DB 3305-T 211-2021 民政社會(huì)救助檔案管理規(guī)范

ICS03.080.20

A14

DB3305

浙江省湖州市地方標(biāo)準(zhǔn)

DB3305/T211—2021

民政社會(huì)救助檔案管理規(guī)范

2021-11-15發(fā)布2021-11-16實(shí)施

湖州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布

DB3305/T211—2021

民政社會(huì)救助檔案管理規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了民政社會(huì)救助檔案管理的基本要求、工作流程、檔案收集、整理與歸檔、利用、移交、

鑒定、銷毀、檔案信息化等內(nèi)容。

本文件適用于民政社會(huì)救助檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

DA/T31紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

GB/T9705文書檔案案卷格式

GB/T18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

3術(shù)語和定義

3.1

民政社會(huì)救助檔案

在民政部門管理職責(zé)范疇內(nèi)，在最低生活保障、最低生活保障邊緣、支出型貧困、特困供養(yǎng)人員、

臨時(shí)救助等社會(huì)救助的審核、審批、日常管理和服務(wù)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲

像等不同形式和載體的歷史記錄。

4基本要求

4.1組織管理

應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)實(shí)施、分類管理、集中保管的原則?？h（區(qū)）級(jí)民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)

當(dāng)分別建立民政社會(huì)救助檔案,其中紙質(zhì)檔案管理要求應(yīng)符合DA/T31的要求。

縣（區(qū)）級(jí)民政部門負(fù)責(zé)本地區(qū)民政社會(huì)救助檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入本地區(qū)社

會(huì)救助工作中統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、檢查審核；縣（區(qū)）級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)本地區(qū)民政社會(huì)救助

檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）按照分工負(fù)責(zé)要求，做好本級(jí)社會(huì)救助檔案的收集、整理、歸檔、

保管和利用工作。

4.2人員要求

應(yīng)明確分管領(lǐng)導(dǎo)，配備專（兼）職檔案管理人員，并保持相對穩(wěn)定，檔案管理人員應(yīng)具備專業(yè)知識(shí)，

熟悉業(yè)務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）民政助理員應(yīng)兼本轄區(qū)社會(huì)救助檔案管理工作。

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4.3制度建設(shè)

4.3.1應(yīng)建立立卷歸檔、保管、保密、利用、移交、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀、登記備份、崗位職責(zé)等各項(xiàng)

制度，確保檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和有效性。

4.3.2檔案管理部門應(yīng)對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害制定應(yīng)急預(yù)案，提高對各種險(xiǎn)情的應(yīng)急搶險(xiǎn)

能力,最大限度地防止災(zāi)害對檔案可能造成的損害。

4.4檔案室管理

縣（區(qū)）級(jí)民政部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）應(yīng)將民政社會(huì)救助業(yè)務(wù)檔案保管納入本級(jí)綜合檔案室集中統(tǒng)一

管理。有條件的單位也可單獨(dú)設(shè)立專門檔案室，檔案室的安全管理應(yīng)符合檔案庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求。

同時(shí)，根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的信息技術(shù)設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

注：檔案庫房“八防”包括防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。

5工作流程

檔案管理工作流程包括收集、整理與歸檔、統(tǒng)計(jì)、利用、移交、鑒定、銷毀。

圖1檔案管理工作流程圖

6檔案收集

2

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6.1范圍和期限

社會(huì)救助檔案的歸檔規(guī)范和保管期限見附錄A。

6.2收集要求

收集歸檔的民政社會(huì)救助文件材料應(yīng)真實(shí)有效、信息完整、字跡工整、數(shù)字準(zhǔn)確、圖樣清晰，簽字

蓋章、日期等具有法律效力的標(biāo)識(shí)完整齊備，印刷書寫材料、紙張和裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。

