工程項(xiàng)目材料管理手冊

工程項(xiàng)目管理文件

材

料

管

理

手

冊

（試行稿）

二oo三年三月

目錄

一、本項(xiàng)目管理文件適用范圍

二、各XX材料管理職責(zé)

三、材料供應(yīng)和領(lǐng)用流程

四、材料管理工作標(biāo)準(zhǔn)及具體要求

五、附表

一、本項(xiàng)目管理文件適用范圍：適用于***xx內(nèi)部企業(yè)委托興健

工程項(xiàng)目管理XXXX管理的工程項(xiàng)目（不適用于經(jīng)營項(xiàng)目）.

二?集團(tuán)XX內(nèi)部涉及工程材料管理各XX的職責(zé)：

A、項(xiàng)目管理XX：

I、研定有關(guān)材料管理的各項(xiàng)制度，組織編制XX材料管理

手冊：

2、組織集團(tuán)XX內(nèi)部各企業(yè)實(shí)施材料管理手冊；

3、對物流XX制定的材料采購方案進(jìn)行復(fù)核；并會同物流

XX簽訂材料供應(yīng)合同；

4、對物流XX的材料供應(yīng)結(jié)算單進(jìn)行審核；

5、對裝飾XX及下包施工隊(duì)工程結(jié)算中的材料損耗進(jìn)行審

核；

6、對物流XX的材料付款計(jì)劃進(jìn)行審核；

7、對于用量大的工程材料會同物流XX做好材料供應(yīng)的招

投標(biāo)工作；

B、物流XX：

1、編制材料采購方案報(bào)項(xiàng)目XX備案復(fù)核；

2、會同項(xiàng)目XX簽訂材料供應(yīng)合同。分送集團(tuán)內(nèi)部建設(shè)單位

（下稱建設(shè)單位）財(cái)務(wù)部、建設(shè)單位倉庫、項(xiàng)目XX、裝飾

XX。

3、對建設(shè)單位、裝飾XX、下包施工隊(duì)和現(xiàn)場反饋的材料供

應(yīng)質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)處理。

4、對材料供應(yīng)商材料供應(yīng)的材料數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行跟蹤考

核。

5、根據(jù)每月整體的材料供應(yīng)計(jì)劃作出的相應(yīng)的材料付款計(jì)

劃報(bào)集團(tuán)XX財(cái)務(wù)部核撥工程項(xiàng)目資金。

6、負(fù)責(zé)對現(xiàn)場工程材料的管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

C、裝飾XX:

1、負(fù)責(zé)編制工程材料采購計(jì)劃（按工程施工合同要求當(dāng)工程

材料需由建設(shè)單位提供時(shí)）。并對材料數(shù)量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

2、會同建設(shè)單位材料保管員對物流XX供應(yīng)的材料的進(jìn)場驗(yàn)

收工作。包括材料的數(shù)量和質(zhì)量。并對材料供應(yīng)驗(yàn)收過程中

發(fā)現(xiàn)的問題于當(dāng)天以電話或書面形式發(fā)回XX。材料數(shù)量的準(zhǔn)

確性由建設(shè)單位的材料保管員負(fù)責(zé)，材料質(zhì)量的驗(yàn)收意見由

裝飾XX負(fù)責(zé)提出.

