內部文書檔案管理規(guī)定

內部文書檔案管理規(guī)定TOC\o"1-2"\h\u19183第一章總則 1281961.1目的與依據(jù) 1147791.2適用范圍 265951.3管理原則 218929第二章檔案分類與編號 2160082.1分類標準 2121752.2編號規(guī)則 255142.3檔案標識 22071第三章檔案收集與整理 250913.1收集范圍與流程 349523.2整理要求與方法 312403.3定期清查 35998第四章檔案存儲與保管 3180094.1存儲設施與環(huán)境 3291224.2保管措施與責任 4170224.3安全防范 49490第五章檔案利用與查閱 4219955.1利用流程與審批 4299065.2查閱規(guī)定與登記 446665.3保密要求 424666第六章檔案銷毀與處置 412506.1銷毀條件與程序 494076.2處置方式與記錄 5118326.3監(jiān)督與審核 525168第七章檔案信息化管理 5290417.1電子檔案管理 5110127.2信息系統(tǒng)維護 5199287.3數(shù)據(jù)備份與恢復 510596第八章附則 6293348.1解釋權 6193798.2修訂與完善 624828.3生效日期 6第一章總則1.1目的與依據(jù)為了加強公司內部文書檔案的管理，提高檔案管理的規(guī)范化、科學化水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司的實際情況，制定本規(guī)定。1.2適用范圍本規(guī)定適用于公司內部各類文書檔案的收集、整理、存儲、保管、利用、銷毀等管理工作。涵蓋公司各個部門及分支機構在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。1.3管理原則內部文書檔案管理應遵循以下原則：（1）完整性原則：保證檔案的內容完整、準確，不遺漏重要信息。（2）安全性原則：采取必要的安全措施，保障檔案的實體安全和信息安全。（3）保密性原則：嚴格遵守保密制度，對涉及機密的檔案進行特殊管理。（4）便利性原則：便于檔案的查詢、利用和管理，提高工作效率。（5）時效性原則：及時收集、整理和歸檔檔案，保證檔案的時效性和有效性。第二章檔案分類與編號2.1分類標準根據(jù)公司的業(yè)務特點和管理需求，將檔案分為行政管理類、業(yè)務管理類、財務審計類、人力資源類等。行政管理類包括公司的規(guī)章制度、會議紀要、通知公告等；業(yè)務管理類包括項目合同、業(yè)務報告、市場調研資料等；財務審計類包括財務報表、審計報告、報銷憑證等；人力資源類包括員工檔案、培訓記錄、績效考核資料等。2.2編號規(guī)則采用分類編號法，對各類檔案進行編號。編號由大類代碼、小類代碼和流水號組成。大類代碼用字母表示，小類代碼用數(shù)字表示，流水號按檔案形成的時間順序編排。例如，行政管理類的檔案編號為“XZ01001”，其中“XZ”表示行政管理類，“01”表示該類中的第一個小類，“001”表示該小類中的第一份檔案。2.3檔案標識對每份檔案進行標識，標識內容包括檔案編號、檔案名稱、形成時間、保管期限等。標識應清晰、準確，便于識別和管理。檔案標識可以采用標簽、印章等方式進行標注。第三章檔案收集與整理3.1收集范圍與流程明確檔案的收集范圍，包括公司內部各部門在工作中形成的各類文件、資料、記錄等。收集流程如下：（1）各部門指定專人負責本部門檔案的收集工作，定期將本部門的檔案進行整理和匯總。（2）收集人員按照規(guī)定的收集范圍，對本部門的檔案進行篩選和甄別，保證收集的檔案具有保存價值。（3）收集人員將收集到的檔案進行登記，填寫《檔案收集登記表》，注明檔案的名稱、編號、形成時間、來源等信息。（4）收集人員將登記后的檔案移交至公司檔案管理部門。3.2整理要求與方法對收集到的檔案進行整理，整理要求如下：（1）按照檔案的分類標準，對檔案進行分類整理，保證檔案分類準確、合理。（2）對檔案進行編號和標識，保證檔案編號唯一、標識清晰。（3）對檔案進行裝訂或裝盒，保證檔案的實體安全和便于保管。整理方法如下：（1）采用分類整理法，將檔案按照分類標準進行分類，然后分別進行整理。（2）采用時間順序整理法，將檔案按照形成時間的先后順序進行整理。（3）采用重要程度整理法，將檔案按照重要程度進行分類，重要檔案優(yōu)先整理和保管。3.3定期清查定期對檔案進行清查，清查內容包括檔案的數(shù)量、質量、保管情況等。清查周期為每年一次，清查工作由檔案管理部門負責組織實施。