本科教學評估與學校檔案信息化建設-教育文檔

本科教學評估與學校檔案信息化建設本科教學評估是我國高等教育實施教育質(zhì)量的重點工程，是教育行政部門對高等教育進行宏觀管理，促進學校改革與建設，保證學校辦學水平和教學質(zhì)量的關鍵舉措。教學評估指標體系共有七個一級指標，19個二級指標，44個觀測點，涵蓋了學校的方方面面，涉及到學校各個門類的檔案，因此，教學評估對學校檔案信息化建設至關重要。一、學校檔案是學校教學評估工作的基礎和重要依據(jù)學校檔案是集黨群、行政、教學、科研、財務、基建、出版、設備等眾多門類檔案為一體的綜合檔案體系，它隨著學校的建立而產(chǎn)生，隨著學校的發(fā)展而積累。只有在收集整理大量的檔案資料和數(shù)據(jù)的基礎上，才能做出價值判斷，由此可見，學校檔案是否完整和齊全，直接影響到評估結(jié)果。加強學校檔案事業(yè)的建設，提高學校檔案管理水平，對提高學校教學質(zhì)量和管理水平具有積極的促進作用。二、學校檔案工作存在的問題1.檔案意識較為薄弱，檔案工作人員水平參差不齊。多數(shù)學校領導和教師，以及部分檔案管理人員檔案意識淡薄，只重視教學工作和其它管理工作，忽視檔案工作在學校教學中的重要性，嚴重影響了學校檔案工作的順利開展。目前許多高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，知識結(jié)構(gòu)單一，缺乏現(xiàn)有檔案專業(yè)知識又懂計算機的復合型人才，其中有的是改行搞檔案工作的，有的是兼職的，由于沒有受過專業(yè)知識和技能的培訓，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)這樣或那樣的漏洞。2.檔案管理體制需要健全和完善。學校在進行教學評估時，要查閱檔案，學校的二級學院是基礎教學業(yè)務部門，而教學檔案是在教學管理、教學實踐活動各個環(huán)節(jié)中直接形成的歷史記錄，學校進行評估需要對教學條件、教學效果進行跟蹤調(diào)查和分析，但由于沒有足夠認識和重視檔案材料在教學評估中的憑證作用，以及相當一部分檔案散存于個人手中，或者沒有及時收集、整理歸檔，導致教學檔案的不齊全、不完整。長期以來，高等學校各院系雖不同程度地保存著一些教學檔案資料，但缺乏一個科學、合理、可行的檔案管理體系，這無疑會給檔案的保管、檢索、編研、利用帶來不便，更不符合本科教學評估工作的需要。3.檔案材料收集不規(guī)范。學校各職能部門和教學系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，該收集的沒收集，不該收集的倒收集上來了；只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視本部門教學管理材料的歸檔；個別重要文件不正規(guī)行文，有的紅頭文件不蓋章，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、鉛筆或復印紙代替；紙張大小不一，長短不齊，普遍缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮。以上這些情況不僅直接影響了檔案的質(zhì)量，而且也影響了其歷史憑證作用。4.本科教學評估的建檔工作與學校檔案館的建設脫節(jié)。長期一系列嚴密的電子文件技術標準作支撐，電子文件形成后，需要集中保管，各軟件由于運行環(huán)境、版本之間的不一致會產(chǎn)生彼此間的不兼容性，因此建立一個通用性強、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準、才能保證學校校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進行。3.建立健全電子檔案全過程管理的制度。從電子檔案的形成到電子檔案的利用，中間經(jīng)歷過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)的職責不清，制度不明，都可能會影響電子檔案的原始性、真實性，因此建立健全電子檔案的管理制度，明確各方面的職責要求，使每一個參與人員負起分工范圍內(nèi)的責任非常重要。電子文件形成后，應及時進行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。4.建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)。紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式、特征就不會再發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認文件的原始性。電子檔案形成后，因載體的轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化、人們便難以確定它的原始性。因此，每一份電子檔案都應建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進行記錄，以保證電子檔案的原始性和真實性。5.開發(fā)檔案信息資源，以電子文本的形式編制各類評估佐證材料。檔案信息是國家信息資源的重要組成部分，以檔案信息資源共享為目標的數(shù)據(jù)庫標準體系建設是檔案信息化建設的一項重要內(nèi)容。因此，要按照國家有關規(guī)定加強檔案信息資源的開發(fā)，在“數(shù)字化”建設的環(huán)境下，按照信息共享的標準要求，使用視頻、音頻、多媒體或超媒體鏈接技術制作評估一覽表電子文件，評估佐證文件索引或文件匯編，充分發(fā)揮檔案信息資源作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。這樣既能滿足于各行各業(yè)、各類評估工作的要求，也能滿足檔案信息化建設的要求，而且將大大促進檔案與檔案事業(yè)的發(fā)展，拓展檔案服務領域，產(chǎn)生更好的服務效果。學校通過教學