卡夫食品KIC銷售守則-最低意識培訓(xùn)+銷售的流程和方法Sales-Compliance-deck(C)2

銷售守那么

2006年2月

關(guān)鍵交付成果

2KIC銷售守那么

2006最低意識培訓(xùn)目錄4內(nèi)容5內(nèi)容〔續(xù)〕6內(nèi)容〔續(xù)〕7前言和背景8違規(guī)意味著麻煩…過去幾年中，有些例子讓人們看到不遵守相應(yīng)法律法規(guī)的公司的下場〔其中一些相當有名〕…安然阿霍德弗萊明世界通信〔WorldCom〕這些公司的命運說明：合規(guī)運作是一個公司必須貫徹的主題！9違規(guī)對卡夫及其高級管理層都意味著責任…10我們必須保證具有高度的合規(guī)意識！11一個易于使用和理解的精簡、可得的文件我們必須保證具有高度的合規(guī)意識！12合規(guī)的根底是意識和可達性13決定性因素存在于兩個方面中14一些要點15守那么1-2-1培訓(xùn)16卡夫食品合規(guī)誠信行為準那么17準那么的重點：卡夫公司承諾提供平安和專業(yè)的工作場所，以促進團隊合作、多樣性和信任這包括最大程度上的承諾，為所有人提供平等的就業(yè)時機作為卡夫公司的員工，我們將忠實、客觀和防止利益沖突地一起工作以實現(xiàn)共同目標在我們的所有經(jīng)營活動中，公司都力爭老實和公平！我們將積極競爭，但保持公平，遵守所有保護市場競爭和誠信的法律卡夫食品合規(guī)誠信行為準那么18準那么的重點〔續(xù)〕：卡夫公司必須保持公平和老實地對待顧客才能成功產(chǎn)品質(zhì)量、負責任的營銷活動、注重對兒童和消費者隱私的保護都是卡夫公司的重心我們的員工通過努力工作創(chuàng)造財富，防止任何與公司商業(yè)信息或公司資源有關(guān)的欺詐行為。我們將老實和充滿誠信地履行我們的職責?？ǚ蚴称分匾暪镜纳鐣r值，重視社會對于我們這樣一個全球性商業(yè)組織的期望卡夫食品合規(guī)誠信行為準那么19卡夫食品合規(guī)誠信行為準那么20卡夫食品合規(guī)誠信行為準那么21例證——常見問題與解答…〔續(xù)〕問：值班主任讓我跳過一個質(zhì)量控制步驟。我認為這違反了公司的規(guī)定，但他是主任。我是否該服從他的命令跳過此步驟？答：不可以。如果你認為值班主任破壞了規(guī)定并且你對此不滿，可以和上司直接反映、聯(lián)系更上級的管理人員、公司的質(zhì)量保障部門、或撥打誠信效勞熱線。問：我有時給配偶發(fā)電子郵件談?wù)撘恍┧饺朔桨?，如誰負責下班后接孩子。我可以使用公司的電腦來做這些事情嗎？答：可以。只要用電腦做私人事情的時候合理安排和盡可能少用時間就行。卡夫食品合規(guī)誠信行為準那么22卡夫食品合規(guī)誠信行為準那么23收入確認和壓貨24收入確認的概念25何為壓貨〔或“渠道填充〞〕？壓貨是:吸引采購者以大大超過通常情況的采購量超額采購壓貨包括在:通過提供特別價格折扣、延長付款期限或其他優(yōu)惠方式吸引客戶預(yù)先購置，以把未來財務(wù)年度的收入轉(zhuǎn)移到現(xiàn)在一般認為當以下事情發(fā)生時就存在渠道壓貨:1)增加的銷售收入是刻意造成的2)增加的銷售有可能導(dǎo)致以后季度銷售的下降〔也可能增加以后季度產(chǎn)品的返還〕26為什么壓貨引發(fā)收入確認爭議?