公司行政綜合管理手冊(cè)

中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual1-中交一航局城市交通工程有限公司URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTD行政綜合管理手冊(cè)O(shè)FCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTD文件編號(hào)：BMSC/YHCJ-ZB-2013本手冊(cè)基于：中交一航局城市交通工程有限公司管理大綱發(fā)布日期：2013年06月30日實(shí)施日期：2013年07月01日版本：第二版第×次修訂：0編號(hào)：01受控狀態(tài)：受控編寫(xiě)：周柯羽日期：2013年5月31日審核：王桐峰日期：2013年6月1日審批：日期：2013年6月30日不得復(fù)制目次1總則 -2-2引用文件 -3-2.1國(guó)家法律法規(guī) -3-2.2管理文件 -3-3術(shù)語(yǔ) -5-3.1信息報(bào)送 -5-3.2后方 -5-4管理責(zé)任 -5-5會(huì)議管理 -6-6行政信息管理 -9-6.1發(fā)文處理 -9-6.2收文處理 -14-6.3信息報(bào)送管理 -18-7印信管理 -19-8檔案管理 -25-9信訪管理 -32-10接待管理 -35-11行政綜合事務(wù)管理 -36-11.1辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理 -36-11.2小車(chē)調(diào)度管理 -40-12各項(xiàng)工作流程風(fēng)險(xiǎn)提示 -41-13績(jī)效指標(biāo)與考核 -43-14主管部門(mén)職責(zé)和崗位說(shuō)明 -43-14.1總經(jīng)理辦公室部門(mén)職責(zé) -43-14.2崗位設(shè)置 -44-14.3崗位說(shuō)明 -44-14.3.1總經(jīng)理辦公室主任崗位說(shuō)明書(shū) -44-14.3.2總經(jīng)理辦公室副主任崗位說(shuō)明書(shū) -47-14.3.3總經(jīng)理辦公室秘書(shū)崗位說(shuō)明書(shū) -49-14.3.4總經(jīng)理辦公室文書(shū)崗位說(shuō)明書(shū) -51-14.3.5總經(jīng)理辦公室綜合管理員崗位說(shuō)明書(shū) -52-1總則本手冊(cè)規(guī)定了公司行政會(huì)議、行政信息、印信、檔案、信訪、接待、機(jī)關(guān)綜合事務(wù)等活動(dòng)的工作流程和管理要求，旨在通過(guò)規(guī)范行政管理行為，提高行政質(zhì)量和工作效率。本手冊(cè)適用于公司及項(xiàng)目部行政管理工作。2引用文件2.1國(guó)家法律法規(guī)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號(hào)）《國(guó)家歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）《中華人民共和國(guó)檔案法》（1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，根據(jù)2.2管理文件2.2.1文件管理《中交第一航務(wù)工程局有限公司文件編號(hào)管理規(guī)定》（中交一航辦字〔2010〕89號(hào)）《中交第一航務(wù)工程局有限公司往來(lái)信函管理辦法》（中交一航法字〔2008〕991號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司公文處理辦法》（中交一航城總辦〔2009〕7號(hào)）2.2.2檔案管理《中交一航局有限公司檔案管理辦法》（中交一航辦字〔2012〕723號(hào)）《中交第一航務(wù)工程局有限公司文書(shū)檔案立卷歸檔管理辦法》（中交一航總經(jīng)辦字〔2007〕464號(hào)）《中交一航局有限公司電子文件歸檔與管理辦法》（中交一航辦字〔2012〕213號(hào)）《中交第一航務(wù)工程局有限公司印章歸檔管理辦法》中交一航辦字〔2011〕1328號(hào)《中交第一航務(wù)工程局有限公司檔案監(jiān)督檢查管理辦法》（中交一航總經(jīng)辦字〔2008〕790號(hào)）《中交第一航務(wù)工程局有限公司檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》（中交一航總經(jīng)辦字〔2008〕1122號(hào)）《中交一航局有限公司檔案工作考核辦法》（中交一航辦字〔2012〕1525號(hào)）《中交一航局有限公司聲像檔案管理辦法》（中交一航辦字〔2012〕505號(hào)）《中交一航局有限公司榮譽(yù)檔案管理辦法》（中交一航辦字〔2012〕513號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司檔案管理辦法》（中交一航城總辦〔2010〕31號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司文書(shū)檔案立卷歸檔管理辦法》（中交一航城總辦〔2010〕36號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司檔案庫(kù)房管理制度》（中交一航城總辦〔2011〕70號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司檔案借閱管理辦法》（中交一航城總辦〔2011〕70號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司檔案安全保密管理辦法》（中交一航城總辦〔2011〕70號(hào)）2.2.3印章管理《中交第一航務(wù)工程局有限公司印章管理辦法》（中交一航總經(jīng)辦字〔2007〕346號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司印章管理辦法》（中交一航城總辦〔2009〕9號(hào)）2.2.4會(huì)議管理《中交第一航務(wù)工程局有限公司總部會(huì)議費(fèi)管理辦法》（中交一航辦字〔2010〕258號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司會(huì)議管理辦法》（中交一航城總辦〔2009〕11號(hào)）2.2.5后勤管理《中交一航局城市交通工程有限公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理暫行規(guī)定》（中交一航城總辦〔2010〕39號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司電話使用及費(fèi)用管理暫行辦法》（中交一航城總辦〔2012〕158號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司宿舍管理制度》（中交一航城總辦〔2011〕22號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司因公外出訂票辦法》（中交一航城總辦字〔2012〕5號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司員工工作餐費(fèi)補(bǔ)助管理（試行）辦法》（中交一航城總辦字〔2012〕25號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司企業(yè)負(fù)責(zé)人職務(wù)消費(fèi)管理暫行辦法》（中交一航城財(cái)字〔2012〕157號(hào)）2.2.6其他文件《中交一航局城市交通工程有限公司機(jī)關(guān)各部門(mén)工作職責(zé)》（中交一航城字〔2012〕45號(hào)）《中交第一航務(wù)工程局有限公司信訪工作管理辦法》中交一航總經(jīng)辦字〔2007〕342號(hào)《中交第一航務(wù)工程局有限公司信訪工作預(yù)警管理辦法》（中交一航總經(jīng)辦字〔2007〕627號(hào)）《中交一航局城市交通工程有限公司保密管理辦法》（中交一航城總辦〔2010〕30號(hào)）3術(shù)語(yǔ)3.1信息報(bào)送將公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面重要、有價(jià)值的信息報(bào)送上級(jí)和相關(guān)方。3.2后方指區(qū)別于施工生產(chǎn)一線的項(xiàng)目部本部及公司機(jī)關(guān)。