建筑行業(yè)供應商合同管理流程

建筑行業(yè)供應商合同管理流程一、制定目的及范圍為提升建筑行業(yè)供應商合同管理的效率與規(guī)范性，確保合同的執(zhí)行與監(jiān)督，特制定本流程。該流程適用于所有與供應商簽訂的合同，包括材料采購、工程分包及服務合同等，旨在明確各環(huán)節(jié)的職責與操作步驟，確保合同管理的高效性與合規(guī)性。二、合同管理原則1.合同管理應遵循“合法、公平、透明”的原則，確保各方權益得到保障。2.所有合同必須經過嚴格審核，確保條款的合理性與可執(zhí)行性。3.各部門需指定專人負責合同管理，確保信息的及時傳遞與反饋。三、合同管理流程1.合同需求確認1.1各項目部門根據實際需求提出合同申請，明確所需物資或服務的規(guī)格、數(shù)量及預算。1.2申請部門需提供相關的市場調研資料，確保需求的合理性與必要性。2.供應商選擇2.1依據需求，項目部門進行供應商篩選，至少提供三家合格供應商的資料。2.2組織評審會議，綜合考慮供應商的資質、信譽、報價及交貨能力，最終確定合格供應商。3.合同草擬3.1由法務部門根據評審結果起草合同，確保合同條款符合公司政策及法律法規(guī)。3.2合同草稿需涵蓋項目范圍、交付時間、付款方式、違約責任等關鍵條款。4.合同審核4.1合同草稿完成后，需提交相關部門進行審核，包括財務、法務及項目管理部門。4.2各部門需在規(guī)定時間內反饋審核意見，確保合同條款的合理性與合規(guī)性。5.合同簽署5.1審核通過后，合同需由雙方授權代表簽署，確保合同的法律效力。5.2簽署完成后，合同需進行備案，確保合同文檔的完整性與可追溯性。6.合同執(zhí)行與監(jiān)督6.1項目部門負責合同的具體執(zhí)行，確保供應商按合同約定提供物資或服務。6.2定期對合同執(zhí)行情況進行檢查，確保各項條款得到落實，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。7.合同變更管理7.1如需對合同進行變更，需由項目部門提出變更申請，并提供變更原因及相關依據。7.2變更申請需經過審核，確保變更的合理性與合規(guī)性，最終由雙方簽署確認。8.合同履行評估8.1合同履行結束后，項目部門需對合同執(zhí)行情況進行評估，分析合同的執(zhí)行效果及存在的問題。8.2評估結果需形成書面報告，作為后續(xù)合同管理的參考依據。9.合同檔案管理9.1所有合同及相關文檔需進行歸檔管理，確保信息的完整性與安全性。9.2合同檔案需定期進行審核與更新，確保信息的準確性與時效性。四、備案與記錄所有合同及相關文檔需進行備案，確保信息的可追溯性。項目部門需將合同、變更申請、履行評估報告等資料整理歸檔，便于后續(xù)查閱與審計。五、合同管理紀律1.合同管理人員職責：負責合同的起草、審核、簽署及執(zhí)行，確保合同管理的規(guī)范性與有效性。2.合同管理行為規(guī)范：合同管理人員不得與供應商私下交易或接受賄賂，違者將受到嚴肅處理。六、反饋與改進機制為確保合同管理流程的持續(xù)優(yōu)化，需建立反饋機制。項目部門在合同執(zhí)行過程中應及時反饋問題與建議，管理層定期召開會議，分析反饋信息，針對性地調