在財務(wù)年度期末出現(xiàn)銷售額增加的現(xiàn)象不一定是欺詐行為——銷售出現(xiàn)波動是正常現(xiàn)象可能合理地反映了季節(jié)性、消費者偏好的變動、促銷或新產(chǎn)品上市的效應(yīng)然而，壓貨經(jīng)常受到SEC的嚴格審查，這是因為：壓貨可與虛增收入相聯(lián)系〔如延長付款期限、放寬退貨規(guī)定、過高的回扣、為客戶提供的庫存品附加特別條款、減少對所欠應(yīng)收帳款的催收力度、幫助客戶在貨架上重新銷售卡夫的商品等〕，并有可能構(gòu)成欺詐性收入確認行為未經(jīng)披露的大型壓貨行為有可能導(dǎo)致今后季度的銷售額下降，最終使財務(wù)報告產(chǎn)生誤導(dǎo)結(jié)果。27卡夫食品銷售的指導(dǎo)思想是什么？我們的商業(yè)策略是把產(chǎn)品擺在貨架上滿足顧客的需求為到達此目的，我們需要在最正確時刻以最適當?shù)漠a(chǎn)量滿足顧客應(yīng)使用促銷和其他一般商業(yè)手段應(yīng)防止采用對未來年度造成不利影響的特殊動機的刺激性方式來虛增銷售我們應(yīng)通過更好的銷售供給和對消費市場趨勢的更深入理解，逐步實現(xiàn)市場從被動的推動形式(Push)到主動的拉動形式(Pull)文化理念的轉(zhuǎn)變28具體來說，可以做的和不可以做的29具體來說，可以做的和不可以做的〔續(xù)〕30具體來說，可以做的和不可以做的〔續(xù)〕31銷量的定義KIC銷售和運輸?shù)漠a(chǎn)品量以公制噸為標準單位進行計量，稱為銷量它們在內(nèi)部收益報告中單獨列為一項，位于與其相關(guān)聯(lián)的銷售之后——兩個數(shù)字構(gòu)成美元/噸的關(guān)系一段時間內(nèi)銷售給外部客戶的成品，其一般銷售都要報告銷量相關(guān)產(chǎn)品在銷售時所有權(quán)必須歸KIC，并代表營業(yè)單位的主要產(chǎn)量銷量包括：銷售給外部客戶成品的一般銷售量銷售給未合并子公司的公司間銷售免費商品退回的商品〔用于調(diào)整已售銷量〕易貨交易32銷量的定義3334舉例說明——問題和解答…問：如果我確信我公司某人成心以不恰當?shù)姆绞酱_認銷售收入，或積極鼓勵不平安的工作操作，我該怎么辦？答：最重要的是你應(yīng)提出問題或引起關(guān)注。通常向上級反映是不錯的首選方式，但你也可以將情況反映給如下人員以尋求幫助或建議：你的上級的上級你所在部門、地區(qū)或營業(yè)單位的主管卡夫公司法務(wù)部或人力資源部你的指定合規(guī)聯(lián)絡(luò)員卡夫公司的首席監(jiān)察官面對面的談話通常是最好的方式，但有許多時候你不想直接面談而想保持匿名。這就是卡夫食品公司設(shè)立誠信熱線效勞的原因。該熱線可使你在任何時間、任何地點報告你的擔憂。你可以保持匿名，如果你希望如此的話。35辯護–合規(guī)聯(lián)絡(luò)管理程序?qū)嵉?員工/外部人員熱線、披露、合規(guī)、董事會、財務(wù)老實性指定合規(guī)聯(lián)絡(luò)員(DCC)CSteffanus,DCook,執(zhí)業(yè)律師,KEndres,MMathieson,GToro控制與指示總部協(xié)調(diào)官(DCook)KIC相關(guān)人員KIC高級財務(wù)副總KIC高級HR副總KIC高級法務(wù)副總控制與指示總部協(xié)調(diào)官會議簽署通知地區(qū)總裁獲取指示：不進行調(diào)查還是跟進CEO和KET的適當成員本地解決小組wDCC,控制與指示總部協(xié)調(diào)官