3、對裝飾XX自身提供的零星建筑裝飾材料質(zhì)量負(fù)責(zé)。

4、根據(jù)材料供應(yīng)合同和外協(xié)加工合同現(xiàn)場配合實(shí)施。并組織

對外協(xié)加工件的驗(yàn)收事項(xiàng)。

5、負(fù)責(zé)材料的施工現(xiàn)場庫房管理。

6、做好甲供材料的驗(yàn)收、保管和管理工作。

7、負(fù)責(zé)施工現(xiàn)場的成品保護(hù)工作。

8、對于外加工的和工件提供現(xiàn)場的準(zhǔn)確尺寸。并對于外加工

廠家到現(xiàn)場度量尺寸時(shí)作好技術(shù)交底工作。

9、對于各施工隊(duì)做好技術(shù)交底工作。包括材料的使用部位、

材料的損耗要求、材料的合理開栽要求、材料的使用方法。

10、對材料供應(yīng)合同負(fù)責(zé)現(xiàn)場段的工作實(shí)施。如復(fù)查材料的

供應(yīng)合同是否與材料的采購計(jì)劃一致、供應(yīng)商供應(yīng)的材料是

否與封樣一致、供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明書等有關(guān)手續(xù)是否齊

全等。外協(xié)件的供應(yīng)商與現(xiàn)場施工隊(duì)的現(xiàn)場協(xié)調(diào)問題的處

理。

H、對材料供應(yīng)合同實(shí)施監(jiān)督。

D、建設(shè)單位物資保管部門：

1、材料的入庫：做好材料數(shù)量的清點(diǎn)，并通知現(xiàn)場裝修工

程師對入庫材料的質(zhì)量一同進(jìn)行檢查驗(yàn)收；辦理有效的材料

入庫單；對于在材料入庫過程中發(fā)現(xiàn)的材料數(shù)量和質(zhì)量問題

以最快的方式通知物流XX進(jìn)行處理。人庫單要根據(jù)XX合同

材料采購合同或送貨單中的內(nèi)容進(jìn)行填寫，對于不同的材料

供應(yīng)合同的不同的材料送貨單要分別填寫。入庫時(shí)對材料的

數(shù)量/規(guī)格/型號/品牌/入庫時(shí)間/包裝情況/材料合同

號或材料送貨單號作好記錄。特別是數(shù)量要以材料合同或材

料送貨單的規(guī)范數(shù)量進(jìn)行登記。對于材料的退貨也要辦理材

料的入庫手續(xù)，但用紅筆填寫。材料保管員根據(jù)入庫單填制

材料明細(xì)帳。

2、材料的出庫：根據(jù)裝飾XX現(xiàn)場裝修工程師審批的材料

領(lǐng)用計(jì)劃辦理材料的出庫手續(xù)。同時(shí)核查工程XX領(lǐng)用的材

料是否在施工合同中規(guī)定的提供材料范圍內(nèi)。出庫時(shí)對材料

出庫的數(shù)量/規(guī)格/型號/品牌/出庫時(shí)間/領(lǐng)料人/施工

隊(duì)合同號作好記錄。對于施工隊(duì)的退貨也辦理出庫手續(xù)，但

用紅筆填寫。每月將材料的出入庫報(bào)表報(bào)及復(fù)印件一套報(bào)項(xiàng)

目管理XX備查。

3、材料的保管：做好入庫材料的分類保管工作；對于貴重

材料要入箱裝鎖。

4、材料的月報(bào)：每月三日前將上月的材料的出入庫情況，

庫存情況書面報(bào)物流XX、項(xiàng)目管理XX、建設(shè)單位財(cái)務(wù)部。

E、財(cái)務(wù)部：

1、根據(jù)XX物流XX每月資金使用計(jì)劃安排好材料的使用

資金。

2、做好材料供應(yīng)合同的歸檔、管理工作。

3、對材料供應(yīng)合同進(jìn)行監(jiān)督。

4、嚴(yán)格按照集團(tuán)XX的財(cái)務(wù)制度和材料費(fèi)用入帳的單據(jù)要

求做帳。

5、對于材料款支付手續(xù)予以監(jiān)督。

6、定期組織物流XX、庫房材料保管員等有關(guān)人員進(jìn)行對

帳。

三-材料供應(yīng)和領(lǐng)用（即材料在企業(yè)中的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過程）流程：

