2022年國際貨物運輸代理企業(yè)主要運營流程

國際貨物運輸代理企業(yè)主要運營流程（2022.12）組織架構(gòu)：業(yè)務(wù)流程如下：1、采購流程公司主要是向航空公司采購艙位。具體的流程如下：公司與航空公司達成合作意向，簽署航空貨物運輸代理協(xié)議；達成合作意向后，公司向航空公司申領(lǐng)空白航空運單；公司接受客戶的委托，根據(jù)客戶提供的貨物信息包括貨物的件數(shù)、重量、尺寸、啟運港、目的港等信息向航空公司訂艙；航空公司根據(jù)公司提交的訂艙信息確認(rèn)艙位；公司根據(jù)航空公司確認(rèn)的艙位信息完成交貨交單，等待完成配艙裝運；運輸完成后，根據(jù)公司與航空公司簽署的協(xié)議，雙方進行對賬，并定期完成支付，公司取得票據(jù)；財務(wù)部在完成支付后，整理文檔，完成業(yè)務(wù)的歸檔工作。2、進出口業(yè)務(wù)流程（1）進口業(yè)務(wù)流程目前公司的進口業(yè)務(wù)主要是工廠提貨模式，賣方在其所在地或其指定的地點（如工場、工廠或倉庫）將貨物交給買方（即公司客戶）即完成交貨，賣方不辦理出口清關(guān)手續(xù)或?qū)⒇浳镅b上任何運輸工具。具體流程如下：詢價：客戶聯(lián)系公司銷售人員，提供貨物信息（件數(shù)、重量、體積、啟運港、目的港、航班要求、有無特殊運價申請等）?？蛻舸_認(rèn)報價：方案銷售人員根據(jù)客戶提供的貨物信息為客戶制定報價方案，提交客戶并由客戶選擇并確定最優(yōu)報價方案。訂艙：根據(jù)客戶的委托（包含提單信息、件數(shù)、重量、體積、目的港等信息），與航空公司確定艙位，通知客戶入倉編號、送貨時間、倉庫地址。如果遇到航空公司臨時調(diào)整運價，需要和銷售人員溝通決定是否由銷售人員負責(zé)即刻通知客戶做出相應(yīng)調(diào)整或是維持原先價格。貨交國外代理：在訂艙完成后，根據(jù)客戶的要求安排國外的代理公司提貨，代理公司提貨后對貨物進行檢查，完成出重。航空運單的繕制：依據(jù)稱重條、客戶提供的提單信息，國外代理公司繕制航空公司運單（MasterAirwayBill）?？樦频倪\單均真實、有效地顯示了貨物的詳盡信息，分別用于公司與國外代理公司的委托運輸憑證和公司與客戶的收運貨物憑證。報關(guān)、報檢：根據(jù)客戶提供的貨物信息及相關(guān)文件，國外代理公司確認(rèn)貨物是否需要報檢，如需進行報檢則辦理報關(guān)、報檢手續(xù)，換取出境貨物通關(guān)單等報關(guān)、報檢文件，完成報關(guān)、報檢手續(xù)。配艙、裝運：貨物在海關(guān)放行后，國外代理安排將航空運單及隨機文件提交航空公司，由航空公司完成配艙、裝運。取得物流信息：國外代理在委托航空公司裝運貨物后，需要向公司提供貨物預(yù)報，包含運單、箱單、形式發(fā)票、賬單等電子文件。貨物運到國內(nèi)監(jiān)管庫之后，公司與監(jiān)管庫取得到貨信息。完成報關(guān)、報檢：公司在取得物流信息后，通知客戶提供國內(nèi)報關(guān)報檢需要的文件，分別向中國海關(guān)和中國檢驗檢疫局進行報關(guān)、報檢，在完成報關(guān)、報檢后，海關(guān)和檢驗檢疫局放行。監(jiān)管庫提貨、送貨：公司在貨物放行后，安排車隊到監(jiān)管庫提貨，并運送到客戶指定的地點。貨物跟蹤：在客戶所需的貨物委托給國外代理公司之后，公司客服人員開始定期對貨物的運輸狀態(tài)進行跟蹤并及時通知客戶，如遇緊急情況及時與客戶溝通，并尋找及時有效的解決方案。對賬：貨物送達后，公司客服人員與客戶完成當(dāng)票業(yè)務(wù)的對賬工作，在客戶確認(rèn)賬單后將相應(yīng)存檔文件遞交到財務(wù)部門。開票結(jié)算：財務(wù)人員根據(jù)每月的出貨情況與對應(yīng)客戶確認(rèn)月匯總賬單，在核對無誤后根據(jù)客戶的開票信息開具發(fā)票并送達到客戶。根據(jù)與客戶簽訂的合作賬期，通常在貨物出運30-45天后，財務(wù)部門會核查運費到賬情況，如有應(yīng)付未付的情況，即刻與相關(guān)銷售人員溝通，并進行適時的電話催款工作。同時會集成所有的按期未付款清單并通知公司相關(guān)人員，合力進行催款。如有個別長時間逾期未付的客戶會呈報公司領(lǐng)導(dǎo)，做出進一步時效舉動，以期防止壞賬出現(xiàn)。整理歸檔：財務(wù)部門會核查存檔文件，在存檔文件收集完整后將相應(yīng)所有單據(jù)整理存檔。