文書檔案自動化管理系統(tǒng)2.0版建設(shè)方案

文書檔案自動化管理系統(tǒng)2.0版建設(shè)方案報告人：XXX科室：XXXXXXXX部門：XXXXXXXXXXXX2020年3月25日目錄TOC\o"1-2"\h\u141391項目簡介 3198292項目背景 3258803現(xiàn)狀調(diào)研 3230153.1文書檔案收集歸檔方面 3103083.2文書檔案整理方面 5222713.3文書檔案保管問題 6237544原因分析 7141145制定解決方案及方案比選 10163486建設(shè)預(yù)期效果 1634817建設(shè)方案 1979587.1系統(tǒng)總體設(shè)計 1990147.2系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu) 20130517.3系統(tǒng)功能簡述 2075317.4項目計劃 2216157.5成本分析 231項目簡介文書檔案自動化管理系統(tǒng)2.0版致力于在前版系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)文書檔案收集歸檔智能化、檔案管理現(xiàn)代化、檔案保管場景化、檔案檢索精準(zhǔn)化以及檔案利用服務(wù)的分級化。力爭實現(xiàn)文書檔案管理深入自動化、提質(zhì)降本增效的總體目標(biāo)。此次系統(tǒng)升級既是實際工作的需要，又是檔案現(xiàn)代化管理的需要。同時實現(xiàn)質(zhì)和量的提升，“質(zhì)”的方面，從外觀、標(biāo)識、實體等多方面得到提升，“量”的方面，節(jié)省人工工作量20余天/年，是高質(zhì)量現(xiàn)代化智能檔案管理的堅實一步。2項目背景為貫徹落實公司在企業(yè)發(fā)展工作報告中提出的支持保障精細(xì)到位的要求，充分發(fā)揮管理及技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng)新文書檔案管理及利用服務(wù)模式，結(jié)合實際情況，依據(jù)公司《檔案管理辦法》、《管理類檔案管理規(guī)定》及《文件歸檔范圍及保管期限表》，特制定本建設(shè)方案。3現(xiàn)狀調(diào)研3.1文書檔案收集歸檔方面自文書檔案自動化管理系統(tǒng)上線以來，實現(xiàn)了線上文檔收集的規(guī)范化，但是從2019年實際應(yīng)用中，仍發(fā)現(xiàn)檔案收集歸檔中存在的若干問題。第一，線上存檔文件與線下文件歸檔時間不一致，線上歸檔文件（如行政類收文）與線下存檔紙質(zhì)文件存檔時間不同，檔案管理員在系統(tǒng)中登記線下文件條目時，需要查詢是否線上已經(jīng)收集，已經(jīng)收集的在已收集條目中登記，未收集的新建條目登記，2019年此種類型文件大約幾百份，較為嚴(yán)重的影響了線下文件登記的效率；第二，已收集過的文件重復(fù)歸檔問題，2019年收集文件存在部分已線上收集原件電子文件的文件重復(fù)歸檔打印件，雖已在兼職檔案員培訓(xùn)中予以說明，存檔時仍不能避免重復(fù)歸檔；第三，歸檔范圍及歸檔要求不清問題，同樣，雖然已經(jīng)發(fā)布文件歸檔范圍及保管期限表并加以調(diào)研說明，但實際歸檔過程中，不按照歸檔范圍存檔的現(xiàn)象比比皆是，如不加以管控，將造成公司文檔的流失；第四，線下文件歸檔中的頁碼登記問題，在2019年線下文件收集中，由于文檔自動化管理系統(tǒng)的投入使用對于文件頁碼管理更加嚴(yán)格，登記過程中發(fā)現(xiàn)兼職檔案員錄入的頁碼大多不準(zhǔn)確，并且對于兼職檔案員來說每份文件逐一清點頁