A、材料的采購流程：

1、編制材料的采購計(jì)劃-----2、材料采購計(jì)劃的復(fù)查

3、材料采購計(jì)劃的修訂4、編制材料的采購方案

5、材料采購方案的審核------6、簽訂材料供應(yīng)合同------

7、材料的跟蹤收貨。

B、材料的入庫流程：

1、材料入庫檢驗(yàn)（數(shù)量、質(zhì)量）------2、填寫入庫單

3、材料入庫分類管理。

C、材料的領(lǐng)用流程：

1、裝飾XX申報(bào)材料領(lǐng)用計(jì)劃-----2、材料領(lǐng)用計(jì)劃審批

3、填寫材料的出庫單-----4、材料出庫。

D、廢料的處理流程：

1'裝飾XX將現(xiàn)場需處理的施工過程中產(chǎn)生中廢料報(bào)物流

XX----

2、物流XX負(fù)責(zé)將廢料處理-----廢料收入人XX財(cái)務(wù)帳。

E、材料款的支付程序：

I、材料預(yù)付款的支付：由物流XX按合同條款填寫支票申

領(lǐng)單物流XX總經(jīng)理審查項(xiàng)目管理XX總經(jīng)理復(fù)

查財(cái)務(wù)審核出票做賬。

2、實(shí)結(jié)材料款的支付：由物流XX按合同條款填寫支票申

領(lǐng)單物流XX總經(jīng)理審查項(xiàng)目管理XX總經(jīng)理復(fù)

查財(cái)務(wù)主管審核出票做賬。實(shí)結(jié)材料款付款時(shí)，要求

附有有效的材料入庫單，對于外協(xié)加工件另要附有裝飾XX

現(xiàn)場工程師的工程質(zhì)量驗(yàn)收證明和材料款結(jié)算書。供應(yīng)商必

須提供的有效的全額稅務(wù)發(fā)票（除合同說明不需提供發(fā)票外）。

在每張發(fā)票的背書都必須由經(jīng)辦人審批人的簽字。

四-材料管理中各項(xiàng)工作的工作標(biāo)準(zhǔn)和具體要求：

A、材料采購計(jì)劃：

1、裝飾材料：材料采購計(jì)劃要列明材料規(guī)格型號，質(zhì)量要

求，材料的使用部位，材料的到貨時(shí)間要求。對于地毯，軟

包布的數(shù)量計(jì)劃要附有材料的開栽圖。對于墻紙布料地毯的

材料計(jì)劃要考慮門幅和拼花裁邊的要求。對于五金，燈具，

潔具等件要附有設(shè)計(jì)要求（如圖紙，文字，圖片）。

2、裝飾用外加工件：除了第1項(xiàng)裝飾材料的要求外，還必

須附有設(shè)計(jì)師出具的詳細(xì)的明確的加工技術(shù)要求和質(zhì)量要求

圖紙和文字。對于窗簾，布藝，盆景，畫，雕塑品，門牌標(biāo)

志，金屬加工件的采購計(jì)劃要附有設(shè)計(jì)說明（圖紙、文字、

圖片、技術(shù)要求等）

3、材料計(jì)劃表格式詳見附表。

B、材料的采購方案：

1、材料的采購方案包括材料的貨比五家;即比質(zhì)量，比價(jià)格，

比交貨期，比服務(wù)，比付款條件。在此表中要求列出材料供

應(yīng)商的單位全稱，聯(lián)系人，聯(lián)系電話，以便日后集團(tuán)XX監(jiān)