4管理責(zé)任流程名稱(chēng)流程的主管部門(mén)流程的使用部門(mén)/支持部門(mén)會(huì)議管理總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室、項(xiàng)目部、相關(guān)部門(mén)行政信息管理總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室、項(xiàng)目部、相關(guān)部門(mén)印信管理總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室、項(xiàng)目部、相關(guān)部門(mén)檔案管理總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室、項(xiàng)目部、相關(guān)部門(mén)信訪管理總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室、相關(guān)部門(mén)接待管理總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室、項(xiàng)目部、相關(guān)部門(mén)行政綜合事務(wù)管理總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室、項(xiàng)目部、相關(guān)部門(mén)5會(huì)議管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求會(huì)議制度總經(jīng)理辦公室1.通過(guò)會(huì)議制度明確各類(lèi)會(huì)議的內(nèi)容、參加人員、召開(kāi)的頻率、會(huì)議召集人或組織部門(mén)。2.負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)議的綜合協(xié)調(diào)。會(huì)議成本控制會(huì)議主辦部門(mén)財(cái)務(wù)部1.會(huì)議主辦部門(mén)進(jìn)行會(huì)議成本核算，并納入年度預(yù)算，并按預(yù)算成本控制開(kāi)支。2.財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核并監(jiān)督執(zhí)行。會(huì)議準(zhǔn)備工作會(huì)議主辦部門(mén)3.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)收集會(huì)議議題、審核和匯總會(huì)議輸入文件。4.起草會(huì)議文件，編制會(huì)議議程。5.落實(shí)會(huì)場(chǎng)、用餐、用車(chē)等會(huì)務(wù)工作。會(huì)議召開(kāi)會(huì)議主辦部門(mén)1.按照會(huì)議議程召開(kāi)會(huì)議。2.根據(jù)需要，印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，做好會(huì)議記錄。形成會(huì)議成果會(huì)議主辦部門(mén)會(huì)議要形成結(jié)果，并以會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決議或會(huì)議文件的方式明確。會(huì)議決議事項(xiàng)的落實(shí)會(huì)議主辦部門(mén)總經(jīng)理辦公室1.根據(jù)會(huì)議決議事項(xiàng)，及時(shí)督促有關(guān)單位和部門(mén)執(zhí)行、落實(shí)、辦理。2.對(duì)執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題及時(shí)反饋。3.會(huì)議主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議決議落實(shí)、檢查、反饋等過(guò)程的文件記錄。記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)會(huì)議簽到表中交一航城總辦字〔2009〕11號(hào)會(huì)議主辦部門(mén)主辦部門(mén)

MR-ZB-01中交一航局城市交通工程有限公司會(huì)議簽到表會(huì)議名稱(chēng)：會(huì)議時(shí)間：會(huì)議地點(diǎn)：序號(hào)姓名部門(mén)職務(wù)序號(hào)姓名部門(mén)職務(wù)1162173184195206217228239241025112612271328142915306行政信息管理6.1發(fā)文處理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求公文處理制度總經(jīng)辦1.負(fù)責(zé)制訂公司公文處理制度，檢查制度的落實(shí)情況。2.對(duì)各單位、各部門(mén)公文處理活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)。公文擬制公文主辦部門(mén)及會(huì)簽部門(mén)1.經(jīng)辦人按照要求起草公文，要做到標(biāo)題明確，文字精煉，格式合理。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)草擬公文進(jìn)行審核并簽名、日期。3.需要其它部門(mén)會(huì)簽的公文，會(huì)簽部門(mén)要認(rèn)真審核把關(guān)并簽名、日期。公文核稿總經(jīng)辦1.審核公文是否有必要行文，公文內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)、政策，是否與公司相關(guān)文件相悖。2.公文結(jié)構(gòu)是否合理，語(yǔ)句是否準(zhǔn)確，格式是否符合規(guī)范。3.此前的部門(mén)擬制、負(fù)責(zé)人簽名、會(huì)簽部門(mén)簽署等程序是否履行。公文審核相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文內(nèi)容審核把關(guān)，提出相關(guān)意見(jiàn)并簽名及日期。公文簽發(fā)主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文簽發(fā)全面負(fù)責(zé)并簽名及日期。文件登記、印制、封發(fā)總經(jīng)辦1.發(fā)文登記，按照公文格式繕印文件，用印后封發(fā)。2.使用協(xié)同平臺(tái)進(jìn)行發(fā)文送達(dá)及追溯確認(rèn)。公文歸檔文件主辦部門(mén)文件主辦部門(mén)存檔備查并定期向檔案庫(kù)房移交。記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)發(fā)文稿紙一航局城總辦字〔2013〕94號(hào)發(fā)文部門(mén)/單位總經(jīng)理辦公室MR-ZB-02中交一航局城市交通工程有限公司發(fā)文稿紙簽發(fā):審閱：核稿:部門(mén)負(fù)責(zé)人：擬稿人：會(huì)簽單位：事由：密級(jí):主送機(jī)關(guān)：抄送機(jī)關(guān)：校對(duì)：打字：印數(shù)：份附件：登記發(fā)文字第號(hào)封發(fā)MR-ZB-03000001普通商密★1年特急一航局城×發(fā)﹝××××﹞×號(hào)××××××關(guān)于××××××的通知××××：××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?1-×××××××××××××××××××××××××××-1-×××××××?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢Ｖ薪灰缓骄殖鞘薪煌üこ逃邢薰?印章)××××年×月×日中交一航局城交公司總經(jīng)理中交一航局城交公司總經(jīng)理辦公室××××年×月×日印發(fā)××××××。抄送:××××××,××××××,××××××,×××××,6.2收文處理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求收文處理總經(jīng)辦1.負(fù)責(zé)制訂公司公文處理辦法，檢查制度的落實(shí)情況。2.對(duì)各單位、各部門(mén)公文處理活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)。收文簽收、登記總經(jīng)辦1.明確公文是否送本單位，否則退回。2.對(duì)送本單位公文簽收、登記。（電子文件通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)進(jìn)行簽收、登記，并發(fā)起收文流程）來(lái)文分辦總經(jīng)辦根據(jù)來(lái)文內(nèi)容，按照領(lǐng)導(dǎo)分工及部門(mén)職責(zé)提出對(duì)來(lái)文處理意見(jiàn)。領(lǐng)導(dǎo)批辦相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)1.主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)提出批辦意見(jiàn)。2.分管領(lǐng)導(dǎo)簽署相關(guān)意見(jiàn)部門(mén)承辦相關(guān)部門(mén)1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見(jiàn)，確定文件辦理的責(zé)任人和辦理期限。2.明確文件需要辦理的主要問(wèn)題及辦理方式。3.