和適當?shù)馁Y源KNAC相關(guān)人員KNACSr財務(wù)副總KNACSrHR副總KNACSr

法務(wù)副總控制與指示總部協(xié)調(diào)官合規(guī)核心小組(CCT)首席文化官〔CCO〕總參謀部門總參謀合規(guī)和訴訟否是I通知DCC下一步把結(jié)果通知DCC(以適當方式)36欺詐和資金挪用37欺詐和資金挪用舉例說明–問題和解答…問：我們已在我們組織內(nèi)部發(fā)現(xiàn)了一起欺詐行為，我們該怎么辦？去找誰？答：任何造成或可能造成KIC財產(chǎn)損失或使其面臨為難的行為都必須在發(fā)現(xiàn)后立即報告給營業(yè)部門的財務(wù)主管。財務(wù)主管會根據(jù)此信息決定是否進行進一步的審查來檢測公司內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效性，并判斷作為優(yōu)先審查對象是否存在弱點需要彌補。38對反托拉斯法和其他法律的遵循39對反托拉斯法和其他法律的遵循40利益沖突員工有義務(wù)以不阻礙監(jiān)察人員判斷的方式進行業(yè)務(wù)活動——商業(yè)活動只有在單純符合卡夫公司最大利益的情況下才可進行員工不得在其崗位上以不恰當?shù)姆绞阶鳛閱T工從銷售、采購或卡夫公司的其它業(yè)務(wù)活動中獲利員工應(yīng)防止與其對卡夫公司的義務(wù)或其他人的私人利益發(fā)生沖突如我們和如下〔清單不全面〕對象進行交易、活動、所有權(quán)方面的行為中不能保持公正，一些較常見的情況就會發(fā)生：與卡夫公司做生意的公司或與卡夫公司的競爭對手外部雇員和主管支付接收、貸款、員工招待支出和禮物因雇傭而產(chǎn)生的時機保密信息41利益沖突42商務(wù)禮品商務(wù)禮品是由公司負擔的為公司之外的個人購置有價值的物品或給予員工的獎勵性饋贈代表卡夫公司贈送商務(wù)禮品是鼓勵互惠的，同時，給卡夫公司員工的禮品應(yīng)該降低至最低限度——如果不可防止的話卡夫公司的員工可給其他員工或第三方贈送禮物，費用由公司負擔，但要滿足如下要求：所送禮物應(yīng)在所在國是合法的，并符合該國商業(yè)慣例不應(yīng)以現(xiàn)金或現(xiàn)金等價物，如優(yōu)惠券的形式饋贈，任何金額或數(shù)量都不行假設(shè)被認為是令人厭惡的、有性意味的或違反了我們關(guān)于互相尊重的其他承諾，就不要送禮沒有先行授權(quán)，商務(wù)禮品不可被贈與政府官員或政府雇員——同樣適用于價值超過250美元的禮物43商務(wù)禮品44捐助45捐助46保密信息47舉例說明–一些問題和解答…問：我是一名大客戶經(jīng)理，剛剛完成客戶商業(yè)方案書，我想和一個同樣在銷售領(lǐng)域的朋友談?wù)撐业姆桨福乃抢锏玫椒错憽@種行為是否適當？答：這不是個好主意，盡管不一定會導(dǎo)致問題的產(chǎn)生。任何這種性質(zhì)的商業(yè)方案書或文件都是敏感信息，不應(yīng)與卡夫公司之外的人談?wù)?。問：星期五下午我在一家飯館和幾個朋友用餐，我們開始談?wù)摦斕煸缧r候卡夫公司公布的年報——我參與這種討論是否適宜？答：這看起來沒有什么大不了，但是，一定要注意不要解釋問題或提供年報未公布的信息，因為那樣你可能會泄露保密信息——這是需要小心謹慎的。