事會和審計(jì)部門備查。材料的采購方案只適用于主體材料。

2、材料的采購方案格式詳見附表。

C、材料訂購合同：

1、材料的訂貨合同一式五份。正本一份送財(cái)務(wù)部。副本一式

四份：物流XX自留一份；項(xiàng)目管理XX存檔一份；裝飾XX

留存一份；建設(shè)單位庫房一份；

2、材料的訂購合同格式詳見附表（分材料及外協(xié)加工件二

種）。

D、入庫單：

I'入庫單在材料質(zhì)量驗(yàn)收合格后填寫；分別由材料保管員

和裝飾XX現(xiàn)場裝修工程師及送貨經(jīng)手人簽字。

2、材料的入庫單要根據(jù)不同的材料訂購合同和不同材料送

貨單分列填寫；

3、材料入庫單中要反映材料的數(shù)量/規(guī)格/型號/價(jià)格/

到貨日期/材料訂購合同號或送貨單號；其填寫內(nèi)容要與材

料訂購合同或材料的送貨單要一致。

4、材料入庫單的編號要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號。

5、材料的入庫單的格式詳見附表。

6、材料的入庫單一式.四聯(lián)：一聯(lián)結(jié)帳聯(lián)（供應(yīng)商憑此聯(lián)及

材料的發(fā)票與XX結(jié)帳）；二聯(lián)庫房存根；三聯(lián)為送貨人留存

聯(lián)；四聯(lián)為物流XX核對聯(lián)。

E、出庫單：

1、出庫單在材料出庫時(shí)填寫；分別由現(xiàn)場材料保管員和現(xiàn)場

裝修工程師（對于重要材料）及領(lǐng)貨經(jīng)手人簽字。

2、材料的出庫單要根據(jù)不同的工程XX不同的工程施工合同

分列填寫；

3、材料出庫單中要反映材料的數(shù)量/規(guī)格/型號/價(jià)格/

出貨日期/施工隊(duì)合同號/施工隊(duì)工程承包人；其填寫內(nèi)容

要與材料入庫單的內(nèi)容一致。

4、材料出庫單的編號要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號。

5、出庫單的單位一定要填寫清楚，如平方米，米，對于論個(gè)

/桶/捆/扎/箱的材料一定要標(biāo)明其規(guī)格，以便項(xiàng)目管理XX

進(jìn)行考查。

6、材料的出庫單的格式詳見附表。

7、材料的出庫單一式四聯(lián)：一聯(lián)為財(cái)務(wù)部成本考核聯(lián)；二聯(lián)

經(jīng)營部考核聯(lián)；三聯(lián)庫房存根；四聯(lián)為領(lǐng)料人留存聯(lián)。

F、外協(xié)加工材料驗(yàn)收單：

I、對于外協(xié)加工材料要由裝飾XX現(xiàn)場項(xiàng)目部組織物流XX

參與對外協(xié)加工的材料進(jìn)行驗(yàn)收。

2、驗(yàn)收的內(nèi)容包括：數(shù)量、質(zhì)量、完成時(shí)間、現(xiàn)場配合情況、

現(xiàn)場施工過程中有否違反現(xiàn)場勞動(dòng)紀(jì)律等情況（如工程協(xié)調(diào)

會的參加情況等），

3、外協(xié)加工材料驗(yàn)收單的格式詳見附表。

G、材料及外加工件的結(jié)算表：

1'材料部對各供應(yīng)商的材料供應(yīng)質(zhì)量情況用考核表的形式

進(jìn)行考核；

2、材料及外加工件的結(jié)算表包含的內(nèi)容:材料的供應(yīng)數(shù)量，

供貨時(shí)間，供貨質(zhì)量。材料的入庫單及外協(xié)加工材料驗(yàn)收單

為本結(jié)算表的附件。

3、材料及外加工件的結(jié)算表格式詳見附表。

附注：

1-出入庫單所填項(xiàng)目必須填寫齊全；

2-出入庫單要及時(shí)交給財(cái)務(wù)部門（每周一次）；

3?月底財(cái)務(wù)與材料保管員核對帳目，填寫清單，材料保管

員必須做到帳目清楚；

4-物流XX/項(xiàng)目管理XX/財(cái)務(wù)部對庫房材料要進(jìn)行不定

期的抽查盤點(diǎn)。

五,附表：

A、材料計(jì)劃表（暫按海港大酒店格式填寫）

材料計(jì)劃表要求需附有下列附件：

附1:材料樣板；附2：加工要求；附3：有關(guān)圖片資料。

B、材料的采購方案：

材料采購方案

項(xiàng)目名稱：材料名稱：編號：

供應(yīng)商名

稱

聯(lián)系人

聯(lián)系電話

質(zhì)量

價(jià)格

交貨期

服務(wù)