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文件處理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。文件催辦及存檔總經(jīng)辦1.對(duì)重要文件和急件進(jìn)行督促辦理。2.對(duì)到期應(yīng)辦理而未辦理的督促辦理。3.對(duì)最終未辦理文件說(shuō)明未辦理原因。4.對(duì)處理完畢的文件暫時(shí)存檔保管。記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)收文稿紙一航局城總辦字〔2013〕94號(hào)總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室MR-ZB-04主辦部門(mén)收號(hào)號(hào)來(lái)文單位年月日來(lái)文號(hào)中交一航局城市交通工程有限公司收文處理單辦公室意見(jiàn)：公司領(lǐng)導(dǎo)批示：承辦部門(mén)意見(jiàn)：注：請(qǐng)您及時(shí)閱辦，防止積壓，注意保密；閱后請(qǐng)簽署姓名和日期。MR-ZB-05中交一航局城市交通工程有限公司收文處理單來(lái)文單位來(lái)文字號(hào)收文編號(hào)簽收人簽收時(shí)間文件標(biāo)題辦公室意見(jiàn)收文時(shí)間處理意見(jiàn)處理時(shí)間電子簽名領(lǐng)導(dǎo)批示收文時(shí)間處理意見(jiàn)處理時(shí)間電子簽名承辦部門(mén)意見(jiàn)收文時(shí)間處理意見(jiàn)處理時(shí)間電子簽名注：請(qǐng)您及時(shí)閱辦，防止積壓，注意保密；閱后請(qǐng)簽署姓名和日期6.3信息報(bào)送管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求信息報(bào)送工作制度總經(jīng)辦1.負(fù)責(zé)制訂信息報(bào)送工作制度，檢查制度的落實(shí)情況。2.對(duì)各單位、各部門(mén)信息報(bào)送活動(dòng)進(jìn)行指導(dǎo)。信息編寫(xiě)報(bào)送部門(mén)1.根據(jù)信息報(bào)送要求，選擇反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理的重要信息報(bào)送。2.根據(jù)信息寫(xiě)作要求，編寫(xiě)準(zhǔn)備報(bào)送的信息。信息整理總經(jīng)辦1.對(duì)收到的信息進(jìn)行整理、鑒別，確定信息下步的流向（本單位領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)或上級(jí)單位等）2.按照?qǐng)?bào)送要求或信息內(nèi)部傳遞要求對(duì)收到的信息進(jìn)行加工，使其符合使用要求。3.無(wú)需上報(bào)的信息內(nèi)部傳遞使用、歸檔處理.4.對(duì)涉及公司商業(yè)、技術(shù)機(jī)密的信息不予上報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)審簽責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)報(bào)送的信息審核，決定是否報(bào)出，對(duì)報(bào)送信息負(fù)全面責(zé)任。信息登記、上報(bào)總經(jīng)辦1.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核同意上報(bào)的信息進(jìn)行登記。2.通過(guò)適當(dāng)?shù)膱?bào)送渠道上報(bào)信息。信息報(bào)送工作通報(bào)總經(jīng)辦1.定期對(duì)各單位（部門(mén)）報(bào)送信息情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并通報(bào)。2.獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。7印信管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求印章刻制總經(jīng)辦1.經(jīng)審批成立機(jī)構(gòu)后，根據(jù)工作需要，公司（項(xiàng)目部）辦公室統(tǒng)一刻制印章。2.由公安機(jī)關(guān)核準(zhǔn)的印章刻制單位刻制印章。印章領(lǐng)用總經(jīng)辦各單位（部門(mén)）領(lǐng)用本單位、部門(mén)印章時(shí)，總經(jīng)辦認(rèn)真作好發(fā)放登記，履行相關(guān)手續(xù)。用印申請(qǐng)用印部門(mén)1.用印單位（部門(mén)）提出用印申請(qǐng)。2.用印單位（部門(mén)）在用印申請(qǐng)上蓋章或簽字。用印審核簽批總經(jīng)辦、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)1.印章保管人初審，公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽批意見(jiàn)，滿足常規(guī)用印需求的給予蓋章。非常規(guī)用印要求提交辦公室負(fù)責(zé)人審核。2.辦公室負(fù)責(zé)人確定能否為非常規(guī)用印要求提供用印，可用則簽署，印章保管人用印，不確定則提交相關(guān)負(fù)責(zé)人。3.公司（項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)對(duì)非常規(guī)用印需求給出最后審定意見(jiàn)，總經(jīng)辦據(jù)此執(zhí)行。4.做好用印登記工作。印章回收銷(xiāo)毀印章使用保管單位（部門(mén)）總經(jīng)辦1.機(jī)構(gòu)變更、合并、撤消等，原機(jī)構(gòu)印章向原印章發(fā)放的辦公室等部門(mén)移交。2.總經(jīng)辦等印章發(fā)放部門(mén)對(duì)應(yīng)回交的印章督促相關(guān)單位（部門(mén)）辦理。3.回收印章及時(shí)上繳或銷(xiāo)毀。記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)用印登記表中交一航城總辦字〔2009〕9號(hào)申請(qǐng)用印的部門(mén)/個(gè)人總經(jīng)理辦公室印章頒布記錄中交一航城總辦字〔2009〕9號(hào)申請(qǐng)印章的部門(mén)/個(gè)人總經(jīng)理辦公室MR-ZB-06中交一航局城市交通工程有限公司電子印章申請(qǐng)表編號(hào)：制作電子印章理由：部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)：申請(qǐng)部門(mén)印模：公司領(lǐng)導(dǎo)審批：中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-07中交一航局城市交通工程有限公司用印登記表序號(hào)用印時(shí)間用印內(nèi)容印章模式用印次數(shù)用印部門(mén)經(jīng)辦人部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)人監(jiān)印人備注MR-ZB-08中交一航局城市交通工程有限公司印章發(fā)放/收繳記錄序號(hào)發(fā)放/收繳日期印章名稱(chēng)發(fā)放/收繳所屬部門(mén)簽字確認(rèn)備注中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual8檔案管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求文件材料歸檔歸檔部門(mén)項(xiàng)目部按照文件材料歸檔范圍收集歸檔資料，保證檔案完整率。檔案整理相關(guān)單位、部門(mén)1.按歸檔文件整理辦法的要求整理歸檔文件。2.保持歸檔文件材料間內(nèi)在邏輯關(guān)系。檔案保管總經(jīng)辦1.庫(kù)藏條件符合檔案保管要求。2.定期檢查庫(kù)存檔案，并作好檢查記錄，有異常情況，及時(shí)報(bào)告。檔案編研相關(guān)單位、部門(mén)根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要，選定主題，利用檔案資料開(kāi)展編研。檔案編目檢索相關(guān)單位、部門(mén)1.編制多種檢索工具，滿足檔案查詢需要。2.推進(jìn)檔案信息化，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，同時(shí)設(shè)置權(quán)限，做好保密工作。檔案利用總經(jīng)辦及時(shí)提供檔案利用服務(wù)，作好檔案借閱登記，督促歸還借閱檔案。檔案統(tǒng)計(jì)總經(jīng)辦每年按檔案年報(bào)統(tǒng)計(jì)要求，進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)，并按時(shí)上報(bào)。