郵件與電子文件管理制度

郵件與電子文件管理制度1.前言郵件與電子文件是企業(yè)日常工作中不行或缺的緊要信息載體，合理、規(guī)范地管理郵件與電子文件，對于提高工作效率、保障信息安全具有緊要意義。為了規(guī)范郵件與電子文件的管理，減少信息丟失和泄露的風(fēng)險，提高工作效率，特訂立本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)全部員工，包含全職員工、兼職員工、臨時員工等，適用于全部郵件和電子文件的管理、存儲、傳輸和溝通。3.定義郵件：指通過電子郵件系統(tǒng)發(fā)送和接收的文字、圖片、附件等形式的通信信息。電子文件：指以電子形式存儲的各類文檔、表格、圖片等工作文件。郵件和電子文件管理系統(tǒng)：指由企業(yè)統(tǒng)一規(guī)劃、建設(shè)和管理的用于管理郵件和電子文件的軟件系統(tǒng)。涉密郵件和電子文件：指含有涉密信息的郵件和電子文件，包含但不限于商業(yè)機(jī)密、客戶信息、營銷策劃等。個人郵件和電子文件：指員工個人事務(wù)、個人通信等與工作無關(guān)的郵件和電子文件。4.郵件與電子文件管理原則4.1審慎原則：員工在處理和傳輸郵件和電子文件時應(yīng)慎重，認(rèn)真核實內(nèi)容與附件，確保準(zhǔn)確性和完整性。4.2保密原則：對于涉密的郵件和電子文件，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密要求，確保信息不被泄露或非法取得。4.3存儲原則：依據(jù)郵件和電子文件的緊要性和保存期限，對其進(jìn)行分類、整理并妥當(dāng)存儲。4.4及時原則：員工在接收到郵件和電子文件后應(yīng)及時查閱、處理并回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)。4.5清理原則：員工應(yīng)定期清理個人郵件和電子文件，刪除不再需要的信息，保持工作環(huán)境乾凈有序。5.郵件與電子文件管理流程5.1發(fā)送郵件5.1.1在發(fā)送郵件時，員工應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確的主題、收件人和抄送人信息。5.1.2郵件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要，重點突出，不涉及機(jī)密信息的郵件可以適當(dāng)使用郵件模板。5.1.3如有附件，需確保附件與郵件內(nèi)容對應(yīng)，且不超出郵件系統(tǒng)規(guī)定的附件大小限制。5.1.4對于涉密信息，員工應(yīng)標(biāo)記為涉密，并確保僅發(fā)送給有權(quán)限的人員。5.2接收郵件5.2.1員工應(yīng)定期查看并處理收到的郵件，及時回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)或采取其他必需的行動。5.2.2對于緊要郵件，員工應(yīng)及時將其歸檔存儲，并添加必需的備注和標(biāo)簽。5.2.3如發(fā)現(xiàn)收到的郵件不屬于本身的工作范疇，應(yīng)及時轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員處理。5.3電子文件管理5.3.1員工應(yīng)依據(jù)文件的緊要性、保密等級和保存期限，對電子文件進(jìn)行分類和整理。5.3.2文件命名要規(guī)范、統(tǒng)一，方便搜尋和識別，不得使用含有違規(guī)內(nèi)容的文件名。5.3.3員工應(yīng)將保管有涉密信息的電子文件妥當(dāng)存儲在企業(yè)規(guī)定的安全存儲設(shè)備中。5.3.4對于無需保存的舊文件，員工應(yīng)及時刪除或歸檔存儲，以保持工作環(huán)境乾凈。5.4個人郵件和電子文件5.4.1員工應(yīng)嚴(yán)格區(qū)分個人郵件和電子文件與工作相關(guān)的郵件和電子文件。5.4.2個人郵件和電子文件不應(yīng)占用企業(yè)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源，且不得包含商業(yè)機(jī)密信息。5.4.3員工離職或調(diào)離崗位時，應(yīng)及時清理個人郵件和電子文件，不得私自保管企業(yè)信息。6.監(jiān)督與懲罰6.1監(jiān)督責(zé)任6.1.1部門經(jīng)理有責(zé)任監(jiān)督員工合規(guī)操作，確保郵件和電子文件管理制度的執(zhí)行。6.1.2IT部門應(yīng)監(jiān)督和維護(hù)企業(yè)郵件和電子文件管理系統(tǒng)的正常運行。6.1.3內(nèi)部審計部門有權(quán)對員工依照制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。6.2違規(guī)懲罰6.2.1對于未依照本制度要求管理郵件和電子文件的員工，將進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處分。6.2.2對于泄露、竄改或濫用郵件和電子文件的員工，將依法追究法律責(zé)任。7.附則7.1本制度自頒布之日起生效，具體操作細(xì)則由相關(guān)部門訂立并適時調(diào)整。7.2如有其他與本制度相抵觸的規(guī)定，以本制度為準(zhǔn)。7.3本制度由企業(yè)管理部負(fù)