檢察文檔管理數(shù)字化資料

檢察院數(shù)字化檢察院數(shù)字化文件與檔案管理解決方案

概述隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，檢察院多年來沿用的基于靜態(tài)的文檔管理系統(tǒng)已很難適應(yīng)檢察院自身完善和發(fā)展的需要。紹林科技通過總結(jié)20余年為檢察院系統(tǒng)服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，針對檢察院文件與檔案管理的需求特點(diǎn)，并緊跟計(jì)算機(jī)與管理軟件技術(shù)發(fā)展的步伐，為人民檢察院提供了一整套將文件與檔案數(shù)字化、知識化與資源化的解決方案，并集成為一個專門針對檢察院系統(tǒng)的功能全面的軟件產(chǎn)品3HmisPdoc。3HmisPdoc由于將文件管理與檔案管理集成到了一個軟件平臺來處理，不但可用于文件的登記、錄入、存儲與流轉(zhuǎn)，而且，將文件的歸檔、利用以及檔案管理等功能有機(jī)的結(jié)合到了一起，所有處理痕跡都將無聲無息的自動保留，紙質(zhì)實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案集中統(tǒng)一管理，可圖形化顯示每一份實(shí)體案卷或文件的存放地點(diǎn)與位置，處理、管理和利用權(quán)限可與工作職責(zé)掛鉤，功能全面、專業(yè)、具體、細(xì)致。3HmisPdoc提供的開放接口，還可為其他系統(tǒng)提供文件與檔案的存儲、管理與搜索服務(wù)。主要功能與特點(diǎn)檢察院文檔的綜合、統(tǒng)一管理平臺訴訟檔案是檢察院檔案的主體，檢察院在工作過程中形成的文書檔案、基建檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案等，也是檢察院檔案的重要組成部份，對于這些檔案，3HmisPdoc都能按相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，提供綜合、統(tǒng)一以及科學(xué)、精細(xì)和專業(yè)的管理。紙質(zhì)實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案集成統(tǒng)一管理就現(xiàn)階段而言，檔案的主體仍然是紙質(zhì)實(shí)體檔案，就是全面實(shí)施數(shù)字化以后，亦會有相當(dāng)多的重要檔案是紙質(zhì)的，所以，集成統(tǒng)一管理紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案至關(guān)重要。紹林科技服務(wù)文檔行業(yè)已20余年，對實(shí)體檔案與數(shù)字化檔案的特點(diǎn)與異同有著深入研究，積累了豐富的軟件開發(fā)與管理經(jīng)驗(yàn)，并及時根據(jù)行業(yè)發(fā)展和研究成果升級更新軟件，使3HmisPdoc一直處于行業(yè)發(fā)展的最前沿。紙質(zhì)實(shí)體檔案存放地點(diǎn)與位置圖形化3HmisPdoc可將文檔數(shù)字化信息集中統(tǒng)一管理，紙質(zhì)實(shí)體檔案則可分布式管理，檔案庫房的設(shè)置不受區(qū)域、地點(diǎn)的限制，因?yàn)椋?HmisPdoc可將實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)與位置數(shù)字化、圖形化，搜索到所需要的檔案時，可用圖形化的方式顯示其存放在哪一間庫房的第幾排第幾層等，以方便管理和利用。支持逐步數(shù)字化方案將以往的實(shí)體檔案全部數(shù)字化，雖然是一種非常好的做法，但由于需要較大的資金投入，不少單位都難以一步到位，紹林科技提出的逐步數(shù)字化方案，則可為這些機(jī)構(gòu)解決這一難題，使其即可享受數(shù)字化的高效率，又可減少投入。文檔管理流程化3HmisPdoc中集成了流程管理模塊，可滿足文件以及檔案管理中的工作流程的需要。管理手段科技化可及時將最新、最好的適合文檔管理的科技手段引入文檔管理工作中，如條碼、RFID甚至自動倉庫技術(shù)等，只要工作需要，資金許可，都可應(yīng)用。安全又可靠3HmisPdoc容許用戶采用各種符合自身需要的安全策略與措施，以及各種可靠性手段來確保文檔系統(tǒng)的安全與可靠，如SSL網(wǎng)絡(luò)加密傳輸、數(shù)字證書、電子印章、USBKey加密鎖以及磁盤陳列、雙機(jī)備份、集群等，都可應(yīng)用于3HmisPdoc。黑匣子功能就像飛機(jī)上的黑匣子一樣，3HmisPdoc在運(yùn)行過程中，將無聲無息、任勞任怨的自動記錄文檔管理與利用過程中的重要操作痕跡，并提供給有需要的管理者查詢。