檔案鑒定總經(jīng)辦、相關(guān)部門(mén)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否可以銷(xiāo)毀，需要繼續(xù)保存的，按檔案保管要求進(jìn)行管理。檔案銷(xiāo)毀總經(jīng)辦可以銷(xiāo)毀的檔案，指定專(zhuān)人到專(zhuān)門(mén)的地方銷(xiāo)毀，并做好檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)記錄。記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)歸檔文件目錄中交一航城總辦字〔2010〕36號(hào)總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-09歸檔文件目錄部門(mén)：年度：保管期限：盒號(hào)檔號(hào)部門(mén)件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁(yè)數(shù)備注中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-10歸檔文件目錄全宗名稱(chēng)年度保管期限部門(mén)中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManualMR-ZB-11備考表盒內(nèi)文件情況說(shuō)明盒內(nèi)文件情況說(shuō)明整理人整理人：檢查人：年月日MR-ZB-12中交一航局城市交通工程有限公司借閱檔案證明單年月日工作單位姓名電話備注借用檔案的范圍及用途本單位（部門(mén)）負(fù)責(zé)人簽字注：借用黨的檔案必須由黨員干部借用，并在備注欄內(nèi)注明。MR-ZB-13中交一航局城市交通工程有限公司借閱檔案證明單年度案卷形成單位案卷形成年度保管期限卷號(hào)案卷題名卷數(shù)調(diào)卷調(diào)卷者電話還卷月日單位簽名月日9信訪管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求接待記錄總經(jīng)辦1.對(duì)于來(lái)信，啟封信件時(shí)，要注意保持郵票、郵戳、郵編、地址及信內(nèi)材料的完整。啟封后，按主件、附件信封順序裝訂整齊。對(duì)于所有，接訪人員都應(yīng)該進(jìn)行登記，登記要簡(jiǎn)化手續(xù)，高效便捷。2.記錄要確?；緮?shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。來(lái)信來(lái)訪內(nèi)容摘要應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，并區(qū)別不同情況，詳略得當(dāng)。信訪處理總經(jīng)辦相關(guān)部門(mén)（單位）1.經(jīng)整理的信訪記錄及時(shí)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)（單位）。2.通過(guò)批示、會(huì)議、協(xié)商等方式確定處理意見(jiàn)。3.承辦部門(mén)（單位）按處理意見(jiàn)辦理有關(guān)事項(xiàng)4.信訪部門(mén)進(jìn)行督促結(jié)果回復(fù)總經(jīng)辦信訪事項(xiàng)處理完后，信訪辦及時(shí)以適當(dāng)方式回復(fù)信訪人記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)信訪登記薄一航局總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-14中交一航局城市交通工程有限公司信訪登記薄序號(hào)姓名時(shí)間內(nèi)容信件/訪問(wèn)處理人處理結(jié)果相關(guān)部門(mén)備注信件○訪問(wèn)○信件○訪問(wèn)○信件○訪問(wèn)○信件○訪問(wèn)○信件○訪問(wèn)○信件○訪問(wèn)○中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual10接待管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求擬定接待方案接待負(fù)責(zé)部門(mén)方案包括客人基本情況、接待組織分工、陪同人員、食宿地點(diǎn)及房間安排、伙食標(biāo)準(zhǔn)及宴請(qǐng)意見(jiàn)、安全保衛(wèi)、交通工具、費(fèi)用支出、活動(dòng)方式和日程安排、匯報(bào)內(nèi)容的準(zhǔn)備及參與人員。領(lǐng)導(dǎo)審批當(dāng)次接待活動(dòng)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接待方案進(jìn)行審查，認(rèn)為方案需修改的退負(fù)責(zé)接待部門(mén)完善。同意方案后，接待部門(mén)據(jù)此執(zhí)行。迎接來(lái)賓接待負(fù)責(zé)部門(mén)1.根據(jù)來(lái)賓身份、人數(shù)、性別，預(yù)訂賓館，安排伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐方式、時(shí)間、地點(diǎn)。2.根據(jù)來(lái)賓身份，安排迎接人員。3.按到達(dá)時(shí)間，派人派車(chē)迎接?？赐?、商議日程接待負(fù)責(zé)部門(mén)1.來(lái)賓到后，安排有關(guān)人員前往看望，表示歡迎和問(wèn)候。2.進(jìn)一步了解來(lái)賓來(lái)訪日程和目的，商定活動(dòng)日程，并通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)。組織活動(dòng)實(shí)施接待負(fù)責(zé)部門(mén)參與接待活動(dòng)人員1.按參觀、考察、來(lái)訪目的，組織有關(guān)人員向來(lái)賓介紹情況，參觀現(xiàn)場(chǎng)。2.對(duì)上級(jí)檢查，安排匯報(bào)和座談。3.需要提供書(shū)面材料和相關(guān)資料的，提前準(zhǔn)備好。安排宴請(qǐng)和參觀接待負(fù)責(zé)部門(mén)1.根據(jù)客人情況，確定宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)和陪同人員。2.根據(jù)來(lái)訪目的、性質(zhì)、來(lái)賓意愿和興趣，選擇有針對(duì)性的參觀項(xiàng)目，安排身份相當(dāng)?shù)呐阃藛T送別接待負(fù)責(zé)部門(mén)根據(jù)客人意見(jiàn)，預(yù)定車(chē)、船、機(jī)票，協(xié)助客人結(jié)算食宿帳目，話別送行，派人派車(chē)送至車(chē)站、碼頭或機(jī)場(chǎng)。接待小結(jié)負(fù)責(zé)接待部門(mén)每次大規(guī)模接待完成后進(jìn)行一次小結(jié)，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。11行政綜合事務(wù)管理11.1辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求辦公設(shè)施、設(shè)備、用品使用計(jì)劃辦公設(shè)施、設(shè)備、用品使用部門(mén)根據(jù)預(yù)算管理要求及本部門(mén)辦公設(shè)施、設(shè)備、用品現(xiàn)有情況，制定使用計(jì)劃。辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理計(jì)劃辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理部門(mén)1.匯總各部門(mén)使用計(jì)劃。2.編制一個(gè)時(shí)間段內(nèi)管理計(jì)劃。費(fèi)用預(yù)算辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理部門(mén)測(cè)算出一個(gè)時(shí)間段內(nèi)辦公設(shè)施、設(shè)備、用品的預(yù)算數(shù)。管理計(jì)劃及預(yù)算審批分管領(lǐng)導(dǎo)按照經(jīng)濟(jì)化、有效化、標(biāo)準(zhǔn)化原則進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的計(jì)劃和預(yù)算退回重新編制。辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理計(jì)劃實(shí)施辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理部門(mén)1.按照計(jì)劃進(jìn)行辦公設(shè)施的購(gòu)買(mǎi)、改造、裝飾、維修等工作。2.按照計(jì)劃進(jìn)行辦公設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)、登記、保管等工作。3.