2022年會(huì)展服務(wù)企業(yè)組織架構(gòu)及部門職責(zé)

會(huì)展服務(wù)企業(yè)組織架構(gòu)及部門職責(zé)2022年12月

目 錄一、組織架構(gòu) 3二、主要部門職責(zé) 41、 項(xiàng)目部 42、 執(zhí)行部 43、 策劃部 44、 設(shè)計(jì)部 45、 影視部 46、 客戶部 47、 市場(chǎng)部 58、 財(cái)務(wù)部 59、 采購(gòu)部 510、 人力資源部 511、 行政管理部 5附件：主要業(yè)務(wù)流程 61、會(huì)議服務(wù) 62、展覽服務(wù) 7

會(huì)展服務(wù)企業(yè)組織架構(gòu)及部門職責(zé)一、組織架構(gòu)

二、主要部門職責(zé)項(xiàng)目部1）負(fù)責(zé)客戶需求接洽及溝通、提案工作；2）負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)、策劃、影視、執(zhí)行等部門的內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)工作；3）對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全流程把控，確保活動(dòng)效果及回款。執(zhí)行部1）負(fù)責(zé)制訂完善項(xiàng)目執(zhí)行流程及審核標(biāo)準(zhǔn)；2）落實(shí)現(xiàn)場(chǎng)搭建及相關(guān)執(zhí)行工作，確保活動(dòng)硬件及設(shè)備；3）對(duì)執(zhí)行過(guò)程中的成本進(jìn)行過(guò)程把控，對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)判。策劃部1）負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確定位，制定項(xiàng)目策略、整體策劃、創(chuàng)意方案；2）配合項(xiàng)目部進(jìn)行相關(guān)提案工作；3）展示文案、圖案、創(chuàng)意等效果督導(dǎo)及支持。設(shè)計(jì)部1）根據(jù)總體策略完成空間、平面相關(guān)設(shè)計(jì)及延展；2）配合項(xiàng)目部進(jìn)行相關(guān)提案工作。影視部1）負(fù)責(zé)影視制作任務(wù)總體協(xié)調(diào)及安排；2）負(fù)責(zé)簡(jiǎn)歷并持續(xù)完善多媒體資源及資料庫(kù)?？蛻舨?）負(fù)責(zé)客戶體系規(guī)劃建設(shè)，拓展資源圈，挖掘潛在客戶；2）優(yōu)化渠道資源，多元化發(fā)展客戶群，達(dá)成年度業(yè)績(jī)目標(biāo)；3）建立并不斷完善客戶資料庫(kù)及客戶維護(hù)體系。市場(chǎng)部1）負(fù)責(zé)公司品牌形象及品牌推廣；2）負(fù)責(zé)公司網(wǎng)站、微博、微信公眾號(hào)等內(nèi)容更新維護(hù)。財(cái)務(wù)部1）根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度要求和公司實(shí)際情況，組織并建立公司財(cái)務(wù)管理體系；2）通過(guò)開(kāi)展公司會(huì)計(jì)核算、稅務(wù)管理、財(cái)務(wù)分析、投融資管理、資金管理、固定資產(chǎn)管理、預(yù)決算管理等職能，確保資金運(yùn)轉(zhuǎn)和日常管理的效率和效果，實(shí)現(xiàn)公司利益最大化。采購(gòu)部1）負(fù)責(zé)完善采購(gòu)體系，完成采購(gòu)流程設(shè)計(jì)及優(yōu)化；2）建立供應(yīng)商管理評(píng)價(jià)體系并落實(shí)執(zhí)行，選拔優(yōu)秀合作伙伴；3）采購(gòu)成本分析及優(yōu)化。人力資源部1）制訂科學(xué)的人力資源規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)公司人力資源合理配置及布局；2）建立有效溝通機(jī)制，持續(xù)關(guān)注員工，了解其工作及思想動(dòng)態(tài)；3）根據(jù)公司及員工情況制訂并實(shí)施培訓(xùn)培養(yǎng)計(jì)劃，促進(jìn)員工持續(xù)提升及發(fā)展；4）通過(guò)制訂科學(xué)有效的薪酬及績(jī)效考核體系，有效評(píng)價(jià)員工的工作行為，準(zhǔn)確了解員工對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)和價(jià)值，實(shí)現(xiàn)員工收入合理分配。行政管理部1）負(fù)責(zé)流程及制度管理工作；2）負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)接待及外聯(lián)管理工作；3）負(fù)責(zé)發(fā)文公告、印章管理、資質(zhì)辦理、信息資料安全管理等文印資質(zhì)管理工作；4）負(fù)責(zé)檔案、資料、圖書、企業(yè)證書等管理工作；5）負(fù)責(zé)資產(chǎn)管理、行政采購(gòu)、辦公設(shè)備用品管理、辦公樓租賃、裝修及其他后勤保障工作。附件：主要業(yè)務(wù)流程1、會(huì)議服務(wù)（1）項(xiàng)目接收公司市場(chǎng)部、項(xiàng)目部通過(guò)已有資源渠道、已有客戶推薦、公開(kāi)渠道等途徑獲取項(xiàng)目信息；并對(duì)客戶需求進(jìn)行初步預(yù)溝通，根據(jù)獲取的信息對(duì)項(xiàng)目業(yè)務(wù)形態(tài)、預(yù)算、時(shí)間安排等進(jìn)行評(píng)估，以決定是否立項(xiàng)。