醫(yī)院檔案管理制度范本

醫(yī)院檔案管理制度范本一、總則為規(guī)范醫(yī)院檔案的管理和使用，保證醫(yī)療服務質(zhì)量和安全，同時滿足法律法規(guī)的要求，特訂立本制度。二、檔案管理的目的和原則1.目的確保醫(yī)院檔案的真實、完整、準確、安全，而且能夠便捷地檢索和利用，為醫(yī)院的科研、教學、醫(yī)療管理等供應支持。2.原則法律遵從：檔案管理必需嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度。效率優(yōu)先：提高檔案管理的效率和便利性，以滿足各部門和人員的工作需求。檔案保護：對檔案應采取科學、系統(tǒng)的保護措施，確保檔案的安全可靠。監(jiān)督完善：建立起監(jiān)督、評估和改進檔案管理工作的機制，確保管理工作的規(guī)范性和連續(xù)改進。三、檔案歸檔和整理管理1.檔案歸檔檔案分類：依照醫(yī)院的業(yè)務科室、個人身份等，對檔案進行分類歸檔。檔案登記：每份歸檔檔案必需經(jīng)過登記，包含檔案編號、題名、份數(shù)以及歸檔人等信息。檔案封裝：歸檔檔案應封裝存放，封裝資料須附有封裝說明，確保檔案的保管環(huán)境。檔案標識：歸檔檔案應貼有標簽，并標明檔案的類別和保密級別。2.檔案整理定期整理：定期對檔案進行分類整理，及時清理和更新過期、無效的檔案。檔案裝訂：對檔案文件進行裝訂，保證檔案的完整性和可讀性。檔案修復：對破損的檔案進行修復，并記錄修復情況和修復時間。四、檔案保管和查詢授權(quán)管理1.檔案保管檔案庫房：醫(yī)院應設立特地的檔案庫房，確保檔案的安全和環(huán)境掌控。出入登記：對檔案的出入庫進行登記，包含文件名稱、檔案編號、借閱人和接收人等信息。溫濕度掌控：檔案庫房應保持適合的溫濕度，防止檔案受潮或變形。防火防盜：檔案庫房應配備消防設施和安全防護措施，并定期進行檢查和維護。2.檔案查詢授權(quán)管理查詢權(quán)限：醫(yī)院應依據(jù)不同人員的職責和需要，設定不同的檔案查詢權(quán)限。查詢登記：對檔案的查詢進行登記，包含查詢?nèi)?、查詢目的和查詢時間等信息。保密措施：對于涉及患者隱私和敏感信息的檔案，應加強保密措施，并限制查詢權(quán)限。五、檔案借閱和移交管理1.檔案借閱借閱申請：借閱者必需提前填寫借閱申請表，并注明借閱目的和借閱時間等信息。批準審批：檔案管理員對借閱申請進行審批，審批通過后方可借閱檔案。借閱登記：每次借閱檔案必需進行登記，包含檔案編號、借閱者、借閱時間和歸還日期等信息。借閱期限：借閱者應依照規(guī)定的借閱期限使用檔案，并定時歸還。2.檔案移交移交申請：醫(yī)院各科室在需要移交檔案時，必需提前向檔案管理部門提出移交申請。移交審批：檔案管理員對移交申請進行審批，并進行移交手續(xù)的辦理。移交記錄：對移交的檔案進行記錄，包含移交檔案的清單、移交人和接收人等信息。六、檔案銷毀和轉(zhuǎn)存管理1.檔案銷毀銷毀依據(jù)：對于過期、無效或需要銷毀的檔案，必需有明確的銷毀依據(jù)，并經(jīng)過相關(guān)部門的審批。執(zhí)行程序：檔案管理員負責組織檔案的銷毀工作，確保銷毀操作符合相關(guān)的法律法規(guī)要求。銷毀記錄：對銷毀的檔案進行記錄，包含銷毀日期、銷毀數(shù)量和銷毀方式等信息。2.檔案轉(zhuǎn)存轉(zhuǎn)存要求：依據(jù)檔案的保管期限和實際需要，對需要長期保存但不常用的檔案進行轉(zhuǎn)存。轉(zhuǎn)存程序：檔案管理員負責組織檔案的轉(zhuǎn)存工作，確保轉(zhuǎn)存操作符合相關(guān)規(guī)定。轉(zhuǎn)存記錄：對轉(zhuǎn)存的檔案進行記錄，包含轉(zhuǎn)存日期、轉(zhuǎn)存數(shù)量和轉(zhuǎn)存位置等信息。七、檔案安全和備份管理1.檔案安全保密措施：對于涉及患者隱私和敏感信息的檔案，應加強保密措施，并限制查詢和使用權(quán)限。防災措施：醫(yī)院應采取適當?shù)姆阑?、防水和防盜措施，確保檔案的安全。可讀性保證：采取合適的措施，防止檔案受潮、變形或損壞，確保檔案的可讀性。2.檔案備份備份頻率：醫(yī)院應定期進行檔案的備份，確保檔案的信息不會由于意外事件而丟失。備份媒介：選擇合適的備份媒介，并進行存放和維護，以確保備份數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定性?；謴蜏y試：定期進行備份數(shù)據(jù)的恢復測試，確保備份數(shù)據(jù)的可靠性和可恢復性。八、檔案管理評估和改進1.評估要求定期評估：醫(yī)院應定期進行檔案管理工作的評估，包含檔案的保管、使用和管理情況等。評估指標：建立科學、合理的評估指標體系，對檔案管理工作進行全面、客觀的評價。2.改進措施改進看法：依據(jù)評估結(jié)果，提出檔案管理工作的改進看法，并訂立相關(guān)改進措施。實施計劃：訂立檔案管理改進的具體實施計劃，明確責任人和時間節(jié)點