本科教學(xué)評估與學(xué)校檔案信息化建設(shè)-教育文檔

本科教學(xué)評估與學(xué)校檔案信息化建設(shè)本科教學(xué)評估是我國高等教育實施教育質(zhì)量的重點工程，是教育行政部門對高等教育進(jìn)行宏觀管理，促進(jìn)學(xué)校改革與建設(shè)，保證學(xué)校辦學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵舉措。教學(xué)評估指標(biāo)體系共有七個一級指標(biāo)，19個二級指標(biāo)，44個觀測點，涵蓋了學(xué)校的方方面面，涉及到學(xué)校各個門類的檔案，因此，教學(xué)評估對學(xué)校檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。一、學(xué)校檔案是學(xué)校教學(xué)評估工作的基礎(chǔ)和重要依據(jù)學(xué)校檔案是集黨群、行政、教學(xué)、科研、財務(wù)、基建、出版、設(shè)備等眾多門類檔案為一體的綜合檔案體系，它隨著學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著學(xué)校的發(fā)展而積累。只有在收集整理大量的檔案資料和數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，才能做出價值判斷，由此可見，學(xué)校檔案是否完整和齊全，直接影響到評估結(jié)果。加強(qiáng)學(xué)校檔案事業(yè)的建設(shè)，提高學(xué)校檔案管理水平，對提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平具有積極的促進(jìn)作用。二、學(xué)校檔案工作存在的問題1.檔案意識較為薄弱，檔案工作人員水平參差不齊。多數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師，以及部分檔案管理人員檔案意識淡薄，只重視教學(xué)工作和其它管理工作，忽視檔案工作在學(xué)校教學(xué)中的重要性，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案工作的順利開展。目前許多高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，知識結(jié)構(gòu)單一，缺乏現(xiàn)有檔案專業(yè)知識又懂計算機(jī)的復(fù)合型人才，其中有的是改行搞檔案工作的，有的是兼職的，由于沒有受過專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，在工作中經(jīng)常出現(xiàn)這樣或那樣的漏洞。2.檔案管理體制需要健全和完善。學(xué)校在進(jìn)行教學(xué)評估時，要查閱檔案，學(xué)校的二級學(xué)院是基礎(chǔ)教學(xué)業(yè)務(wù)部門，而教學(xué)檔案是在教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動各個環(huán)節(jié)中直接形成的歷史記錄，學(xué)校進(jìn)行評估需要對教學(xué)條件、教學(xué)效果進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析，但由于沒有足夠認(rèn)識和重視檔案材料在教學(xué)評估中的憑證作用，以及相當(dāng)一部分檔案散存于個人手中，或者沒有及時收集、整理歸檔，導(dǎo)致教學(xué)檔案的不齊全、不完整。長期以來，高等學(xué)校各院系雖不同程度地保存著一些教學(xué)檔案資料，但缺乏一個科學(xué)、合理、可行的檔案管理體系，這無疑會給檔案的保管、檢索、編研、利用帶來不便，更不符合本科教學(xué)評估工作的需要。3.檔案材料收集不規(guī)范。學(xué)校各職能部門和教學(xué)系部檔案材料的收集與整理帶有很大的隨意性，沒有明確的歸檔范圍和要求，該收集的沒收集，不該收集的倒收集上來了；只注重紅頭文件的收集與整理，而不重視本部門教學(xué)管理材料的歸檔；個別重要文件不正規(guī)行文，有的紅頭文件不蓋章，部分檔案材料原始記錄書寫用圓珠筆、鉛筆或復(fù)印紙代替；紙張大小不一，長短不齊，普遍缺少規(guī)范的要求和長久保存檔案的考慮。以上這些情況不僅直接影響了檔案的質(zhì)量，而且也影響了其歷史憑證作用。4.本科教學(xué)評估的建檔工作與學(xué)校檔案館的建設(shè)脫節(jié)。長期一系列嚴(yán)密的電子文件技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作支撐，電子文件形成后，需要集中保管，各軟件由于運行環(huán)境、版本之間的不一致會產(chǎn)生彼此間的不兼容性，因此建立一個通用性強(qiáng)、大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標(biāo)準(zhǔn)、才能保證學(xué)校校園網(wǎng)、校際網(wǎng)、教育系統(tǒng)網(wǎng)、檔案系統(tǒng)網(wǎng)之間檔案信息存儲、交換的順利進(jìn)行。3.建立健全電子檔案全過程管理的制度。從電子檔案的形成到電子檔案的利用，中間經(jīng)歷過很多環(huán)節(jié)，哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，都可能會影響電子檔案的原始性、真實性，因此建立健全電子檔案的管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，使每一個參與人員負(fù)起分工范圍內(nèi)的責(zé)任非常重要。電子文件形成后，應(yīng)及時進(jìn)行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。4.建立電子檔案管理的記錄系統(tǒng)。紙質(zhì)文件一旦形成，原件中所包含的內(nèi)容和形式、特征就不會再發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子檔案形成后，因載體的轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關(guān)信息證實電子文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化、人們便難以確定它的原始性。因此，每一份電子檔案都應(yīng)建立必要的記錄制度，從收集、積累開始就要進(jìn)行記錄，以保證電子檔案的原始性和真實性。5.開發(fā)檔案信息資源，以電子文本的形式編制各類評估佐證材料。檔案信息是國家信息資源的重要組成部分，以檔案信息資源共享為目標(biāo)的數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容。因此，要按照國家有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)，在“數(shù)字化”建設(shè)的環(huán)境下，按照信息共享的標(biāo)準(zhǔn)要求，使用視頻、音頻、多媒體或超媒體鏈接技術(shù)制作評估一覽表電子文件，評估佐證文件索引或文件匯編，充分發(fā)揮檔案信息資源作用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。這樣既能滿足于各行各業(yè)、各類評估工作的要求，也能滿足檔案信息化建設(shè)的要求，而且將大大促進(jìn)檔案與檔案事業(yè)的發(fā)展，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，產(chǎn)生更好的服務(wù)效果。學(xué)校通過教學(xué)