48財務(wù)信息確實認49財務(wù)信息確實認舉例說明–一些問題和解答…問：我是一名大客戶經(jīng)理，一次在進行每周例行的工作時，我與客戶交換了包括銷售到他們倉庫的銷售數(shù)字和倉中已售完的銷售數(shù)字在內(nèi)的數(shù)據(jù)——我進行此類數(shù)據(jù)的交換是否適當？答：是的。只要是日常運作的數(shù)據(jù)就沒有問題。但要確定客戶只在日常運作中使用這些數(shù)據(jù)，而不是用于其他用途，如編進財務(wù)報告中。問：昨天我接到一個客戶的，要我確認我們是否欠他們15萬美元的欠款，并說他們需要此信息以便編寫財務(wù)報告——我是否應(yīng)該確認此事？答：不可以。我們不可以口頭或書面的方式對任何人確認任何數(shù)字，如果該數(shù)字被用于編寫財務(wù)報告的話。50促銷活動KIC不以游戲、猜謎、比賽和彩票等方式進行促銷，這些方式具有打印、機械或其他錯誤可能帶來的風險，雖然該風險很小，但KIC及其關(guān)聯(lián)方需為此負責，有可能會付出比方案的獎品昂貴得多的代價。作為審核程序的一局部，管理者向負責批準的執(zhí)行人員提交可令其滿意的合規(guī)促銷方案KIC營業(yè)單位只有在得到以下程序的批準后才會實施促銷活動所有的促銷活動都要由營業(yè)單位的市場營銷主管、法務(wù)部、財務(wù)主管和稅務(wù)主管審核并按以下程序進行：市場營銷部〔消費者促銷〕或貿(mào)易營銷部〔貿(mào)易促進〕負責執(zhí)行促銷方案并保證所有相關(guān)程序都已執(zhí)行并獲得批準。51促銷活動舉例說明–一些問題和解答…問：我們方案在店內(nèi)進行買一贈一活動——是否有可能我們的方案不符合規(guī)定？答：由于此活動的本錢非常清楚，且不大可能為卡夫增加過多方案之外的費用支出，因此活動規(guī)那么不大可能不被允許。然而，你們必須保證員工對規(guī)那么有清楚地了解和認識。52業(yè)務(wù)績效業(yè)務(wù)績效是為商店進行店內(nèi)短期卡夫食品促銷活動而進行的補償一些特殊活動由營業(yè)單位的銷售部門首先批準，例如：通道末端展覽、附加的貨架空間、品牌的增加、陳列架昭示、店內(nèi)導(dǎo)購、分發(fā)的宣傳小冊子或雜志、陳列材料、收銀機、新產(chǎn)品列表或新產(chǎn)品展示促銷銷量折扣、現(xiàn)金折扣、降價、贈品、客戶獎勵或其它與業(yè)績無關(guān)的協(xié)議都不在業(yè)務(wù)績效的處理范疇內(nèi)以下是業(yè)務(wù)績效所要求的根本控制原那么： 1)交易處理機制用于監(jiān)控支出并跟蹤其在預(yù)算、承諾和費用中的情況2)承諾在活動開始前編制預(yù)算并得到批準3)必須提供業(yè)績證明4)發(fā)票只有在核實并由活動發(fā)起人簽署收到后才可報銷5)適當?shù)睦⒖杀慌鷾?，要盡量防止做出過高預(yù)算的承諾53舉例說明–一些問題和解答…問：我沒有時間或時機從我的經(jīng)理那里獲得批準進行通道末端展覽，但我必須趕在今天下午給我的客戶答復(fù)——我可以先做決定嗎？答：不可以。沒有得到批準的情況下，我們不可向客戶承諾任何使用公司資源的行為問：我的一個客戶上周開了一家新店，并為我們舉行了一次活動。他們希望我們?yōu)榇舜位顒又Ц顿M用，但我們還沒有得到關(guān)于此次活動業(yè)績的任何證明來證實該活動確實發(fā)生了——我們應(yīng)該負責費用嗎？答：銷售管理人員必須做出判斷，如果該活動被取消或改期那么不能支付。以后的結(jié)果必須出具證明文件以便做出是否付費的判斷。54財務(wù)合規(guī)程序–