碼也是一項不小的負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致打印出的頁碼大多數(shù)是錯誤頁碼，后續(xù)打碼的過程中還需要一一核對更正，為整理造成了不小的負(fù)擔(dān)；第五，歸檔時間的問題，歸檔時間管控是老問題也是新課題，僅通過檔案管理規(guī)定來約束各部門文件歸檔時間明顯缺乏力度，各個部門文件歸檔大部分處于自由散漫狀態(tài)，因此保證文件按時歸檔不僅需要制度約束同時也需要一定的技術(shù)手段；第六，文書文件歸檔后的分類整理問題，目前，文書文件收集歸檔后，需要檔案管理員先去除原來的保管裝具再進(jìn)行預(yù)整理分類裝盒，如能在前端就已知歸檔文件的種類及數(shù)量，則增加了檔案管理的效率及規(guī)范性；第七，紙質(zhì)文件掃描件收集管理問題，線下歸檔的紙質(zhì)文件電子版存檔管理不夠健全，紙質(zhì)文件電子版歸檔較為被動，有什么收集什么，未做到主動干預(yù)管理，因此有的文件有掃描件、有的沒有掃描件，有掃描件的文件質(zhì)量也參差不齊。根據(jù)以上調(diào)研分析，文書檔案收集歸檔規(guī)程中仍然存在不少弊端，需要進(jìn)一步的精細(xì)化管理，其關(guān)鍵點在于統(tǒng)一收集歸檔方式、加強(qiáng)系統(tǒng)化管理水平。3.2文書檔案整理方面2019年一年的系統(tǒng)實踐應(yīng)用，不僅提高了效能，同時為尋找更優(yōu)化整理途徑積累了經(jīng)驗。第一，文書檔案整理過程中線上文件整理的自動化水平有待進(jìn)一步提高，目前系統(tǒng)中對收集后的線上文件，仍需要編號、編盒、生成歸檔文件及復(fù)核查驗等工作，如系統(tǒng)能夠針對這些文件實現(xiàn)進(jìn)一步提升，將得到解放人力與標(biāo)準(zhǔn)化管理的效益；第二，格式轉(zhuǎn)換問題，由于系統(tǒng)收集的文件存在大量Excel、rar、zip等格式的文件，在處理這些格式的文件時需要手工二次處理，轉(zhuǎn)換為PDF格式。如能在系統(tǒng)升級中針對此問題形成解決方案，文書檔案自動化管理系統(tǒng)將向現(xiàn)代科技化邁進(jìn)。第三，檔案盒外觀規(guī)范性問題，隨著文件量的增大，原來手工組卷的方式已經(jīng)更改為按件管理，但是在檔案盒外觀規(guī)范上并未作出相應(yīng)的調(diào)整與對策。時代的進(jìn)步召喚更為前沿的管理方式，因此亟需改變手工蓋章的方式。第四，歸檔文件目錄及備考表管理問題，歸檔文件目錄是手工組卷時代的產(chǎn)物，現(xiàn)在的以件管理的模式已經(jīng)較為清晰的反應(yīng)盒內(nèi)文件的整體情況并且已經(jīng)打印出全年目錄以備查考，因此每盒內(nèi)歸檔文件目錄的存在顯得比較雞肋。因此，需要找到替代打印歸檔文件目錄及備考表歸入盒內(nèi)文件的更為信息化、現(xiàn)代化的手段。第五，文件裝訂問題，2019年文件有大約2000件，現(xiàn)在采取的方式是用重型訂書機(jī)加入不銹鋼釘逐份裝訂，投入2人約2周時間才完成此項工作，并且重型訂書機(jī)笨重，女士使用起來較為費力。文件裝訂定有先進(jìn)的方式，成為我們需要研究的問題之一。3.3文書檔案保管問題第一，全年歸檔文件目錄問題，全年歸檔文件目錄缺少系統(tǒng)內(nèi)的模板，導(dǎo)致系統(tǒng)不能全面管理文書檔案，因此需要建立全年歸檔文件目錄模板，便于完善備查管理。第二，管理展示問題，管理區(qū)標(biāo)識僅為“文書檔案”，密集架每列的具體檔案內(nèi)容需要逐排打開密集架逐列才能查看，庫位標(biāo)識不夠具體，因此需要在保管區(qū)明晰庫位標(biāo)識，同時系統(tǒng)保管中強(qiáng)化庫位標(biāo)識管理，為檔案保管賦能增效。