公司華中財務(wù)共享中心影像業(yè)務(wù)工作指引

華中財務(wù)共享中心影像業(yè)務(wù)工作指引（試行）總則為規(guī)范公司華中財務(wù)共享中心（以下簡稱“華中財務(wù)共享中心”或“中心”）會計檔案影像業(yè)務(wù)管理，推動會計檔案電子化，提高會計工作標(biāo)準(zhǔn)化水平和工作效率，依據(jù)《公司會計檔案管理辦法》《公司會計基礎(chǔ)工作規(guī)范管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合相關(guān)工作要求，制定本指導(dǎo)意見。本指導(dǎo)意見所指影像是將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的發(fā)票、合同、工資表、結(jié)算單、驗收單、領(lǐng)料單、調(diào)撥單、費用分割單、列賬單等原始憑證，通過影像設(shè)備掃描或業(yè)務(wù)財務(wù)接口處理后上傳至財務(wù)信息系統(tǒng)的電子文件。影像業(yè)務(wù)包括影像文件掃描上傳、影像審批、影像重掃、影像補(bǔ)掃、影像查看、影像歸檔等工作內(nèi)容。本指導(dǎo)意見適用于華中財務(wù)共享中心及各成員單位。工作職責(zé)財務(wù)共享中心負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督成員單位對影像系統(tǒng)的使用；負(fù)責(zé)審核影像文件的真實性、合法性、完整性。各成員單位負(fù)責(zé)申購、保管、維護(hù)本單位影像掃描設(shè)備；負(fù)責(zé)按規(guī)范使用和管理影像系統(tǒng)；負(fù)責(zé)所掃描原始憑證的真實性、合法性、完整性；負(fù)責(zé)掃描上傳的影像文件與原始憑證一致；負(fù)責(zé)報賬單電子檔案影像文件的整理與歸檔。各成員單位負(fù)責(zé)定期組織實物單據(jù)與影像文件一致性、完整性的檢查。財務(wù)共享中心可采取多種方式抽查實物單據(jù)與影像文件的一致性、完整性。影像管理人員管理要求各單位應(yīng)根據(jù)實際工作需要指定影像管理人員（初審崗），對本單位發(fā)生的各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實物原始憑證進(jìn)行初審和收集，并建立原始憑證臺賬、進(jìn)行會計憑證整理。影像管理人員（初審崗）須熟悉本單位的財務(wù)管理制度，了解本單位相關(guān)業(yè)務(wù)知識，熟練掌握會計基礎(chǔ)規(guī)范、影像系統(tǒng)軟件、掃描設(shè)備的操作、發(fā)票的基礎(chǔ)知識、單據(jù)粘貼規(guī)范以及基本的財務(wù)管理知識。影像管理人員（初審崗）上崗、離職、更換，需報財務(wù)共享中心備案。影像業(yè)務(wù)報賬要求報賬人員在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，需按《報賬業(yè)務(wù)單據(jù)分類清單》（附件1）所規(guī)定的要求收集原始憑證、填制對應(yīng)的報賬單進(jìn)行業(yè)務(wù)報賬。報賬業(yè)務(wù)應(yīng)一事一報，不得將不同業(yè)務(wù)混填在一張報賬單。會計期末，成員單位應(yīng)按照期末關(guān)賬要求，分別在各類單據(jù)的規(guī)定時點（附件2）內(nèi)傳遞業(yè)務(wù)報賬單和影像文件。財務(wù)共享中心根據(jù)成員單位單據(jù)傳遞的及時程度，每季度出具時效分析報告，并向成員單位進(jìn)行情況通報。影像業(yè)務(wù)工作流程單據(jù)取得與粘貼業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時，須取得與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)一致、符合國家法律法規(guī)及管理制度規(guī)定、真實完整的原始單據(jù)，并按照《原始憑證粘貼規(guī)范》（附件3）要求進(jìn)行粘貼。