境外企業(yè)檔案管理注意事項(xiàng)

境外企業(yè)檔案管理注意事項(xiàng)參照國家檔案局《境外企業(yè)檔案管理辦法》一、境外文件材料歸檔范圍和保管期限表依據(jù)所在國家、地區(qū)、中華人民共和國法律法規(guī)及中國建設(shè)科技集團(tuán)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合境外業(yè)務(wù)實(shí)際制定，并報(bào)上級(jí)單位審批。資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生較大變化的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)報(bào)上級(jí)單位并修訂完善。（一）境外單位管理性文件歸檔范圍：（1）境外單位的成立和組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、合并、撤消、機(jī)構(gòu)名稱的更改、工作職責(zé)、啟用印章和維護(hù)權(quán)益等文件。（2）境外單位人員編制、工資標(biāo)準(zhǔn)、人員變更名冊、干部任免、職工獎(jiǎng)勵(lì)、死亡、撫恤等文件及聘請律師的合同等。（3）有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對境外單位各項(xiàng)工作的重要講話、指示、題詞等。（4）境外單位資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明文件材料，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性文件材料，對外投資文件材料；境外單位資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等文件材料，企業(yè)融資文件材料；專利文件材料。（5）境外單位在境外注冊、獲取的各種資格證書，企業(yè)準(zhǔn)許在外經(jīng)營的經(jīng)營證照及失效證件原件或被收繳的復(fù)印件等經(jīng)營權(quán)申報(bào)、審批等文件。（6）境外單位關(guān)于重要問題的請示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，有關(guān)單位制發(fā)的需境外單位辦理的重要文件材料，行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等重要文件材料，境外單位與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等文件材料。（7）境外單位自身制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。（8）境外單位的工作計(jì)劃總結(jié)及重要會(huì)議紀(jì)要。（9）境外單位的財(cái)產(chǎn)、物資、設(shè)備轉(zhuǎn)讓、移交、調(diào)撥、報(bào)廢和檔案交接等材料。（10）市場前期跟蹤項(xiàng)目、軍民融合、高端訪問等有關(guān)信息資料。（11）上級(jí)主管機(jī)關(guān)和有關(guān)機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。（二）境外工程項(xiàng)目文件材料歸檔范圍可行性研究階段所產(chǎn)生的文件：（1）項(xiàng)目批復(fù)、立項(xiàng)、評審和后評價(jià)管理文件材料；（2）項(xiàng)目向當(dāng)?shù)卣畧?bào)備、申請核準(zhǔn)、報(bào)批等文件材料；（3）項(xiàng)目立項(xiàng)及投資審批、請示、可行性研究報(bào)告等文件材料；（4）環(huán)境預(yù)測，調(diào)查報(bào)告，環(huán)境影響報(bào)告書和批復(fù)等文件材料；（5）工程預(yù)算和批復(fù)等文件材料；招投標(biāo)、報(bào)價(jià)階段所產(chǎn)生的文件資料：（1）資格預(yù)審文件，資格預(yù)審申請文件；（2）招標(biāo)書及補(bǔ)充文件；（3）投標(biāo)人-本公司代表授權(quán)書；（4）投標(biāo)須知；（5）一般條款和特殊條款；（6）附加條件說明；（7）單價(jià)分析表；（8）報(bào)價(jià)單；（9）工程勘察、測繪文件資料，設(shè)計(jì)圖紙；（10）施工計(jì)劃；（11）機(jī)械設(shè)備配置表；（12）施工組織及人員配置表；（13）投標(biāo)保函；（14）反擔(dān)保證書；（15）技術(shù)條款；（16）代理協(xié)議書；（17）內(nèi)部編制標(biāo)書及調(diào)研資料；（18）內(nèi)部協(xié)議；（19）未中標(biāo)項(xiàng)目的原因分析。投標(biāo)及中標(biāo)通知階段產(chǎn)生的部分文件資料（1）招標(biāo)通知；（2）中標(biāo)通知；（3）其它有關(guān)文件。