清查過程中，如發(fā)覺檔案缺失、損壞或保管不當?shù)葐栴}，應及時采取措施進行整改。清查結束后，檔案管理部門應編寫《檔案清查報告》，向公司領導匯報清查情況。第四章檔案存儲與保管4.1存儲設施與環(huán)境建立專門的檔案存儲庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。庫房內設置檔案架、檔案柜等存儲設備，保證檔案的存放整齊、有序。庫房的溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。4.2保管措施與責任制定檔案保管措施，明保證管責任。檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，保證檔案的安全和完整。檔案保管人員應嚴格遵守保管制度，認真履行保管職責，不得擅自將檔案帶出庫房，不得泄露檔案內容。如因保管不善導致檔案丟失、損壞或泄露，應追究相關人員的責任。4.3安全防范加強檔案的安全防范工作，采取必要的安全措施，防止檔案受到自然災害、人為破壞等因素的影響。建立檔案安全應急預案，如發(fā)生檔案安全，應及時啟動應急預案，采取有效措施進行處理，將損失降到最低限度。第五章檔案利用與查閱5.1利用流程與審批檔案的利用應遵循一定的流程和審批程序。利用者需填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、利用范圍、利用時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)申請內容，對檔案進行查閱和提取，并按照規(guī)定的方式提供給利用者。5.2查閱規(guī)定與登記查閱檔案應在指定的地點進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱者應遵守查閱規(guī)定，不得損壞、涂改、轉借檔案。查閱時，應填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱者的姓名、單位、查閱時間、檔案編號等信息。5.3保密要求對涉及機密的檔案，應嚴格遵守保密制度。查閱者必須具備相應的查閱權限，未經(jīng)批準，不得查閱機密檔案。檔案管理部門應采取必要的保密措施，保證機密檔案的安全。第六章檔案銷毀與處置6.1銷毀條件與程序對超過保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀條件包括：檔案保管期限已滿、檔案內容已失去利用價值、檔案存在嚴重損壞或變質等情況。銷毀程序如下：（1）檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。（2）公司成立檔案銷毀鑒定小組，對擬銷毀的檔案進行鑒定。鑒定小組由公司領導、檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人等組成。（3）鑒定小組經(jīng)鑒定后，出具鑒定意見。如同意銷毀，報公司領導審批。（4）公司領導審批同意后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應由兩人以上共同進行，并填寫《檔案銷毀清單》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時間等信息。6.2處置方式與記錄對銷毀后的檔案，應采取合理的處置方式，如粉碎、焚燒等。處置過程應進行記錄，包括處置時間、處置地點、處置方式、處置人員等信息。處置記錄應妥善保存，以備查閱。6.3監(jiān)督與審核加強對檔案銷毀工作的監(jiān)督與審核，保證銷毀工作的合法性、規(guī)范性和安全性。公司審計部門應定期對檔案銷毀工作進行審計，如發(fā)覺問題，應及時提出整改意見，并追究相關人員的責任。第七章檔案信息化管理7.1電子檔案管理加強電子檔案的管理，保證電子檔案的真實性、完整性和可用性。建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行收集、整理、存儲、保管和利用。電子檔案的存儲應采用多種備份方式，防止數(shù)據(jù)丟失。7.2信息系統(tǒng)維護定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的正常運行。維護內容包括系統(tǒng)軟件的更新、硬件設備的檢查和維修、數(shù)據(jù)的備份和恢復等。7.3數(shù)據(jù)備份與恢復制定數(shù)據(jù)