技術文件管理制度

PAGEXXXXXXXXXX有限公司技術文件管理制度文件編號：HYT/JS-GL-001制修部門：技術部版本：A/0編制審核審批2013－09－11發(fā)布2013－09－11實施XXXXXXXXXX有限公司發(fā)布目的為規(guī)范公司質(zhì)量管理體系文件中各類技術文件的控制，使用與保存，發(fā)放和管理，確保各使用部門可隨時獲得、使用有效的文件版本，防止錯用作廢技術文件，特制定本規(guī)定。適用范圍本管理制度規(guī)定了XXXXXXXXX有限公司技術文件控制的原則和方法，適用于程序文件未涉及到的公司各類技術文件的控制與管理。職責技術總監(jiān)負責所有技術文件的批準。技術部是技術文件的歸口管理部門，由技術文員負責技術文件的發(fā)放及技術文件編號的管理，并對技術文件進行控制和管理。各部門對本部門所使用的技術文件進行控制管理。技術文件的分類企業(yè)標準：產(chǎn)品標準，設計、施工、驗收標準。技術性管理文件：技術規(guī)范、制度、辦法、導則、細則。圖紙：產(chǎn)品設計圖紙、工藝圖紙、工裝圖紙。工藝文件：裝配工藝、生產(chǎn)工藝。產(chǎn)品資料：說明書、驗證方案、裝箱清單技術文件的編號企業(yè)標準Q/HYT×××-××××年代號（四位）順序號（三位）企業(yè)代號企業(yè)標準代號技術性管理文件HYT/JS-GL-×××順序號（三位）管理性文件代號技術文件代號企業(yè)代號HYT/JS-GL-×××-R××記錄順序號（兩位）順序號管理性文件代號技術文件代號企業(yè)代號圖紙產(chǎn)品圖紙：TZXX-XX零件順序號：用01、02、03表示產(chǎn)品代號：用01、02、03表示產(chǎn)品圖紙代號如：TZ01-01表示01號產(chǎn)品的01號零件TZ01-01-01表示01號產(chǎn)品中01號零件的01號零件若零件由多個零件裝配組成，則在編號后面加上“-00”來表示。如：TZ01-01-00表示01號產(chǎn)品的01號零件的裝配圖紙TZ01-01-01-00表示01號產(chǎn)品中01號零件的01號零件的裝配圖紙若零件由多道工序完成，則在編號后面加上“-1P（2P、3P…）”來表示。如：TZ01-01-1P表示01號產(chǎn)品的01號零件的第一道工序TZ01-01-01-1P表示01號產(chǎn)品中01號零件的01號零件的第一道工序1P、2P、3P……表示不同工序，如毛坯圖、焊接圖、激光雕刻圖、絲網(wǎng)印刷圖等。工裝圖紙GZTZXX-XX零件順序號：用01、02、03表示工裝代號：用A1、A2、A3B1、B2表示工裝圖紙代號其余同產(chǎn)品圖紙。工藝圖紙：（紙箱、包裝、接線、原理圖、管路圖）GYTZXX-XX零件順序號：用01、02、03表示產(chǎn)品代號工藝圖紙代號其余同產(chǎn)品圖紙。產(chǎn)品代號表代號產(chǎn)品名稱產(chǎn)品型號01微生物限度檢驗儀YT-X30002過濾杯F50/F60/C5003一次性微孔濾膜——04反復使用薄膜過濾器FA5005微生物限度過濾支架YT-X22006集菌儀YT-60207接觸平板D55/A/B/C/D、D90/A/B/C/D、SA2008勻漿儀YT-76109集菌儀YT-60110微生物限度過濾支架YT-X33011微生物限度檢驗儀YT-X30112集菌培養(yǎng)器——13總有機碳（TOC）分析儀YT-100014集菌儀YT-60315集菌儀YT-60816集菌儀YT-60617培養(yǎng)基自動分配儀儀YT-P50018αβ閥YT-DN50/YT-DN100/YT-DN15019汽化過氧化氫（VHP）滅菌器YT-V100020無菌隔離器——21微生物限度檢驗儀YT-X30322無菌傳遞艙YT-STC500/YT-STC800PCB板YT××××××××××.PCBPCB（代表是產(chǎn)品PCB板）日期（六位）產(chǎn)品型號公司代號例：①YTX30020130910.PCB代表2013年9月10日生效的微生物限度檢驗儀YT-X300PCB板。②YT60120130910.PCB代表2013年9月10日生效的集菌儀YT-601PCB板。5.6程序YT××××V×.