施工階段產(chǎn)生的文件資料（1）承包合同或協(xié)議；（2）履約保函；（3）反擔(dān)保證書；（4）開工令、開工報(bào)告；（5）施工組織設(shè)計(jì)及施工預(yù)算；（6）施工方案、技術(shù)交底、技術(shù)總結(jié)；（7）單位、分部工程驗(yàn)收及會(huì)議紀(jì)要；（8）檢驗(yàn)批、質(zhì)量檢驗(yàn)評定、試驗(yàn)檢測報(bào)告等文件資料；（9）測量交接記錄及控制網(wǎng)復(fù)核記錄；（10）圖紙會(huì)審、重大的設(shè)計(jì)變更；（11）標(biāo)后預(yù)算、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析等經(jīng)營管理文件材料（12）應(yīng)急預(yù)案、現(xiàn)場處置方案等安全管理性文件資料；（13）施工過程中的照片；（14）施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)；（15）單位、分部工程驗(yàn)收及會(huì)議紀(jì)要；（16）竣工項(xiàng)目概況：包括項(xiàng)目名稱（含中外文名稱），項(xiàng)目業(yè)主及施工單位（施工分包項(xiàng)目須同時(shí)注明總包單位和分包單位名稱），項(xiàng)目中標(biāo)概況（含中標(biāo)時(shí)間），項(xiàng)目概況（含簽約時(shí)間、項(xiàng)目經(jīng)營方式、合同金額、資金來源、合同或預(yù)計(jì)工期、實(shí)際工期、項(xiàng)目主要工程內(nèi)容等），合同變更情況（有則說明，無則省略），項(xiàng)目驗(yàn)收概況（含竣工初驗(yàn)及終驗(yàn)時(shí)間）；獲獎(jiǎng)情況（有則說明，無則省略）；其他（如索賠等）等八方面內(nèi)容。（17）其他重要文件資料?？⒐るA段產(chǎn)生的文件資料（1）竣工文件（包括竣工報(bào)告，竣工驗(yàn)收報(bào)告，竣工交接證明等）；（2）竣工決算；（3）竣工圖紙；（4）竣工照片；（5）驗(yàn)收證明等。索賠過程中產(chǎn)生的文件資料或關(guān)于本工程索賠問題的專題報(bào)告。工程簡報(bào)及項(xiàng)目建設(shè)過程中的往來文件、報(bào)批報(bào)建資料、業(yè)主指令、人員、材料、設(shè)備費(fèi)用、來往的一些重要信函、考察報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件資料。援外項(xiàng)目應(yīng)歸檔的還有兩國政府經(jīng)濟(jì)合作定（副本），議定書、協(xié)議書等文件資料。項(xiàng)目經(jīng)理部所制訂的各種規(guī)章制度。（三）會(huì)計(jì)檔案（1）財(cái)務(wù)指標(biāo)、年度財(cái)務(wù)計(jì)劃和會(huì)計(jì)決算報(bào)表。（2）總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。（3）原始憑證、記帳憑證、匯總憑證等。（4）會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊及銷毀清冊。（5）其他類。（四）境外單位在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的宣傳廣告畫冊、錄音、錄像、照片、電子光盤等具有保存價(jià)值的聲像檔案，及在重大活動(dòng)中所獲得的領(lǐng)導(dǎo)題詞、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等重要的紀(jì)念品等實(shí)物檔案，要遵照主管單位關(guān)于聲像檔案和實(shí)物檔案的有關(guān)規(guī)定歸檔。（五）境外單位有責(zé)任收集并保存有利用價(jià)值的資料，如所在國的政治、經(jīng)濟(jì)、市場信息情況和有關(guān)法律、保險(xiǎn)、稅金、代理、銀行信貸利率、資金信貸等方面的文件。（六）境外單位涉及企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密、債權(quán)債務(wù)等內(nèi)容的檔案應(yīng)當(dāng)列為重要檔案，范圍包括：（1）境外單位設(shè)立、合并、分立、改制、上市、解散、破產(chǎn)或其他變動(dòng)過程中形成的檔案，境外單位董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的構(gòu)成、變更、召開會(huì)議、履行職責(zé)和維護(hù)權(quán)益等過程中形成的檔案。（2）境外單位資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)登記、評估與證明檔案，資產(chǎn)和產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓、買賣、抵押、租賃、許可、變更、保護(hù)等憑證性檔案，對外投資形成的檔案；境外單位資本金核算、確認(rèn)、劃轉(zhuǎn)、變更等過程形成的檔案，企業(yè)融資過程形成的檔案；專利管理檔案。（3）在境外注冊、獲取的各種資格證書，企業(yè)準(zhǔn)許在外經(jīng)營的經(jīng)營證照及失效證件原件或被收繳的復(fù)印件等經(jīng)營權(quán)申報(bào)、審批形成的檔案。