采購流程與費用控制管理制度

采購流程與費用掌控管理制度1.前言為了規(guī)范企業(yè)的采購流程和掌控費用，提高采購效率和節(jié)省本錢，訂立本管理制度。本制度適用于全部企業(yè)員工在進行采購活動時的相關(guān)行為和規(guī)定。2.采購申請2.1采購需求確認2.1.1部門負責(zé)人負責(zé)確認其所屬部門的采購需求，并填寫采購申請表。2.1.2采購申請表需要包含以下內(nèi)容：采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等認真信息；采購理由和必需性說明；預(yù)算金額；估計采購時間。2.2采購申請審批2.2.1采購申請表需提交給上級主管進行審批，審批人需確認采購需求的合理性和必需性。2.2.2審批結(jié)果應(yīng)在兩個工作日內(nèi)予以申請人回復(fù)，審批通過后，進入下一流程。2.2.3若申請被拒絕，需要給出明確的拒絕理由，并通知申請人。2.2.4對于涉及較大金額的采購申請，可能需要進一步審批，須依照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與談判3.1供應(yīng)商資質(zhì)審查3.1.1采購部門依據(jù)采購需求，對潛在供應(yīng)商進行資質(zhì)審查。重要審查內(nèi)容包含供應(yīng)商的注冊情況、經(jīng)營資質(zhì)、信譽度等。3.1.2采購部門需建立供應(yīng)商資質(zhì)審查檔案，記錄審查結(jié)果和相關(guān)文件。3.2供應(yīng)商選擇3.2.1采購部門依據(jù)供應(yīng)商資質(zhì)審查結(jié)果，選擇若干合適的供應(yīng)商進行邀請。3.2.2邀請供應(yīng)商時，應(yīng)明確采購的具體要求和標準，并供應(yīng)一份書面邀請函。3.3談判與合同簽訂3.3.1采購部門與供應(yīng)商進行談判，商討價格、交貨條件、質(zhì)量要求等。3.3.2談判結(jié)果需以書面形式記錄下來，并由雙方確認。3.3.3為了保障采購合同的合法性和有效性，全部采購合同需經(jīng)法務(wù)部門審核并加蓋公章后生效。4.采購執(zhí)行與監(jiān)控4.1采購訂單下達4.1.1采購部門依據(jù)談判結(jié)果，下達采購訂單給供應(yīng)商，并抄送相關(guān)部門。4.1.2采購訂單應(yīng)包含以下內(nèi)容：采購物品的具體信息；價格；交貨時間和地方；付款方式。4.2采購進度跟蹤4.2.1采購部門需與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解采購進度，并記錄在采購進度表中。4.2.2若顯現(xiàn)采購進度耽擱或其他問題，需及時通知相關(guān)部門，并與供應(yīng)商進行協(xié)商解決。4.3質(zhì)量檢查與驗收4.3.1采購部門負責(zé)對所采購的物品進行質(zhì)量檢查。4.3.2若物品質(zhì)量不符合要求，需及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其進行處理。4.3.3采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對采購物品進行驗收，確保其質(zhì)量和規(guī)格符合要求。5.費用掌控5.1預(yù)算管理5.1.1各部門在提出采購申請時，需要依照公司預(yù)算管理要求填寫預(yù)算金額。5.1.2采購部門和財務(wù)部門需對采購費用進行預(yù)算和核算，確保在預(yù)算范圍內(nèi)完成采購活動。5.2費用審批5.2.1采購費用需依照公司相關(guān)費用審批流程進行審批。5.2.2采購費用審批應(yīng)明確費用的用途、金額和支出方式，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核。5.2.3審批后的采購費用需及時記錄并歸檔。5.3費用監(jiān)控5.3.1財務(wù)部門負責(zé)對采購費用進行監(jiān)控，確保費用的合理性和可控性。5.3.2對于超出預(yù)算的采購費用，需進行解釋和說明，并采取相應(yīng)措施進行調(diào)整和掌控。6.附則6.1本制度需進行定期的評估和修訂，以適應(yīng)公司采購需求和管理要求的變動。6.2全部員工必需遵守本制度的要求，不得擅自修改或違反制度規(guī)定。6.3對于違反本制度的員工，將進行相應(yīng)的紀律處分，并承當相應(yīng)的法律責(zé)任。6.4本制度自頒布之日起生效，廢止之前相關(guān)制度。以上就是