按照計(jì)劃進(jìn)行辦公用品的采購(gòu)、保管、發(fā)放工作。交付使用辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理、使用部門(mén)將有關(guān)設(shè)施、設(shè)備、用品交付使用部門(mén)，填寫(xiě)物品領(lǐng)用登記簿。并做好后續(xù)的維修保養(yǎng)工作。回收、處置、帳務(wù)處理辦公設(shè)施、設(shè)備、用品管理、使用部門(mén)1.對(duì)報(bào)廢、廢舊的設(shè)施、設(shè)備、用品回收、處置，并進(jìn)行銷(xiāo)賬等帳務(wù)處理。2.人員工作變動(dòng)、調(diào)離等，對(duì)其使用的設(shè)施、設(shè)備、用品進(jìn)行回收，并另行安排使用。記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)物品領(lǐng)用登記簿中交一航總辦字〔2009〕76號(hào)總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveManagementManualMR-ZB-15中交一航局城市交通工程有限公司辦公用品領(lǐng)用登記簿序號(hào)物品名稱(chēng)及型號(hào)物品單位領(lǐng)用數(shù)量領(lǐng)用人簽字領(lǐng)用時(shí)間備注中交一航局城市交通工程有限公司行政綜合管理手冊(cè)URBANCOMMUNICATIONSENGINEERINGCO.,LTDAdministrationComprehensiveOFCCCCFIRSTHARBORENGINEERINGCO.,LTDManagementManual-29-11.2小車(chē)調(diào)度管理活動(dòng)主責(zé)部門(mén)管理要求遞交用車(chē)申請(qǐng)用車(chē)部門(mén)因公需要用車(chē)的部門(mén)或個(gè)人，需從辦公平臺(tái)上提出用車(chē)申請(qǐng)，注明用車(chē)時(shí)間、目的地、人數(shù)。核準(zhǔn)總經(jīng)理辦公室設(shè)備部車(chē)輛調(diào)度人員1.一般性的、短時(shí)間的市內(nèi)用車(chē)，由辦公室負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)。2.出車(chē)到外地的，用公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。3.設(shè)備部負(fù)責(zé)根據(jù)車(chē)輛性能狀況和車(chē)輛使用情況確定是否能夠提供用車(chē)服務(wù)，并告知申請(qǐng)方。車(chē)輛維護(hù)、保養(yǎng)設(shè)備部1.按照國(guó)家有關(guān)法規(guī)，實(shí)行車(chē)輛年檢制度，辦理車(chē)輛保險(xiǎn)等事宜。2.每次出車(chē)前，檢查車(chē)輛性能狀況。3.車(chē)輛性能狀況不好，不得安排出車(chē)。出車(chē)司機(jī)1.司機(jī)必須具有有效行車(chē)證照。2.堅(jiān)持司機(jī)日常安全學(xué)習(xí)制度和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度。3.確保司機(jī)出車(chē)時(shí)身體狀況良好。4.司機(jī)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)用車(chē)地點(diǎn)，安全行車(chē)，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。記錄清單記錄名稱(chēng)格式來(lái)源填報(bào)部門(mén)/單位保存部門(mén)車(chē)輛使用申請(qǐng)單中交一航城設(shè)字〔2009〕24號(hào)申請(qǐng)部門(mén)設(shè)備部MR-ZB-16中交一航局城市交通工程有限公司車(chē)輛使用申請(qǐng)單編號(hào)：用車(chē)部門(mén)申請(qǐng)人乘車(chē)人數(shù)用車(chē)原因出發(fā)時(shí)間目的地預(yù)計(jì)返回時(shí)間里程數(shù)出發(fā)地點(diǎn)車(chē)輛審批12各項(xiàng)工作流程風(fēng)險(xiǎn)提示流程風(fēng)險(xiǎn)會(huì)議管理1.會(huì)議組織不到位，通知不及時(shí)。2.會(huì)議成本超標(biāo)。3.會(huì)議記錄或相關(guān)文字記錄、簽到表格等遺失。4.會(huì)議準(zhǔn)備不充分，會(huì)議文件質(zhì)量不高，影響會(huì)議進(jìn)程和質(zhì)量。5.會(huì)議決議不落實(shí)，執(zhí)行中存在的問(wèn)題沒(méi)有反饋。公文及信息管理1.信息上報(bào)不及時(shí)。2.上報(bào)信息內(nèi)容失實(shí)或出現(xiàn)偏差。3.發(fā)文與國(guó)家法律、法規(guī)、政策相違背；與公司發(fā)展戰(zhàn)略及相關(guān)管理制度相沖突。4.發(fā)文未履行三級(jí)審核程序。5.收文未進(jìn)行登記，造成文件無(wú)法進(jìn)行檢索。6.收文未履行逐級(jí)處理程序。7.收文沒(méi)有及時(shí)催辦，造成文件積壓，影響工作效率。印信管理1.印章保管出現(xiàn)遺失或損毀。2.未經(jīng)審批程序私蓋印章。3.機(jī)構(gòu)變更后，原機(jī)構(gòu)印章未向原印章發(fā)放單位移交。4.回收印章未及時(shí)上繳或銷(xiāo)毀。5.未經(jīng)授權(quán)私刻印章，無(wú)效印章給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)營(yíng)和法律風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理1.文件材料、竣工資料歸檔未按要求及時(shí)歸檔。2.歸檔資料不完整，造成檔案不完整，影響利用。3.檔案庫(kù)藏條件不符合保管要求，溫濕度得不到控制，“十防”措施不到位，造成檔案損壞。4.檔案價(jià)值鑒定不準(zhǔn)確，造成有價(jià)值檔案被銷(xiāo)毀。信訪管理1.信訪事件未能妥善處理，造成企業(yè)社會(huì)信譽(yù)喪失或事態(tài)升級(jí)。2.信訪記錄遺失或損毀，影響下步工作開(kāi)展。3.信訪結(jié)果沒(méi)有及時(shí)回復(fù)，導(dǎo)致事件升級(jí)。接待管理1.前期信息收集不全，接待安排準(zhǔn)備不足。2.接待規(guī)格不能?chē)?yán)格執(zhí)行要求，造成費(fèi)用超標(biāo)。3.未就接待方案與來(lái)賓及時(shí)溝通，活動(dòng)安排不能滿足來(lái)賓要求。4.活動(dòng)中沒(méi)有注意保守公司秘密，導(dǎo)致泄密。行政綜合事務(wù)管理1.審批手續(xù)不齊。2.預(yù)算不準(zhǔn)確，致使辦公設(shè)施、設(shè)備、用品費(fèi)用支出失控。3.不是基于使用需要而制定，導(dǎo)致不能滿足亞使用需要或超出使用需要，造成浪費(fèi)物品。4.已經(jīng)通過(guò)審批的預(yù)算未能及時(shí)響應(yīng)。5.物品監(jiān)管不力，造成遺失或損毀。6.人員工作變動(dòng)調(diào)離后，其使用的設(shè)施、設(shè)備、用品沒(méi)有回收。7.用車(chē)未經(jīng)核準(zhǔn)，導(dǎo)致車(chē)輛使用秩序混亂。8.車(chē)輛維護(hù)保養(yǎng)不好，造成安全隱患。9.司機(jī)未按交通法規(guī)要求行車(chē)，致使交通安全事故發(fā)生。13績(jī)效指標(biāo)與考核序號(hào)流程對(duì)應(yīng)的指標(biāo)指標(biāo)含義考核頻率績(jī)效目標(biāo)值1會(huì)議管理會(huì)議成本控制率會(huì)議實(shí)際成本/預(yù)算成本×100%次﹤100%2會(huì)議管理會(huì)議決議完成率完成會(huì)議決議事項(xiàng)數(shù)量（指標(biāo)）/會(huì)議決議事項(xiàng)數(shù)量×100%次90%3檔案管理流程檔案管理完整率實(shí)際歸檔文件材料/應(yīng)歸檔文件材料×100%年度98%4檔案管理流程檔案管理查全率檢索出的有關(guān)檔案/全部有關(guān)檔案×100%年度98%5檔案管理流程檔案管理查準(zhǔn)率檢索出的有關(guān)檔案/檢索出的全部檔案×100%年度98%6信訪管理流程信訪事項(xiàng)及時(shí)受理、辦理率按期受理、辦理數(shù)/受理登記信訪事項(xiàng)純案數(shù)×100%年度100%7信訪管理流程重點(diǎn)突出信訪事件及時(shí)排查調(diào)處率調(diào)處數(shù)/排查數(shù)×100%年度100%注：考核按照《績(jī)效考核與獎(jiǎng)懲管理暫行辦法》中明確的考核責(zé)任、考核頻次和時(shí)機(jī)、考核的方法、考核準(zhǔn)則、考核結(jié)果的處理等要求進(jìn)行。