第三，庫房保管的問題，文書檔案庫房保管存在不能動態(tài)監(jiān)測檔案保管情況、因利用檔案信息與檔案數(shù)據(jù)條目不關(guān)聯(lián)引起的盤點困難、庫存量統(tǒng)計不便、工作量不明等問題，鑒于這些問題改進(jìn)庫房保管方式成為當(dāng)務(wù)之急，庫房保管的可視化或可成為解決途徑之一。3.4文書檔案利用方面第一，檢索功能優(yōu)化問題，在檢索方面，當(dāng)前系統(tǒng)功能主要是精確檢索，往往利用者不能夠非常準(zhǔn)確的提供文件編號或題名內(nèi)容，僅能通過自然語言描述檢索詞，因此需要優(yōu)化檢索策略。第二，利用人權(quán)限分級問題，利用文書檔案有幾種情況，一種利用本部門文件可不經(jīng)審批提供利用人電子版文件，利用平臺上分級未達(dá)到精細(xì)化管理，現(xiàn)在是一刀切的狀態(tài)，辦公網(wǎng)中文書檔案條目及電子文件都不能查閱下載，利用人都需要跟檔案管理員申請，檔案管理員下載后再給利用人發(fā)送郵件。這樣不僅增加了檔案管理員的工作量，也增加了利用人的利用負(fù)擔(dān)。因此需要根據(jù)利用人的權(quán)限對檔案管理利用實現(xiàn)分級管理，達(dá)到分級分權(quán)精準(zhǔn)利用的效果。第三，利用記錄問題，電子文件提供利用無記錄臺賬，需統(tǒng)一提供利用渠道，明晰利用需求，力爭通過分析利用需求，主動推送利用權(quán)限內(nèi)的檔案文件，做到主動有為。4原因分析序號項目問題原因備注1文書檔案收集歸檔線上存檔文件與線下文件歸檔時間不一致線上存檔與線下存檔未統(tǒng)一管理、同步要求已收集過的文件重復(fù)歸檔問題線上存檔與線下存檔未統(tǒng)一管理、同步要求歸檔范圍及歸檔要求不清系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足線下文件歸檔中的頁碼登記問題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足歸檔時間管控的問題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足文書文件歸檔后的分類整理問題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足紙質(zhì)文件掃描件收集管理問題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足2文書檔案整理線上文件整理的自動化系統(tǒng)智能化程度不足格式轉(zhuǎn)換問題系統(tǒng)智能化程度不足檔案盒外觀規(guī)范性問題系統(tǒng)智能化程度不足歸檔文件目錄及備考表管理問題系統(tǒng)智能化程度不足文件裝訂問題設(shè)備先進(jìn)性程度不足3文書檔案保管全年歸檔文件目錄問題系統(tǒng)管理不夠完備、支持不足管理展示問題系統(tǒng)智能化程度不足庫房保管問題系統(tǒng)智能化程度不足4文書檔案利用檢索功能優(yōu)化問題系統(tǒng)智能化程度不足利用人權(quán)限分級問題管理精細(xì)化程度不足利用記錄問題系統(tǒng)智能化程度不足通過原因分析表發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)自動化及智能化程度不足、管理精細(xì)化程度不足是造成多項問題未解的關(guān)鍵因素，因此解決以上問題需要在管理精細(xì)化的基礎(chǔ)上提升系統(tǒng)的智能化程度，這也是制定建設(shè)方案的基礎(chǔ)。