概述55財務(wù)合規(guī)程序–

合同KIC法務(wù)人員在執(zhí)行前需檢查所有協(xié)議和合同的內(nèi)容依照適當程序或由公司法務(wù)部先行批準的使用形式，唯一例外是與日常協(xié)議相關(guān)聯(lián)的事務(wù)KIC經(jīng)營實體首先由其律師審查假設(shè)KIC經(jīng)營實體的合同非常重要，那么在執(zhí)行前也需要經(jīng)過KIC法務(wù)部的審查KIC法務(wù)部的職責是為KIC負責的行政人員在如下方面提供建議…合同規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)確保任何對KIC嚴重不利或有可能引起法律或財產(chǎn)糾紛的合同都得到卡夫公司相關(guān)行政人員的高度關(guān)注56所有潛在的新客戶都必須以書面形式得到相關(guān)財務(wù)主管的批準客戶是KIC向其供給貨物并為此收取貨款的對象“了解你的客戶〞——我們只與和我們一樣有高度誠信的公司做生意管理層在批準前應(yīng)確信：潛在新客戶是一個存在的法律實體；潛在的新客戶值得信賴；應(yīng)有充分的理由相信，潛在的新客戶是從事合法生意的受好評的企業(yè)任何批準要求都必須附上以下文件：當前財務(wù)信息：D&B報告或其他可在潛在客戶所在國獲得的報告；關(guān)于所有權(quán)結(jié)構(gòu)和銀行或其他信用情況的信息財務(wù)合規(guī)程序–客戶批準指導(dǎo)、外國貿(mào)易抵抗和經(jīng)濟禁運57財務(wù)合規(guī)程序–客戶批準指導(dǎo)方針、外國貿(mào)易抵抗和經(jīng)濟禁運〔續(xù)〕58財務(wù)合規(guī)程序–付款和收款條款59財務(wù)合規(guī)程序–可接受的支付方式60舉例說明–一些問題和解答…問：我有一個待批準的合同，這是一個我們每年都與一個客戶簽定的關(guān)于交換數(shù)據(jù)的一成不變的合同，法務(wù)人員以前也審查過——是否不需要法務(wù)人員的審查就可通過批準？答：是的。這應(yīng)該沒問題，因為合同和其所屬情況自從上次簽定后就沒有變更。然而，如果對內(nèi)容和條件有任何疑問，可以向法務(wù)部門尋求建議〔最好一次準備多些問題而不是每次問很少問題卻跑很屢次〕問：我從一個大客戶那里得到一個新的年度協(xié)議需要批準，我可以在未經(jīng)法務(wù)部門審查前就簽定嗎？答：不可以。因為協(xié)議或其他合同性安排必須在執(zhí)行前接受法務(wù)部的審查，特別是當它們可能對卡夫公司有較大的潛在影響的時候。財務(wù)合規(guī)程序(合同)61舉例說明–一些問題和解答…問：我從一個我們從未與之做過生意的公司那里接到，他們想和我們簽定一個定單——我們可以處理定單并直接交付貨物嗎？答：不可以，這是不允許的。首先我們要對潛在客戶進行審查以確信可以和他們做生意并且有充分的理由相信可以得到貨款。這是在處理定單和交付貨物前必須做的。財務(wù)合規(guī)程序(客戶批準指導(dǎo)方針、外國貿(mào)易抵抗和經(jīng)濟禁運)62財務(wù)合規(guī)程序(付款和收寬條款)63舉例說明–一些問題和解答…問：我們最大的客戶正在大廳里等候，他想用現(xiàn)金支付上個月發(fā)票開出的款項，我可以接受這種支付方式嗎？答：不，大多數(shù)情況下是不可以的。在某些特定情況下可以，但作為一項一般規(guī)定，我們不能接受現(xiàn)金支付，特別是大客戶的現(xiàn)金支付。然而，如果市場條件證明這是唯一可以得到支付的方式，就可以接受。財務(wù)合規(guī)程序(可接受的支付方式)646566KIC員工的第三方款待67KIC員工第三方款待舉例說明–一些問題和解答…問：我的客戶邀請我和他們一起去毛里求斯參加一個會議，由他們提供旅行和住宿的費用——我是否該接受這個邀請呢？答：可以參加會議。如果有足夠的理由參加此次會議你就可以去。但是你不應(yīng)該容許由他們支付你的差旅費，而應(yīng)該從你的差旅費預(yù)算中支付。另外，出差之前，你需要從管理人員那里獲得書面批準。6869舉例說明–一些問題和解答…問：我和妻子方案在周末進行一次旅行，我想用我的工作電腦在Internet上搜索旅行信息——這種行為是適當?shù)膯?？答：看起來不可以，但要取決于具體情況。在工作時間或手頭有與工作相關(guān)的事情的情況下，這樣做是絕對不適當?shù)?。但是，如果只是在午餐時間使用幾分鐘或下班后這樣做就沒有什么大問題。不過，必須保證的是它不過多占用資源、降低網(wǎng)絡(luò)速度，或在某種程度上干擾了系統(tǒng)的運行。問：作為我工作的一局部，我每天都花一小時左右的時間上網(wǎng)瀏覽與行業(yè)相關(guān)的信息——這種行為是可以接受的嗎？答：是的，只要搜索是基于責任感就可以，這也是獲得新信息的有效途徑。70好處費、賄賂及其他不當報酬*Thetermincludesprocessinggovernmentalpapers,providingmailorphoneservices,loadingorunloadingcargo,schedulinginspections,obtainingpermits,licensesorotherofficialdocumentstoqualifyasubsidiarytodobusiness.71好處費、賄賂及其他不當收入72存貨7374員工預(yù)支通常情況下，旅行用的卡夫信用卡使員工沒有必要預(yù)支旅行費用如果預(yù)計旅行花費將十分大或者無法使用信用卡的話，可預(yù)先支取臨時差旅費預(yù)支款額應(yīng)基于現(xiàn)金預(yù)算臨時差旅費預(yù)支在完成出差任務(wù)后，馬上到財務(wù)處加以說明和報銷除了連續(xù)安排的旅行，一名員工每次只可預(yù)支一次旅行的費用除非員工有明確的