期間如有任何問題需要調(diào)閱，可依據(jù)檔案編號隨時查詢。（2）出口業(yè)務(wù)流程目前公司的出口業(yè)務(wù)主要是貨交承運人的模式，即賣方（即公司客戶）要將貨物在指定的地點交給指定的承運人（即公司），并辦理出口清關(guān)手續(xù)。公司的出口業(yè)務(wù)流程具體如下：詢價：客戶聯(lián)系公司銷售人員，提供貨物信息（件數(shù)、重量、體積、啟運港、目的港、航班要求、有無特殊運價申請等）?？蛻舸_認(rèn)報價方案：銷售人員根據(jù)客戶提供的貨物信息為客戶制定報價方案，提交客戶并由客戶選擇并確定最優(yōu)報價方案。訂艙：根據(jù)客戶的委托（包含提單信息、件數(shù)、重量、體積、目的港等信息），與航空公司確定艙位，通知客戶入倉編號、送貨時間、倉庫地址。如果遇到航空公司臨時調(diào)整運價，需要和銷售人員溝通決定是否由銷售人員負責(zé)即刻通知客戶做出相應(yīng)調(diào)整或是維持原先價格。貨物入庫：在訂艙完成后，客戶將所托運貨物按照要求送往指定貨站（通常在航班起飛前24小時內(nèi)）；貨站操作人員在卸貨前依據(jù)貨物的入倉編號核對貨物信息；卸貨后檢查貨物外表有無破損或浸濕，核對貨物件數(shù)，測量貨物體積；完成前述操作后完成安檢，貨物進入貨站監(jiān)管庫，同時取得貨物入庫委托書及稱重條，完成出重。航空運單的繕制：依據(jù)稱重條、客戶提供的提單信息繕制航空公司運單（MasterAirwayBill）?？樦频倪\單均真實、有效地顯示了貨物的詳盡信息，分別用于公司與航空公司的委托運輸憑證和公司與客戶的收運貨物憑證。報關(guān)、報檢：根據(jù)客戶提供的貨物信息及相關(guān)文件，確認(rèn)貨物是否需要報檢，如需進行報檢則辦理報檢手續(xù)，換取出境貨物通關(guān)單，完成報檢手續(xù)。客戶必須提供海關(guān)規(guī)定的格式出口貨物報關(guān)單，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱清單以及其他可能的出口報關(guān)單證。公司客服在檢查核對單證內(nèi)容準(zhǔn)確無誤后，集合所有單證和航空運單，交予報關(guān)部門再次審核，隨后進行出口貨物海關(guān)申報步續(xù)。其間，可能會發(fā)生海關(guān)對于出口貨物的單證描述有疑問的情況，會開具出口貨物查驗單，需報關(guān)人員陪同海關(guān)查驗人員進入貨物監(jiān)管庫查驗，如單貨一致即可正常放行，否則將會查扣貨物做進一步處理工作。在報關(guān)開始到正常放行的整個過程中，客服人員需與報關(guān)部同仁保持良好溝通，并隨時通知客戶通關(guān)進行狀態(tài)，直至海關(guān)放行。配艙、裝運：貨物在海關(guān)放行后，公司將航空運單及隨機文件提交給貨站，由航空公司完成配艙、裝運。貨物跟蹤：依據(jù)航班信息和運單通過航空公司查詢系統(tǒng)，落實貨物動態(tài)。如有發(fā)生未能按時運抵或者意外滯留中轉(zhuǎn)港的情況，需及時與客戶溝通，并尋找及時有效的解決方案。對賬：貨物出運后，客服人員與客戶完成當(dāng)票業(yè)務(wù)的對賬工作，在客戶確認(rèn)賬單后將相應(yīng)存檔文件遞交到財務(wù)部門。開票結(jié)算：財務(wù)人員根據(jù)每月的出貨情況與對應(yīng)客戶確認(rèn)月匯總賬單，在核對無誤后根據(jù)客戶的開票信息開具發(fā)票并送達到客戶。根據(jù)與客戶簽訂的合作賬期，通常在貨物出運30-45天后，財務(wù)部門會核查運費到賬情況，如有應(yīng)付未付的情況，即刻與相關(guān)銷售人員溝通，并進行適時的電話催款工作。同時會集成所有的按期未付款清單并通知公司相關(guān)人員，合力進行催款。如有個別長時間逾期未付的客戶會呈報公司領(lǐng)導(dǎo)，做出進一步時效舉動，以期防止壞賬出現(xiàn)。整理歸檔：財務(wù)部門會核查存檔文件，在存檔文件收集完整后將相應(yīng)所有單據(jù)整理存檔。期間如有任何問題需要調(diào)閱，可依據(jù)檔案編號隨時查詢。3、報關(guān)業(yè)務(wù)公司取得客戶提供的報關(guān)、報檢文件（包括報關(guān)委托書、報檢委托書、形式發(fā)票、箱單、采購合同等）后填制報關(guān)報檢單證；公司業(yè)務(wù)人員在填制完成報關(guān)報檢單證后與客人核對并確認(rèn)單證的內(nèi)