建筑公司合同管理流程規(guī)范

建筑公司合同管理流程規(guī)范一、制定目的及范圍為了提高建筑公司的合同管理水平，確保合同執(zhí)行的合規(guī)性與有效性，特制定本合同管理流程規(guī)范。該規(guī)范涉及所有與公司業(yè)務相關的合同，包括但不限于建設工程合同、材料采購合同、分包合同及其他相關法律文件。通過明確合同的管理流程，旨在確保公司在法律、財務及運營層面的安全，促進合同的順利履行。二、合同管理原則1.合同管理必須遵循合法、合規(guī)、透明的原則，確保所有合同符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.合同的內容應明確、具體，雙方權利義務清晰，避免模糊不清的表述。3.各部門應指定專人負責合同的起草、審核與執(zhí)行，確保合同管理的專業(yè)性與高效性。三、合同管理流程1.合同起草1.1需求分析：項目負責人依據(jù)項目需求，明確合同的基本要素，包括合同標的、金額、履行期限等。1.2草擬合同：根據(jù)需求分析結果，起草初步合同文本，需參考公司模板及標準條款，確保合同符合公司政策。1.3相關部門審核：草擬合同完成后，應提交法律、財務等相關部門進行審核，確保合同條款的合法性及財務的合理性。2.合同談判2.1確定談判代表：項目負責人指定談判代表，負責與對方進行合同條款的協(xié)商。2.2談判準備：談判代表應對合同條款進行充分準備，列出關鍵條款及底線，確保在談判中維護公司利益。2.3實施談判：在談判過程中，代表需保持良好的溝通，確保雙方達成共識。談判結果應記錄并形成會議紀要。3.合同簽署3.1最終審核：談判結束后，合同文本需經過最終審核，確保所有條款完善且無誤。3.2簽署合同：合同經最終審核通過后，由公司法定代表人或授權代表進行簽署，確保合同的法律效力。3.3合同歸檔：簽署完成后，合同文本應進行歸檔管理，確保合同資料的完整性與可追溯性。4.合同執(zhí)行4.1執(zhí)行計劃制定：項目負責人需制定合同執(zhí)行計劃，明確各項工作安排與責任人。4.2監(jiān)督執(zhí)行：各相關部門需定期對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督，確保合同條款得到有效實施。4.3變更管理：如需對合同進行變更，須提起變更申請，經過相關部門審核及雙方確認后方可實施。5.合同履行監(jiān)控5.1定期檢查：項目負責人需定期檢查合同履行情況，確保各項工作按時、按質完成。5.2問題處理：在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)問題，需及時反饋并采取相應措施進行處理。5.3記錄與反饋：合同履行情況應進行詳細記錄，形成履行報告，便于后續(xù)的總結與改進。6.合同結算與收尾6.1合同結算：合同履行完畢后，項目負責人需根據(jù)合同約定進行結算，確保財務的準確性。6.2資料整理：所有與合同相關的資料，如會議紀要、變更記錄等，需整理歸檔，以備后續(xù)查閱。6.3合同評估：項目結束后，需對合同履行情況進行評估，總結經驗教訓，為今后的合同管理提供參考。四、備案與記錄所有合同的管理過程應記錄在案，包括起草、審核、簽署、執(zhí)行及結算等環(huán)節(jié)，形成完整的合同管理檔案。這些檔案應定期進行審查，確保資料的規(guī)范性與完整性。合同的電子版本應備份在公司內部系統(tǒng)中，確保信息的安全與便捷。五、合同管理紀律1.合同管理人員職責：合同管理人員應具備法律、財務等相關知識，確保合同的專業(yè)化管理。2.合同簽署規(guī)范：未經授權的人員不得擅自簽署合同，違者將受到相應的紀律處分。3.保密原則：在合同管理過程中，涉及的商業(yè)秘密及敏感信息應嚴格保密，未經授權不得泄露。六、反饋與改進機制為確保合同管理流程的持續(xù)優(yōu)化，需建立反饋機制。項目負責人應定期收集合同管理過程中的意見與建議，組織相關部門進行討論與分析。根據(jù)反饋結果，及時調