除此之外，對(duì)各管理部門(mén)及過(guò)程績(jī)效考核通過(guò)部門(mén)內(nèi)審、檢查考評(píng)和工作總結(jié)與評(píng)比進(jìn)行考核。14主管部門(mén)職責(zé)和崗位說(shuō)明14.1總經(jīng)理辦公室部門(mén)職責(zé)核心職能1.執(zhí)行上級(jí)行政管理工作的有關(guān)制度、辦法、規(guī)章，在本單位工作中履行管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)職能。2.完善本單位行政管理有關(guān)制度、辦法、規(guī)章并貫徹執(zhí)行，指導(dǎo)所屬項(xiàng)目部執(zhí)行。發(fā)布本公司綜合性管理文件現(xiàn)行狀態(tài)清單。3.日常行政事務(wù)管理：協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)處理日常行政事務(wù)，搞好行政工作調(diào)研，提供決策咨詢，做好參謀助手。4.綜合協(xié)調(diào)：做好行政管理工作及跨職能部門(mén)工作的協(xié)調(diào)，督促行政工作落實(shí)。5.會(huì)議管理：根據(jù)公司會(huì)議制度，負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)召開(kāi)各種行政會(huì)議，督促會(huì)議決議的執(zhí)行。6.行政信息管理：負(fù)責(zé)公司公文處理，做好向上級(jí)單位及有關(guān)方面的信息報(bào)送工作。7.印信管理：負(fù)責(zé)公司印章和介紹信的管理，從公司總部領(lǐng)取、規(guī)范使用及上交印章。8.檔案管理：負(fù)責(zé)本單位檔案綜合管理牽頭工作，負(fù)責(zé)公司行政文書(shū)檔案管理及公司檔案庫(kù)房管理工作。9.信訪管理：處理來(lái)信來(lái)訪，落實(shí)上級(jí)單位信訪處理意見(jiàn)，保持公司穩(wěn)定。10.接待管理：負(fù)責(zé)接待工作，提高接待質(zhì)量，使來(lái)訪客人滿意。11.行政綜合事務(wù)管理：負(fù)責(zé)小車(chē)調(diào)度、公司本部環(huán)境衛(wèi)生、辦公設(shè)施設(shè)備、辦公用品管理等，保證機(jī)關(guān)辦公秩序正常運(yùn)行。輔助職能1.協(xié)助工程部做好竣工資料整理及歸檔工作。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部做好招待費(fèi)、工作餐補(bǔ)助、采暖補(bǔ)貼、電話費(fèi)等年終統(tǒng)計(jì)。14.2崗位設(shè)置總經(jīng)理辦公室主任總經(jīng)理辦公室主任總經(jīng)理辦公室總經(jīng)理辦公室副主任綜合管理員文書(shū)秘書(shū)綜合管理員文書(shū)秘書(shū)14.3崗位說(shuō)明14.3.1總經(jīng)理辦公室主任崗位說(shuō)明書(shū)一、基本資料崗位名稱(chēng)總經(jīng)理辦公室主任所在部門(mén)總經(jīng)理辦公室直接上級(jí)公司總經(jīng)理本崗位人數(shù)1直接下級(jí)總經(jīng)理辦公室副主任、秘書(shū)、文書(shū)、綜合管理員所轄人數(shù)4二、工作描述：全面負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的工作（1）主要職責(zé)與工作任務(wù)職責(zé)表述：制定本部門(mén)工作管理制度、年度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃、月度資金預(yù)算工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)組織制定本部門(mén)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度及工作流程制定并定期評(píng)審本部門(mén)各項(xiàng)規(guī)章制度及流程，督促、強(qiáng)化制度的實(shí)施，制度的改進(jìn)工作。各項(xiàng)規(guī)章制度適用、有效制定本部門(mén)的年度工作計(jì)劃根據(jù)公司總體目標(biāo)和部門(mén)目標(biāo)制定年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施工作計(jì)劃完成率100%制定本部門(mén)的月度工作計(jì)劃根據(jù)公司總體目標(biāo)和部門(mén)目標(biāo)制定部門(mén)月度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施工作計(jì)劃完成率100%組織制定并執(zhí)行本部門(mén)月度資金預(yù)算計(jì)劃月度資金預(yù)算切合實(shí)際預(yù)算合理、執(zhí)行到位職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司會(huì)議管理工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)全面負(fù)責(zé)組織和安排公司會(huì)議確定會(huì)議內(nèi)容、參加人員或組織部門(mén)；根據(jù)會(huì)議性質(zhì)確定會(huì)議議題、審核和匯總會(huì)議輸入文件；落實(shí)場(chǎng)地、用餐、用車(chē)等會(huì)務(wù)工作會(huì)議安排適當(dāng)合理，滿足工作需要綜合負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)議的組織協(xié)調(diào)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和重要程度，合理安排、控制會(huì)議規(guī)模、參加人員和會(huì)議成本會(huì)議安排適當(dāng)合理，壓縮成本，滿足工作需要會(huì)議召開(kāi)、形成會(huì)議成果、落實(shí)會(huì)議決議按照會(huì)議議程召開(kāi)會(huì)議；審核、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要、決議或其他會(huì)議文件；根據(jù)會(huì)議決議事項(xiàng)，督促有關(guān)單位和部門(mén)執(zhí)行、落實(shí)、辦理，及時(shí)反饋存在問(wèn)題會(huì)議召開(kāi)嚴(yán)格按照預(yù)定議程，會(huì)議形成結(jié)果，執(zhí)行、落實(shí)、辦理及時(shí)職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司公文及信息管理工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)負(fù)責(zé)公司的收文管理根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工、部門(mén)職責(zé)提出文件辦理意見(jiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要信息對(duì)總經(jīng)辦承辦文件進(jìn)行處理，理解領(lǐng)導(dǎo)批辦意圖，確定文件辦理的責(zé)任人和辦理期限收文及時(shí)，信息提供準(zhǔn)確、充分，承辦文件及時(shí)負(fù)責(zé)公司的發(fā)文管理負(fù)責(zé)公司所有發(fā)文的核稿對(duì)總經(jīng)理辦公室內(nèi)部印發(fā)的文件進(jìn)行審核指導(dǎo)各單位、各部門(mén)發(fā)文處理活動(dòng)公文主題明確，文字精練、準(zhǔn)確，符合國(guó)家法律法規(guī)和公司現(xiàn)行文件負(fù)責(zé)公司信息報(bào)送鑒別收到的信息，確定信息流向按照?qǐng)?bào)送要求或信息內(nèi)部傳遞要求指導(dǎo)信息加工過(guò)程涉及商業(yè)、技術(shù)機(jī)密的信息保密工作信息流向鑒別合理，信息加工過(guò)程把關(guān)嚴(yán)格，涉及機(jī)密信息保密職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司印信管理負(fù)責(zé)公司印章刻制申請(qǐng)的審核對(duì)各單位、各部門(mén)提出的刻制印章的申請(qǐng)進(jìn)行審核、把關(guān)按照公司印章管理辦法嚴(yán)格審核負(fù)責(zé)非常規(guī)用印的審批對(duì)非常規(guī)用印申請(qǐng)進(jìn)行審批，決定是否予以用印征求公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，確定是否用印或根據(jù)情況確定是否用印職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司檔案管理負(fù)責(zé)檔案管理工作安排、指導(dǎo)檔案整理、保管、編研、編目檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