搜索利用簡單、方便、快速檔案管理的目的是提供利用，3HmisPdoc在搜索功能的提供方面，花費(fèi)了大量的精力，用戶不但可像互聯(lián)網(wǎng)上的搜索引擎一樣，輸入一個簡單的關(guān)鍵詞即可查找所需要的文檔，亦可輸入復(fù)雜的條件來實(shí)現(xiàn)更精細(xì)的、定位更準(zhǔn)確的搜索，搜索類與搜索樹概念，使搜索更為專業(yè)，更能滿足管理與個性化的需要。3HmisPdoc搜索的最大特點(diǎn)還在于搜索結(jié)果受權(quán)限的限制，并且，還可依權(quán)限對搜索結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的處理。文件與檔案的知識化、資源化文檔知識化、資源化是文檔管理的發(fā)展方向之一。文檔是機(jī)構(gòu)最為規(guī)范與重要的專有知識已是共識，已有越來越多的機(jī)構(gòu)引入知識管理概念來管理文檔。資源化管理則是源于機(jī)構(gòu)文檔的資源化屬性，管理方式包括行政與技術(shù)兩個方面，3HmisPdoc提供了技術(shù)保證。知識支持3HmisPdoc不但可作為檢察院的綜合文檔管理系統(tǒng)使用，還可為檢察院的其它管理系統(tǒng)提供文件與檔案管理支持，或稱知識支持，只要調(diào)用3HmisPdoc的開放接口，即可依權(quán)限在3HmisPdoc中搜索文件與檔案。應(yīng)用范圍適合于各級檢察院。版本劃分分為單用戶版、工作組版、標(biāo)準(zhǔn)版和企業(yè)版，以滿足不同規(guī)模的檢察院的文件與檔案管理需要。單用戶版：供單用戶使用。工作組版：供小型檢察院或工作組網(wǎng)絡(luò)用戶使用，可建一個3Hmis文檔庫，在WindowsSBS企業(yè)版上使用，對于數(shù)據(jù)量不大（少于4GB）的用戶，為降低成本，亦可使用WindowsXP+MSSQLServer2005學(xué)習(xí)版作為3Hmis工作組版的運(yùn)行平臺。標(biāo)準(zhǔn)版：供網(wǎng)絡(luò)用戶使用，一個3Hmis文檔庫。企業(yè)版：供網(wǎng)絡(luò)用戶使用，可在一臺服務(wù)器上建立多個3Hmis文檔庫。用戶采用多套企業(yè)版，可形成跨服務(wù)器、跨數(shù)據(jù)庫的分布式的檢察院文件與檔案管理系統(tǒng)。應(yīng)用案例正在為江西省檢察院、順德檢察院等全國百余個檢察院提供檢察文檔管理服務(wù)，取得了良好的效果。廣東紹林科技開發(fā)有限公司廣州市天河區(qū)天立大廈A座2387593765佛山聯(lián)絡(luò)處：佛山市汾江南路東建大廈1582231298

人民檢察院檔案數(shù)字化處理流程說明前言《3Hmis綜合知識管理平臺》465版，是一個綜合性的知識管理平臺，用于檢察院檔案管理，可使檢察院的綜合檔案管理平臺化、知識化和資源化，不但符合檢察院檔案管理部門的現(xiàn)實(shí)要求，而且，符合檢察院檔案管理的發(fā)展方向，可創(chuàng)建檢察院數(shù)字化檔案館或數(shù)字化檔案中心，能全面、系統(tǒng)、安全、可靠的為檢察院工作提供專有知識支持。3Hmis465版，能同時管理檢察院紙質(zhì)實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案，紙質(zhì)實(shí)體檔案存放位置圖形化，管理手段科技化，提供黑匣子功能并可采用各種安全與可靠性措施，并且，由于內(nèi)嵌流程管理模塊，檔案管理和檔案數(shù)字化工作可全面流程化。登錄3Hmis有多種登錄方式，可以采用IE瀏覽器通過訪問檢察院內(nèi)部檔案管理網(wǎng)站登錄，也可直接采用3Hmis桌面工具進(jìn)行登錄。一般來說，我們都采用用戶名加密碼的方式來進(jìn)行用戶登錄的安全驗(yàn)證，3Hmis還容許采用USBKey密碼鎖等，以獲得更高級別的安全特性。通過簡單的二次開發(fā)，還可以在檢察院內(nèi)部的辦公系統(tǒng)中直接登錄。如果檢察院配有統(tǒng)一的用戶安全管理中心，也可實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄。3Hmis可采用通用的SSL技術(shù)來進(jìn)行檔案信息的傳輸加密。由于3Hmis具有非常嚴(yán)格的權(quán)限控制措施，登錄后的用戶，只能依其權(quán)限利用、處理和管理檔案。創(chuàng)建檢察院檔案管理分類架構(gòu)根據(jù)檢察院制定的檔案分類方法，創(chuàng)建檔案分類架構(gòu)，如：上面的分類架構(gòu)，把檢察院檔案分為文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、司法鑒定檔案、訴訟檔案和電子檔案等九大類，訴訟檔案是檢察院最為專業(yè)、也最為重要的檔案類型。