（2）項(xiàng)目籌備經(jīng)評(píng)估決定立項(xiàng)后，項(xiàng)目部牽頭召開(kāi)項(xiàng)目通氣會(huì)，制定初步策略方案；然后召開(kāi)項(xiàng)目創(chuàng)作會(huì)，根據(jù)收集的會(huì)議活動(dòng)相關(guān)信息資料制定策劃方案、設(shè)計(jì)方案、執(zhí)行管理方案；方案成稿后進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果修改調(diào)整，公司將修改后的成稿方案提交給客戶或參與投標(biāo)。（3）項(xiàng)目執(zhí)行公司方案獲得客戶認(rèn)可或中標(biāo)后與客戶簽訂合同，然后與客戶進(jìn)行深度溝通，并根據(jù)客戶需求不斷調(diào)整方案直至定稿；根據(jù)定稿后的方案確定供應(yīng)商，并與物料供應(yīng)商確認(rèn)材質(zhì)、物料、平面設(shè)計(jì)、美工等內(nèi)容，然后供應(yīng)商開(kāi)始制作；與服務(wù)類供應(yīng)商確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容。（4）現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行物料供應(yīng)商完成相關(guān)物料制作后，根據(jù)公司安排在會(huì)議活動(dòng)前1-2天進(jìn)場(chǎng)搭建，服務(wù)類供應(yīng)商在會(huì)議活動(dòng)前根據(jù)公司要求進(jìn)行會(huì)議活動(dòng)流程演練彩排，公司根據(jù)客戶驗(yàn)收意見(jiàn)進(jìn)行整改，整改完成后進(jìn)行各類調(diào)試，準(zhǔn)備會(huì)議開(kāi)始；會(huì)議期間，公司工作人員需在現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)籌管理；會(huì)議結(jié)束后，公司安排人員或供應(yīng)商進(jìn)行撤場(chǎng)等一系列善后工作。（5）項(xiàng)目后期會(huì)議結(jié)束后，公司與客戶進(jìn)行驗(yàn)收結(jié)算，并對(duì)項(xiàng)目情況進(jìn)行總結(jié)、信息反饋，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，并對(duì)客戶進(jìn)行回訪、移交資料等。2、展覽服務(wù)（1）項(xiàng)目接收公司市場(chǎng)部、項(xiàng)目部通過(guò)已有資源渠道、已有客戶推薦、公開(kāi)渠道等途徑獲取項(xiàng)目信息；并對(duì)客戶需求進(jìn)行初步預(yù)溝通，根據(jù)獲取的信息對(duì)項(xiàng)目業(yè)務(wù)形態(tài)、預(yù)算、時(shí)間安排等進(jìn)行評(píng)估，以決定是否立項(xiàng)。（2）項(xiàng)目籌備經(jīng)評(píng)估決定立項(xiàng)后，項(xiàng)目部牽頭召開(kāi)項(xiàng)目通氣會(huì)，制定初步策略方案；然后召開(kāi)項(xiàng)目創(chuàng)作會(huì)，根據(jù)收集的展覽活動(dòng)相關(guān)信息資料制定策劃方案、設(shè)計(jì)方案、執(zhí)行管理方案；方案成稿后進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果修改調(diào)整，公司將修改后的成稿方案提交給客戶或參與投標(biāo)。（3）項(xiàng)目執(zhí)行公司方案獲得客戶認(rèn)可或中標(biāo)后與客戶簽訂合同，然后與客戶進(jìn)行深度溝通，并根據(jù)客戶需求不斷調(diào)整方案直至定稿；根據(jù)定稿后的方案確定供應(yīng)商，并與物料供應(yīng)商確認(rèn)材質(zhì)、物料、平面設(shè)計(jì)、美工等內(nèi)容，然后供應(yīng)商開(kāi)始制作；與服務(wù)類供應(yīng)商確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容。（4）現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行物料供應(yīng)商完成相關(guān)物料制作后，根據(jù)公司要求在展覽開(kāi)展前提前進(jìn)館搭建，服務(wù)類供應(yīng)商在展覽開(kāi)展前根據(jù)公司要求進(jìn)行彩排等，公司根據(jù)客戶驗(yàn)收意見(jiàn)進(jìn)行整改，整改完成后展品進(jìn)場(chǎng)并進(jìn)行安裝調(diào)試，準(zhǔn)備開(kāi)展；展覽期間，公司項(xiàng)目人員需在現(xiàn)場(chǎng)配合調(diào)試、管理等工作。展覽結(jié)束，公司安排人員或供應(yīng)商撤展。（5）項(xiàng)目后期展覽結(jié)束后，公司與客戶進(jìn)行驗(yàn)收結(jié)算，并對(duì)項(xiàng)目情況進(jìn)行總結(jié)、信息反饋，對(duì)項(xiàng)目相關(guān)資料進(jìn)行歸檔，并對(duì)客戶進(jìn)行回訪、移交資料等。公司也為單個(gè)參展方提供展位設(shè)計(jì)和搭建服務(wù)，單個(gè)參展方的展位設(shè)計(jì)和搭建服務(wù)流程與展覽服務(wù)流程類似，但二者服務(wù)