5制定解決方案及方案比選通過現(xiàn)狀調(diào)研及原因分析，以下針對問題項逐項制定解決措施，同時對于存在多項解決方案的一一予以比選，選出推薦方案。第一，文書檔案收集歸檔-線上存檔文件與線下文件歸檔時間不一致，可通過系統(tǒng)管理統(tǒng)一管控文書文件收集。首先，實現(xiàn)文書文件錄入的自動鑒別分類功能，根據(jù)文件名稱與系統(tǒng)內(nèi)置材料分類表自動判別文件的分類，系統(tǒng)中如無相關(guān)分類，可進(jìn)行新增更新等操作；其次，根據(jù)錄入的文書文件項自動判斷文件著錄是否正確，如不正確提醒登記人進(jìn)行調(diào)整；最后，實現(xiàn)文書檔案的歸檔數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，包括按照時間、類型統(tǒng)計，形成文控方案，便于掌控歸檔范圍及按期提示歸檔人哪部分文件應(yīng)歸檔信息。通過這些系統(tǒng)建設(shè)方案，可實現(xiàn)完全管控文書文件，實現(xiàn)全部文書文件線上歸檔管理。第二，文書檔案收集歸檔-已收集的文件重復(fù)歸檔問題，可通過系統(tǒng)管理的方式統(tǒng)一管控，兼職檔案員使用統(tǒng)一收集管理功能，能夠查明存檔文件是否已收集線上原件，歸檔時再由檔案管理員復(fù)核，確定無誤后生成當(dāng)前批次歸檔交接記錄。第三，文書檔案收集歸檔-歸檔范圍及歸檔要求不清，強(qiáng)化系統(tǒng)的智能化水平，可更為嚴(yán)格的管控公司文書文件存檔。將系統(tǒng)歸檔范圍及歸檔要求融入到系統(tǒng)管理，做到步步有管理、處處有提示，并且能夠?qū)⑽礆w檔文件通過系統(tǒng)發(fā)送給兼職檔案員，形成良性共建機(jī)制。第四，文書檔案收集歸檔-線下文件歸檔中的頁碼登記問題，實施措施可采取系統(tǒng)智能生成頁數(shù)的方式，在登記文件的同時系統(tǒng)可設(shè)置實現(xiàn)統(tǒng)計電子文件頁數(shù)，并鍵入到頁碼著錄項。第五，文書檔案收集歸檔-歸檔時間管控的問題，通過系統(tǒng)管理建立歸檔時間控制機(jī)制，通過系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)歸檔時間時限，按照檔案管理的制度規(guī)范要求設(shè)定系統(tǒng)收集截止日期，結(jié)合管理通知的手段，務(wù)必嚴(yán)格約束歸檔時間。第六，文書檔案收集歸檔-文書文件歸檔后的分類整理問題，可采取系統(tǒng)將文件檔案編號及盒號等的自動化生成前置到收集階段，聯(lián)合使用培訓(xùn)管理，規(guī)范文書檔案的預(yù)整理。第七，文書檔案收集歸檔-紙質(zhì)文件掃描件收集管理問題，應(yīng)用系統(tǒng)管理及制度管理要求，優(yōu)化系統(tǒng)本身的批量掛接功能，規(guī)范文件命名，實現(xiàn)紙質(zhì)文件掃描件的智能收集管理。第八，文書檔案整理-線上文件整理的自動化問題，系統(tǒng)中對于收集文件的整理需要在檔案編號、組盒等方面進(jìn)一步自動化。第九，文書檔案整理-格式轉(zhuǎn)換問題，此問題的解決途徑目前有兩種，一種方案是管控辦公系統(tǒng)中格式上傳管理，按照檔案管理制度規(guī)范要求規(guī)定辦公系統(tǒng)格式；二種方案是文書檔案自動化管理系統(tǒng)升級格式轉(zhuǎn)換功能，實現(xiàn)各種格式文件的轉(zhuǎn)換要求。方案一：管控辦公系統(tǒng)中格式上傳管理，將辦公系統(tǒng)中文件及附件上傳格式加以約束要求，需要的工作項為限制系統(tǒng)文件上傳格式，此種方案主要目的是約束系統(tǒng)使用人的行為，規(guī)避大量的壓縮格式文件上傳，影響歸檔管理。