院長辦公室崗位職責(zé)規(guī)定

院長辦公室崗位職責(zé)規(guī)定第一條總則為了規(guī)范院長辦公室的日常管理和工作流程，提高工作效率，減少工作中顯現(xiàn)的問題和糾紛，特訂立本規(guī)章制度。本規(guī)章制度適用于院長辦公室全體工作人員，包含正式員工和臨時(shí)工作人員。第二條職責(zé)范圍院長辦公室是學(xué)院的緊要構(gòu)成部門，具有緊要的管理職責(zé)和工作任務(wù)。崗位職責(zé)重要包含以下三個(gè)方面：2.1行政管理院長辦公室是學(xué)院行政管理和決策的承辦機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)幫助院上進(jìn)行日常工作和決策事項(xiàng)的研究、起草、審批和落實(shí)等工作。具體包含：組織協(xié)調(diào)學(xué)院行政工作，完成上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)；負(fù)責(zé)起草、審核和轉(zhuǎn)達(dá)學(xué)院內(nèi)部文件，確保文件的合法性和準(zhǔn)確性；組織召開學(xué)院行政會(huì)議、院長辦公會(huì)議等，起草會(huì)議紀(jì)要并跟蹤會(huì)議決議的實(shí)施情況；負(fù)責(zé)與其他學(xué)院和相關(guān)單位的協(xié)調(diào)、溝通和合作事宜；做好學(xué)院行政工作檔案的管理和歸檔工作，確保檔案安全和便于查閱。2.2組織協(xié)調(diào)院長辦公室是學(xué)院內(nèi)部各部門和人員之間的紐帶和協(xié)調(diào)者，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部各項(xiàng)工作。具體包含：幫助院上進(jìn)行組織架構(gòu)調(diào)整和人員調(diào)配工作，確保學(xué)院工作的協(xié)調(diào)順利進(jìn)行；負(fù)責(zé)學(xué)院各項(xiàng)會(huì)議的組織、布置和協(xié)調(diào)工作，包含會(huì)議的場合預(yù)定、料子準(zhǔn)備、會(huì)務(wù)布置等；負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)部各類活動(dòng)的組織布置工作，包含慶祝活動(dòng)、講座、培訓(xùn)等；幫助院優(yōu)點(diǎn)理來訪客戶、合作伙伴和其他相關(guān)方的事務(wù)，供應(yīng)必需的支持和幫助于。2.3信息管理院長辦公室是學(xué)院內(nèi)部信息管理的負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)學(xué)院信息的收集、整理、歸檔和傳遞等工作。具體包含：負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)部信息的收集、整理和歸檔，建立學(xué)院信息管理系統(tǒng)，確保信息的安全和可查閱性；幫助院長開展信息的調(diào)研和收集工作，供應(yīng)決策參考和支持；組織編制和發(fā)布學(xué)院內(nèi)部的通知、公告和報(bào)告等信息，并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員；幫助院長辦公室與學(xué)院宣傳部門合作，負(fù)責(zé)學(xué)院官方網(wǎng)站和其他宣傳渠道的信息發(fā)布工作。第三條權(quán)責(zé)分明為保證院長辦公室的工作順利進(jìn)行，明確各個(gè)職責(zé)崗位的權(quán)責(zé)分工如下：3.1院長辦公室主任（以下簡稱主任）主任負(fù)責(zé)院長辦公室的日常管理和工作協(xié)調(diào)，具體職責(zé)包含：組織協(xié)調(diào)學(xué)院行政工作，保障學(xué)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行；組織起草學(xué)院內(nèi)部文件，保證文件的準(zhǔn)確性和合規(guī)性；召集和主持學(xué)院行政會(huì)議、院長辦公會(huì)議等，起草會(huì)議紀(jì)要，跟蹤決議的實(shí)施情況；完成院長交辦的其他工作任務(wù)。3.2行政助理行政助理是主任的助手，負(fù)責(zé)輔佑襄助主任處理日常工作，具體職責(zé)包含：幫助主任處理日常來往函件、審核文件、跟蹤工作進(jìn)展等；負(fù)責(zé)學(xué)院的文件、資料的整理和歸檔工作；幫助主任組織、布置和協(xié)調(diào)各類會(huì)議和活動(dòng)；完成主任交辦的其他工作任務(wù)。3.3信息管理專員信息管理專員負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)部信息的收集、整理和傳遞工作，具體職責(zé)包含：負(fù)責(zé)學(xué)院內(nèi)部信息的收集、整理和歸檔，建立學(xué)院信息管理系統(tǒng)；幫助院長開展信息的調(diào)研和收集工作，供應(yīng)決策參考和支持；組織編制和發(fā)布學(xué)院內(nèi)部的通知、公告和報(bào)告等信息；負(fù)責(zé)學(xué)院官方網(wǎng)站和其他宣傳渠道的信息發(fā)布和維護(hù)等。第四條工作流程4.1日常工作流程主任每天依據(jù)工作計(jì)劃和優(yōu)先級(jí)訂立工作目標(biāo)和計(jì)劃，調(diào)配任務(wù)給行政助理和信息管理專員；行政助理依據(jù)主任的布置和工作計(jì)劃，幫助主任處理日常工作，完成任務(wù)，并及時(shí)向主任匯報(bào)工作進(jìn)展；信息管理專員負(fù)責(zé)信息的收集、整理和歸檔工作，依據(jù)主任的要求編制和發(fā)布信息，并及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員；主任依據(jù)工作需要召開學(xué)院行政會(huì)議、院長辦公會(huì)議等，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，起草會(huì)議紀(jì)要，并跟蹤會(huì)議決議的實(shí)施情況；主任每周對院長辦公室的工作進(jìn)行總結(jié)和評估，及時(shí)解決工作中顯現(xiàn)的問題，提出改進(jìn)建議。4.2工作協(xié)作流程主任與行政助理、信息管理專員通過學(xué)院內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行工作協(xié)作和信息傳遞；主任定期召開協(xié)調(diào)會(huì)議，對工作進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，解決工作中顯現(xiàn)的問題；行政助理和信息管理專員依據(jù)主任的要求和布置，在協(xié)商全都的基礎(chǔ)上，分工合作，完成任務(wù)；任何工作中的異議或糾紛，應(yīng)及時(shí)向主任匯報(bào)，并由主任協(xié)調(diào)解決。第五條公示和獎(jiǎng)懲5.1公示制度院長辦公室每月向?qū)W院全體員工公示工作進(jìn)展，包含完成的工作任務(wù)、工作亮點(diǎn)和存在的問題等；對于超出工作職責(zé)范圍和業(yè)績突出的員工，將予以表揚(yáng)和嘉獎(jiǎng)。5.2獎(jiǎng)懲制度對于未按規(guī)定履行職責(zé)的員工，將依照學(xué)院相關(guān)制度進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分；對于在工作中存在違紀(jì)行為或嚴(yán)重失誤的員工，依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)的處分；在工作中表現(xiàn)突出、成績優(yōu)秀的員工，將予以適當(dāng)激勵(lì)和嘉獎(jiǎng)，