學(xué)校人事檔案管理制度模版（2篇）

學(xué)校人事檔案管理制度模版一、前言本文件旨在規(guī)范和優(yōu)化學(xué)校人事檔案的管理，以確保檔案的安全性、完整性及適時(shí)維護(hù)。通過(guò)建立科學(xué)的管理制度，強(qiáng)化檔案管理，提升管理效率，從而促進(jìn)學(xué)校的穩(wěn)定發(fā)展。二、檔案管理基本原則1.法律法規(guī)遵循原則檔案管理活動(dòng)應(yīng)以相關(guān)法律法規(guī)為準(zhǔn)則，確保檔案的合法性與合規(guī)性。2.完備性原則每位員工的檔案需包含個(gè)人基本信息、任職資格、教育背景、獎(jiǎng)懲記錄等，以保證檔案的完整性。3.保密性原則嚴(yán)格保護(hù)員工的個(gè)人隱私，禁止未經(jīng)授權(quán)泄露檔案中的私密信息。4.及時(shí)性原則確保檔案信息的及時(shí)錄入、更新和檢索，以保持信息的時(shí)效性。5.安全性原則實(shí)施有效的安全管理措施，確保檔案的安全保存和使用。三、檔案管理具體措施1.檔案登記對(duì)每位員工的個(gè)人檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、婚姻狀況等基本信息。2.檔案分類依據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工檔案進(jìn)行分類歸檔，以保證檔案的清晰可讀和便于檢索。3.檔案存儲(chǔ)將歸檔的員工檔案妥善存放在專用檔案室或安全柜中，確保檔案的安全。4.檔案借閱員工如需借閱檔案，需填寫(xiě)申請(qǐng)表并經(jīng)授權(quán)，借閱后須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。5.檔案銷(xiāo)毀對(duì)過(guò)期或無(wú)效檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案的合規(guī)處理。6.檔案?jìng)浞荻ㄆ趯?duì)重要檔案進(jìn)行備份，防止信息丟失或損壞。四、檔案管理的責(zé)任與權(quán)利1.學(xué)校人事部門(mén)負(fù)責(zé)制定檔案管理制度，執(zhí)行檔案管理工作，監(jiān)督檔案的使用和保管。2.相關(guān)部門(mén)配合人事部門(mén)，確保檔案管理的順利進(jìn)行，及時(shí)提供相關(guān)信息，協(xié)助借閱和歸還工作。3.員工確保個(gè)人檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，合法使用檔案信息。五、檔案管理的監(jiān)督與檢查1.定期審查學(xué)校定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。2.不定期核查由專門(mén)監(jiān)察機(jī)構(gòu)進(jìn)行不定期的檔案管理核查，以保證管理的合規(guī)性和有效性。3.抽樣驗(yàn)證隨機(jī)抽樣檢查檔案信息的真實(shí)性和完整性，確保信息質(zhì)量與可靠性。六、檔案管理的處罰措施1.對(duì)違反檔案管理制度的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重采取口頭警告、書(shū)面警告、行政處分等相應(yīng)處罰。2.對(duì)檔案信息泄露或?yàn)E用的行為，將依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理，嚴(yán)重者將依法移交司法機(jī)關(guān)。七、附則本制度由學(xué)校人事部門(mén)負(fù)責(zé)解釋、修訂，并在全校范圍內(nèi)公布執(zhí)行。各機(jī)構(gòu)可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)男薷暮蛢?yōu)化。學(xué)校人事檔案管理制度模版（二）學(xué)校人事檔案管理規(guī)定一、總則學(xué)校作為復(fù)雜組織，需對(duì)人事檔案實(shí)施有效管理，以保證員工個(gè)人信息和工作記錄的安全、準(zhǔn)確和合規(guī)使用。本規(guī)定旨在規(guī)范學(xué)校人事檔案的建立、保管、查詢和使用，保障員工權(quán)益及學(xué)校運(yùn)營(yíng)的正常進(jìn)行。二、檔案建立與更新1.個(gè)人檔案應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）基本信息：包括員工姓名、性別、出生日期、籍貫、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等；（2）學(xué)歷與資格證明：如畢業(yè)證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等；（3）勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與學(xué)校簽訂的合同及續(xù)簽記錄；（4）工作經(jīng)歷：?jiǎn)T工的工作履歷、工作經(jīng)驗(yàn)證明等；（5）獎(jiǎng)懲記錄：?jiǎn)T工的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰情況；（6）考勤與假期記錄：?jiǎn)T工的考勤數(shù)據(jù)、請(qǐng)假記錄等；（7）其他相關(guān)資料：如配偶和子女信息、緊急聯(lián)系人信息等。2.檔案建立時(shí)間：（1）新員工入職時(shí)，應(yīng)在入職前向人力資源部提供個(gè)人信息，由人力資源部建立入職檔案；（2）員工晉升、調(diào)動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新并歸檔個(gè)人資料。3.檔案保管：（1）人力資源部負(fù)責(zé)員工個(gè)人檔案的管理，確保檔案安全；（2）電子檔案存儲(chǔ)于學(xué)校人事信息管理系統(tǒng)，定期備份；（3）紙質(zhì)檔案存放在專用檔案室，確保環(huán)境安全，防止未經(jīng)授權(quán)人員接觸；（4）檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案分類、整理、封存、借閱及歸還的管理工作，并記錄相關(guān)操作。三、檔案查詢與使用1.員工有權(quán)查看個(gè)人檔案，如需復(fù)制或提取資料，需填寫(xiě)查詢申請(qǐng)表，并由本人與檔案管理員簽字確認(rèn)；2.其他部門(mén)在合法合規(guī)且有需要的情況下，可申請(qǐng)查詢員工檔案，需由部門(mén)負(fù)責(zé)人與檔案管理員簽字確認(rèn)；3.查詢應(yīng)限于與查詢者職責(zé)相關(guān)的范圍，確保查詢目的合法性；4.對(duì)敏感信息（如健康狀況、財(cái)產(chǎn)狀況等）應(yīng)嚴(yán)格保密，僅限授權(quán)人員查閱和使用。四、檔案銷(xiāo)毀與保密1.個(gè)人檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)，如勞動(dòng)法、人事檔案管理法等；2.檔案銷(xiāo)毀需經(jīng)過(guò)審批，由專人操作，確保銷(xiāo)毀過(guò)程記錄完整，保障檔案安全；3.學(xué)校應(yīng)建立數(shù)據(jù)保護(hù)制度，對(duì)敏感信息進(jìn)行加密和權(quán)限控制，防止未經(jīng)授權(quán)的查閱和使用。五、違規(guī)處理與責(zé)任追究對(duì)于違反本規(guī)定進(jìn)行人事檔案管理的行為，學(xué)校將嚴(yán)肅處理，對(duì)責(zé)任人采取警告、記過(guò)、降職、辭退等處罰措施。對(duì)于嚴(yán)重?fù)p害檔案或?yàn)E用信息的行為，學(xué)校將依法追究法律責(zé)任。六、其他本規(guī)定自發(fā)布