方案二：文書檔案自動化管理系統(tǒng)升級格式轉(zhuǎn)換功能，通過2019年系統(tǒng)建設(shè)實施來看，此項功能升級技術(shù)難度較大，需要新技術(shù)、新插件支持，相較于方案一經(jīng)濟(jì)及人力投入加大。經(jīng)過方案比選，推薦使用方案一，采取管控辦公系統(tǒng)格式上傳管理的方式作為解決方案。第十，文書檔案整理-檔案盒外觀規(guī)范性問題，檔案盒外觀規(guī)范性問題可通過系統(tǒng)管理手段，將檔案盒脊背、卷內(nèi)文件目錄及備考表信息通過文字加二維碼的方式生成圖片模板展示出來。具體到檔案盒實體管理，通過調(diào)查分析，選定了標(biāo)簽打印及噴印機(jī)噴印兩種方案。方案一：標(biāo)簽打印系統(tǒng)生成模板后使用打印機(jī)及標(biāo)簽紙，打印出標(biāo)簽文本，將標(biāo)簽文本按照指定位置粘貼到檔案盒上，經(jīng)測算每年150盒檔案需使用30張標(biāo)簽紙，經(jīng)濟(jì)成本僅為20多元，人工工時約為1小時，且實體檔案既規(guī)范美觀又不失現(xiàn)代科技管理的要求。方案二：噴印機(jī)噴印系統(tǒng)生成模板后將模板圖片導(dǎo)入噴印機(jī)噴印，經(jīng)調(diào)查由于圖片不能批量導(dǎo)入，工序較為復(fù)雜，同時圖片噴印最大高度為1.27厘米，顯然不符合檔案盒脊背的要求，其經(jīng)濟(jì)成本為2000元。經(jīng)過方案比選，推薦使用方案一，采取標(biāo)簽打印的方式作為解決方案。第十一，文書檔案整理-歸檔文件目錄及備考表管理問題，此項問題可以通過優(yōu)化系統(tǒng)及實體管理的方案，首先系統(tǒng)管理中形成每盒文件的歸檔文件目錄及備考表，同時由系統(tǒng)自主記錄整理及檢查人信息，將此目錄及備考表信息轉(zhuǎn)換為二維碼圖片，嵌入到檔案盒脊背模板中，實現(xiàn)實體管理與系統(tǒng)管理的同步。減少了檔案管理員手工工序。第十二，文書檔案整理-文件裝訂問題，此項問題可通過整理設(shè)備升級的方式解決。經(jīng)過產(chǎn)品調(diào)研，市場上在售的產(chǎn)品有全自動電動感應(yīng)訂書器，售價大部分為2500元以內(nèi)，計劃投入使用后該項工作工時由20天減少到5天，能夠極大的節(jié)省人工成本。第十三，文書檔案保管-全年歸檔文件目錄問題，針對此項問題，系統(tǒng)中可以依據(jù)規(guī)范要求設(shè)計全年歸檔文件目錄模板，實現(xiàn)集中生成。第十四，文書檔案保管-管理展示問題，系統(tǒng)中可針對庫位管理功能予以升級，根據(jù)數(shù)據(jù)庫信息生成庫位標(biāo)識，按照庫位標(biāo)識（根據(jù)每節(jié)柜中檔案編號生成）信息，形成庫位標(biāo)識模板，打印庫位標(biāo)識，貼置檔案柜上。第十五，文書檔案保管-庫房保管問題，庫房結(jié)構(gòu)定義包含庫房存儲節(jié)點的增加、刪除、修改、排序等功能。庫房結(jié)構(gòu)包含庫、列、節(jié)、層四級存儲節(jié)點定義。庫存管理使用實景展示的方式實現(xiàn)檔案庫房存儲的監(jiān)控動態(tài)展示功能，按照列、節(jié)、層三級存儲節(jié)點狀態(tài)展示，雙擊列、節(jié)、層等顯示區(qū)域時動態(tài)切換為下一級存儲節(jié)點單位的詳細(xì)信息展示狀態(tài)。最后一級存儲內(nèi)容展示時，能展示檔案是否在庫。并且根據(jù)庫存情況和檔案借閱情況，在庫檔案、借出（不在庫）檔案分類展示數(shù)據(jù)。