定工作檔案及時(shí)歸檔，合理保管，歸檔率98%職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司信訪管理負(fù)責(zé)信訪處理及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)匯報(bào)、告知信訪記錄整理情況處理及時(shí)，態(tài)度妥當(dāng)職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司接待管理負(fù)責(zé)公司接待管理審核接待方案，整體協(xié)調(diào)、指導(dǎo)接待活動(dòng)部署安排、檢查指導(dǎo)是否及時(shí)到位職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司行政綜合事務(wù)管理負(fù)責(zé)公司行政綜合事務(wù)管理審核辦公設(shè)施、設(shè)備、物品申請(qǐng)費(fèi)用預(yù)算，指導(dǎo)訂票管理、車(chē)位管理、物業(yè)衛(wèi)生管理、花卉及辦公環(huán)境管理、電話費(fèi)管理、午餐費(fèi)補(bǔ)助管理、采暖費(fèi)補(bǔ)助管理及節(jié)假日值班管理、小車(chē)調(diào)度管理溝通及時(shí)、靈活、有效，管理嚴(yán)格按照管理流程職責(zé)表述：完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作（2）工作權(quán)限權(quán)限一：本部門(mén)獨(dú)立開(kāi)展工作的決策權(quán)權(quán)限二：對(duì)項(xiàng)目部和其他管理部門(mén)工作的建議、檢查、監(jiān)督考核權(quán)權(quán)限三：對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后本部門(mén)經(jīng)費(fèi)的使用權(quán)、控制權(quán)權(quán)限四：對(duì)直接下級(jí)的工作有分配、監(jiān)督、檢查、建議、考核權(quán)權(quán)限五：對(duì)直接下級(jí)的工作爭(zhēng)議有裁決權(quán)內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司機(jī)關(guān)各部門(mén)，包括黨群工作部、經(jīng)營(yíng)部、工程部、安保部、設(shè)備部、人力資源部、財(cái)務(wù)部等；各基層項(xiàng)目部。外部協(xié)調(diào)關(guān)系一航局辦公室系統(tǒng)、一航局系統(tǒng)各單位辦公室、公司所在地的行政工作主管部門(mén)；社會(huì)媒體等。三、任職資格教育水平、職稱(chēng)及專(zhuān)業(yè)大學(xué)專(zhuān)科及以上學(xué)歷，中級(jí)及以上職稱(chēng)，文史、管理類(lèi)相關(guān)專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)5年以上工作經(jīng)驗(yàn)，其中3年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)知識(shí)企業(yè)管理知識(shí)、檔案管理知識(shí)、信訪工作知識(shí)、商務(wù)禮儀知識(shí)、較強(qiáng)的政策理解能力、交際能力、策劃組織能力和溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)行政工作管理、現(xiàn)代企業(yè)管理、公文寫(xiě)作與處理等方面的培訓(xùn)個(gè)人能力素質(zhì)較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、指導(dǎo)能力、創(chuàng)新能力、策劃組織能力、表達(dá)能力四、其它事項(xiàng)所需工具/設(shè)備一般辦公自動(dòng)化設(shè)備工作環(huán)境一般工作環(huán)境工作時(shí)間特征正常工作時(shí)間，隨時(shí)可能加班14.3.2總經(jīng)理辦公室副主任崗位說(shuō)明書(shū)一、基本資料崗位名稱(chēng)總經(jīng)理辦公室副主任所在部門(mén)總經(jīng)理辦公室直接上級(jí)總經(jīng)理辦公室主任本崗位人數(shù)1直接下級(jí)秘書(shū)、文書(shū)、綜合管理員所轄人數(shù)3二、工作描述：在主任的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的工作（1）主要職責(zé)與工作任務(wù)職責(zé)表述：協(xié)助主任制定本部門(mén)工作管理制度、年度工作計(jì)劃、月度工作計(jì)劃、月度資金預(yù)算工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)協(xié)助主任組織制定本部門(mén)內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度及工作流程制定并定期評(píng)審本部門(mén)各項(xiàng)規(guī)章制度及流程，督促、強(qiáng)化制度的實(shí)施，制度的改進(jìn)工作。各項(xiàng)規(guī)章制度適用、有效協(xié)助主任制定本部門(mén)的年度工作計(jì)劃根據(jù)公司總體目標(biāo)和部門(mén)目標(biāo)制定年度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施工作計(jì)劃完成率100%協(xié)助主任制定本部門(mén)的月度工作計(jì)劃根據(jù)公司總體目標(biāo)和部門(mén)目標(biāo)制定部門(mén)月度工作計(jì)劃，并組織實(shí)施工作計(jì)劃完成率100%協(xié)助主任組織制定并執(zhí)行本部門(mén)月度資金預(yù)算計(jì)劃月度資金預(yù)算切合實(shí)際預(yù)算合理、執(zhí)行到位職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司會(huì)議管理工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)協(xié)助主任負(fù)責(zé)組織和安排公司會(huì)議確定會(huì)議內(nèi)容、參加人員或組織部門(mén)；根據(jù)會(huì)議性質(zhì)確定會(huì)議議題、審核和匯總會(huì)議輸入文件；落實(shí)場(chǎng)地、用餐、用車(chē)等會(huì)務(wù)工作會(huì)議安排適當(dāng)合理，滿足工作需要協(xié)助主任綜合負(fù)責(zé)各類(lèi)會(huì)議的組織協(xié)調(diào)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和重要程度，合理安排、控制會(huì)議規(guī)模、參加人員和會(huì)議成本會(huì)議安排適當(dāng)合理，壓縮成本，滿足工作需要協(xié)助主任會(huì)議召開(kāi)、形成會(huì)議成果、落實(shí)會(huì)議決議按照會(huì)議議程召開(kāi)會(huì)議；審核、印發(fā)會(huì)議紀(jì)要、決議或其他會(huì)議文件；根據(jù)會(huì)議決議事項(xiàng)，督促有關(guān)單位和部門(mén)執(zhí)行、落實(shí)、辦理，及時(shí)反饋存在問(wèn)題會(huì)議召開(kāi)嚴(yán)格按照預(yù)定議程，會(huì)議形成結(jié)果，執(zhí)行、落實(shí)、辦理及時(shí)職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司行政信息管理工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)協(xié)助主任負(fù)責(zé)公司的收文管理根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工、部門(mén)職責(zé)提出文件辦理意見(jiàn)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要信息對(duì)總經(jīng)辦承辦文件進(jìn)行處理，理解領(lǐng)導(dǎo)批辦意圖，確定文件辦理的責(zé)任人和辦理期限收文及時(shí)，信息提供準(zhǔn)確、充分，承辦文件及時(shí)協(xié)助主任負(fù)責(zé)公司的發(fā)文管理負(fù)責(zé)公司所有發(fā)文的核稿對(duì)總經(jīng)理辦公室內(nèi)部印發(fā)的文件進(jìn)行審核指導(dǎo)各單位、各部門(mén)發(fā)文處理活動(dòng)公文主題明確，文字精練、準(zhǔn)確，符合國(guó)家法律法規(guī)和公司現(xiàn)行文件協(xié)助主任負(fù)責(zé)公司信息報(bào)送鑒別收到的信息，確定信息流向按照?qǐng)?bào)送要求或信息內(nèi)部傳遞要求指導(dǎo)信息加工過(guò)