進貨采購管理制度

進貨采購管理制度一、總則1.目的和依據(jù)本制度的目的是規(guī)范和管理企業(yè)的進貨采購活動，確保采購的物資和服務(wù)的質(zhì)量、合理性和合規(guī)性，提高企業(yè)的采購效率和管理水平。本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的實際情況訂立。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)全部部門、員工及相關(guān)供應(yīng)商，在企業(yè)的進貨采購活動中必需遵守和執(zhí)行本制度。3.主管部門企業(yè)的進貨采購活動由采購部門負責統(tǒng)籌和管理，該部門直接向企業(yè)管理負責人匯報工作。二、采購流程1.需求確認1.1采購需求來源：各部門依據(jù)業(yè)務(wù)需求、生產(chǎn)需求等提出采購需求，并填寫采購申請表。1.2采購申請審批：采購部門負責對采購申請進行審核，并核實申請事項的合理性和緊急程度。審核通過后，采購部門將申請轉(zhuǎn)交給企業(yè)管理負責人進行最終審批。2.審批和選擇供應(yīng)商2.1采購預(yù)算編制：采購部門依據(jù)采購申請和相關(guān)需求，編制采購預(yù)算，并進行內(nèi)部審批。2.2供應(yīng)商選擇：采購部門依據(jù)采購需求和預(yù)算，訂立供應(yīng)商評估標準。通過公開招標、詢價、競爭性談判等方式，選擇合適的供應(yīng)商進行評估并確定供應(yīng)商。2.3供應(yīng)商評估和審批：采購部門負責進行供應(yīng)商的綜合評估，包含但不限于供應(yīng)商信譽、質(zhì)量掌控、交貨本領(lǐng)、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果將提交給企業(yè)管理負責人進行最終審批。3.合同簽訂與履約3.1合同簽訂：采購部門負責與選定的供應(yīng)商進行合同談判和簽訂。合同應(yīng)明確規(guī)定采購物資或服務(wù)的認真規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、結(jié)算方式、質(zhì)量要求、售后服務(wù)等內(nèi)容，并經(jīng)雙方簽字、蓋章。3.2履約管理：采購部門負責跟蹤和監(jiān)督合同的履約情況，確保供應(yīng)商依照合同商定的時間、數(shù)量、質(zhì)量等要求履行合同。4.物資驗收和入庫4.1采購物資驗收：負責接收采購物資的部門應(yīng)對物資進行驗收，并依照驗收標準進行檢查和測試。如發(fā)現(xiàn)物資有質(zhì)量問題或數(shù)量不符，應(yīng)及時向采購部門報告。4.2入庫管理：采購部門應(yīng)確保采購物資依照規(guī)定流程入庫，并將入庫信息及時錄入系統(tǒng)。5.供應(yīng)商績效評估采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的績效進行評估，重要評估指標包含：供貨及時率、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果將作為日后供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)，并及時通知供應(yīng)商。6.采購記錄和檔案管理6.1采購記錄：采購部門應(yīng)做好采購活動的記錄工作，包含采購申請、采購合同、供應(yīng)商評估、物資驗收和入庫信息等，以便日后查詢和審計。6.2檔案管理：采購部門應(yīng)將全部相關(guān)采購文件和記錄妥當歸檔，依照規(guī)定的時效保管。三、風險管理1.供應(yīng)商風險管理1.1供應(yīng)商資質(zhì)審核：采購部門負責對新供應(yīng)商進行資質(zhì)審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資質(zhì)，并進行了相關(guān)質(zhì)量體系認證。1.2供應(yīng)商風險評估：采購部門應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)濟實力、供貨本領(lǐng)、履約本領(lǐng)等風險因素進行評估，并建立供應(yīng)商風險評估制度。1.3供應(yīng)商風險預(yù)警：采購部門應(yīng)及時關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營情形和財務(wù)情況，對顯現(xiàn)風險預(yù)警的供應(yīng)商采取相應(yīng)措施，確保采購的穩(wěn)定供應(yīng)。2.價格風險管理采購部門負責監(jiān)控市場價格的變動情況，及時調(diào)整采購策略，以降低采購本錢和價格風險。對于價格波動明顯的物資，采購部門可訂立相應(yīng)的采購計劃以應(yīng)對價格上漲或下跌的風險。四、違規(guī)行為處理對于違反本制度的采購行為或者違反相關(guān)法律法規(guī)的行為，將采取相應(yīng)的紀律和法律措施進行處理，包含但不限于警告、記過、降職、開除等。五、附則本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負責人全部，并在必需時進