（4）境外單位關(guān)于重要問題的請示、報(bào)告、報(bào)表及其復(fù)函、批復(fù)，由有關(guān)單位制發(fā)的需境外單位辦理的文件材料組成的重要檔案；行業(yè)協(xié)會(huì)、中介機(jī)構(gòu)等對本企業(yè)做出的重要決定、出具的審計(jì)、公證、裁定等檔案，境外單位與其他組織和個(gè)人形成的重要合同、協(xié)議及補(bǔ)充協(xié)議等檔案。（5）會(huì)計(jì)檔案；（6）境外建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器、科研開發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)管理中產(chǎn)生的具有核心技術(shù)的檔案。境外建設(shè)項(xiàng)目重要檔案一般包括境外竣工項(xiàng)目概況、中標(biāo)通知書、合同書及合同變更文件、開工令或開工報(bào)告、重要工程資料、初驗(yàn)或終驗(yàn)證書、項(xiàng)目評優(yōu)、獲獎(jiǎng)文件及榮譽(yù)證書共七部分。其中，重要工程資料包括但不局限于工程測繪、勘察、設(shè)計(jì)、施工圖紙、資料，在項(xiàng)目建設(shè)過程中的往來文件、報(bào)批報(bào)建資料、業(yè)主指令以及人員、材料、設(shè)備費(fèi)用等資料，因項(xiàng)目糾紛而發(fā)生索賠等所涉及的相關(guān)資料。（7）市場前期跟蹤項(xiàng)目、軍民融合、高端訪問等有關(guān)信息資料。（8）其他具有重要保存價(jià)值的文件材料。（9）以上重要檔案的紙質(zhì)版及電子版。、二、境外企業(yè)歸檔文件材料要求（一）歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。（二）歸檔文件材料為原件，因故無原件的，將具有憑證作用的復(fù)制件歸檔并作出說明。（三）電子文件與其元數(shù)據(jù)一并歸檔，文件格式符合電子文件歸檔和電子檔案管理有關(guān)要求。（四）歸檔文件材料一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。三、境外企業(yè)文件材料的歸檔時(shí)間（一）境外單位產(chǎn)生的經(jīng)營管理性文件材料可按照檔案管理有關(guān)規(guī)定在第二年上半年歸檔，也可根據(jù)境外單位的實(shí)際情況隨辦隨歸。（二）工程項(xiàng)目檔案可分階段或項(xiàng)目竣工半年內(nèi)歸檔。（三）項(xiàng)目公司、項(xiàng)目部會(huì)計(jì)檔案可隨項(xiàng)目檔案一起歸檔，其他境外單位會(huì)計(jì)檔案可根據(jù)實(shí)際情況由上級(jí)單位確定歸檔時(shí)間。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管1年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意,但單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過3年。（四）聲像檔案可隨各類檔案一并歸檔。（五）項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的實(shí)物檔案可隨項(xiàng)目一并歸檔，重大事件產(chǎn)生的實(shí)物檔案要隨時(shí)歸檔。四、境外企業(yè)檔案保管（一）電子文檔存儲(chǔ)在云盤服務(wù)器的同時(shí)，要注意異地異質(zhì)備份，尤其是重要文件，確保檔案數(shù)據(jù)安全。（二）境外單位應(yīng)配備必要的符合檔案安全保管要求的設(shè)施設(shè)備保管檔案。（三）對所保管檔案定期檢查，為預(yù)防突發(fā)事件對檔案安全的影響，要制定檔案處理應(yīng)急預(yù)案并定期演練，以備事故發(fā)生時(shí)能夠采取有效保護(hù)措施。（1）設(shè)定檔案避險(xiǎn)場所，配備緊急轉(zhuǎn)移檔案所需的裝具和臨時(shí)保管檔案所必需的設(shè)施設(shè)備等。（2）如發(fā)生戰(zhàn)爭、突發(fā)自然災(zāi)害等事件，嚴(yán)重危及境外檔案安全且無法轉(zhuǎn)移檔案時(shí)，在確保人身安全的前提下對檔案進(jìn)行妥善處置，并及時(shí)將處置結(jié)果向主管單位報(bào)告。（3）在緊急轉(zhuǎn)移檔案時(shí)按照“先重要、后一般”的順序。預(yù)警程序一旦啟動(dòng)，迅速對重要檔案裝箱，按照指定路線轉(zhuǎn)移至指定的臨時(shí)安置場所。（4）應(yīng)急警報(bào)解除后，及時(shí)清點(diǎn)檔案，并將檔案損毀情況向主管單位報(bào)告。五、境外企業(yè)檔案利用境外專（兼）職檔案人員要根據(jù)實(shí)際情況和工作需要制定檔案利用程序，嚴(yán)格遵守，防止檔案丟失。（一）境外專（兼）職檔案人員要對所管檔案負(fù)保密職責(zé)，不得自行轉(zhuǎn)借，不得遺失、污損。（二）境外單位要結(jié)合本單位特點(diǎn)制定借閱制度，嚴(yán)格遵守，檔案借閱及