工安全意識。在權(quán)限范圍內(nèi)按規(guī)定使用系統(tǒng)。系統(tǒng)用戶未按規(guī)定操作導(dǎo)致信息