7整理與歸檔

7.1分類

應(yīng)分為5個(gè)類別，具體是：最低生活保障家庭檔案（類別代碼DB）、最低生活保障邊緣家庭檔案（類

別代碼DBB）、支出型貧困家庭檔案（類別代碼ZP）、特困供養(yǎng)人員檔案（類別代碼TG）、臨時(shí)救助檔

案（類別代碼LJ）。

7.2組卷

組卷應(yīng)采用“年度-類別-縣鄉(xiāng)兩級(jí)代碼”方法，案卷原則上按照“一戶一檔”的方式整理歸檔。同

一類別同一戶主內(nèi)文件材料排列順序相對一致。

7.3檔號(hào)編制

檔號(hào)編制由全宗號(hào)、年度、檔案類別、縣（區(qū)）級(jí)代碼、鄉(xiāng)級(jí)代碼、案卷號(hào)、順序號(hào)組成。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)示例如下：

J072——2021˙DB——330522103——001——001

順序號(hào)

案卷號(hào)

鄉(xiāng)級(jí)代碼

縣（區(qū)）級(jí)代碼

檔案類別代碼

年度

全宗號(hào)

其中，全宗號(hào)由縣（區(qū)）級(jí)國家綜合檔案館給定；檔案類別號(hào)按照檔案分類填寫；縣鄉(xiāng)兩級(jí)代碼按

照行政區(qū)域代碼劃定填寫；案卷號(hào)按照同一年度同一類別順序依次編流水號(hào)，從“001”開始依次標(biāo)注；

順序號(hào)為一案卷內(nèi)文件材料的流水號(hào)，從“001”開始依次標(biāo)注。

7.4編目

目錄應(yīng)包括案卷級(jí)目錄和卷內(nèi)文件目錄。

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7.4.1案卷級(jí)目錄

應(yīng)編制案卷級(jí)目錄，案卷級(jí)目錄著錄項(xiàng)目應(yīng)包括：檔號(hào)、全宗號(hào)、年度、檔案類別、縣（區(qū)）級(jí)代

碼、鄉(xiāng)級(jí)代碼、案卷號(hào)、案卷題名、保管期限、總頁數(shù)、備注。檔案案卷目錄見附錄表B.4。

7.4.2卷內(nèi)文件目錄

每卷應(yīng)編制卷內(nèi)文件級(jí)目錄，卷內(nèi)文件目錄著錄項(xiàng)目應(yīng)包括：順序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題

名、文件形成時(shí)間、頁號(hào)、備注。卷內(nèi)文件目錄見附錄表B.2。

7.5頁號(hào)

卷內(nèi)文件材料有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編制頁號(hào)，單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號(hào)；雙面書

寫的文件材料，正面在右上角、背面在左上角編制頁號(hào)。

7.6案卷封面

每卷應(yīng)編制案卷封面。按照“一戶一卷”要求填寫案卷封面內(nèi)容，案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、

檔案類別、案卷內(nèi)容、卷內(nèi)文件起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)件數(shù)和頁數(shù)、歸檔號(hào)。案卷封面見附錄表

B.1。

7.7卷內(nèi)備考表

7.7.1每卷應(yīng)填寫卷內(nèi)備考表。卷內(nèi)備考表置于每卷檔案最后一頁，并與每卷檔案合并裝訂，卷內(nèi)備

考表見附錄表B.3。

卷內(nèi)備考表項(xiàng)目內(nèi)容包括：

——本卷情況說明；

——立卷人：由責(zé)任立卷者簽名；

——檢查人：由案卷質(zhì)量審核者簽名；

——立卷時(shí)間：填寫完成的立卷時(shí)間。

7.7.2本卷情況說明內(nèi)容包括：

——填寫卷內(nèi)文件缺損；

——修改；

——補(bǔ)充；

——移出；

——銷毀。

7.8裝盒

7.8.1編寫要求

檔案盒應(yīng)填寫檔案盒封面和檔案盒背脊內(nèi)容。檔案盒封面由全宗名稱、檔案類別構(gòu)成；檔案盒背脊

由全宗名稱、年度、檔案類別號(hào)、起止案卷號(hào)構(gòu)成。檔案盒背脊見附錄表B.6。

7.8.2字跡要求

檔案盒上各項(xiàng)目應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定使用符合耐久性要求的字跡材料，字跡工整、清晰，也可按要求打印。