各級檢察院可根據(jù)自身管理需要，進(jìn)行更詳細(xì)的檔案分類管理。三、取卷從庫房拿取需要數(shù)字化的紙質(zhì)實(shí)體案卷，取卷時注意：準(zhǔn)確記錄所取案卷的物理存放位置。依次拿取，不要丟卷，確保案卷的完整。四、檔案定義檔案定義，是3Hmis的專用術(shù)語，實(shí)際上就是確定檔案的最底層分類的相關(guān)屬性，或稱案卷的相關(guān)屬性。3Hmis可同時管理紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，如果3Hmis中已存在相關(guān)案卷信息，此步驟可省略。輸入檔案的檔號、題名等信息：更詳細(xì)的案卷屬性錄入：屬性項(xiàng)目可根據(jù)需要自行定義。屬性項(xiàng)目可根據(jù)需要自行定義。五、拆卷拆卷的含義是手工拆除案卷裝訂，如果紙質(zhì)實(shí)體案卷信息已保存在3Hmis系統(tǒng)中，還應(yīng)執(zhí)行取消注冊功能，相當(dāng)于在3Hmis中執(zhí)行拆卷操作。拆卷的注意事項(xiàng)：保證案卷的完整，檢查是否有缺頁、漏頁及其它錯誤，正、副卷標(biāo)注是否正確。保持案卷的清潔。拆開案卷，將案卷背面的封條小心撕干凈，剪開裝訂線。取掉案卷中的金屬物。將卷內(nèi)文件一頁頁分開，對單面、雙面等情況進(jìn)行標(biāo)注，以提醒掃描人員注意。為了方便掃描及時與掃描人員溝通。注明每卷（包括正、副卷）的頁數(shù)及其他的特殊情況。如有疑問，應(yīng)向檔案管理員咨詢和溝通，不得擅自違規(guī)處理。六、錄入卷內(nèi)文件信息一份案卷，可能有多冊許多份文件，是每份獨(dú)立掃描，而是將一冊掃描為一個圖像文件呢？可根據(jù)用戶的管理需要考慮決定。如果是每份文件獨(dú)立掃描，則應(yīng)將每份文件登記為一條文件記錄，如果是按冊掃描，則每冊登記為一條文件記錄。七、掃描對已錄入相關(guān)屬性的卷內(nèi)文件進(jìn)行掃描，并將掃描結(jié)果文件引入檔案系統(tǒng)。3Hmis內(nèi)嵌掃描處理程序，可在錄入卷內(nèi)文件信息的同時直接調(diào)用掃描模塊進(jìn)行掃描（支持高速掃描儀），用戶亦可使用其它掃描程序掃描文件，然后，再通過引入功能將掃描文件引入檔案系統(tǒng)，3Hmis還提供了專門的批量引入工具。如果檢察院有更嚴(yán)格的數(shù)字化檔案安全管理要求，并有專門用于歸檔的電子印章，可對掃描結(jié)果文件加蓋歸檔專用的電子印章。掃描時請注意：根據(jù)需要設(shè)置掃描文件的格式和分辨率，3Hmis可對各種常用格式的數(shù)字化文件進(jìn)行管理。對于封面、內(nèi)頁、手寫訴狀或是發(fā)票等各類不同證據(jù)材料，需用不同的比例或掃描方法進(jìn)行掃描。根據(jù)規(guī)則設(shè)置掃描文件的存放位置和掃描結(jié)果文件的文件名。將掃描頁數(shù)和拆卷人所注明的頁數(shù)核對，確保不重掃、漏掃、多掃，同時保證案卷的清晰度，對掃描結(jié)果不佳的頁面進(jìn)行專門處理。八、檔案數(shù)字化處理審批3Hmis內(nèi)嵌流程模塊，檔案的質(zhì)檢與審批等工作可流程化。電子檔案處理審批流程：歸檔審批流程圖示卷內(nèi)文件清單歸檔審批流程圖示卷內(nèi)文件清單還可采用可視化效果更好，與傳統(tǒng)審批表格類似的流程表單來處理歸檔審批流程，流程表單可根據(jù)需要和喜好自主設(shè)計(jì)：對于歸檔審批流程，可預(yù)先設(shè)計(jì)好流程模板和流程表單，供需要時套用，提交人亦可在提交審批流程時現(xiàn)場設(shè)置或修改。檔案數(shù)字化的審批程序，每個檢察院可能都不一樣，總之，啟動審批流程的目的是通過校對、復(fù)核與批準(zhǔn)等程序，確保檔案數(shù)字化結(jié)果的正確、清晰與安全。如有必要，也可將檔案定義以后的各項(xiàng)數(shù)字化流程，包括錄入卷內(nèi)文件信息、掃描、注冊、裝訂等納入數(shù)字化處理審批程序中，以記載更為詳細(xì)的檔案數(shù)字化過程。3Hmis的日志功能，就像飛機(jī)上的黑匣子一樣，能自動記錄檔案的數(shù)字化處理過程。九、檔案裝訂將掃描完成后的實(shí)體檔案重新裝訂。裝訂注意事項(xiàng)：對已完成掃描、索引、質(zhì)檢工序的案卷進(jìn)行重新裝訂。對重新裝訂的案卷，必須檢查案卷內(nèi)的頁數(shù)是否完整，有無順序混亂，正反顛倒等現(xiàn)象，并加以整理。3Hmis提供了案卷封面、備考表、背脊等格式的設(shè)計(jì)與打印功能。按原裝訂的孔重新將案卷裝訂，以