×程序小改動（針對不同客戶要求進行的小改動）程序大改動V代表是程序的版本號產(chǎn)品型號公司代號例：①YTX300V1.1代表微生物限度檢驗儀YT-X300第一版程序武漢某公司項目②YTX300V2.0代表微生物限度檢驗儀YT-X300第二版程序③YT601V2.0代表集菌儀YT-601第二版程序5.7其他文件HYT/XX-××-××順序號（兩位）產(chǎn)品代號（如果文件不屬于哪種產(chǎn)品則用00表示）文件代號（見表一）公司代號注：與其他類文件相對應的記錄編號HYT/XX-××-××-R××記錄順序號順序號產(chǎn)品代號（如果文件不屬于哪種產(chǎn)品則用00表示）文件代號（見表一）公司代號表一序號文件代號文件名稱范圍1GY工藝文件裝配工藝、生產(chǎn)工藝、操作規(guī)程、試驗方法2SM使用說明書使用說明書、軟件說明書3ZM合格證合格證、證明4ZD裝箱單裝箱單5YS驗收文件驗收報告、驗收確認單6ML目錄圖樣目錄、文件目錄、零部件明細、標準件明細、外購件明細、匯總表、清單7TZ通知技術通知文件的編制、審批各部門負責本部門技術文件的編寫，技術部提供唯一性文件編號，各使用部門會簽，并經(jīng)部門負責人審核確認后，由技術總監(jiān)簽發(fā)批準后實施。企業(yè)標準經(jīng)技術總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準后發(fā)布實施。文件的收發(fā)由技術部負責技術文件的收發(fā)管理，并填寫《文件目錄清單》進行有效控制。文件發(fā)布后，技術部按照發(fā)放范圍將文件發(fā)放至各使用部門，發(fā)放時在文件正面處加蓋受控章，注明分發(fā)號與日期，并填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，確保執(zhí)行部門均能得到有效文件。因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，日期是領用該新文件的日期，并收回相應舊文件；收回的破損文件加蓋“作廢”印章并及時銷毀。當文件丟失時，使用部門須提出《文件補發(fā)申請單》，并經(jīng)部門負責人審核，報技術經(jīng)理批準后，技術部給予新的文件（分發(fā)號一樣，日期不同），并在原發(fā)放記錄上注明已丟失的文件失效。當原文件失效或者作廢時，需要發(fā)放文件與簽收文件的負責人同時簽字以確認簽回，并及時銷毀。文件的更改文件需修訂或更改時，由原編制部門提出申請，填寫《文件更改申請單》，經(jīng)部門負責人審核，技術總監(jiān)批準，由技術部組織文件修改。更改方式可采用劃改、換頁或換版。對換版文件和撤出的原頁由技術部收回，加蓋“作廢”印章并統(tǒng)一銷毀，需要保留的加蓋“作廢保留”印章進行標識，同時保留《文件更改申請單》。8.3少量的文件更改，文件更改的受權人可采用紅水筆在原文件上劃改，并在修改處注明更改標記，用 eq\o\ac(○,a)、eq\o\ac(○,b) …..表示。在修改狀態(tài)中用A/0、A/1、A/2……A/n，B/0、B/1、B/2…..B/n等表示，A/0表示第一版第0次修改，B/0表示第二版第0次修改……依次類推，A/n表示第一版第n次修改。文件修改10次以后必須進行換版。量多的文件更改可采用換頁方式，但必須填寫《文件更改申請單》，批準后方可更改。8.4文件換版時必須填寫《文件更改申請單》，批準后方可更改，版本號用A、B、C…表示。8.5為了便于閱讀，文件累計更改面積不得大于該頁有效面積1/4或劃改次數(shù)不超過5次，否則須做換頁或換版處理。文件的保存文件必須分類存放在干燥通風、安全的地方；各部門及文件持有人要妥善保管好文件，分類管理，便于查找，防止文件損壞或丟失。任何人不得在受控文件上亂涂亂改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。文件的作廢與銷毀當文件需要作廢時，由原編制部門提出申請，填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)部門負責人審核，技術總監(jiān)批準，由技術部回收銷毀。由技術部從所持有部門收回作廢文件，加蓋“作廢”印章，統(tǒng)一進行銷毀，在《文件發(fā)放、回收記錄》上注明銷毀，并在《文件目錄清單》上注明作廢。為某種原因需保留的任何已作廢的文件，加蓋“作廢保留”印章進行標識。