付款條件

以往合作

情況

編制：年一月一日物流XX總經(jīng)理：

年一月—日

項(xiàng)目管理XX復(fù)核意見：

年一月一日

C、材料庫存月報(bào)表（暫按海港大酒店格式填寫）

D、材料訂購合同：

材料訂購合同

合同編號:

簽訂合同時(shí)間：

簽訂合同地點(diǎn)：

甲方：（需方）

乙方：（供方）

經(jīng)雙方協(xié)商一致，簽訂材料訂購合同，條款如下：

一、產(chǎn)品的名物F、規(guī)格、數(shù)量、金額。

序產(chǎn)品名稱規(guī)格/型數(shù)量單位單價(jià)總價(jià)（元）備注

號號

1

2

3

4

5

合

計(jì)

合計(jì)人民幣金額（大寫）：

二、質(zhì)量技術(shù)要求及驗(yàn)收方法：

1、要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量保證書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告及

經(jīng)設(shè)計(jì)師確認(rèn)的材料封樣樣板；

2、特殊材料還要提供該項(xiàng)材料當(dāng)?shù)卣块T允許使用的文

件。

3、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收方法：按產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或封樣樣板。

三、供貨方式：

交貨時(shí)間：______________________________

交貨地點(diǎn)：______________________________

送貨人：電話：傳真：

收貨人：電話：傳真：

運(yùn)輸方式及費(fèi)用：貨到工地后由甲方組織人員卸貨。

包裝要求及費(fèi)用：。

四、付款方式及時(shí)間：

合

同編號：

五、供貨商要為甲方提供最優(yōu)惠價(jià)格，不得對甲方有關(guān)人員給予

回扣或變相回

扣，如違背本條，甲方將取消合同或不支付材料余款。

六、供貨方必須取得收貨方數(shù)量、質(zhì)量雙簽字的有效單據(jù)（入庫

單）。

七、雙方責(zé)任：

（一）甲方應(yīng)負(fù)責(zé)任：

1、甲方按規(guī)定時(shí)間及方式向乙方付款；

2、甲方按合同規(guī)定接受材料，組織卸貨。

（二）乙方應(yīng)付責(zé)任：

1、產(chǎn)品花色、品種、規(guī)格不符合本合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)

責(zé)保退、保換，由于上述原因致延誤交貨時(shí)間，每逾期一

日，乙方應(yīng)按逾期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償

付違約金。

2、產(chǎn)品包裝不符合合同規(guī)定時(shí)，乙方應(yīng)負(fù)責(zé)返修或重新包

裝，并承擔(dān)返修或重新包裝費(fèi)用。

3、如果乙方不能按合同規(guī)定的產(chǎn)品數(shù)量交貨，則乙方付給

甲方不能交貨分貨款總值的5%的違約金。

4、乙方不能按合同規(guī)定時(shí)間交貨時(shí)，每延期一天，乙方應(yīng)

按延期交貨部分貨款總值的千分之五向甲方償付違約金。

八、糾紛解決方法：交當(dāng)?shù)刂俨貌块T仲裁。

九、本合同一式二份，經(jīng)雙方法定代表人或法定代表人授權(quán)的委

托代理人簽章后生效。（若此合同為法定代表人授權(quán)的委托代

理人，必須將授權(quán)書附后，方可簽訂合同。）

甲方：乙方：

法定代表人：法定代表人：

委托代理人：委托代理人：

池址：地址：

電話：電話：

/專真：傳真：

附1：雙方簽認(rèn)的材料樣板；附2：加工要求