行助崗位職責

行助崗位職責1.背景與目的為了確保企業(yè)的高效運營和全面管控，規(guī)范員工的行助崗位職責，提高崗位工作效率和質(zhì)量，訂立本規(guī)章制度。2.適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全部行助崗位的員工，包含但不限于行政助理、行政主管等。3.職責劃分及說明3.1行政助理行政助理是公司行政部門的緊要助手，重要負責以下職責：3.1.1文件和資料管理負責接受、分發(fā)和歸檔公司內(nèi)部和外部的文件、信件、傳真等，確保文件的安全和保密性；維護文件管理系統(tǒng)，確保文件的及時更新、準確性和可訪問性；依照要求整理、歸檔文件，并負責檢索和供應(yīng)相關(guān)文件；形成工作匯報和周報，提交給上級主管。3.1.2辦公室設(shè)備維護負責辦公室設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)，包含但不限于打印機、復(fù)印機、傳真機等；定期檢查設(shè)備的工作狀態(tài)，解決設(shè)備故障，并及時向相關(guān)部門報修；確保辦公設(shè)備的正常使用和保密性，避開信息泄露的風險；提出設(shè)備更新和維護和修理的建議，提高辦公效率和工作質(zhì)量。3.1.3會議和行程布置幫助布置和組織公司會議，包含但不限于預(yù)訂會議室、邀請參會人員、布置會議設(shè)備等；負責會議記錄和會議紀要的整理和歸檔，確保會議效果的跟進和落實；幫助布置和跟進公司領(lǐng)導(dǎo)的行程布置，包含但不限于機票預(yù)訂、酒店布置、行程更改等。3.1.4辦公用品和料子采購依據(jù)部門需求，負責辦公用品和料子的采購工作，確保供應(yīng)的及時性和質(zhì)量；維護供應(yīng)商的信息和合作關(guān)系，尋求更優(yōu)質(zhì)的采購渠道和價格；跟蹤辦公用品的庫存情況，及時增補和更新，避開顯現(xiàn)斷貨和揮霍的情況。3.2行政主管行政主管是行政助理的管理者，重要負責以下職責：3.2.1行政助理團隊管理負責行政助理團隊的組建、培訓(xùn)和管理，確保團隊成員的工作效率和動力；訂立行政助理工作的相關(guān)制度、流程和工作標準，提高工作質(zhì)量和效率；對行政助理的工作進行考核和評價，供應(yīng)必需的培訓(xùn)和引導(dǎo)。3.2.2行政預(yù)算和費用掌控負責行政預(yù)算的訂立和掌控，確保費用的合理性和可控性；審核行政助理提交的費用報銷申請，確保費用的合規(guī)和合理性；尋求行政本錢節(jié)省和效益提升的機會，提出相關(guān)建議并予以實施。3.2.3管理辦公空間和設(shè)施負責辦公空間的規(guī)劃和管理，包含但不限于工位調(diào)配、設(shè)備配置等；確保辦公設(shè)施的正常運作和維護，及時處理設(shè)備故障和維護和修理問題；跟蹤和維護辦公環(huán)境的乾凈和安全，保障員工的舒適感和工作效率。3.2.4與其他部門的協(xié)調(diào)溝通協(xié)調(diào)行政部門與其他部門的工作，確?？绮块T的信息流通和協(xié)同工作；處理與外部供應(yīng)商和機構(gòu)的合作事宜，建立和維護良好的合作關(guān)系；及時反饋跨部門工作中的問題和需求，幫助解決，并推動工作的順利進行。4.違規(guī)處理與獎懲措施對于違反本規(guī)章制度的行政助理，依照公司相關(guān)規(guī)定予以處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、停薪留職、解聘等。5.附則本規(guī)章制度由行政管理部門負責解釋和修訂，并報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。規(guī)章制度的增補和修訂，需經(jīng)行政管理部門和相關(guān)崗位人員共同商討和確認