單據(jù)影像上傳業(yè)務(wù)經(jīng)辦人可選擇自行上傳影像或通過影像管理人員（初審崗）上傳影像。（一）選擇自行上傳影像的，在提交業(yè)務(wù)報賬單和影像附件后，應(yīng)及時將粘貼好的紙質(zhì)原始憑證傳遞至影像管理人員（初審崗），影像管理人員（初審崗）應(yīng)檢查紙質(zhì)原始憑證是否與影像系統(tǒng)保持一致。發(fā)現(xiàn)不一致的，應(yīng)退回并查實原因。審核無誤的，應(yīng)在系統(tǒng)中簽收單據(jù)。（二）選擇通過影像管理人員（初審崗）提交上傳影像的，在線上提交業(yè)務(wù)報賬單后，應(yīng)及時整理好紙質(zhì)原始憑證傳遞至影像管理人員（初審崗）掃描。影像管理人員（初審崗）應(yīng)按紙質(zhì)單據(jù)順序進(jìn)行掃描操作，系統(tǒng)自動簽收。原始憑證掃描時應(yīng)確保影像清晰、內(nèi)容完整。掃描完成后確認(rèn)影像質(zhì)量符合要求，確保上傳影像資料與紙質(zhì)原始憑證一致。單據(jù)審批各業(yè)務(wù)審批人員及時對業(yè)務(wù)報賬單和影像文件進(jìn)行在線業(yè)務(wù)審批。單據(jù)稽核業(yè)務(wù)審批完成后，業(yè)務(wù)報賬單及影像文件進(jìn)入財務(wù)共享中心任務(wù)池，由財務(wù)共享中心專業(yè)崗進(jìn)行單據(jù)稽核。單據(jù)稽核時，須查看影像文件履行監(jiān)督義務(wù)，并審查影像文件是否與報賬單一致、影像文件是否清晰、完整。單據(jù)稽核后，應(yīng)分別選擇稽核通過、單據(jù)重掃、單據(jù)補(bǔ)掃和單據(jù)退回。單據(jù)重掃主要包括以下情形：對于因掃描或粘貼不規(guī)范影響財務(wù)共享中心辨識；附件不涉及金額、審批權(quán)限、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實質(zhì)等問題；附件涉及金額但有其他附件足夠支撐。影像管理人員（初審崗）收到影像重掃指令時，應(yīng)與重掃指令發(fā)起人、報賬人溝通，查明重掃原因。因報賬人原因?qū)е掠跋裎募o法稽核的，應(yīng)責(zé)成報賬人按要求完善原始單據(jù)，并做好單據(jù)重掃工作。影像管理人員（初審崗）收到影像重掃指令后，應(yīng)在1個工作日內(nèi)完成重掃。未及時完成的，可退回報賬單。單據(jù)結(jié)算與會計核算專業(yè)崗?fù)瓿苫撕?，由資金結(jié)算部辦理結(jié)算，各專業(yè)崗進(jìn)行會計核算。各崗位在辦理結(jié)算和核算時，均可通過查看影像文件履行相應(yīng)工作職責(zé)。影像補(bǔ)掃影像補(bǔ)掃主要指非銀企直聯(lián)賬戶的銀行回單及相關(guān)繳稅憑證補(bǔ)掃等，財務(wù)部門應(yīng)盡快取回相關(guān)資料，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時完成補(bǔ)掃，影像管理人員（初審崗）應(yīng)及時完成憑證匹配。影像業(yè)務(wù)檢查與歸檔影像業(yè)務(wù)檢查（一）成員單位應(yīng)組織檢查實物單據(jù)和影像文件的一致性。經(jīng)檢查發(fā)現(xiàn)實物單據(jù)和影像文件不一致的，成員單位應(yīng)及時完成整改，確保一致性。（二）財務(wù)共享中心應(yīng)采取多種方式抽查成員單位實物單據(jù)和影像文件的一致性，并對抽查發(fā)現(xiàn)不一致的情況進(jìn)行通報。影像及紙質(zhì)檔案歸檔（一）成員單位電子會計檔案在憑證審核記賬和期末關(guān)賬完成后歸檔。影像歸檔后，不得再做更改。（二）各成員單位負(fù)責(zé)制訂本單位紙質(zhì)會計檔案管理規(guī)范，及時匹配紙質(zhì)和電子會計檔案，組織本單位紙質(zhì)會計檔案管理，對紙質(zhì)會計檔案的真實性、完整性以及與電子檔案的一致性負(fù)責(zé)。其他管理任何單位和個人因以偽造、變造或復(fù)制的會計影像資料給企業(yè)造