程涉及商業(yè)、技術(shù)機(jī)密的信息保密工作信息流向鑒別合理，信息加工過(guò)程把關(guān)嚴(yán)格，涉及機(jī)密信息保密職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司印信管理協(xié)助主任負(fù)責(zé)公司印章刻制申請(qǐng)的審核對(duì)各單位、各部門(mén)提出的刻制印章的申請(qǐng)進(jìn)行審核、把關(guān)按照公司印章管理辦法嚴(yán)格審核協(xié)助主任負(fù)責(zé)非常規(guī)用印的審批對(duì)非常規(guī)用印申請(qǐng)進(jìn)行審批，決定是否予以用印征求公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)，確定是否用印或根據(jù)情況確定是否用印職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司檔案管理協(xié)助主任負(fù)責(zé)檔案管理工作安排、指導(dǎo)檔案整理、保管、編研、編目檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定工作檔案及時(shí)歸檔，合理保管，歸檔率98%職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司信訪管理協(xié)助主任負(fù)責(zé)信訪處理及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)匯報(bào)、告知信訪記錄整理情況處理及時(shí)，態(tài)度妥當(dāng)職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司接待管理協(xié)助主任負(fù)責(zé)公司接待管理審核接待方案，整體協(xié)調(diào)、指導(dǎo)接待活動(dòng)部署安排、檢查指導(dǎo)是否及時(shí)到位職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司行政綜合事務(wù)管理協(xié)助主任負(fù)責(zé)公司行政綜合事務(wù)管理審核辦公設(shè)施、設(shè)備、物品申請(qǐng)費(fèi)用預(yù)算，指導(dǎo)訂票管理、車(chē)位管理、物業(yè)衛(wèi)生管理、花卉及辦公環(huán)境管理、電話費(fèi)管理、午餐費(fèi)補(bǔ)助管理、采暖費(fèi)補(bǔ)助管理及節(jié)假日值班管理、小車(chē)調(diào)度管理溝通及時(shí)、靈活、有效，管理嚴(yán)格按照管理流程職責(zé)表述：完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作（2）工作權(quán)限權(quán)限一：本部門(mén)獨(dú)立開(kāi)展工作的處理權(quán)權(quán)限二：對(duì)項(xiàng)目部和其他管理部門(mén)工作的建議、檢查、監(jiān)督權(quán)權(quán)限三：對(duì)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后本部門(mén)經(jīng)費(fèi)的使用權(quán)、控制權(quán)權(quán)限四：對(duì)直接下級(jí)的工作有分配、監(jiān)督、檢查、建議、考核權(quán)權(quán)限五：對(duì)直接下級(jí)的工作爭(zhēng)議有裁決權(quán)內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司機(jī)關(guān)各部門(mén)，包括黨群工作部、經(jīng)營(yíng)部、工程部、安保部、設(shè)備部、人力資源部、財(cái)務(wù)部等；各基層項(xiàng)目部。外部協(xié)調(diào)關(guān)系一航局辦公室系統(tǒng)、一航局兄弟單位辦公室、公司所在地的行政工作主管部門(mén)；社會(huì)媒體等。三、任職資格教育水平、職稱(chēng)及專(zhuān)業(yè)大學(xué)專(zhuān)科及以上學(xué)歷，中級(jí)及以上職稱(chēng)，文史、管理類(lèi)相關(guān)專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)4年以上工作經(jīng)驗(yàn)，其中2年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)知識(shí)企業(yè)管理知識(shí)、檔案管理知識(shí)、信訪工作知識(shí)、商務(wù)禮儀知識(shí)、較強(qiáng)的政策理解能力、交際能力、策劃組織能力和溝通協(xié)調(diào)能力培訓(xùn)行政工作管理、現(xiàn)代企業(yè)管理、公文寫(xiě)作與處理等方面的培訓(xùn)個(gè)人能力素質(zhì)較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力、指導(dǎo)能力、創(chuàng)新能力、策劃組織能力、表達(dá)能力四、其它事項(xiàng)所需工具/設(shè)備一般辦公自動(dòng)化設(shè)備工作環(huán)境一般工作環(huán)境工作時(shí)間特征正常工作時(shí)間，隨時(shí)可能加班14.3.3總經(jīng)理辦公室秘書(shū)崗位說(shuō)明書(shū)一、基本資料崗位名稱(chēng)總經(jīng)理辦公室秘書(shū)所在部門(mén)總經(jīng)理辦公室直接上級(jí)總經(jīng)理辦公室主任、副主任本崗位人數(shù)1直接下級(jí)所轄人數(shù)二、工作描述：負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室會(huì)議、材料起草、接待、信訪、行政綜合事務(wù)的工作（1）主要職責(zé)與工作任務(wù)職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司會(huì)議管理工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)負(fù)責(zé)會(huì)議準(zhǔn)備籌備工作根據(jù)會(huì)議性質(zhì)整理、收集會(huì)議輸入文件；落實(shí)場(chǎng)地、用餐、用車(chē)等會(huì)務(wù)工作會(huì)議安排適當(dāng)合理，滿足工作需要整理會(huì)議記錄及會(huì)議紀(jì)要起草會(huì)議文件，整理會(huì)議紀(jì)要、決議或其他會(huì)議文件會(huì)議記錄規(guī)范、整齊會(huì)議紀(jì)要整理及時(shí)、全面職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司一般性文字材料的起草工作任務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)考核指標(biāo)負(fù)責(zé)公司一般性文字材料的起草制作對(duì)外匯報(bào)材料的演示材料，制作每月度考評(píng)材料及部門(mén)年度工作總結(jié)初稿，公司行政管理的宣傳報(bào)道主題鮮明、精煉、、語(yǔ)句通順、用詞準(zhǔn)確職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司接待管理擬定接待方案包括掌握客人基本情況、住宿、用餐、用車(chē)安排、日程安排，擬定接待方案安排合理，控制接待成本迎接來(lái)賓，組織活動(dòng)、宴請(qǐng)或參觀，送別根據(jù)來(lái)賓身份、人數(shù)，預(yù)定賓館，安排伙食標(biāo)準(zhǔn)、進(jìn)餐地點(diǎn)時(shí)間、接送人員車(chē)輛，按參觀、考察、來(lái)訪目的組織活動(dòng)，安排宴請(qǐng)、參觀和送別安排合理，控制接待成本職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司行政綜合事務(wù)管理負(fù)責(zé)公司行政綜合事務(wù)管理負(fù)責(zé)訂票管理及節(jié)假日值班管理溝通及時(shí)、靈活、有效，管理嚴(yán)格按照管理流程職責(zé)表述：完成公司領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作（2）工作權(quán)限權(quán)限一：對(duì)本崗位職能工作的有效開(kāi)展提出建議；權(quán)限二：對(duì)相關(guān)材料（經(jīng)驗(yàn)材料、調(diào)研報(bào)告）的技術(shù)要求提出修改建議；權(quán)限三：對(duì)公司行政工作具有參與指導(dǎo)、檢查、督辦與考核權(quán)；權(quán)限四：具有部門(mén)相關(guān)制度、文件的擬定權(quán)、修改權(quán)內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系公司機(jī)關(guān)各部門(mén)，包括黨群工作部、經(jīng)營(yíng)部、工程部、安保部、設(shè)備部、人