藥品采購(gòu)員的工作流程和注意事項(xiàng)

藥品采購(gòu)員的工作流程和注意事項(xiàng)任職于一家醫(yī)藥公司的采購(gòu)員，初入部門，欠缺經(jīng)驗(yàn)：第一步：確定購(gòu)貨訂單說明書在采購(gòu)流程的初始階段，需要確定采購(gòu)需求，公司也面臨著“制造或者購(gòu)買”的選擇問題。必須決定哪些產(chǎn)品或活動(dòng)將由公司自己制造或者執(zhí)行，哪些產(chǎn)品或活動(dòng)將被對(duì)外轉(zhuǎn)包。隨后要討論的就只是外包的問題。這個(gè)過程從草擬所要購(gòu)買的項(xiàng)目的說明書開始，而這些說明書可能在細(xì)節(jié)上有所不同。一般而言，區(qū)別下列術(shù)語是可能的：功能規(guī)格說明—即產(chǎn)品必須滿足用戶需求的功能（在本章里，術(shù)語“用戶”被用于更加廣泛的意義上。它可以是購(gòu)買并實(shí)際使用產(chǎn)品的個(gè)人，也可以指做出關(guān)于采購(gòu)的財(cái)務(wù)決策的人—預(yù)算是由他分配的）。這里有一個(gè)例子：在外購(gòu)綠化服務(wù)時(shí)，買方可能會(huì)在其與園丁簽訂的合同中規(guī)定，使用特定教育背景的園丁和Qualcast牌低噪音高效割草機(jī)，每個(gè)星期修剪一次草坪。然而，他也可以在合同中規(guī)定園丁必須使草坪保持不超過一英寸的高度，同時(shí)把工作時(shí)的噪音保持在若干分貝以下。差異是明顯的：在第一種情況下，園丁會(huì)每周都修剪草坪（冬天也是如此），因?yàn)檫@是與客戶協(xié)定的。在第二種情況下，園丁只有在需要時(shí)才會(huì)修剪草坪。（這個(gè)例子對(duì)讀者來說可能價(jià)值不大，然而，它是以真實(shí)情況為基礎(chǔ)的?。┦褂霉δ芤?guī)格說明的優(yōu)點(diǎn)很明顯：．潛在的供應(yīng)商被給予了提供其專長(zhǎng)的最佳機(jī)會(huì)；．新技術(shù)及購(gòu)買者所不熟悉的技術(shù)會(huì)被使用；．它創(chuàng)建了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，所有的概念都將以它為對(duì)照進(jìn)行評(píng)價(jià)；．詳盡的技術(shù)規(guī)范—這指的是產(chǎn)品的技術(shù)性能和特征，也包括由供應(yīng)商完成的活動(dòng)。通常這些技術(shù)規(guī)范被詳細(xì)地繪制在技術(shù)圖紙上和用來監(jiān)控供應(yīng)商的活動(dòng)的行動(dòng)計(jì)劃中。立約人以這種方式工作很容易導(dǎo)致規(guī)范說明過多，用戶對(duì)產(chǎn)品和供應(yīng)商兩方面都加以要求則容易導(dǎo)致成本居高不下而功效不佳。功能規(guī)格說明和技術(shù)規(guī)范都是一個(gè)更加廣泛的概念—購(gòu)貨訂單說明書的一部分。這份文件（通常是一系列文件）包括下列內(nèi)容：．質(zhì)且標(biāo)準(zhǔn)，描述產(chǎn)品如何交付（是否有質(zhì)量證書）和產(chǎn)品要滿足什么技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；．物流標(biāo)準(zhǔn)，說明所需要的數(shù)量和要求的交貨時(shí)間；．維修要求，描述產(chǎn)品如何由供應(yīng)商進(jìn)行維修和服務(wù)（和將來是否需要供應(yīng)備件）；．法律和環(huán)境要求，決定了產(chǎn)品和生產(chǎn)流程兩方面都必須服從健康、安全和環(huán)境法規(guī)；．目標(biāo)預(yù)算，說明了在何等的財(cái)務(wù)限制內(nèi)，可能發(fā)現(xiàn)的由未來的供應(yīng)商提出的解決方案。在建筑工程和民用項(xiàng)目的采購(gòu)中，購(gòu)貨訂單說明書通常以工作范圍的形式記錄下來。用戶或預(yù)算持有人對(duì)指定購(gòu)貨訂單需求負(fù)責(zé)，而購(gòu)買者的任務(wù)則是確保說明書能夠制定客觀、不偏向任何供應(yīng)商的條款。一些制造業(yè)公司（包括施樂）規(guī)定了這種被稱為結(jié)束程序的責(zé)任。在說明書發(fā)給供應(yīng)商之前，它必須得到關(guān)于購(gòu)買產(chǎn)品和（或）向（潛在的）供應(yīng)商購(gòu)買的正式許可。這一程序的目的在于防止在采購(gòu)流程的執(zhí)行階段中產(chǎn)生誤解。通過這種方法，被稱為解決問題變更的開支就被削減了。經(jīng)驗(yàn)表明這種準(zhǔn)備會(huì)使得項(xiàng)目的總工期大大縮短。項(xiàng)目進(jìn)行過程中發(fā)生的技術(shù)改變的處理必須與改變訂單程序一致。購(gòu)買者的工作在于確保供應(yīng)商的工作是按照發(fā)給他的最新規(guī)范進(jìn)行的。最理想的是供應(yīng)商確定每一個(gè)經(jīng)核準(zhǔn)的改變，最好是以書面形式—充分的結(jié)構(gòu)管理可以防止許多間題！總的來說，在編制說明書階段，購(gòu)買者實(shí)現(xiàn)的增值在于：．確定明確的功能、技術(shù)、物流和維修說明書；．防止使用供應(yīng)商或某一品牌產(chǎn)品的規(guī)格說明—保持在供應(yīng)商選擇的可能性上的開放性；．將被核準(zhǔn)的規(guī)格的改變用明確的程序記錄在案；．確保一個(gè)明確的樣品檢查程序；．確定一個(gè)明確的方法使得買賣雙方能夠檢測(cè)產(chǎn)品質(zhì)量；．（如果