系統(tǒng)根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)存儲的檔案存儲位置進(jìn)行盤點，并生成盤點報告。第十六，文書檔案利用-檢索功能優(yōu)化問題，研究檢索策略優(yōu)化方法，首先，增加同義詞、相關(guān)詞等的檢索，降低檢索詞的專指度，選用上位詞或其他相關(guān)詞；增加檢索途徑，將主題檢索與分類檢索途徑結(jié)合起來。同時優(yōu)化檢索算法，對檢索出的文件給出科學(xué)排序。第十七，文書檔案利用-利用權(quán)限分級問題，參照制度規(guī)范，對利用人賦予不同權(quán)限，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分級管理。權(quán)限內(nèi)容權(quán)限說明范圍利用手續(xù)利用管理類檔案利用本部門/單位形成的管理類檔案全體員工預(yù)授權(quán)，無需審批，電子版可在數(shù)字檔案平臺中自行查詢下載，紙質(zhì)版可持工卡借閱利用已在辦公網(wǎng)上公開發(fā)布的管理類檔案全體員工預(yù)授權(quán)，無需審批，可在數(shù)字檔案平臺中自行查詢下載利用勘察設(shè)計合同掃描件投標(biāo)經(jīng)營員工預(yù)授權(quán)，無需審批，可在數(shù)字檔案平臺中自行查詢下載利用其他部門/單位形成的管理類檔案全體員工填寫《利用檔案審批表》（附件2），檔案形成部門/單位領(lǐng)導(dǎo)審批，員工所在部門/單位領(lǐng)導(dǎo)審批（部門/單位已撤銷的由相關(guān)職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批）第十八，文書檔案保管-利用記錄問題，系統(tǒng)中自動記錄利用臺賬，統(tǒng)一提供利用渠道，明晰利用需求，通過分析利用需求，主動為利用人推送利用權(quán)限內(nèi)的檔案文件。6建設(shè)預(yù)期效果通過調(diào)研分析文書檔案管理工作經(jīng)過系統(tǒng)升級可以加強(qiáng)收集歸檔管控、優(yōu)化工作程序、提高現(xiàn)代化管理水平、增強(qiáng)服務(wù)效能，在改進(jìn)及優(yōu)化工序、提高工作效率的同時，能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、智能化水平的提高，達(dá)到歸檔完整準(zhǔn)確、整理保管智能、利用流程規(guī)范、庫房管理規(guī)范的目標(biāo)。序號改進(jìn)項目效果備注1線上線下文件收集歸檔統(tǒng)一管理線上線下文件收集歸檔，實現(xiàn)了同步管理、同步要求避免文件重復(fù)歸檔、文件目錄登記不清重復(fù)工作等問題2文件收集范圍及要求系統(tǒng)化強(qiáng)化系統(tǒng)的智能化水平，更為嚴(yán)格的管控公司文書文件存檔。將系統(tǒng)歸檔范圍及歸檔要求融入到系統(tǒng)管理，實現(xiàn)文書文件自主分類、系統(tǒng)文控建議等通過文件收集范圍及要求的系統(tǒng)化，避免文件歸檔不齊全、歸檔范圍不明等問題3智能生成頁數(shù)智能生成頁數(shù)的方式，在登記文件的同時系統(tǒng)可設(shè)置實現(xiàn)統(tǒng)計電子文件頁數(shù)，并鍵入到頁碼著錄項可避免頁碼反復(fù)核實，且不準(zhǔn)確的問題。預(yù)計縮短核對頁數(shù)工時約5天4文書文件預(yù)分類整理文書文件歸檔后的分類整理問題，可采取系統(tǒng)將文件檔案編號及盒號等的自動化生成前置到收集階段，聯(lián)合使用培訓(xùn)管理，規(guī)范文書檔案的預(yù)整理。