公司檔案與信息管理規(guī)定

公司檔案與信息管理規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u5484第一章總則 1273991.1目的與依據(jù) 1149961.2適用范圍 1192021.3管理原則 13049第二章檔案管理組織與職責(zé) 2256802.1檔案管理部門職責(zé) 2298752.2各部門檔案管理職責(zé) 230200第三章檔案分類與編號 375013.1檔案分類標(biāo)準(zhǔn) 378203.2檔案編號規(guī)則 32826第四章檔案的收集與整理 3130724.1檔案收集流程 3306954.2檔案整理要求 48795第五章檔案的保管與存儲 4268885.1檔案保管條件 4286915.2檔案存儲方式 4553第六章檔案的利用與查閱 4278936.1檔案利用流程 4177506.2檔案查閱規(guī)定 515890第七章信息管理 5106707.1信息收集與整理 548927.2信息安全與保密 52304第八章附則 5112618.1解釋權(quán)與修訂權(quán) 690848.2施行日期 6第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強(qiáng)公司檔案與信息管理，提高檔案與信息的利用價值，保證公司各項活動的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實際情況，特制定本規(guī)定。1.2適用范圍本規(guī)定適用于公司內(nèi)部各類檔案與信息的管理，包括但不限于行政管理、財務(wù)會計、人力資源、市場營銷、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案與信息。1.3管理原則公司檔案與信息管理遵循以下原則：（1）集中統(tǒng)一管理原則：公司各類檔案與信息由專門的管理部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證檔案與信息的完整性和安全性。（2）分類管理原則：根據(jù)檔案與信息的內(nèi)容、性質(zhì)和用途，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。（3）真實性和完整性原則：保證檔案與信息的內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映公司的各項活動和業(yè)務(wù)情況。（4）保密性原則：嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案與信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（5）便利性原則：檔案與信息的管理應(yīng)便于公司內(nèi)部人員的查閱和利用，提高工作效率。第二章檔案管理組織與職責(zé)2.1檔案管理部門職責(zé)（1）制定和完善公司檔案管理制度，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（2）負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證檔案的完整性和安全性。（3）對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，保證公司檔案管理工作的整體水平。（4）開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（5）負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，保證庫房環(huán)境符合檔案保管的要求。2.2各部門檔案管理職責(zé)（1）各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，保證檔案的及時性和準(zhǔn)確性。（2）按照公司檔案管理制度的要求，將本部門的檔案按時移交至檔案管理部門。（3）配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（4）對本部門的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案丟失、損壞或泄露。（5）負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保密工作，嚴(yán)格遵守公司的保密制度。第三章檔案分類與編號3.1檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（1）公司檔案按照內(nèi)容和性質(zhì)分為行政管理類、財務(wù)會計類、人力資源類、市場營銷類、技術(shù)研發(fā)類等多個類別。（2）行政管理類檔案包括公司的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、公文往來、行政事務(wù)等方面的文件材料。（3）財務(wù)會計類檔案包括財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)申報等方面的文件材料。（4）人力資源類檔案包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等方面的文件材料。（5）市場營銷類檔案包括市場調(diào)研、銷售合同、客戶資料、營銷策劃等方面的文件材料。（6）技術(shù)研發(fā)類檔案包括項目文檔、技術(shù)報告、專利申請、研發(fā)成果等方面的文件材料。3.2檔案編號規(guī)則（1）檔案編號采用分類編號法，由大類代碼、小類代碼和流水號組成。（2）大類代碼采用漢語拼音首字母表示，如行政管理類為XZGL，財務(wù)會計類為CWKJ，人力資源類為RLZY，市場營銷類為SCYX，技術(shù)研發(fā)類為JSYF。（3）小類代碼根據(jù)各類檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，采用數(shù)字表示。（4）流水號為從001開始的三位數(shù)字，按照檔案的形成時間順序依次編號。第四章檔案的收集與整理4.1檔案收集流程（1）各部門按照檔案管理的要求，定期將本部門產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集和整理。（2）對收集的檔案進(jìn)行初步審核，保證檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。（3）填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案管理部門。（4）檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行再次審核，如發(fā)覺問題及時與相關(guān)部門溝通解決。（5）審核通過的檔案進(jìn)行登記入庫，建立檔案管理臺賬。4.2檔案整理要求（1）按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行分類，保證分類準(zhǔn)確、合理。（2）對檔案進(jìn)行編號，保證編號的唯一性和規(guī)范性。（3）對檔案進(jìn)行裝訂或裝盒，保證檔案的整齊和美觀。（4）編寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、頁數(shù)等信息，便于查找和利用。（5）對整理好的檔案進(jìn)行歸檔，按照分類和編號存放至檔案庫房的相應(yīng)位置。第五章檔案的保管與存儲5.1檔案保管條件（1）檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵等設(shè)施，保證檔案的安全。（2）庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（3）定期對庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證庫房設(shè)施的正常運(yùn)行。（4）嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、使用明火或存放易燃易爆物品。5.2檔案存儲方式（1）紙質(zhì)檔案應(yīng)存放于檔案柜或檔案架中，按照分類和編號進(jìn)行排列。（2）電子檔案應(yīng)存儲于專門的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。（3）對珍貴檔案和重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加鎖保管等。（4）檔案的存儲應(yīng)便于查找和利用，同時要注意保護(hù)檔案的隱私和安全。第六章檔案的利用與查閱6.1檔案利用流程（1）公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時間等信息。（2）申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（3）檔案管理部門根據(jù)申請表的內(nèi)容，在規(guī)定的時間內(nèi)為查閱人提供檔案查閱服務(wù)。（4）查閱人在查閱檔案時，應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（5）查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并填寫《檔案查閱登記表》。6.2檔案查閱規(guī)定（1）公司內(nèi)部人員查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出指定地點。（2）外部單位查閱公司檔案時，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并提供相關(guān)證明材料，在檔案管理部門人員的陪同下進(jìn)行查閱。（3）檔案查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對查閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。（4）檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和保密性，對查閱權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，保證檔案的安全。第七章信息管理7.1信息收集與整理（1）公司各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)收集本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，包括市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、競爭對手信息等。（2）對收集的信息進(jìn)行篩選、分類和整理，保證信息的準(zhǔn)確性和有效性。（3）將整理好的信息及時上報至公司信息管理部門，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理和分析。7.2信息安全與保密（1）加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，防止信息泄露、篡改和丟失。（2）對涉及公司機(jī)密的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，制定相應(yīng)的保密制度和措施，明保證