每個(gè)案卷裝訂后裝入檔案盒內(nèi)，可一卷或多卷裝入盒內(nèi)。

7.8.3尺寸要求

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檔案盒的制作材料及外形尺寸應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。外形尺寸應(yīng)符合GB/T9705要求。

7.9統(tǒng)計(jì)

應(yīng)建立民政社會(huì)救助檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對檔案的收進(jìn)和移出、保管數(shù)量、借閱、銷毀等檔案實(shí)體和利

用情況，進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和登記。統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)匯總表見附錄表C.4和C.5。

8利用

應(yīng)供社會(huì)救助管理部門使用，除依法公示的內(nèi)容外不得對外公布，未經(jīng)許可不得對外公布有關(guān)統(tǒng)計(jì)

數(shù)據(jù)。上級(jí)單位、監(jiān)察機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)、法院和檢察院因工作或辦案需要可以查閱社會(huì)救助

檔案。其它單位、組織和個(gè)人要求查閱社會(huì)救助檔案需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。任何利用者要嚴(yán)格遵守借閱制

度，不得丟失、抽取、篡改、銷毀檔案。社會(huì)救助檔案利用登記單見附錄表C.6。

9移交

9.1應(yīng)按照國家和省有關(guān)檔案法律法規(guī)要求向縣（區(qū)）級(jí)國家綜合檔案館移交檔案。

9.2移交檔案時(shí)，由交接雙方對照移交清冊核對案卷數(shù)量，查驗(yàn)案卷質(zhì)量、內(nèi)容和檢索工具，確保檔案

真實(shí)完整、賬物相符。

10鑒定

每年開展一次民政社會(huì)救助檔案鑒定工作，成立鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由檔案管理人員和業(yè)務(wù)部門人

員，至少兩名工作人員以上，共同對檔案進(jìn)行鑒定。

11銷毀

對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)報(bào)縣（區(qū)）級(jí)以上人民政府民政部門審核，經(jīng)同意后形成銷毀報(bào)告及清

冊，社會(huì)救助材料銷毀表按附錄表C.3格式編制，并報(bào)縣（區(qū)）級(jí)檔案行政管理部門備案，嚴(yán)禁擅自出

賣或銷毀檔案。銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，檔案銷毀后應(yīng)出具銷毀報(bào)告，

監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時(shí)間。檔案銷毀清冊應(yīng)歸入全宗卷保存。

12檔案信息化

12.1電子文件歸檔

電子文件歸檔應(yīng)符合GB/T18894的要求并做好整理、保管、備份、利用等工作。應(yīng)利用信息化技術(shù)

管理檔案，建立民政社會(huì)救助檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃

描工作，實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化。

12.2登記備份

每年向縣（區(qū)）級(jí)檔案行政管理部門做好民政社會(huì)救助檔案數(shù)字化成果登記備份工作。

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AA

附錄A

（規(guī)范性附錄）

社會(huì)救助檔案的歸檔規(guī)范

社會(huì)救助檔案的歸檔規(guī)范和保管期限見表A.1。

類別保管期限

類目案卷類別歸檔范圍

（代碼）（代碼）

社會(huì)救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；社會(huì)救助家

申請審批30年

境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）

材料（D30）

最低生活保級(jí)人民政府民政部門審批材料。

障變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

（DB）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會(huì)救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；社會(huì)救助家

申請審批30年

境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）

材料（D30）

最低生活保級(jí)人民政府民政部門審批材料。

障邊緣家庭變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

（DBB）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會(huì)社會(huì)救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；剛性支出證

申請審批30年

救助明材料；社會(huì)救助家境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街

材料（D30）

檔案支出型貧困道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民政部門審批材料。

家庭變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

（ZP）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會(huì)救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；剛性支出證

申請審批30年

明材料；社會(huì)救助家境調(diào)查表；證明材料；公示材料；供養(yǎng)協(xié)議；

材料（D30）

特困人員供鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民政部門審批材料。

養(yǎng)變更審批變更證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

（TG）材料政部門審批材料。（D30）

注銷證明材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）級(jí)人民政府民30年

注銷材料

政部門審批材料。（D30）

社會(huì)救助申請表（含授權(quán)書）；申請人身份證復(fù)印件；社會(huì)救助家

臨時(shí)救助申請審批30年

境調(diào)查表；證明材料；公示材料；鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）初審材料、縣（區(qū)）