通過規(guī)范文書文件預(yù)整理，按照預(yù)整理1分鐘/件測算，參照2019年的線下文件2000件，預(yù)計縮短工時約5天5紙質(zhì)文件掃描件收集管理優(yōu)化了系統(tǒng)本身的批量掛接功能，規(guī)范文件命名，實現(xiàn)紙質(zhì)文件掃描件的智能收集管理解決了之前紙質(zhì)文件電子版收集不全、質(zhì)量不高的問題6線上文件整理線上文件整理進(jìn)一步自動化，編號編盒合并文件速度提升、功能優(yōu)化解決了目前自動化系統(tǒng)中處理速度等問題7格式轉(zhuǎn)換規(guī)范辦公系統(tǒng)前端文件格式，解決后期不規(guī)范格式文件的手工處理問題。2019年收集文件壓縮文件大約為300件，一一手工處理所需時長預(yù)估約為10小時8檔案盒外觀將檔案盒脊背、卷內(nèi)文件目錄及備考表信息通過文字加二維碼的方式生成圖片模板展示出來。實現(xiàn)檔案盒外觀的規(guī)范解決了手工蓋章造成的不規(guī)范問題9歸檔文件目錄及備考表管理實現(xiàn)實體管理與系統(tǒng)管理的同步，減少了檔案管理員手工工序，提升現(xiàn)代化管理水平解決歸檔文件目錄及備考表手工管理問題，能夠縮短工時10小時10文件裝訂改進(jìn)文件裝訂水平，解放人力該項工作工時由20天減少到5天，節(jié)省人工成本11全年歸檔文件目錄全年歸檔文件目錄實現(xiàn)集中生成并且每年可以復(fù)用，具備存檔效果可以解決全年歸檔文件目錄未納入系統(tǒng)管理的要求12庫位管理標(biāo)識實現(xiàn)庫位精準(zhǔn)管理，明晰庫位標(biāo)識解決庫位查詢的問題13庫房保管實現(xiàn)庫房實景管理，智能統(tǒng)計利用情況，自動化盤點及精確定位解決庫房盤點困難、庫存量統(tǒng)計查詢等問題14文書檔案檢索功能實現(xiàn)優(yōu)化檢索算法，增加文件檢索命中率及精確度解決檔案檢索查詢困難問題15利用權(quán)限分級實現(xiàn)利用人賦予不同權(quán)限，根據(jù)權(quán)限進(jìn)行分級管理，達(dá)到利用管理有序有據(jù)的目標(biāo)解決檔案管理員提供利用問題及利用人利用途徑不明等問題16利用信息臺賬記錄實現(xiàn)利用信息全面記錄，主動依據(jù)權(quán)限分級推送檔案文件解決文書檔案利用臺賬不全、系統(tǒng)性差的問題經(jīng)過綜合分析，此次系統(tǒng)升級既是實際工作的需要，又是檔案現(xiàn)代化管理的需要。同時實現(xiàn)質(zhì)和量的提升，“質(zhì)”的方面，從外觀、標(biāo)識、實體等多方面得到提升，“量”的方面，節(jié)省人工工作量20余天/年，是高質(zhì)量現(xiàn)代化智能檔案管理的堅實一步。7建設(shè)方案7.1系統(tǒng)總體設(shè)計系統(tǒng)建設(shè)遵循實用性、可靠性、先進(jìn)性、經(jīng)濟(jì)性及完整性的原則，在深入研究分析現(xiàn)行文書檔案管理體制及管理系統(tǒng)、管理流程的基礎(chǔ)上，提供一個智能輔助管理、提高工作效率、經(jīng)濟(jì)適用先進(jìn)、交互性好的系統(tǒng)工具。整體上要標(biāo)準(zhǔn)化、通用化、系列化，做到統(tǒng)一設(shè)計、分步實施。7.2系統(tǒng)建設(shè)架構(gòu)7.3系統(tǒng)功能簡述序號功能模塊名稱功能描述（1）數(shù)據(jù)收集-分類登記功能主要目的實現(xiàn)線上線下文件的統(tǒng)一管理（2）數(shù)據(jù)收集—編號管理主要目的實現(xiàn)線下登記文件的編號預(yù)管理