（LJ）材料（D30）

級(jí)人民政府民政部門審批材料。

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BB

附錄B

（規(guī)范性附錄）

檢索工具

檢索工具包括案卷封面樣式（見表B.1)、卷內(nèi)文件目錄（見表B.2)、卷內(nèi)備考表（見表B.3)、檔案

案卷目錄（見表B.4)、檔案盒正面（見表B.5)、檔案盒背脊（見表B.6)。

表B.1案卷封面

××××全宗名稱（立卷單位全稱）

××××檔案（檔案類別）

自20××年×月至20××年×月保管期限

本卷共×件××頁歸檔號(hào)

全宗號(hào)類別號(hào)案卷號(hào)

DB.330522103或

J072001

DB2020.330522103

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表B.2卷內(nèi)文件目錄

順序號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者題名形成日期頁號(hào)備注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

8

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表B.3卷內(nèi)備考表

本卷情況說明：

立卷人：

檢查人：

立卷時(shí)間：

9

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表B.4檔案案卷目錄

案卷目錄

檔案縣（區(qū)）鄉(xiāng)級(jí)保管總頁

檔號(hào)全宗號(hào)年度案卷號(hào)案卷題名備注

類別級(jí)代碼代碼期限數(shù)

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表B.5檔案盒正面

××××全宗名稱（立卷單位全稱）

××××檔案（檔案類別）

11

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表B.6檔案盒背脊

××

全

宗

名

稱

（

立

卷

單

位

全

稱

）

DB

類別號(hào)

330522103

年度2020

起止卷號(hào)

1-20

12

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CC

附錄C

（資料性附錄）

檔案工作用表

檔案工作用表包括社會(huì)救助材料交接單（見表C.1)、社會(huì)救助材料歸檔交接單（見表C.2)、社會(huì)

救助材料銷毀表（見表C.3)、社會(huì)救助檔案統(tǒng)計(jì)表（見表C.4)、社會(huì)救助檔案統(tǒng)計(jì)匯總表（見表C.5)、

社會(huì)救助檔案利用登記單（見表C.6)。

表C.1社會(huì)救助材料交接單

序號(hào)所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道救助者姓名救助類別形成年月頁數(shù)備注

移交人接收人

經(jīng)辦人員：檔案管理人員：

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表C.2社會(huì)救助材料歸檔交接單

序號(hào)保管期限所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道救助類別案卷號(hào)件數(shù)頁數(shù)

備注：

移交部門接收部門

經(jīng)辦人員：經(jīng)辦人員：

復(fù)核人：復(fù)核人：

部門（章）：部門（章）：

年月日年月日

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表C.3社會(huì)救助材料銷毀表

保管單位（章）：

序號(hào)救助類別案卷號(hào)歸檔單位歸檔日期保管期限已保管年限

檔案鑒定工作小組意見檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組工作意見

組長（章）：組長（章）：

年月日年月日

銷毀人（章）：監(jiān)銷人（章）：銷毀日期：年月日

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表C.4社會(huì)救助檔案統(tǒng)計(jì)表

保管單位（章）：

救助類別案卷類別計(jì)量數(shù)量

申請審批材料

最低生活保障

變更審批材料

（DB）

注銷材料

申請審批材料

最低生活保障邊緣家庭

變更審批材料

（DBB）

注銷材料

申請審批材料

支出型貧困家庭

變更審批材料

（ZP）

注銷材料

申請審批材料

特困人員供養(yǎng)

變更審批材料

（TG）

注銷材料

臨時(shí)救助

申請審批材料

（LJ）

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表C.5社會(huì)救助檔案統(tǒng)計(jì)匯總表

所屬鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道：統(tǒng)計(jì)日期：年月

上期末本期新增本期減少本年末

救助類別保管期限